Greitas biuro perkėlimas į Olandiją – operatyvi logistika verslui, kuris negali laukti

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena: biuro perkėlimas niekada nebuvo tikras baldų pernešimas iš taško A į tašką B, ypač kalbant apie tarptautinius maršrutus. Kai verslas plečiasi arba persikelia į Vakarų Europas, o konkretesniai – į Olandiją, laikas tampa viena brangiausių valiutų. Pasitikėjimas savo partneriais čia yra viskas. Klientai dažnai klausia, kaip įmanoma susitvarkyti šią chaosą užrakintą vieną dieną, kad pirmadienį AMSTERDAME ar ROTERDAME komanda jau galėtų dirbti? Čia ne tik apie vairuotojus, čia apie procesą.

Kiekvienas greitas biuro perkėlimas į Olandiją prasideda ne nuo to, kai atvažiuoja sunkvežimis, o dar prieš mėnesį ar dvi, kai pradedame kalbėtis apie detales. Es matęs viską: nuo įmonių, kurios bando tai padaryti patys su „vyrų pagalba“ ir galiausiai sugenda Vokietijos autostradose su sugedusiu „Gaz“ ar sena „Volkswagen“ furgonu, iki korporacinių gigantų, kuriems reikia 40 pėstininkų komandos. Olandija yra specifinė rinka ten labai griežtai vertinamas laikas ir tvarka, todėl ten nėra vietos vėlavimams ar išankstiniam neskambėjimui. Jei jūsų inventorius pasiekia Hagą ar Eindhoveną vėlai, jūs prarandate ne tik pinigus, bet ir reputaciją.

Svarbu suprasti, kad tarptautiniai pervežimai į Nyderlandus reikalauja specifinio žinojimo apie vietinius taisykles. Pavyzdžiui, didmiesčių centruose, tokiuose kaip Amsterdamas, sunkvežimiams dažnai reikalingi specialūs leidimai įvažiuoti į gatves, o kartais net ir „pėsčiųjų zonų“ išimtys. Mūsų vairuotojai, kurie važinėja šiuo maršrutu juk dešimtmetis, žino, kur gali užsisukti su 20 tonų sunkvežimiu, o kur reikia naudoti mažesnes pėstininkų transporto priemones (priešgaisrines mašinas tipo „7.5 tonos“). Be to, visada vertinu tai, kad greitas biuro perkėlimas į Olandiją turi būti ne tik greitas, bet ir saugus, ypač kai kalbame apie jautrią IT įrangą ar serverius.

Kaina visada kelia klausimų, bet stengiuosi aiškinti, kad pigu būti negali, jei norite kokybės. Tarp Lietuvos ir Olandijos yra apie 1500–1700 kilometrų viena kryptimi, priklausomai nuo maršruto (per Vokietiją ar per Belgiją). Vokietijos autostradose – „BAUTZEN“ tipo spūstys, kurios gali pridėti papildomų valandų. Mums reikia įvertinti ne tik degalus, bet ir kelionę per Šenegeno zoną (nors sienos dažnai tik simbolinės, bet muitinės kontrolė gali sustabdyti įtariamus krovinius), taip pat ir Olandijos ekologinius mokesčius (Euro 6 standartai čia yra privalomi). Taigi, kai kalbame apie operatyvumą, mes kalbame apie logistinį šachmatų partiją, kurios pradžia – jūsų biure Lietuvoje, o pabaiga – naujose patalpose Ryke (Rijswijk) ar Amstelveene.

Tolesnėje teksto dalyje suksiuosi įprastinius klientų klausimus, kuriuos girdžiu kasdien. Bandykime išsiaiškinti, kaip tai veikia iš vidaus, be rūbų džiūvimo.

Kas dažniausiai kelia nerimą planuojant išvyką?

Kiek laiko užtrunka viskas nuo pasirašymo iki iškraunamos?

Tai labai individualu, bet jei kalbame apie tą patį greitą biuro perkėlimą į Olandiją, standartinis ciklas trunka nuo savaitės iki trijų savaičių. Esu matęs atvejų, kai reikėjo vežti per savaitgalį – penktadienį pakrau, sekmadienį jau montuojame baldus Amsterdame, tačiau tai brangiau dėl viršvalandžių. Paprastai reikia laiko sudaryti detalų inventorinį sąrašą (packing list), nes be jo sienos kirtimas gali tapti košmaru, ir suplanuoti maršrutą taip, išvengiant Vokietijos automagistralių remontų, kurių ten kaip vėjų pasaulyje.

Ar galima perkelti biurą savaitgalį, kad nereikėtų stabdyti darbo?

Žinoma, tai mūsų-specializacija, nors ir brangesnė. Vairuotojai ir krovėjai turi dirbti viršvalandžius, o Olandijoje darbuotojų apsaugos taisyklės yra griežtos – negalima tiesiog priversti žmogaus krauti 12 valandų be pertraukų. Tačiau jei verslo sustabdymas kainuoja tūkstančius eurų per valandą, tai investicija į savaitgalio perkėlimą atsiperka. Dažnai darome taip: penktadienio vakarą įrenginėjame, važiuojame naktį, šeštadienį iškrauname.

Kiek apytiksliai kainuoana toks dalykas, jei tarkime, 10 darbo vietų?

Noriu būti sąžiningas – neduodu „kietų“ skaičių be akies įvertinimo, kadangi viskas priklauso nuo tūrio. Bet maždaugiam biurui (10–15 žmonių) su įprastais baldais, kėdėmis ir keletu serverių spintų, kaina svyruoja nuo 2500 iki 4000 eurų. Čia įskaičiuota pakuotės medžiaga, draudimas, kelionė ir darbas abiejuose galuose. Jei reikia išmontuoti ir vėl surinkti sudėtingas sistemas, kaina šoka aukštyn.

Ar jūsų vairuotojai moka angliškai, kad susitvarkytų su olandiškuose muitinėse?

Tai būtina sąlyga. Vokietijoje ir Olandijoje muitininkai arba policija nekalba lietuviškai ar rusiškai. Mūsų vairuotojai turi bent pagrindinį angliškų frazių rinkinį, geba parodyti dokumentus ir paaiškinti, ką veža. Be to, visada turiame telefoninę pagalbą dispečeriuje, kuris gali perversti į konferencijos skambutį, jei atsiranda nesusipratimas dėl krovinių deklaravimo CMR sąraše.

Kas nutinka su baldais, jei jie nebeatitinka dydžio naujame biure?

Gyvenime esu matęs nemažai keistų situacijų, kai didelės direktoriaus stalai nebeįeina į mažesnes olandiškas patalpas. Mes dažnai siūlome laikiną sandėliavimą Olandijoje – galime palikti baldus mūsų partnerio sandėlyje Roterdame ar netoliese, kol jūs nuspręsite, juos parduoti ar atvežti atgal į Lietuvą. Tai papildoma paslauga, bet sutaupo nuoširdžių nervų.

Ar reikia rūpintis pakavimu patis, ar tai darote jūsų komanda?

Geriausia, kai tai darome mes. Mūsų komanda atveža dėžes, burbuliukų plėvelę, kartoną, o ypač svarbu – „antistatinius“ maišus kompiuteriams. Jei bandysite pakelti 5 metrų ilgio konferencijos stalą be apsaugos, jis tikrai įgaus įbrėžimus. Profesionalus pakavimas – tai 50 proc. sėkmės, ypač kai kelyje yra vokiški „bumps“ (kelio duobės).

Kaip su IT įranga? Ar saugu ją vežti furgonu?

IT įranga yra jautriausia. Mes naudojame specialias užraktas dėžes su putomis serveriams. Vieną kartą teko vežti visa duomenų centrą, ir vairuotojas važiavo taip, lyg vežtų kiaušinius – nenaudojo stabdžių, tik leido varikliui lėtėti. Be to, visada patariu klientams daryti atsarginęs kopijas (backup) prieš kelionę, nes gyvenimas yra neprognozuojamas, o kelyje gali būti smūgis.

O su dokumentais? Ar jų negali pavogti kelyje?

Dokumentų saugumas yra prioritetas. Mes juos surašome į uždaras, dėžes su spynomis arba specialius dokumentų konteinerius. Nėra tokios situacijos, kad dėžė stovėtų atidaryta degalinėje prie Kauno ar Berlyno. Be to, galime pasiūlyti sekimo paslaugą – GPS modulis furgone leidžia matyti, kur jis yra realiu laiku. Jei krovinys sustoja ne ten kur reikia, sistema praneša.

Ar galite padėti su išmetimu senų daiktų Olandijoje?

Taip, tai labai dažnas klausimas. Naujame biure nenorite senų, sudūvėsių kėdžių. Mūsų sutartyje galima numatyti „cirkulinę ekonomiką“ – iškraunant naujus daiktus, senus pasiimame ir vežame į reciklavimo centrą arba specialius šiukšlių išvežimo punktus Olandijoje. Ten tai reguliuojama griežtai, negalima tiesiog mesti į gatvės konteinerį.

Ką daryti, jei Olandijoje sutruksta su iškrovimia (nėra lifts, durys per siauros)?

Čia patirtis vaidina vaidmenį. Mes visada tikriname objektą iš anksto arba prašome kliento nusiųsti nuotraukas ir matmenis. Jei durys per siauros, naudojame keltuvus pro langus arba išmontuojamus baldus. Vieną kartą teko įvežti sofą per 3 aukštą pro langą, nes liftas buvo per mažas. Tai įmanoma, tiesiog reikia tinkamų įrankių ir kantrybės.

Kas svarbiausia norint, kad viskas nueitų sklandžiai?

Apibendrinant savo ilgametę patirtį, galiu teigti, kad sėkmingas greitas biuro perkėlimas į Olandiją priklauso ne nuo sunkvežimio galios, o nuo komunikacijos. Jei klientas slepia, kad veža brangų meno kūrinį arba kad naujame biure dar nebaigta remonto darbų, tai sukelia problemų. Olandai yra labai praktiški žmonės – jie mėgsta, kai viskas yra aišku, suplanuota ir tiksliai laikomasi grafiko.

Mes stengiamės būti ne tiek pervežėjai, kiek verslo partneriai, kurie padeda išvengti stabdymių. Nuo to, kaip užkelsime paskutinę dėžę su personalo failais, priklauso, kaip greitai jūsų komanda galės sugrįžti prie pilnos pajėgumo. Nenuviliu – su geru planu net ir 1500 km atstumas tampa tik formalumu. Pasiruošę? Skambinkime, aptarsime jūsų situaciją, nes kiekvienas biuras yra unikalus kaip pirštų atspaudas, o mūsų užduotis – pritaikyti logistiką jam.