Greitas biuro perkraustymas iš Olandijos: kaip viskas vyksta be nereikalingų rūpesčių

Sveiki, draugai. Būna taip, kad verslas auga, tenka keltis į didesnes patalpas arba galiausiai nuspręstate perkelti savo operacijas iš Olandijos atgal į Lietuvą. Esu šioje srityje beveik dvidešimt metų, per tą laiką mačiau viską – nuo trijų stalų perkėlimo „Volkswagen“ transporteriu iki didžiulių korporacinių bazių išvežimo iš Roterdamo pramoninio rajono. Tiesioginu sakant, greitas biuro perkraustymas iš Olandijos nėra magija, tai geras planavimas ir logistika. Dauguma klientų bijo, kad tai užtruks mėnesį arba kad kompiuteriai dings kelionės metu. Aš jums pasakysiu, kaip tai daroma taip, kad pirmadienį išsiregistruojate iš senojo biuro Amsterdame, o trečiadienį jau dirbate Vilniuje ar Kaune.

Svarbiausia suprasti vieną dalyką – atstumas tarp Nyderlandų ir Lietuvos nėra toks jau milžiniškas, jei žinai, ką darai. Tai apie 1600–1800 kilometrų, priklausomai nuo to, ar važiuojate per Vokietijos autostradas, ar bandote išvengti mokesčių. Kai kalbame apie biurą, laikas yra pinigai. Negalima leisti, kad vadybininkai sėdėtų be kompiuterių savaitę. Todėl štai iš ko viskas prasideda ir kaip tai veikia praktiškai, pažiūrėję iš vidaus.

Kaip organizuojamas procesas ir kiek laiko tai užtrunka

Viskas prasideda ne nuo vairo sukimo, o nuo tikslaus inventoriaus sąrašo. Negaliu tiesiog atvykti ir klausti „ką vežti?“. Turiu žinoti, kiek yra stalų, ar yra serverinė, kiek yra „archive“ dėžių su dokumentais. Dažnai klientai sako: „o, ten vos keletas daiktų“, o atvyksta į vietą ir ten užpilta pilna 40 pėdžių konteinerė. Kai tik turime duomenis, galime kalbėti apie biuro perkraustymą iš Olandijos kaip apie tiksliai matuojamą procesą. Paprastai, jei viskas tvarkingai supakuota, patys krovimo darbai Olandijoje užtrunka nuo 4 iki 8 valandų. Tada vairuotojas važiuoja be sustojimų (jei reikalai dega) arba su standartine poilsio pertrauka. Į Lietuvą krovinys papuola per 1–2 paras. Visas ciklas – nuo pirmio dėžės uždengimo iki paskutinio dėžės atidarymo naujoje vietoje – dažniausiai sueina per 48–72 valandas, jei nėra specialių reikalavimų, pvz., gigantinių seifų kėlimo per langą.

Kainos sudėtis ir kas į ją įeina

Kodėl vieniems kaina brangi, o kitiems sakyčia „pigi“? Visiškai aišku. Kaina susideda ne tik iš degalų. Turiu omenyje vairuotojo atlyginimą, automobilio amortizaciją, kelių mokesčius Vokietijoje ir Belgijoje (o ten jie ne maži), o svarbiausia – krovimo darbus Nyderlanduose. Jei klientas sako, kad pats iškraus, tai sutaupyti tikrai galima, bet ar verta rizikuoti nugaromis? Olandijos darbo saugos normos yra griežtos, jei ten kas nors susižaloja, problemų bus daugiau nei sutaupyta pinigų. Taigi, kaina apima: krovinių įkėlimą į automobilį, tarptautinį pervežimą, iškrovimą Lietuvoje ir draudimą. Kartais į kainą įeina ir medinės dėžės (jei reikia gabenti brangų meną ar jautrią techniką). Vidutinės firmos biuro (apie 10–15 darbo vietų) pervežimas gali kainuoti nuo 1500 iki 3000 eurų, priklausomai nuo tūrio ir distancijos gamyklos/rajono nuo autostrados.

Dokumentų tvarkymas ir papildomi rūpesčiai

Nors Olandija ir Lietuva yra ES erdvėje, muitinės formalumų vis tiek gali prireikti, jei pervežate techniką, kurios vertė viršija tam tikras ribas arba jei tai neįprasta įranga. Bet dažniausiai tenka tik tvarkyti krovininę dokumentaciją – CMR sąskaitas-faktūras ir pakavimo sąrašus (packing list). Be šių dokumentų sienos kirtimas gali būti apsunkintas, o jei tenka vykti per Vokietiją, ten policija tikrina viską labai kruopščiai. Taip pat reikia pagalvoti apie parkavimą Olandijoje. Pavyzdžiui, Amsterdamo ar Eindhoveno centre gauti leidimą stovėti sunkvežimiui prie biuro gatvėje gali būti košmaras. Mes dažnai tenka organizuoti „shuttle“ sistemą – mažesnis sunkvežimis veža daiktus iš biuro į didelę sunkiasveikimę mašiną, kuri stovi miesto pakraštyje. Tai užtrunka ilgiau, bet taip išvengiame 500 eurų baudų už neteisingą stovėjimą.

Dažniausiai užduodami klausimai apie logistiką

Kaip greitai įvyksta greitas biuro perkraustymas iš Olandijos į Lietuvą?

Tiesiogiai? Jei reikia skubiai, tai mes įsijungiame režimą „non-stop“. Paprastai planuojame, kad krovimas vyksta pirmadienį ryte, vairuotojas važiuoja visą dieną ir naktį, antradienį vakare jau jūsų daiktai yra Lietuvoje. Trečiadienį ryte įvyksta iškrovimas. Taigi, realus laikas nuo užsakymo iki įrengimo yra apie 3–4 dienos, įskaitant dokumentų paruošimą. Jei viskas sutampa ir nėra eismo įvykių, tai nėra ilgas laikas.

Ar brangu yra perkraustyti biurą iš Olandijos palyginti su kitomis šalimis?

Nebūtinai brangiau, bet yra savitumų. Olandijos kuro kainos ir kelių mokesčiai yra vieni aukščiausių Europoje. Be to, jei reikia specialių leidimų miesto centre, tai kainuoja. Tačiau dėl geros infrastruktūros patys krovimo darbai vyksta greičiau nei, tarkime, Italijoje, kur viskas užstringa dėl biurokratijos. Taigi, kaina yra konkurencinga, jei užsakote pilną kompleksą.

Ką daryti su IT įranga ir serveriais?

Tai yra pati jautriausia dalis. Aš visada sakau savo klientams – serverius jei galima, išjungti ir supakuoti į specialias, amortizuotas dėžes. Kompiuterių monitorius reikia apvynioti burbuliukine plėvele. Kartais į Olandiją važiuojame ne su šoferiu, o su logistikos meistru, kuris žino, kaip išmontuoti ir vėl sumontuoti serverinę, kad niekas neprašytų garantinio remonto.

Ar reikia patiems rinkti dėžes?

Galite rinkti, bet tai neefektyvu. Mūsų patirtis rodo, kad „žmonių surinktos“ dėžės dažnai plyšta, kai jas krauname ant kėdžių. Mes atvykstame su savo, tvirtomis, kartoninėmis dėžėmis, kurios skirtos specifiai knygoms, dokumentams ar biuro technikai. Taip sutaupote savo darbuotojų laiką – jie tiesiog dirba, o mes supakuojame juos kartu su stalais.

O kas dėl baldų montavimo ir demontavimo?

Viską darome mes. Jums nereikia kvieti atskiro meistro. Mūsų komandos turi su jais visus reikiamus įrankius – nuo veržliarakčių iki grąžtų. Galiu pasakyti, kad Olandijoje dažnai pasitaiko labai kompleksinių baldų sistemų, kurios yra prifisuotos prie sienų. Mes tai matome ir su tuo susitvarkome tiesiog vietoje.

Kas nutinka, jei kelias užšąla arba yra eismo įvykis?

Tai realus gyvenimas. Tokiais atvejais mes nedelsdami informuojame klientą. Turime draudimą, kuris dengia krovinio praradimą ar sugadinimą, bet laiko grąžinti negalime. Esu mačęs, kaip Vokietijoje autostradose būna dideli eismo kamščiai dėl sniego. Tuomet įvyksta nedidelis vėlavimas, bet stengiamės pranešti iš anksto, kad galėtumėte keisti planus.

Ar galite atvežti daiktus įvairiuose miestuose, o ne tik į vieną biurą?

Žinoma. Dažnai būna taip, kad pagrindinė baze keliauja į Vilnių, o dalis įrangos ar sandėlio likučiai turi nukeliauti į Kauną ar Klaipėdą. Tai vadiname „multi-drop“ reisu. Tam reikia tiksliai iš anksto suplanuoti maršrutą, kad neiššvaistytume laiko važinėjant tarp miestų atgal ir forth.

Kaip elgiamės su konfidencialiais dokumentais?

Gerbame jūsų privatumą. Mes nežiūrime, kas yra dėžėse. Jei reikia, galime uždaryti dėžes su specialiais plombiniais rakteliais (security seals), kuriuos negalima atidaryti nepažeidžiant. Jūs uždarysite, mes atvežime, ir tik jūs ar jūsų atstovas atidarysite naujoje vietoje. Tai dažnai daroma advokatų kontorose ar apskaitos firmose.

Kiek žmonių atvyksta kraičioti?

Paprastai tai du žmonės – vairuotojas ir krovėjas. Jei biuras didelis, pvz., 200 kvadratinių metrų ar daugiau, arba yra daug sunkių seifų, tuomet siunčiame dvi ekipažus – vieną Olandijoje krauti, antrą Lietuvoje iškrauti. Taip pasiekiamas maksimalus greitis, vairuotojai tiesiog keičiasi vienas kito.

Ar verta rūpintis draudimu?

Absoliučiai taip. Nors ir vairuojame saugiai, kelyje visko negalima numatyti. Mūsų standartinis draudimas dengia 10 eurų už kilogramą, bet jei turite ypatingai brangią įrangą, rekomenduoju ją aprūpinti papildomu draudimu. Geriau praleisti 10 minučių popierizmo su tvarkant polisą, nei verkti dėl sugadinto serverio.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad greitas biuro perkraustymas iš Olandijos yra visiškai įgyvendinamas uždavinys, jei jį patikėsite profesionalams. Nereikia perduodimų tarp 5 skirtingų firmų, nereikia ieškoti „geros kainos“ kaimynystėje, kur niekas nesupranta, kas yra CMR kvitas. Raskite vieną patikimą partnerį, kuris atsims atsakomybę nuo tada, kai pirmoji dėžė palieka jūsų biurą Olandijoje, iki tol, kai paskutinė dėžė stovi vietoje Lietuvoje. Mano patirtis rodo, kad ramumas ir tikslus planas sutaupo daugiau nei bet kokia „skubi“ pigi paslauga, kuri vėliau verčia jus spręsti problemas su dingusiais stalais.