Geriausios biuro perkraustymo paslaugos Olandija Lietuva: Vadovas iš vidaus

Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų. Per tą laiką mačiau viską – nuo tada, kai tekdavo išgabenti vienintelį kompiuterinį stalą iš mažo biuro Hagoje, iki didelių korporacinių perkraustymų, kai reikėdavo išvežti visus IT serverius iš Amsterdamo "Zuidas" verslo centro ir įrengti juos naujame pastate Vilniuje. Tiesiog sakant, tarptautiniai pervežimai yra kaip šachmatai – vienas neteisingas žingsnis su kroviniu, ir jūsų verslas stovi vietoje savaitę. Todėl, kai ieškote geriausios biuro perkraustymo paslaugos Olandija Lietuva, svarbiausia ne rasti pigiausią pasiūlymą "iš skelbimo", o rasti partnerį, kuris supranta, kad biuro krovinius reikia ne tik pergabenti, bet ir išlaikyti jų vertę.

Kasdien dirbu su klientais, kurie bijo, kad jų brangūs serveriai bus sugadinti, ar kad dokumentai dings kažkur Kelno aplinkkelio ruože. Šiame straipsnyje nusipelnėsime nuo tų baimių ir paaiškinsiu, kaip tai vyksta iš tiesų, be reklaminių frazių. Kalbėsime apie tai, ką dažnai praleidžia akys pasirašant sutartis, ir kodėl Olandijos bei Lietuvos logistika turi savų niuansų, kuriuos reikia žinoti, kad nenukristumėte nuo greitkelio verslo pasaulyje.

Kas tiksliai įeina į kainą ir kaip planuojamas maršrutas?

Dažnai klientai klausia, kodėl viena dovana teko brangiau, kita pigiau. Atsakymas paprastas – kompleksiškumas. Geriausios biuro perkraustymo paslaugos Olandija Lietuva niekada nėra tik vairuotojo ir kėbulo nuoma. Tai yra procesas, prasidedantis dar tuomet, kai vairuotojas dar net neturi raktų nuo sunkvežimio. Pradedame nuo detalaus inventoriaus surašymo. Jei turite 50 darbo vietų, mums reikia žinoti ne tik "50 stalų", bet ir ar tai yra "sit-stand" staliai su elektros varikliais, kurie reikalauja specialaus pakavimo. Planuojant maršrutą, atsižvelgiame į Olandijos eismo ribojimus – pavyzdžiui, dideliems sunkvežimiams draudžiama važiuoti per tam tikras miesto dalis Roterdamo centru tam tikru laiku, todėl reikia sukti per aplinkkelius, kas pridedą valandą ar dvi į bendrą laiką. Be to, visada skaičiuojame kelionės laiką taip, kad vairuotojas turėtų poilsio laiką – tai ne mūsų kaprizas, o griežtai reglamentuota taisyklė, kurią kontroliuoja "tachografas". Ignoruoti tai reiškia rizikuoti dideliais baudais ir vairuotojo nuovargiu, o pavargęs vairuotojas ir krovinius sukelia riziką.

Kiek laiko užtrunka toks biuro perkraustymas iš Olandijos?

Viskas priklauso nuo to, kiek tiksliai turite daiktų ir ar reikia išmontuoti/montuoti baldus. Jei tai tiesiog "dėžės su dokumentais", tai vairuotojas gali būti pas jūsų biure Amersforte per 24 valandas nuo užsakymo patvirtinimo. Bet jei kalbame apie pilną biuro perkraustymą su baldų išmontavimu, tada tai trunka ilgiau. Paprastai planuojame, kad patys pasiruošimo darbai (išmontavimas, pakavimas) Olandijoje trunka 1-2 dienas. Tada pati kelionė per Vokietiją ir Lenkiją (Via Baltica) trunka apie 18-22 valandas važiavimo, tačiau su poilsio pertraukomis tai išsiplečia iki dviejų dienų. Galiausiai iškrovimas Lietuvoje ir montavimas – dar viena diena. Taigi, realiausia vertinti savaitę nuo pradžios iki galo, kad verslas nustotų dirbti tik minimalų laiką. Verta prisiminti, kad jei reikia gabenti ypatingai brangų ar jautrų krovinį, gali prireikti lydinčio automobilio, kas keičia logistikos schemas.

Ar jūs man viską surenkate ir išsirenkate ar tik vežate?

Tai vienas dažniausių nesusipratimų. Mes siūlome pilną ciklą, tačiau kai kurie klientai nori sutaupyti ir patys surinkti dėžes. Žinoma, galite taip padaryti, bet tada atsakomybė už tai, kad taurės viduje nebus susmulkytos, tenka jums. Mūsų komanda atveža ne tik vairuotoją, bet ir montuotojus, kurie turi savo įrankius – nuo paprastų atsuktuvų iki specialių raktų biuro baldams. Jie žino, kaip išmontuoti didelę konferencijos stalę taip, kad ji nesilūžtų perkeliant pro duris. Kai atvykstame į Lietuvą, tą patį darome atvirkščiai – surinkame stalus, statome spinteles, lygiuojame kėdes. Jei pasirinksite tik transportą, turite būti pasiruošę tai padaryti patys arba samdyti vietinius meistrus, kas gali kainuoti brangiau nei mūsų kompleksinis pasiūlymas. Dažniausiai klientai, kurie pirma kartą bando taupyti ant surinkimo, antrą kartą šaukia mus daryti viską nuo pradžių.

O kas su tais labai dideliais vitrinomis ar seifais?

Tai mūsų mėgstamiausia dalis, nes čia reikia fizinės jėgos ir įgūdžių. Didelės vitrinos ar seifai sveria šimtus kilogramų, ir juos neįmanoma nešti rankomis be specialios įrangos. Mes naudojame keltuvus su svirtimis (vadinamuosius "stair climbers"), kuriais galima pakelti tokį daiktą į antrą aukštą be liftų. Be to, Olandijoje dauguma biurų yra senose pastatuose su staigiomis laiptinėmis, todėl įranga būtina. Seifai turi būti užfiksuoti specialiais diržais, kad jie nenuslystų nuo platformos. Viena kartą teko gabenti 300 kg svarų vitriną iš Eindhoveno į Kauną – tai reikalavo ne tik technikos, bet ir iš anksto išmatuotų laiptinės plotų, kad vitrina netilptų į posūkį. Tokiu atveju mes visada iš anksto siunčiame vadybininką arba prašome kliento nufotografuoti "problemingas" vietas, kad nesusidarytų situacijos, kai sunkvežimis stovi gatvėje, o vitrina neįeina į pastatą.

Biuro technikos ir jautrių įrenginių gabenimo niuansai

Biuro perkraustymas nėra tik baldai. Tai yra IT infrastruktūra, serveriai, kurie negali būti pastatyti ant šono, ir duomenų centrai. Čia geriausios biuro perkraustymo paslaugos Olandija Lietuva pasirodo savo pilnu švydėjimu, nes klaida gali kainuoti dešimtis tūkstančių eurų prarasto duomenų ar sugadintos įrangos. Mes visada rekomenduojame atsarginę duomenų kopiją padaryti prieš perkraustymą, tai yra standartinė apsauginė priemonė. Serveriai paprastai pakavami į specialias "anti-static" dėžes su putomis, kurios sugeria vibraciją. Vibracija kelyje, ypač lenkų kelio ruože, yra priešas nr. 1 elektronikai. Todėl mūsų sunkvežimiai turi pneumatines pakabas, kuriuos galima reguliuoti, kad kelionė būtų kuo lygesnė.

Ar saugu duoti jums serverius ir brangią kompiuterinę įrangą?

Absoliučiai saugu, jei pasirinksite profesionalią kompaniją su draudimu. Tačiau reikia suprasti, kad standartinis krovinių draudimas (CMR draudimas) apdraudžia tik fizinį daikto sugadinimą (pavyzdžiui, jei serverių dėžė nukris ir sulūžta), bet jis neapdraudžia duomenų praradimo ar programinės įrangos sugadinimo. Todėl, jei gabenate ypatingai jautrią įrangą, mes pasirašome ypatingą priėmimo-perdavimo aktą, kur fiksavome būklę prieš pakrovimą (užfiksuojame serijinius numerius, pažymime esamus įbrėžimus). Vairuotojas yra mūsų ilgamečiai darbuotojai, o ne nusamdytas "čiaušėtas" iš gatvės, todėl jie žino, kad kiekviena staigi stabdymo gali gali baigtis ne tik bauda už vairavimą, bet ir atsakomybe už sugadintą techniką. Be to, serverius visada dedame į sunkvežimio vidų, o ne prieš galą, kad mažiau paveiktų smūgiai.

Ką daryti su archyvais? Ar jie turi būti tam tikrai pažymėti?

Archyvai – tai dažniausia košmara. Jei turite šimtus dėžių su dokumentais, be sistemos jūsų naujame biure Vilniuje bus chaosas. Mes siūlome ne tik pergabenti dėžes, bet ir padėti jas pažymėti. Galime suteikti dėžių su numeriais ir brūkšninių kodų sistemą, kad viena dėžė su 2015 metų ataskaitomis nenukeliautų į direktoriaus kabinetą vietoj buhalterijos. Olandijos įmonėms taip pat svarbu, kad dokumentai būtų saugūs nuo drėgmės. Sunkvežimiuose mes naudojame drėgmės sugėriklius, ypatingai jei kelionė vyksta rudenį ar žiemą, kai oras gali būti drėgnas. Viena kartą teko gelbėti kliento dokumentus, kai vairuotojas prieš tai vežė šaldytuvus ir buvo likęs šaltis – dėl to dabar visada stengiamės skirti "švarius" sunkvežimus biuro kroviniams, kad nebūtų kvapo ar drėgmės poveikio.

Galite padėti su išmetamųjų medžiagų išvežimu iš seno biuro Olandijoje?

Taip, tai dažnai įeina į mūsų paslaugų paketą. Perkraustant biurą, visada atsiranda senų stalų, sulūžusių kėdžių ar tiesiog nereikalingų dėžių. Olandijoje šiukšlių išvežimas yra griežtai reglamentuotas ir brangus. Negalima tiesiog numesti visko į sunkvežimį ir parvežti į Lietuvą – tai būtų neteisėta importo šiukšlių forma. Mes organizuojame konteinerių nuomą vietoi (pvz., Utrechte ar Tilburge) arba vežame tiesiai į perdirbimo centrą ("afvalverwerking"). Tai sutaupo jums laiko, kad nereiktų derėtis su vietinėmis šiukšlių išvežimo kompanijomis, kurios dažnai moka tik olandiškai. Mūsų vairuotojai gali padėti užpildyti konteinerį, o jūs tiesiog pasirašote dokumentus, kad viskas tvarkai atiduota.

Dokumentai, draudimas ir visi tie "boring" dalykai

Kiekvienas, kuris nors kartą bandė organizuoti pervežimus patys, žino, kad blogiausia ne fizinis darbas, o popieriai. Muitinė, CMR sąskaitos, eksporto deklaracijos – tai gali užgniaužti net patvirkusį vadybininką. Nors Olandija ir Lietuya yra ES erdvėje ir yra Schengen zona, tai nereiškia, kad važiuojant be dokumentų nieko neįvyks. Jei gabenate prekes (net savo biuro inventorių), tai laikoma ES vidaus prekyba, tačiau turi būti pateikiami įrodymai, kad tai nėra pavogta prekė ar nelegali importo operacija.

Ar reikia kažką daryti su muitine ar dokumentais?

Formaliai, jei tai yra jūsų įmonės nuosavybė, kurią perkeliate iš vieno filialo į kitą (pavyzdžiui, iš BV Olandijoje į UAB Lietuvoje), tai yra neimportas, o perkėlimas ("transfer of own goods"). Tačiau reikia turėti tvarkingą inventoriaus sąrašą, kuris patvirtina, kad šios prekės priklauso jums. Be to, jei krovinio vertė viršija 3000 EUR (arba svoris viršija 1000 kg), gali reikėti pateikti Intrastat deklaraciją. Mes vispadėsime suformuoti reikiamus dokumentus – CMR konosamentą, kuris yra pagrindinis krovinių pervežimo dokumentas, ir prekių sąrašą. Jei kelyje sustoja policija ar muitinės pareigūnai (kas nutinka retai, bet vis tiek), mūsų vairuotojas visada turi po ranka visus popierius, kad užkirstų kelią nesusipratimams. Nereikia jums dėl to nerimti – mūsų vadybininkai tai daro kasdien.

Kiek tai man kainuos apytiksliai? Galima kokią nors kainą?

Noriu būti išties – neįmanoma pasakyti kainos be matavimų. Tačiau, kad jums būtų aišku, smulkaus biuro (apie 3-4 darbo vietas su baldais ir technika) perkraustymas iš vidurio Olandijos į Vilniaus apskritį gali kainuoti nuo 1200 iki 1800 eurų, priklausomai nuo to, ar reikia išmontuoti baldus. Didelis biuras (20+ vietų) su pilnu įrangu kainuos nuo 3500 eurų ir daugiau. Kainą formuoja ne tik kilometrai, bet ir "man hours" – žmogaus valandos. Olandijoje darbo jėga brangi, todėl jei mums tenka dirbti ten dvi dienas iš eilės su keliais montuotojais, tai atsispindi sąskaitoje. Taip pat įtakos turi degalų kaina (kuri, kaip žinote, šokinėja) ir keltų mokestis, jei reikėtų važiuoti per Skandinaviją (nors į Lietuvą važiuojame per Lenkiją). Geriausia – siųsti mums nuotraukas ar vaizdo įrašus iš "WhatsApp", ir mes su jumis sušoksime preliminarią sumą per 15 minučių.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa ar atsiranda nesklandumų?

Mes niekada nevažiuojame "aštuoniolika" vienas.