Greitas atsakymas į užklausas Olandijai: kodėl laikas – pinigai, o ne tik frazė

Sėdžiu savo biure, šalia kaupiasi krūvos dokumentų, telefonas nepristabdomai skamba, o kompiuterio ekrane švieči dar penkių naujų laiškų pranešimai. Po dvidešimt metų šioje srityje galiu pasakyti viena tikrai – logistika nėra tik apie tai, kaip pakrauti dėžę į sunkvežimį ir nuvežti ją į Amsterdamą ar Roterdamą. Tai yra nervų žaidimas, kur laikas yra brangiausia valiuta. Dažnai susiduriu su situacija, kai klientas skambina išsigandęs, kad jo prekės stovi pasienyje arba vairuotojas dingo radaro lauke, ir viskas dėl to, kad pradžioje nebuvo gautas greitas atsakymas į užklausas Olandijai.

Aš matęs viską – nuo tų, kurie siunčia vieną mažą paletę su baldais į Eindhoveną, iki milžiniškų metalo konstrukcijų, keliaujančių į Tilburgą pramoninio parko zoną. Olandija – tai viena judriausių šalių Europoje, ir ten viskas vyksta greitai. Jei tu pavėlai su dokumentais arba neįvertini, kiek laiko užtrunka išduoti CMR draudimo polisą, gali prarasti ne tik dieną, bet ir svarbų sutartį su pirkėju. Todėl šiandien noriu papasakoti ne iš vadovo knygos, o iš praktiko, kuris yra nemažai praleidęs naktų prie kelio ir telefonu, žinios. Svarbiausia čia – komunikacija.

Kai klientas rašo mums arba skambina, jis tikisi, kad jam sakysime „taip“, „ne“ arba „kainuos X“ per artimiausias penkias minutes. Suprantu, kad tai tobulas pasaulis, bet stengiamės prie jo artėti. Olandijos rinka nėra tokia, kurioje galima žaisti su laiku. Ten sandėliai dirba tiksliais laiko tarpais (time windows), ir jei vairuotojas pavėluja penkias minutes, gali tekti laukti visą dieną. Todėl mūsų tikslas – suteikti greitą atsakymą į užklausas Olandijai nedelsiant, kad jūs galėtumėte planuoti savo verslą ramiai.

Kas vyksta su mano kroviniu realiu laiku?

Kiek laiko užtruks krovinys nuo Vilniaus iki Roterdamo?

Čia nėra vieno atsakymo, nes viskas priklauso nuo to, ką vežame ir ką reiškia „greitai“. Jei tai standartinis dalinis krovinys, kurį surinkime iš kelių siuntėjų, tai paprastai tai trunka apie 3–4 darbo dienas. Tačiau jei jums reikalingas pilnaviduris reisas (FTL), kurį vairuotojas ims ir važiuos tiesiai be sustojimų, tai mes galime jį padaryti ir per 24–30 valandų, priklausomai nuo oro sąlygų ir eismo spūsčių Vokietijoje. Vieną kartą turėjau atvejį, kai vairuotojas per 22 valandas nuvežė skubias medicinos priemones į Maastrichtą, tačiau tai išimtis, ne taisyklė.

Ar galite duoti greitą atsakymą į užklausas Olandijai, jei aš neturiu visų duomenų?

Galime pateikti preliminarią kainą ir terminus, tačiau tikslų pasiūlymą be duomenų apie svorį, matmenis ir adreso tipą (ar tai yra prekybos centras su keltuvu, ar miesto centre su sustojimo draudimu) pateikti beveik neįmanoma. Kartais klientai siunčia tik nuotrauką ir rašo „kiek kainuoja nuvežti?“, o tada paaiškėja, kad krovinys yra per sunkus standartiniam sunkvežimiui arba reikia specialios technikos iškrovimui. Geriau parašykite mums kiek mažiau, tikėtina, kad greitai atsakysime su papildomais klausimais, kad užduotį įveiktume.

Kodėl kaina pasikeitė per naktį?

Logistika – tai gyvas organizmas, ir kainos priklauso nuo degalų kainos rinkoje, kurios šiuo metu labai svyruoja, taip pat nuo euro kurso ir vairuotojų trūkumo rinkoje. Vakar gavome užklausą, paskaičiavome 800 eurų, o šiandien rytą kaina šoktelėjo iki 950 eurų, nes naktį kilo degalų kaina arba staiga atsirado daugiau užklausų į tą patį regioną. Mes stengiamės išlaikyti kainas stabilias, bet kartais turime pranešti apie pakeitimus iš karto, kai tik juos gauname iš transporto bendrovių.

Kas nutinka, jei vairuotojas sugenda kelyje?

Tai viena baisiausių situacijų, bet su ja susiduriame, ir tada mūsų greitas atsakymas į užklausas Olandijai ar iš jos yra kritiškas. Jei vairuotojas lūžta Vokietijos autostradoje, mes nedelsdami pradedame ieškoti pagalbinio transporto, kad perkrautume prekes į kitą sunkvežimį. Prieš porą metų turėjome atvejį, kai sugedo sunkvežimis su maisto produktais, ir dėl greito reagavimo bei gerų kontaktų vietinių pagalbos tarnybų pavyko išgelbėti krovinius, kad nesugestų šaltkrate. Tokiu atveju informuojame klientą ne po valandos, o iš karto, kai tik gauname pranešimą.

Pinigai, dokumentai ir Olandijos ypatumai

Ar brangu yra siųsti į mažus miestelius, pvz., į Leeuwardeną ar Groningeną?

Gali būti brangiau nei į didžiuosius logistikos centrus, tokius kaip Roterdamas ar Tilburgas, tenka važiuoti papildomus kilometrus ir grįžti tuščia, kai nėra ką pasiimti atgal. Olandija maža šalis, bet kelių sistema ten labai intensyvi, ir važiavimas į šiaurę užtrunka daugiau laiko nei atrodo žiūrint į žemėlapį. Be to, ten sunkiau rasti grįžtamąjį krovinių, todėl kaina gali būti padidinta papildomam maršrutui apmokėti.

Kokius dokumentus būtinai reikia pateikti muitinei, nors Olandija yra ES šalis?

Nors tai vidinė ES rinka, jei prekės keliauja iš trečiosios šalies arba tarpininkaujate, visada reikia turėti tvarkingą prekių deklaraciją, sąskaitą-faktūrą ir priedų sąrašą (packing list). Dažnai klientai pamiršta pridėti HS kodus, o tai sukelia didelius uždelstimus muitinės punktuose, net jei tai tik tranzitas per Olandiją. Vieną kartą klientas nenurodė, kad prekės yra iš Kinijos, o atvyko į terminalą be tinkamų dokumentų – mums teko spręsti šitą painiavą tris dienas, kol vairuotojas laikė aikštelėje.

Ar įeina į kainą iškrovimas Olandijoje?

Įprastai mūsų pateikiamoje kainoje nėra įtrauktos iškrovimo paslaugos gavėjo sandėlyje, nebent tai yra iš anksto suderinta speciali paslauga, pavyzdžiui, „two-men delivery“ (pristatymas su dviem darbuotojais). Dažniausiai sunkvežimis atvyksta į sandėlį, o ten jů iškrauna sandėlio darbuotojai su their keltuvais. Jeigu jums reikia, kad mūsų vairuotojas padėtų rankomis, tai papildoma paslauga, kurią reikia užsakyti iš anksto, nes vairuotojai dažniausiai atsakingi tik už transportavimą.

Kaip elgiamės su pavojingais krovinais (ADR) važiuojant į Olandiją?

Turime visus reikiamus leidimus ir patirtį gabenant chemines medžiagas arba kitus pavojingus krovinius, bet Olandijoja ypač griežtai tikrinami ADR dokumentai ir vairuotojų įranga. Prieš išvykdami tikriname, ar vairuotojas turi specialų žalvarį, ugn gesintuvus ir kitą įrangą, kadangi baudos už pažeidimus ten yra vienos didžiausių Europoje. Geriau iš karto pasakykite apie pavojingųjų krovinių klasę, kad galėtume parinkti tinkamą transportą.

Ar galite garantuoti pristatymą iki tam tikros valandos?

Galime pateikti garantiją tik tada, kai tai yra susitarta kaip „Guaranteed Delivery“ paslauga, kuri paprastai kainuoja brangiau, o jei pavėluojame, mes grąžiname pinigus arba atsilyginame. Standartiniame transporte mes visada stengiamės laikytis laiko, bet negalime užtikrinti, kad nebus eismo įvykio arba didelės spūsties prie Kylijo (Kieler Kanal). Jei jums būtina, kad prekės būtų parduotuvėje rytoj iki 8:00 val ryto, tai turi tai pasakyti užklausos pradžioje, kad surastume vairuotojui, kuris išvyks šiandien.

Praktiniai patarimai verslui

Kodėl verta rinktis jus, o ne pigų brokerį iš interneto?

Nes kils problema, ir tada jūs norėsite kalbėti su žmogumi, o ne su robotu arba el. paštu, į kurį niekas neatsilieps dvi savaites. Aš asmeniškai prižiūriu sudėtingus siuntimus ir esu pasiekiamas telefonu net savaitgaliais, jei įvyko incidentas. Pigūs brokeriai dažnai tiesiog perduoda užklausą toliau ir nebeprisimena jūsų, kai sunkvežimis užstrigs snaigėse. Mums svarbus ilgalaikis bendradarbiavimas, o ne vienas kūris.

Kaip padaryti, kad procesas vyktų kuo sklandžiau?

Geriausias būdas – turėti visus duomenis paruoštu iš anksto ir būti nuoširdus. Jei nežinote tikslaus svorio, parašykite „apytiksliai 500 kg, reikia patikslinti“, mes suprasime. Bet jei meluojate, kad gautumėte pigesnę kainą, tai tikrai išlįs per brangiau, kai reikės keisti transportą viduryje kelio. Olandų partneriai mėgsta preciziką, todėl mūsų bendradarbiavimas su jais priklauso nuo to, kiek tiksliai jūs suteikiate informaciją mums.

Ar galite padėti su sandėliavimu Olandijoje, jei prekės negali būti iškrautos iš karto?

Taip, turime partnerių, kurie siūlo laikiną sandėliavimą (short-term storage) Roterdamo ir Antverpeno regionuose. Kartais įvyksta taip, kad pirkėjas atšaukia pristatymą arba sandėlis uždaromas šventėms, tuomet reikia kur nors padėti krovinius saugiai. Paskutinis kartą teko laikyti tris dienas maisto papildų, kol buvo išspręsta muitinės problema, ir viskas švelniai pasibaigė dėl greito sprendimo.

Išvada

Galiausiai, noriu pabrėžti, kad logistika – tai ne tik fizinis prekių pervežimas, bet ir informacijos srautas. Klientas, kuris gauna greitą atsakymą į užklausas Olandijai, jau yra pusiau laimėjo, nes jis gali planuoti savo gamybą, parduotuvės atstatymas arba klientų aptarnavimą. Po dvidešimt metų šioje srityje esu įsitikinęs, kad geriausia kokybė yra greitumas ir tikrumas. Nesibaigia taip, kad mes išvežiame dėžę ir pamirštame ją. Baigiasi taip, kad klientas gauna savo prekę laiku, o mes gauname pasitikėjimą ir naują užklausą. Taigi, jei planuojate siuntimą į Olandiją, nedelskite rašyti ar skambinti, nes kiekviena minute lentelėje gali lemti sėkmę arba praradimą.