Greitas biuro perkėlimas į Olandiją: optimalūs maršrutai ir logistiniai niuansai

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir, turiu pripažinti, biuro perkėlimas užsienio visada yra kaip mažas neurozinis epizodas, jeigu viską palikti paskutinę minutę. Olandija, arba Nyderlandai, yra viena populiariausių kryptų mūsų verslui, ten viskas veikia kaip laikrodis, tik jeigu mes pats taip pat veikiame. Dažnai klientai sako: „ tiesiog paimkite ir vežkite“, tačiau tas „tiesiog“ susideda iš tūkstančio smulkmenų, kurios gali padaryti didelę įtaką jūsų biuro darbo atnaujinimui. Svarbiausia čia ne tik tai, kad ką nors nuvešti, o tai, kad tai nuvešti taip, kad neprarastumite brangaus laiko, nes verslas Olandijoje nemiega.

Kai kalbame apie greitą biuro perkėlimą į Olandiją, optimalūs maršrutai yra tas pagrindinis raktas, leidžiantis sutaupyti ne tik degalų, bet ir nervų. Esu matęs viską – pradedant nuo tų, kurie važiuoja per visą Vokietiją trumpiausiu keliu, bet užstringa statykose, ir baigiant tais, kurie renkasi ilgesnį kelią, tačiau atvyksta anksčiau. Reikia suprasti, kad biuro technika – tai ne sofos ir spintos, čia yra jautrios serverinės, kompiuteriai, dokumentai, kurie negali būti mėtomi kaip bulvės. Todėl reikia subalansuoti greitį ir saugumą, o pasirinkus tinkamą kelią per Lenkiją ir Vokietiją, arba kartais net per Belgiją, priklausomai nuo galutinio tikslo – Amsterdamo, Roterdamo ar Eindhoveno – galime pasiekti puikų rezultatą. Žemiau išdėstysiu tai, ką esu išmokęs iš savo patirties, ir atsakysiu į dažniausiai kylančius klausimus, kuriuos klausiate ne tik tuščiuose salėse, bet ir telefonu naktį, kai rūpinatės dėžėmis.

Kainos ir organizaciniai momentai

Kiek viso to kainuoja apytiksliai?

Tai yra pats pirmasis klausimas, kurį girdžiu, ir labai suprantu, kodėl jums tai svarbu. Kaina labai priklauso nuo to, kiek tų dėžių yra iš tikrųjų ir ar reikės kelti pianiną ar tik kelis stalus. Paprastai, jeigu kalbame apie vidutinį biurą, kuris telpa į vieną 3,5 tonų sunkvežimį su kėbulu, tai kaina svyruoja nuo 1200 iki 1800 eurų viena kryptimi, priklausomai nuo degalų kainos to metu. Tiesa, jeigu reikia specialios technikos keltimui liftu arba yra labai daug jautrios technikos, suma gali šokti ir iki 2500 eurų. Visada rekomenduoju daryti išsamų apžiūrą, kad nekiltų nemalonumų vėliau.

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo A iki Z?

Jei viskas suplanuota gerai, tai patys pervežimai užtrunka maždaug 18–24 valandas grynojo vairavimo time, tačiau su pakrovimu ir iškrovimą skaičiuokite dvi dienas. Pavyzdžiui, jei ryte įvežame dėžes į Vilniuje, tai kitą dieną popietę jau galime pradėti iškrauti Amsterdame, jei sulaikome vairuotojų poilsio režimą. Tačiau reikia atsižvelgti ir į tai, kad Olandijoje dažnai reikia iš anksto užsisakyti vietą prie pastato, ypač jeigu tai centras. Tai nėra tik vairavimas, tai ir organizavimas, todėl geriau pradėti ruoštis bent savaitę iki išvykimo.

Ar jūsų komanda padeda surinkti dėžes?

Žinoma, mes ne tik vežame, bet ir žinome, kaip tai daryti, kad nenukristų nugaros, o dėžės neišsirinktų kelyje. Mūsų vairuotojai turi su savimi įrankius ir gali padėti surinkti stalus, tačiau dėžių lipdymas dažniausiai yra kliento darbas, nebent aptariame tai atskirai. Esu matęs situacijų, kai klientai bando taupyti ir lipdo dėžes pačią išvykos dieną – tai garantuotas stresas. Geriau pasikalbėkite iš anksto, mes galime atvežti profesionalias dėžes net prieš dieną.

Kas nutinka, jei pasikeičia planai paskutinę minutę?

Tai kasdienybė mūsų darbe, todėl nereikia panikuoti, jeigu staiga iškilo kliūtis. Jei pranešate bent 24 valandas iki išvykimo, mes paprastai galime perkelti reisą be didelių baudų, tik gali šiek tiek pasikeisti grafikas. Vieną kartą turėjome atvejį, kai klientas užrakino biurą ir pamiršo raktus, tai teko laukti iki ryto, tačiau viską išsprendėme. Lankstumas yra mūsų antrasis vardas, tik prašome derėtis, o ne tiesiog dingti.

Maršrutai ir techninės problemos

Kuris maršrutas yra greičiausias – per Vokietiją ar per Belgiją?

Dauguma mano kolegų pasakys „per Vokietiją“, nes ten yra puikiai autobanai, tačiau aš, turėdamas 20 metų patirties, sakau – žiūrėkite į eismo informaciją. Vokietijoje dažnai vyksta remonto darbai arba eismo įvykiai, kurie gali uždelsti valandomis, tuo tarpu Belgija kartais būna laisvesnė, nors ir keliai ten siauresni. Jei keliate į pietinę Olandiją, Belgija gali būti geresnis pasirinkimas, jei į šiaurę – Amsterdamą ar Roterdamą – Vokietija dažniausiai laimi. Svarbiausia yra tas greitas biuro perkėlimas į Olandiją, optimalūs maršrutai kurie nėra būtinai trumpiausi, bet labiau prognozuojami.

Kaip elgiatės su serveriais ir jautria technika?

Tai yra mano mėgstamiausia dalis, nes čia reikia ypatingo guolio. Mes naudojame specialias užraktas su oro amortizacija, kad serveriai neišsirinktų nuo smūgių, net jeigu vairuotojas stačiau suks vairą. Be to, visada įrašome temperatūros režimus, jeigu to reikalauja įranga, nes vasarą Vokietijoje gali būti karšta. Niekada nenešame serverių kaip paprastų dėžių, juos apgaubame putomis ir užfiksavome, o jūsų IT administratorius gali važiuoti su mumis, jeigu nori akimis stebėti procesą.

Ar galiu vykti kartu su vairuotoju?

Techniškai tai įmanoma, tačiau reikia pažiūrėti į draudimo sąlygas ir vietos kablyje. Dažniausiai vairuotojui reikia poilsio, o keleivio buvimas gali jo trukdyti, ypač jeigu tai ilgas reisas. Tiesa, kai kuriems klientams labai svarbu, kad jų vadybininkas būtų vietoje iš karto, todėl tai galime aptarti, tačiau tai gali kelti papildomų rūpesčių pasienio kontrolėje. Geriau pasitikėkite mūsų patirtimi ir laukite naujame biure su kavos puodeliu rankoje.

Ką daryti, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Su tokiais dalykais susiduriame retai, bet mes pasiruošę ir tam. Mes turime sutartis su pagalbos tarnybomis visame maršrute, todėl jei kažkas nutinka, technika atvyksta per valandą ar dvi. Jei dėl to vėluojame, mes visada pranešame ir jei įmanoma, siunčiame kitą automobilį, kad perkrautume krovinių, nors tai brangu ir būna tik ekstremaliais atvejais. Esu matęs, kaip konkurentai palieka krovinių pusiaukelėje, bet mes taip nedarome – mūsų reputacija brangiau.

Olandijos specifika ir muitinė

Ar sunku gauti leidimą stovėti prie biuro Olandijoje?

Tai vienas didžiausių nusivylimų šaltinių naujokams, kurie ten keliauja pirmą kartą. Olandijos miestuose, ypač centre, yra griežtos taisyklės ir sunkvežimis negali tiesiog sustoti ant kelio. Jums gali tekti mokėti didelę baudą, jei nesate susitarę su savivaldybe arba nuomavęs vietos. Mes dažnai padedame suorganizuoti specialų leidimą (ontheffingsvergunning), kuris kainuoja nedaug, tačiau sutaupo daugiau nei galvos skausmo. Neklauskite mane, kodėl ten taip sudėtinga, tiesiog taip yra ir su tuo reikia susitaikyti.

Ar reikia eiti per muitinę, jei važiuojame į ES šalį?

Kadangi Lietuva ir Olandija yra abi ES erdvėje, tai formalios muitinės procedūros nėra taip sudėtingos kaip su Šveicarija, tačiau dokumentai vis tiek būtini. Turi turėti krovinių deklaraciją (CMR), kuriame tiksliai surašyta, kas keliauja, o jeigu tai technika, tai ir jos serijiniai numeriai. Kartais pasienio pareigūnai gali sustabdyti ir patikrinti, ar nevežate prekybai skirtų prekių be PVM mokėjimo, todėl viskas turi būti tvarkingai. Geriau turėti vieną lapelį daugiau, nei gaišti valandas pasienio poste su aiškinimais.

Ar draudžiate krovinius nuo viso įmanomo?

Mūsų standartinis draudimas dengia daugumą rizikų, tačiau turiu įspėti apie dalykus, kaip kad pinigai, brangūs daiktai be įvertinimo ar labai jautrių duomenų praradimas. Jeigu keliate seifą su 100 tūkstančių eurų, tai apie tai reikia pasakyti iš anksto, kad pakeistume draudimo polisą. Esu matęs, kai klientai bando įdėti asmeninius brangenybių į biuro dėžes ir tada stebisi, kad draudimas to nedengia. Būkite sąžiningi, ir mes užtikrinsime ramybę.

Išvada

Apibendrinant savo daugiametę patirtį, galiu pasakyti vieną – sėkmingas perkėlimas nepriklauso nuo to, kiek greitai vairuotojas paspauda dujų pedalą, o nuo to, kiek gerai buvo sudarytas planas. Greitas biuro perkėlimas į Olandiją, optimalūs maršrutai ir profesionalus požiūris į kiekvieną dėžę leis jums pradėti dirbti naujoje vietoje be nereikalingų pertraukų. Nenuviltykite, jei reikės šiek tiek daugiau dokumentų arba reikės pasukti pro šalį, kad išvengtumėt spūsčių – tai visos dalis to proceso. Olandija laukia jūsų verslo, o mūsų užduotis – jį ten pristatyti saugiai ir laiku. Pasiruoškite gerai, ir viskas nueis sklandžiai.