Garantuotas terminų laikymasis transportuojant į Olandiją: Eksperto žinios ir strategijos

Įvadas

Dirbant tarptautinių pervežimų srityje daugiau nei dvidešimt metų, sužinojau vieną pagrindinę tiesą: logistikoje žodis „garantuotas“ turi svorį, kurį gali įvertinti tik tie, kas kasdien važiuoja šimtus kilometrų prie vairo arba planuoja maršrutus. Olandija – viena pagrindinių logistikos širdų Europoje. Čia susikerta keliai iš viso kontinento, o Roterdamo uostas veržiasi siuntomis. Tačiau būtent šis intensyvumas sukuria ir didžiausius iššūkius siekiant užtikrinti, kad krovinys atvyks tiksliai tada, kai to reikia klientui.

Klientams dažnai atrodo, kad tarp Lietuvos ir Olandijos – tik tiesus kelias per Vokietijos autostradas. Tačiau praktikoje tai yra sudėtingas mechanizmas, kurį veikia daugybė veiksnių: nuo vairuotojo darbo laiko apribojimų iki vokiečių automagistralių spūsčių ar olandiškų „priekabos stovėjimo aikštelių“ (time slots) griežtumo. Esu matęs, kaip neplanuoti sustojimai gali sukelti tūkstančių eurų nuostolius gamyklai, laukiančiai atsarginių dalių, arba parduotuvei, kuriai reikia šviežių produktų.

Šiame straipsnyje nenoriu tik pažadėti, kad visada bus lyg ir sausu. Noriu jums paaiškinti, kaip subalansuota logistika, ilgametė patirtis ir tinkamos technologijos leidžia mums pasiekti 99,9 proc. patikimumo reitingą vežant į Olandiją. Garantuotas terminų laikymasis tai ne magija, tai sistemingas darbas, rizikos valdymas ir gilaus žinojimo rezultatas. Mes kalbėsime ne tik apie tai, kaip vengti vėlavimų, bet ir apie tai, kas vyksta „kulisuose“, kad jūsų krovinys pasiektų paskirties vietą laiku.

Šiuo metu, kai tiekimo grandinės vis labiau optimizuojamos („just-in-time“ principas), vėlavimas vienam dienos ar net valandos gali sukelti dominos efektą. Todėl suprasti procesus, kurie užtikrina laikybę, yra būtina ne tik logistikos ekspertams, bet ir kiekvienam verslo atstovui, siuntančiam prekes į Vakarų Europą. Žemiau išsamiai aptarsiu dažniausiai kylančius klausimus ir atskleisiu profesionalių vežėjų paslaptis.

DUK (Dažnai užduodami klausimai)

1. Ar tikrai įmanoma užtikrinti 100 proc. terminų laikymąsi vežant į Olandiją?

Apibrėžiant „garantuotą terminą“, svarbu atskirti marketingo frazes nuo logistinio realumo. Esu dirbęs šioje srityje pakankamai ilgai, kad galėčiau pasakyti tiesiai: 100 proc. absoliučio garantija pasaulyje, kur veikia orai, kelių eismo sąlygos ir žmonių faktorius, yra teoriška utopija. Tačiau tai nereiškia, kad negalime siekti tobulumo.

Profesionali komanda, kurią atstovauju, vartoja terminą „garantuotas“ kaip įsipareigojimą daryti viską įmanoma ir netgi daugiau. Statistiškai mūsų pasiektas rodiklis yra artimas 99,8–99,9 proc. Ką tai reiškia praktiškai? Tai reiškia, kad jei mes pasakome „penktadienį“, krovinys bus ten penktadienį. O jei dėl nepaisytinų jėgų (pvz., didelio automobilių avarijos, uždarius autostradą valandoms) įvyksta vėlavimas, mes apie tai pranešame ne tada, kai krovinys jau vėluoja, o iš karto, įvykus incidentui. Taigi, garantija čia – ne tik fizinis pristatymas, bet ir operatyvus, sąžiningas komunikavimas, leidžiantis klientui adaptuoti savo planus. Esu matęs, kaip dauguma problemų kyla ne iš paties vėlavimo, o iš tylos iš vežėjo pusės.

2. Kokios yra pagrindinės priežastys, dėl kurių gali vėluoti kroviniai kelyje į Olandiją?

Per dvidešimt metų aš išmokiau identifikuoti pavojų šaltinius dar prieš juos pasidarius. Kelyje į Olandiją, kuris dažniausiai eina per Lenkiją ir Vokietiją, yra trys pagrindinės „klastos“.

Pirmoji ir dažniausia – tai spūstys Vokietijoje. Vokietijos autostrados yra pagrindinės arterijos, tačiau jose kasdien vyksta tūkstančiai statybų ir remonto darbų. Net ir nežymi avarija gali sukelti keliasdešimties kilometrų eismą, o vairuotojui, turinčiam griežtai laikytis poilsio režimo, tai reiškia prarastą valandą, kurią nebegalima „atgauti“ važiuojant greičiau.

Antroji priežastis – tai griežti pristatymo langai (time slots) Olandijoje. Priešingai nei kai kuriose Rytų Europos šalyse, kur galima „užsukti“ į sandėlį be pranešimo, Olandijoje viskas tvarkoma pagal grafiką. Jei vairuotojas pavėluoja 15 minučių, gali tekti laukti iki kito dienos, o tai jau yra rimtas vėlavimas.

Trečia priežastis – techninės būklės patikrinimai. Vokietijoje itin griežtai tikrinami sunkvežimiai (BAK požiūriai). Jei transporto priemonė neturi nustatyto „AdBlue“ lygio ar yra mažiausia techninė nukrypimo, automobilis gali būti sustabdytas. Mūsų patirtis leidžia mums išvengti tokių situacijų atliekant išsamias prieškelio patikras, tačiau šis rizikos faktorius visada egzistuoja.

3. Kaip vairuotojo darbo laikas (tachografas) veikia pristatymo terminus?

Šis klausimas man visada sukelia šypseną, nes dažnai klientai klausia: „Gal negalima tiesiog važiuoti greičiau?“ Atsakymas paprastas: ne, negalima. Ir ne dėl to, kad mūsų vairuotojai tingi, o dėl griežtų ES taisyklių, kurios reglamentuoja vairuotojo darbo ir poilsio laiką.

Tachografas – tai ne paprastas laikrodis, o įrenginys, kuris užfiksuoja kiekvieną vairuotojo judesį. ES reglamentai leidžia vairuoti 4,5 valandas, po kurių būtina 45 minučių pertrauka. Po 9 valandų vairavimo būtina 45 minučių (arba 9+1) pertrauka, o po 9 valandų vairavimo dieną – 11 valandų nepažeidžiamo poilsio.

Kai planuojame maršrutą į Olandiją, mes skaičiuojame ne tik atstumą kilometrais, bet ir šiuos laiko apribojimus. Mūsų ekspertai žino, kur geriausia sustoti, kad prarastumame kuo mažiau laiko. Garantuotas terminų laikymasis reiškia, kad mes į maršruto planavimą įtraukiame šias pertraukas kaip privalomą dalį, taip nenumaldant vairuotoją pažeisti taisyklių pabaigoje. Jei kas nors nutinka kelyje (spūstis), mes privalome turėti „laiko rezervą“, kuris leistų išlaikyti poilsio režimus ir vis tiek atvykti laiku. Tai matematika, kurią mes valdome puikiai.

4. Ką reiškia „Time Slot“ sistema Olandijos sandėliuose ir kodėl ji taip svarbi?

Olandija yra viena pažangiausių šalių logistikos proceso automatizavimo atžvilgiu. Čia beveik nėra tokios sąvokos kaip „prieš užsukant paskambinti“. Didžioji dalį prekybos centrų (pvz., „Albert Heijn“, „Jumbo“ sandėliai) arba pramonės įmonių naudoja elektronines sistemas, kurioje vairuotojas arba ekspeditorius turi užsiregistruoti konkretų laiką.

Ši sistema yra tiksliai iki 15 ar net 5 minučių. Jei atvykstate anksčiau – jūsų neįleis, nes rampos bus užimtos. Jei atvykstate vėliau – registracija galėjo būti anuliuota, ir reikės registruotis iš naujo, kas gali reikšti pristatymą po keletos dienų.

Mano ilgametė patirtis moko, kad sėkmė čia priklauso nuo detalaus planavimo ir komunikacijos. Mes visada tikriname sandėlio darbo laiką (pvz., kai kurie dirba tik nuo 8:00 iki 16:00, kiti – 24/7) ir užsiregistruojame iš anksto. Be to, mes stebėsime vairuotojo judėjimą realiu laiku. Jei matome, kad jis gali pavėluoti dėl spūsties, skambiname į sandėlį iš anksto, prašydyti leidimo atvykti šiek tiek vėliau arba anksčiau. Šis žmogiškasis faktorius ir asmeninis ryšys dažnai išgelbėja situaciją, kur automatinė sistema būtų atmetusi mūsų krovinį.

5. Kaip ORANŽINIS KODAS (Orange Code) ar kiti pavojaus signaliai Vokietijoje veikia transportą į Olandiją?

Nors tai yra Vokietijos vidinė reikalas, jis tiesiogiai paveikia mūsų maršrutus. ORANŽINIS KODAS (arba panašūs įspėjimai apie blogas oro sąlygas, rūką, stiprų vėją) dažnai pasitaiko Vokietijos autostradose, ypač žiemą ar rudenį. Kai įvedamas toks kodas, greičiai gali būti ribojami iki 60 km/h ar net 30 km/h visiems sunkvežimiams.

Dvidešimt metų patirtis leidžia mums būti vienu žingsniu priekyje. Mes stebiame orų prognozes ne tik Lietuvoje ir Olandijoje, bet ir visame kelyje. Jei matome, kad artėja audra, galiime pakeisti maršrutą (pvz., nukreipti per šiaurinę ar pietinę Vokietiją, jei įmanoma) arba iš anksto įspėti klientą, kad pristatymas gali šiek tiek pavėluoti dėl saugumo reikalavimų.

Svarbiausia čia yra saugumas. Garantuotas terminas niekada negali būti aukščiau už žmogaus gyvybę ir kelių saugumą. Tačiau mūsų klientai vertina tai, kad mes nedžiūginėjame, kad „viskas bus gerai“, o realiai įvertinome riziką ir pateikėme tikslią prognozę. Tokiu būdu, net ir esant blogoms sąlygoms, klientas gali susitvarkyti savo gamybos procesus, nes žino, kas vyksta.

6. Kokios yra specifinio krovinio (pvz., šaldytuvų, pavojingų medžiagų) transportavimo ypatumai garantuojant terminus?

Ne visi kroviniai yra lygūs. Paprastas dėžės su baldais ar tekstile reikalauja vieno požiūrio, o šaldytuvas su vaistais ar maisto produktais – visiškai kito. Aš asmeniškai daug dėmesio skiriu šaldomų („refrigerated“) krovinių logistikai, nes čia klaida kainuoja ne tik laiką, bet ir prekių sugadinimą.

Transportuojant į Olandiją šaldomus krovinius, terminų laikymasis priklauso nuo dviejų dalykų: techninės įrangos patikimumo ir temperatūros režimo palaikymo. Mūsų „garantijos“ šiuo atveju apima ir tai, kad temperatūra nešoktels net ir sustojus pasienio punktuose ar spūstyse. Naudojame modernias priekabas, kurios gali išlaikyti temperatūrą net ir be variklio darbo kelias valandas.

Vejant pavojingas krovinius (ADR), maršrutas turi būti planuojamas taip, kad išvengtume miestų centrų, potvynių zonų ar kitų draudžiamų teritorijų. Tai gali ilginti kelią, tačiau mes įtraukiame šį papildomą laiką į pradinę skaičiuotę. Klientui, siuntančiam chemines medžiagas ar degias medžiagas, svarbiausia žinoti, kad krovinys nebus sulaikytas pareigūnų dėl neteisingo maršruto parinkimo. Čia garantija – tai žinojimas ir laikymasis ADR konvencijos reikalavimų.

7. Kaip technologijos (GPS, stebėjimo sistemos) padeda užtikrinti laikybą?

Anksčiau, prieš dvidešimt metų, mes priklausėmė nuo to, kad vairuotojas užsirastų telefoną duonkepį ir praneštų, kur yra. Šiandien situacija visiškai kitokia. Mūsų visi sunkvežimiai yra aprūpinti pažangia GPS stebėjimo sistema, kuri rodo ne tik vietą, bet ir greitį, kuro lygį, net ir variklio darbo režimą.

Kaip tai padeda garantuoti terminus? Pirmiausia, mes matome spūstis realiu laiku. Jei sistema rodo, kad sunkvežimis stovi vietoje ilgiau nei 10 minučių, dispečeris nedelsdamas susisiekti su vairuotoju. Jei tai avarija – mes iš karto siunčiame pagalbą arba, jei įmanoma, perkeliamą krovinį į kitą automobilį (transhipment). Tai brangu, tačiau tai yra vienintelis būdas išlaikyti terminą, kai įvyksta techninė gedimas.

Be to, šios sistemos leidžia mums užtikrinti, kad vairuotojas laikosi numatyto maršruto. Kartais vairuotojai gali norėti nuklysti, kad aplenktų spūstį per smulkius kelius, tačiau tai gali būti pavojinga arba nelegalu (dėl svorio apribojimų). Mūsų sistema leidžia sekti maršrutą ir įsikišti, jei matome nukrypimą, kuris gali sugadinti pristatymo planą. Technologijos yra mūsų akys ir ausys kelyje.

8. Kas atsitinka, jei dėl techninio gedulo neįmanoma pristatyti laiku? Ar yra draudžiama?

Nepaisant to, kad mes dirbame su patikimais transporto priemonių markėmis (pvz., Scania, Volvo, DAF) ir atliekame profilaktinę priežiūrą, techniniai gedimai kaip ir gamtoje įvyksta. Gali nuslystipjus vožtuvui, sprogti padangai arba sugesti elektronikai. Tokiu atveju mūsų „garantuotas terminas“ tampa aktyvios veiklos planu.

Mūsų kompanija turi visapusišką krovinių draudimą (CMR draudimas), kuris apsaugo kliento finisinius interesus. Tačiau pinigai tai ne viskas. Jei krovinys yra kritiškas (pvz., gamybos linijai), mes turime sudarytas sutartis su pagalbos tarnybomis visoje Europoje. Jei sunkvežimis negali važiuoti, mes organizuojame krovinio perkrovimą į kitą transporto priemonę vietoje.

Taip, tai kainuoja mums pinigus, tačiau tai yra mūsų reputacijos kaina. Esu matęs, kaip mažos kompanijos, bandydamos sutaupyti ant pagalbos tarnybų, palieka krovinį kelionėje keletą dienų. Mes nedirbame taip. Mūsų strategija – spręsti problemą vietose, o ne ieškoti kaltųjų. Klientui tai atrodo kaip stebuklas: viena minute vairuotojas praneša apie gedimą, o po kelių valandų jau ateina kita mašina ir veža toliau.

9. Kaip sezoniniai svyravimai (pvz., Kalėdos, Gėlių diena) veikia transporto galimybes į Olandiją?

Olandija yra žinoma savo gėlių auginimu ir prekyba, taip pat kaip didelis prekybos centras. Kalėdų ar Velypų laikotarpiais arba per Motinos dieną, kai padidėja gėlių ir maisto produktų paklausa, Olandijos keliai tampa perpildyti.

Dvidešimt metų patirtis leidžia mums tiksliai numatyti šiuos „pikus“. Mes nebandome ieškoti vairuotojų paskutinę minutę – mes turime ilgalaikių sutarčių su patikimais vairuotojais, kuriems užtikriname stabilų darbą, todėl jie yra pasirengę dirbti ir šiais intensyviais laikotarpiais.

Taip pat mes planuojame maršrutus su didesniu laiko rezervu. Pavyzdžiui, naktį prieš Kalėdas ar Velypas Vokietijos autostradose gali būti milžiniškos eilės grįžtantiesiemsemsems. Mes skiriamas vairuotojoms poilsio pertraukas taip, kad jos sutaptų su šiais pikais, leisdami jiems ilsėtis, kol eismas stabilizuojasi. Klientui, kuris užsisako pervežimą lapkričio pabaigoje Kalėdiniams prekėms, mes iš karto sakome: „Jei norite garantuoto pristatymo prieš šventes, reikia užsakyti transportą savaitę anksčiau.“ Mūsų garantija remiasi ne magija, o realiu resursų planavimu.

10. Kodėl verta rinktis patyrusį ekspeditorių, o ne ieškoti pigiausio vairuotojo per „freight exchange“ platformas?

Tai yra klausimas, į kurį dažnai atsakau savo klientams. Pigus kainos variantas, rastas per internetines biržas, gali atrodyti patrauklus, tačiau jis dažnai slepia didžiulę riziką. Toks vairuotojas gali būti iš kitos šalies, nežinantis vietinių ypatumų, neturintis reikiamų draudimų arba bandantis uždirbti kuo daugiau, važiuodamas per daug valandų (pakeisdamas tachografo juostas arba naudodamiems manipuliavimo įrenginius).