Greitas biuro perkėlimas į Olandiją: verslo tęstinumas be ilgos pertraukos

Esu šioje srityje beveik dvidešimt metų ir galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas yra vienas reikiausia iššūkių, su kuriuo susiduria verslas. Kada nors mačiau viską: nuo įmonių, kurios bandė vežti kompiuterius savo keleivinių mikroautobusų bagažinėse iki tokių, kurios suplanavo viską iki minutės ir pirmadienį ryte dirbo kaip nieko neįvykus. Didžiausias klientų baimė ne tas, kad suirus stiklas ar pasimesti dokumentai, o tas, kad verslas sustos. Jei jūsų kompanija keliauja į Vakarus, tiksliau – greitas biuro perkėlimas į Olandiją: verslo tęstinumas turi būti tas prioritetas, kuris nulemia visos operacijos eigą.

Olandija (arba Nyderlandai) yra logistikos širdis, čia viskas veikia greitai ir tiksliai, todėl ir mūsų požiūris turi būti toks pat. Nėra vietos vėlavimams, kai kalbame apie Amsterdamo, Roterdamo ar Eindhoveno verslo parkus. Šiame straipsnyje nebeapsiribosime sausomis instrukcijomis, o pažvelgsime į tai, kaip tai daroma iš vidaus – kaip iš tikrųjų pasiekti, kad jūsų pajamos nestotų, o komanda negautų nervinio sukrėtimo.

Organizacinis chaosas ir kaip jį įveikti

Visos problemos kyla ne iš to, kad sunku pakrauti stalų, o iš to, kad trūksta informacijos. Per tą laiką, ką aš praleidau už vairo ir sandėliuose, išmokau, kad geriausias planas yra tas, kuris atsižvelgia į blogiausią scenarijų. Greitas biuro perkėlimas į Olandiją: verslo tęstinumas negali priklausyti nuo to, ar pasiseks rytą oras, ar Arnhemo tunelyje nebus spūstys.

Kiek laiko užtrunka tas viskas "iš įėjimo į išėjimą"?

Dažniausiai žmonės klausia apie dienas, bet ačiau kalbu apie valandas. Vidutinis dydis, tarkime, 50 darbo vietų biuras su technika, jei viskas suplanuota tinkamai, gali būti išvežtas per vieną darbo dieną, pradedant anksti ryte. Tačiau turiu omenyje tik pačią krovinio įkėlimą ir išvežimą iš Lietuvos, be to, jei reikalingas greitas biuro perkėlimas į Olandiją, verslo tęstinumas reikalauja, kad atsarginės kopijos būtų padarytos dar prieš atjungiant pirmąjį serverį. Kelionė iki Utrechto ar Amersforto trunka apie 20–24 valandas, priklausomai nuo vairuotojo poilsio režimo, taigi, jei išvykstate antradienį, krovinys gali būti vietoje jau ketvirtadienį.

Ar įmanoma viską nuvežti per savaitgalį, kad pirmadienį dirbtume?

Teoriškai – taip, praktiškai – tai reikalauja didelių pastangų ir vietos Olandijoje. Aš mačiau atvejų, kai mes dirbome 48 valandas be perstojo, kad tik kliento IT skyrius būtų pasiruošęs pirmadienio ryto konferencijai. Bet čia yra "žiūrkė": jums reikia isinuomoti laikiną patalpą arba suderinti su savininku, kad galėsite krauti darbo dieną. Jei bandysite įvežti 20 tonų įrangos į centrą Amsterdamo sekmadienį vakare, gali būti, kad negausite leidimo užtvaroms įrengti, o pirmadienis bus praleistas laukiant.

Ar verta vežti senus baldus ar geriau nusipirkti naujus Olandijoje?

Tai klausimas ne estetikos, o logistikos ir biudžeto. Olandijoje biuro baldai, ypač naudoti arba "pakuolės" tipo (IKEA ir pan.) gali būti brangesni dėl didelių PVM normų ir pristatymo kainų. Jei turite kokybiškus, "Herman Miller" tipo krėslus, kurių vertė tūkstančiai eurų, juos būtinai vežkite. Tačiau jei tai tik paprasti lentynos ir stalai, paskaičiuokite: kuro kaina, kelių mokesčiai (vinjetės Vokietijoje, Belgijoje) ir darbo užmokestis gali viršyti naujų baldų kainą Roterdamo "IKEA" su pristatymu. Kartą klientas taip taupojo, kad galiausiai sumokėjo daugiau už siuntos išpakavimą nei už pačius baldus.

Kas dėl darbuotojų – jiems reikia kažką daryti ar mes viską už juos?

Esu matęs abu variantus. Geriausias yra miestas: darbuotojai susiruošia asmeninius daiktus (peiliukus, puodelius, augalus), o mes, profesionalai, imamės technikos ir sunkiųjų baldų. Jei bandysite įsitraukti programuotojus į stalų nešimą, rizikuojate ne tik juos nusivilti, bet ir susižeisti nugarą, už ką vėliau reikės mokėti kompensacijas. Verslo tęstinumas priklauso ir nuo to, kad žmonės ateina prie senuose namuose dirbti ne išvargę, o pasiruošę dirbti.

Techniniai dalykai ir dokumentai, kurie užgniaužia

Šioje dalyje dauguma padaro klaidų. Mano praktika rodo, kad IT infrastruktūra yra svarbiausia. Greitas biuro perkėlimas į Olandiją: verslo tęstinumas yra tiesiogiai susijęs su tuo, kaip saugiai ir greitai pasiekiami serveriai.

Ką daryti su serveriais – juos išjungti ar vežti įjungtus?

Niekada, girdėte? Niekada nevežkite įjungtų serverių, nebent tai yra specialūs šarvuoti konteineriai su vibracijos slopintuvais, kuriuos naudoja tik didžiausios korporacijos. Paprastai serveriai turi būti pilnai išjungti, išmontuoti (patalpinti į dėžes su putomis) ir užfiksuoti jų buvimo vieta. Viena kartą teko gelbėti duomenis, nes vairuotojas staigiai stabdė prieš "zebrą" Belgijoje, o serveris, stovėjęs ant grindų, užsidūrė į sieną. Po to atkūrimas kainavo kaip nedidelis automobilis.

Ar galima paprastai sudėti kompiuterius į dėžes?

Galima, jei norite, kad jie atvyktu su laužytais ekranais. Aš visada kabinuosi prie to, kad būtų naudojamos originalios pakuotės. Jei jų nebeliko, reikia įsigyti specialias "anti-static" dėžes su putomis, kurios pritaikytos konkrečiam modeliui. Monitoriai ypač jautrūs spaudimui – jei ant viršaus uždėsite sunkų spausdintuvą, ekranas sprogsta viduje, nors iš išorės atrodo normaliai. Investicija į pakavimą atsiperka, kai prie pirmojo kompiuterio prijungiate maitinimą Olandijoje.

Kokie dokumentai reikalingi muitinei, kad neužstrigtume sienoje?

Nors Lietuva ir Olandija yra ES erdvėje, verslo įrangos pervežimas visada kelia klausimų, jei tai ne paprasta prekyba. Mums reikalingas detalus inventorius (sąrašas) su serijiniais numeriais ir apytikslės vertės. Jei įmonė perkelia savo turtą, tai vadinama "pervežimo savo reikmėms" tvarka, tačiau muitininkas gali paklausti, kodėl vežiate 50 nešiojamųjų kompiuterių. Geriausia turėti raštišką patvirtinimą iš vadovo, kad tai yra įmonės turtas, perkeltas dėl padalinio atidarymo. Be to, jei tarpinėje stotyje Vokietijoje sustos muitinė, be CMR konsignacijos ir šio sąrašo nepaliks jums nieko.

Ar reikia kažkokios leidimų iš savivaldybės Olandijoje?

Taip, ir tai būna didžiausias nustebimas. Lietuvoje mes pripratę, kad galima statyti užtvarą prie namo ir krauti. Amsterdame ar Hagoje be vietos savivaldybės leidimo (ontheffing) jums gali skirti baudą nuo 100 iki 500 eurų už kiekvieną pradėtą valandą. Mes tiesioginame šią tiesą: reikia kreiptis į savivaldybę bent savaitę iki atvykimo arba pasinaudoti mūsų partnerių paslaugomis vietose. Už šį dokumentą dažnai tenka mokėti, bet tai pigiau nei bauda.

Pinigai, rizikos ir įmonių specifika

Kainos šiuo metu pakitusios, degalai brangsta, o Olandijos keliai yra mokami. Greitas biuro perkėlimas į Olandiją: verslo tęstinumas kainuoja, bet žala nuo sustojmo kainuoja dar daugiau.

Kiek apytiksliai kainuoja toks reisas mažam biurui?

Nėra vienos kainos, bet aš galiu sakyti apie eiles. Vidutinės klasės sunkvežimis su 20 pėdsčių konteineriu ir dviem krovėjais gali kainuoti nuo 1500 iki 2500 eurų per dieną darbe Lietuvoje, plius kuro ir kelių mokesčiai. Maršrutas į Olandiją ir atgal su kelių mokesčiais Belgijoje ir Vokietijoje prideda dar 300–400 eurų. Taigi, jei kalbame apie pilną "raktą į ranką" paslaugą už 10–15 tūkstančių eurų vertės turtą, tai galite tikėtis, kad visa operacija kainuos nuo 3 iki 5 tūkstančių eurų, priklausomai nuo distancijos (pvz., į Maastrichtą toliau nei į Eindhoveną) ir pakuojamųjų medžiagų kiekio.

Ar reikia papildomo draudimo ar mūsų įmonės draudimas užtenka?

Tai ypač svarbu. Jūsų įmonės turto draudimas dažnai nedengia transporto metu įvykusių avarijų arba jis turi didelį fransizę (nuo savo kišenio). Mes visada rekomenduojame pasirašyti tarptautinį krovinių draudimą (CMR draudimas), kuris dengia visą vertę nuo to momento, kai mes pasiimame daiktus, iki jų išdavimo Olandijoje. Ypač jei vežate brangią IT įrangą – viena nelaiminga stabdymo situacija ant autostrados A2 gali sunaikinti tūkstančių eurų vertės inventorių.

Kas nutinka, jei vairuotojas suserga ar sustoja mašina?

Tokia situacija reta, bet įmanoma. Esu patyręs, kai Tekelėje (Vokietija) perdegė sankaba. Mes turime mechanikų tinklą, todėl per 4 valandas sugebėjome pakeisti sankabą ir važiuoti toliau, o krovinys atvyko su vėlavimu vos vieną dieną. Jei bandysite vežti patys, su savo mašina, ir ji suges ties Esenas, jūsų verslas gali sustoti ne dviem, o penkioms dienoms. Profesionalios kompanijos turi rezervinius planus, įskaitant kitų vairuotojų pasiuntimą paėmti krovinį.

Išvada

Per daugiau nei dvidešimt metų darbo šioje srityje supratau vieną paprastą dalyką. Technika gali būti pakeista, baldai nupirkti nauji, o laiko, kurį prarandate, kai verslas neveikia, neįmanoma atgauti. Olandijoje verslo kultūra yra tokia, kad vėlavimas yra vertinamas kaip neprofesionalumas. Todėl, kai planuojate šį žingsnį, greitas biuro perkėlimas į Olandiją: verslo tęstinumas turi būti užrašytas raudona spalva virš jūsų planavimo lentos.

Nebijokite klausti, reikalauti detalių planų ir tikrinti dokumentus. Gerai suorganizuotas perkėlimas suteikia jums ne tik ramybę, bet ir konkurencinį pranašumą, nes jūsų komanda gali pradėti dirbti tiksliai tada, kai to tikimasi. Pasitikėkite patirtimi, ne tik kaina, ir tada viskas vyks kaip ant ratų – nuo Vilniaus iki Hagos.