Elektroninis užsakymo procesas perkraustymui į Olandiją: Vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – daugelis žmonių bijo to žodžio „elektroninis“. Atrodo, kad tai kažkas sudėtingo, uždaras, reikalaujantis IT specialisto žinių, bet iš tiesų elektroninis užsakymo procesas perkraustymui į Olandiją dabar yra kur kas paprastesnis nei prieš dešimtmetį nusipirkti bilietą į koncertą. Tiesiog reikia žinoti, kur spustelėti ir ką tiksliai parašyti, kad vairuotojas Roterdame ar Amsterdame nepraleistų jūsų krovinio ir nesusidurtumėte su nereikalingomis muštimis. Per šiuos metus mačiau viską – nuo popierinių užsakymų, kurie nuskendo vairuotojo kabinoje, iki išmaniųjų programėlių, kurios seka krovinius realiu laiku.

Šiandien viskas vyksta skaitmeniniu būdu. Jums nereikia važiuoti į biurą, gerti vėsus kavas ir laukti, kol vadybininkas susirinks dokumentus. Viską galite padaryti namie, pižamoje, jei taip norite. Svarbiausia yra tai, kad šis procesas turi būti tikslus, nes net mažiausia klaida adrese ar krovinio aprašyme gali brangiai kainuoti vėliau, kai sunkvežimis jau bus kelių kilometrų eilėje prie Vokietijos sienos. Žemiau išdėstysiu tai, ką paprastai pasakoju savo klientams prieš jų išvykimą gyventi į Nyderlandus.

Kaip viskas prasideda ir techniniai niuansai

Kaip tą užsakymą tiksliai padaryti?

Viskas prasideda nuo paprasto formos užpildymo mūsų svetainėje arba tiesioginio pranešimo el. paštu, nurodant pagrindinius dalykus. Kai atsiunčiate užklausą, mūsų sistema automatiškai sugeneruoja preliminarią kvitaciją, kurią tada patikrinti žmogus, o ne robotas. Sistemoje turite nurodyti išvežimo ir pristatymo adresus, taip pat tikslų daiktų sąrašą, nes būtent pagal jį skaičiuojamas tūris kubiniais metrais. Jei parašysite tik „baldai“, vadybininkas negalės jums suteikti tikslios kainos, todėl kuo detaliau aprašysite, tuo greičiau ir tiksliau bus sudarytas elektroninis užsakymo procesas perkraustymui į Olandiją.

Ar reikia siųsti nuotraukas, ar užtenka sąrašo?

Būtų geriausia, jei nufotografuotumėte didžiausius daiktus, pvz., sofas, šaldytuvas ar spinta, ir prisegtumėte prie formos. Nuotraukos mums leidžia akimi įvertinti, ar tai tiesiog standartinis „Ikea“ komplektas, ar tai senoviška, sunki masyvo baldija, kuriai reikės specialių kėdžių nešėjų. Tekstinis sąrašas tinka dėžėms su knygomis ar drabužiais, bet dideliems daiktams vizualinis patvirtinimas padeda išvengti to, kad vairuotojas atvyks ir pasakys „o čia aš neužvežiu, nes netilps“. Tai taip pat greitina patvirtinimo procesą, nes mes nedelsiame su atsakymu.

Kiek laiko užtrunka visa elektroninė registracija?

Paprastai tai trunka mažiau nei 15 minučių, jei jau turite paruoštą daiktų sąrašą ir žinote savo naująjį adresą Olandijoje. Sistema jus ves žingsnis po žingsnio – pradedant nuo jūsų kontaktų, baigiant pasirinkimu, ar reikalingos papildomos paslaugos, pvz., pakavimo dėžės ar krovėjų pagalba išvežimo metu. Kai viską įvedate, gausite automatinį pranešimą, kad užsakymas priimtas, o per valandą-ar dvi jums paskambins vadybinikas aptarti galutinius detalius. Tai yra standartinis elektroninis užsakymo procesas perkraustymui į Olandiją, kuris sutaupo laiko ir nervų.

Ar galima redaguoti užsakymą jį patvirtinus?

Taip, galima, bet geriau tai daryti kuo ankščiau, kol krovinių planavimo skyrius dar nepradėjo formuoti maršruto. Jei pamišote nurodyti, kad turite dviratį ar pianiną, apie tai praneškite iš karto, nes tai gali pakeisti sunkvežimio tipą. Jei pranešate apie papildomus daiktus pats išvežimo dieną, gali kilti pavojus, kad jie tiesiog netilps į jau suplanuotą vietą, ir teks vežti antra eile, kas kainuos dvigubai. Sistema leidžia daryti pakeitimus, bet racionaliau tai padaryti ne vėliau kaip 3-4 dienos iki išvykimo.

Kainodara ir dokumentai

Kiek maždaug kainuoja toks perkraustymas?

Kainos svyruoja labai stipriai priklausomai nuo to, kiek tūrio turite – ar tai tik kelios dėžės iš studento bendrabučio, ar pilnas namo turinys iš 120 kv. m buto. Mažam krovinui (pvz., iki 5 m³), kuris nėra skubus, kaina gali prasidėti nuo 300-400 eurų, tuo tarpu pilnam buto perkraustymui su krovėjais ir „pakavimo“ paslauga reikėtų numatyti nuo 1500 iki 3000 eurų. Tikslią kainą sužinote tik suformavę užklausą sistemoje, nes ten taip pat įskaičiuojamas atstumas – ar važiuojame į pietus (Eindhovenas), į šiaurę (Groningenas) ar į centrą (Utrechtas).

Ar mokėti viską iš karto ar galima dalimis?

Daugelis mūsų klientų renkasi dalinį apmokėjimą – paprastai 30 % suma (avansas) mokama elektroniniu būdu užsakymą patvirtinus, o likusią 70 % – gavęs daiktus į paskirties vietą Olandijoje. Tai yra saugesnis variantas jums, nes taip įsitikinate, kad krovinys tikrai atvyksta. Mokėjimas elektroniniu būdu per banko sistemą yra greitas ir palieka elektroninę pėdsaką, kas svarbu, jei reikėtų ginčytis dėl paslaugų kokybės.

Kokius dokumentus gausiu po elektroninio užsakymo?

Jums į el. paštą atsiųsime dvi pagrindines bylas: važiavimo lapą (CMR) ir krovinio sąrašą (inventoriaus lapą), kurį turėsite pasirašyti elektroniniu būdu arba spausdintą – tai priklauso nuo to, kaip sutartame. CMR dokumentas yra pagrindinis, jei kiltų draudimo atvejai, todėl būtinai patikrinkite, ar ten teisingai nurodyti jūsų duomenys. Be to, gausite sutartį su mūsų įmonės duomenimis ir sąskaitą faktūrą avansui. Visa tai suformuojama automatiškiai mūsų valdymo sistemoje vos tik patvirtinsite užsakymą.

Ar reikia rūpintis muitinės deklaravimu Olandijoje?

Kadangi Lietuva ir Olandija yra ES erdvėje, formalios muitinės procedūros nėra taip sudėtingos kaip vykstant į Šveicariją ar Norvegiją, tačiau taisyklės yra griežtos. Jei pervežate daiktus, kurie nėra asmeninio naudojimo (pvz., verslui skirtą techniką), arba verte viršija tam tikrą ribą, gali tekti pildyti intrastat deklaracijas. Mūsų elektroninis užsakymo procesas perkraustymui į Olandiją apima ir konsultaciją šiuo klausimu – paprastai vadybininkas klauso, ką būtent vežate, ir įspėja, jei reikėtų papildomų dokumentų. Paprastam perkraustymui dažniausiai užtenka tik inventoriaus sąrašo su verte, kurį turi vairuotojas.

Pristatymas ir „gyvas“ kontaktas

Kaip sužinoti, kur yra mano daiktai?

Nors viskas tvarkoma elektroniniu būdu, mes visada tikime ir žmogaus kontaktui. Vairuotojas, įsikraunęs jūsų daiktus Vilniuje ar Kaune, paprastai įveda duomenis į sistemą, ir jūs gaunate SMS arba el. laišką su numatomu atvykimo laiku. Taip pat galima sekti krovinią per GPS sekimo nuorodą, kurią pateikiame atskirai. Tačiau patikrintiausias būdas yra tiesiog paskambinti vairuotojui arba mūsų dispečeriui, kuris žino, kur yra sunkvežimis realiu laiku, ypač jei yra eismo įvykių Vokietijos autostradose.

Ar galiu nurodyti kitą pristatymo adresą, jei namuose nėra?

Taip, dažnai vyksta taip, kad klientas dar neįsikūręs galutinai, todėl daiktus nurodo pristatyti į sandėlį, darbovietę ar draugo namus Olandijoje. Svarbiausia yra tai, kad asmuo, priimantis krovinį, turėtų su savim tapatybės dokumentą ir galėtų pasirašyti pristatymo dokumentus. Jei keičiate adresą jau patvirtinus užsakymą, tiesiog parašykite mums el. paštu – pakeitimas sistemoje užtrunka kelias minutes, bet gali paveikti kainą, jei naujas adresas yra labai toli nuo pradinio maršruto.

Kas daroma, jei vairuotojas pavėluoja?

Olandijoje, ypač Roterdamo ir Amsterdamo uostų zonoje, dažnai būna dideli spūstys, todėl vėlavimai viena-dvi valandas yra normalus reiškys. Jei vėlavamas ilgiau, mūsų dispečeris automatiškai gauna pranešimą ir informuoja jus. Būna, kad vairuotojas tiesiog negali rasti pristatymo vietos, nes Olandijos miestuose gatvės yra sudėtingos, o dažnai ir vienos krypties – tuomet jums reikia išvykti jo pasitikti arba nurodyti orientyrus. Nenuvilkite, jei gausite pranešimą, kad vairuotojas užtruks – jis stengiasi kuo greičiau pasiekti paskirties vietą.

Ar reikia eiti į biurą po pristatymo?

Nereikia. Viską galima užbaigti nuotoliniu būdu. Kai vairuotojas iškrauna daiktus, jis pasirašo CMR lapą, o nuotrauką ar skenuotą kopiją atsiunčia mums, o mes – jums. Jei viskas tvarkoje, galėtumėte tiesiog mokėti likutį kortele internetu arba pavedimu, ir jūsų elektroninis užsakymo procesas perkraustymui į Olandiją yra baigtas. Jums nereikia važiuoti į mūsų ofisą pasirašyti popieriaus – visa dokumentacija cirkuliuoja skaitmeniniu būdu, kas yra ypatingai patogu tiems, kurie jau yra užsienyje.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad technologijos labai palengvino mūsų gyvenimą, tačiau pasitikėjimas tarp kliento ir pervežėjo vis dar lieka pagrindas. Elektroninis užsakymo procesas perkraustymui į Olandiją suteikia galimybę viską sužinoti ir suderinti be nereikalingų susirinkimų, tačiau niekas neapsaugo nuo to, jei patys neįvedžiate teisingų duomenų. Būkite atidūs užpildydami formas, nedvejokite klausti vadybininkų, jei kažkas neaišku, ir visada turite atsarginę kopiją savo telefono. Olandija – puiki šalis gyventi, o tinkamai suplanavus perkraustymą, jis gali būti net malonus nuotykis, o ne nervų laužymas.