Greitas biuro daiktų perkėlimas į Lietuvą iš Olandijos: Vadovas, kuris taupo jūsų nervus

Esu šioje srityje beveik du dešimtmečius ir per tą laiką mačiau viską – nuo pasimestų dokumentų pakeliui iki vairuotojų, užstrigusių sniego būrose netoli Varšuvos su pilnu krovininiu mikroautobusu. Kai verslas keičia vietą, laikas – tai pinigai, o stresas – tai kažkas, ko kiekvienas vadovas nori išvengti. Dažnai klientai klausta, kaip tiksliai vyksta procesas, kai reikia nugabenti kompiuterius, serverius ar tiesiog stalus iš Amsterdamo, Roterdamo ar Eindhoveno atgal į Lietuvą. Čia nėra tik apie vairuotoją, kuris sėdi už vairo; tai sudėtingas logistikos mechanizmas, kurį reikia sutvarkyti mėnesius (arba bent savaites) iš anksto.

Kiekvienas greitas biuro daiktų perkėlimas į Lietuvą iš Olandijos prasideda ne nuo to, kad atvažiuoja sunkvežimis, o nuo detalaus inventoriaus sąrašo ir supratimo, ką tiksliai gabename. Olandija yra specifinė savo siauromis gatvėmis ir griežtais eismo taisyklėmis miestuose, todėl tenka daugiau galvoti apie paskutinę mylią, nei apie 1500 kilometrų magistralę. Žemiau išdėstysiu dažniausiai užduodamus klausimus, kuriuos klausau savo klientų prieš pradedant bet kokią relokaciją, nes geriau žinoti iš anksto, nei stebėti, kaip vairuotojas negali įvažiuoti į jūsų kiemą dėl per aukšto sunkvežimio.

Kas daroma prieš pat perkėlimą ir klausimai apie kainą

Kiek laiko užtrunka viskas nuo pradžios iki galo?

Paprastai nuo tada, kai pasirašome sutartį, iki pat krovinio išvežimo praeina mažiausiai trys dienos, jei kalbame apie standartinį planą. Viskas priklauso nuo to, kada mes galime išsinuomoti reikiamo dydžio sunkvežimį arba mikroautobusą Olandijoje. Jei reikia skubos, mes radome būdų tai padaryti ir per 24 valandas, tačiau tada kaina šuoliais aukštyn.

Ar brangu bus greitas biuro daiktų perkėlimas į Lietuvą iš Olandijos?

Kaina nėra fiksuota, ji svyruoja priklausomai nuo to, kiek tūrio kubiniais metrais užimate ir ar reikia įrenginio pakėlimui. Vidutiniškai mažam biurui (apie 10–15 darbo vietų) reikia numatyti biudžeto nuo 1200 iki 2000 eurų, tačiau tai gali būti ir pigiau, jei sutalpiname į dalinį krovinį. Skubos mokestis taikomas tik tada, kai reikia išskirtinio transporto.

Ar jūs pats supakuosite visus smulkius daiktus?

Mes esame vairuotojai ir logistikos specialistai, ne personalo valdytojai, todėl geriausia, jei jūsų komanda susiruošia smulkius daiktus į dėžes. Jei reikia „pilno paslaugos“ pakavimo, tai įmanoma, bet tai brangiau ir reikalauja, kad atvyktume diena anksčiau su specialia komanda. Geriau padarykite tai patys – taip išvengsite painiavos, kur dėžėje su svarbiais kontraktais sėdi viršės pusryčiai.

Ką daryti su technika – serveriais ir kompiuteriais?

Tai yra pačios jautriausios siuntos, su kuriomis dažniausiai būna problemų. Serverius reikia išjungti ir, jei įmanoma, supakuoti į originalią pakuotę, jei ne – mes naudojame specialias putų dėžes ir uždegimo (antistatinę) foliją. Esu matęs, kaip vienas ne užfiksuotas serveris nukrito ant betono per važiavimą per kelias vėžius, ir tai buvo pabaiga – todėl su technika mes nežaidžiame.

Kelionės eiga ir dokumentai Nyderlanduose

Ar reikia dalyvauti pakrovimo metu Olandijoje?

Būtina bent vieno asmens, kuris atidarytų patalpas ir parodytų, ką kelti, buvimas vietoje. Olandai yra labai punktualūs, ir jei vairuotojas atvyksta į Roterdamą 9:00 ryto, o jūsų atstovas vėluoja valandą, laikmatis tiekia. Be to, reikia pasirašyti važtaraštį (CMR), kad vėliau neigtumėte, kad kažkas pasimetė.

Kaip elgiamasi su Olandijos keliais – ar sunkvežimis įvažiuos į miesto centrą?

Čia yra vienas didžiausių iššūkių, ypač jei jūsų biuras yra senamiestyje, pvz., Leideno ar Amsterdamo centre. Mes visada iš anksto tikriname važiavimo apribojimus (environmental zones), nes ten ne kiekvienas sunkvežimis gali važiuoti. Kartais tenka išsinuomoti mažesnį, 3,5 tonų sunkvežimį su kėbulu, kad privažiuotume tiesiai po langais.

Ar reikia muitinės deklaracijos, jei tai ne prekyba, o biuro perkėlimas?

Kadangi abi šalys yra ES narės, formalios muitinės procedūros nėra taip griežtos kaip su trečiosiomis šalimis, tačiau reikia suformuoti Intrastat deklaraciją, jei prekių vertė viršija tam tikrą ribą. Jei gabenate tik biuro baldus, tai laikoma įmonės turto perkėlimu, bet vis tiek reikia turėti inventorizaciją su vertėmis, kad sienos kirtimo metu nebuvo klausimų.

Kas nutinka, jei kelyje užstringa – pavyzdžiui, Vokietijoje?

Vokietija yra „kaklas“, kur dažniausiai susidaro spūstys, ypač ties Ruhr sritimi arba ties Berlynu. Jei įvyksta eismo įvykis ar techninė gedimas, mes iš karto informuojame klientą. Kartais įvyksta taip, kad vairuotojui reikia 45 valandų poilsio, o jei jis praleidžia laiką spūstyje, jo poilsio laikas pasislenka. Geriausias greitas biuro daiktų perkėlimas į Lietuvą iš Olandijos turi numatyti šią riziką, todėl visada sakau – planuokite atvykti diena vėliau, kad nebūtumėt nustebę.

Atvykimas į Lietuvą ir galutiniai darbai

Ar padėsite sudėti baldus į naujas vietas ar tik iškrausite prie durų?

Standartinė sutartis numato, kad mes iškrauname daiktus įžengimo į patalpas zonoje (pirmame aukšte). Jei reikia kelti į antrą aukštą be lifto ar surinkti kompleksinius biuro stalus, tai papildoma paslauga, už kurią reikia susimokėti. Vieną kartą teko surinkti itin sudėtingą „open space“ sistemą Vilniuje, ir tai užtruko visą dieną.

O dėlės ir popieriaus atliekų – ar juos išvežiate?

Dauguma klientų nori atsikratyti senų dėžių ir pakuojamojo popieriaus, kai viskas jau patalpose. Mes galime tai padaryti – surenkame visą šiukšlių maišus ir vežame į perdirbimo centrą Lietuvoje. Tai pigiau nei kviesti atskirą savivarčį, o jums lieka švarus biuras be nereikalingų klijų ir skiaučių.

Ar yra draudimas, jei kažkas sulūžta kelyje?

Taip, visada yra krovinio draudimas (CMR draudimas), kuris dengia žalą iki 330 000 SDR (specialių traukimo teisių). Tačiau verta paminėti, kad jis nedengia to, kas buvo blogai supakuota jūsų kaltės. Jei įdėjote stiklinę vazą į dėžę be užpildo ir ji suskilo, draudimo kompanija nemokės. Todėl kruopštus pakavimas – pusė sėkmės.

Kaip apmokėti – ar reikia mokėti iš karto?

Mes dirbame pagal sutartį, paprastai reikalaujame 30–50 proc. avanso, kad užtikrintume transporto rezervaciją, o likusią dalį – kai krovinys yra sėkmingai atvežtas ir iškrautas Lietuvoje. Galima mokėti banko pavedimu arba kortele, tačiau pinigai turi būti priskirti prieš tai, kol vairuotojas išvyksta atgal tuščias.

Išvada

Perkėlimas visada yra triukšmingas ir neramus procesas, bet su patirtimi jis t tiesiog darbas. Esu matęs įmonių vadovus, kurie verkia dėl pasikartojančių klaidų, ir tokius, kurie viską padaro teisingai ir tiesiog perveda darbuotojus į naują erdvę be jokio sustojimo. Raktas į sėkmę yra ne tik pasirinkti brangiausią sunkvežimį, o suprasti, kad greitas biuro daiktų perkėlimas į Lietuvą iš Olandijos reikalauja detalaus planavimo ir atviros komunikacijos tarp logistikos koordinatoriaus ir kliento. Jei viską susitarsime iš anksto – nuo dėžių dydžio iki vairuotojo poilsio laiko – jūsų biuras veiks jau naujoje vietoje be nereikalingų pertraukų.