Ekspres siuntų pristatymas iš Olandijos – kaip užtikrinti, kad prekės atvyks laiku?

Dirbu logistikos srityje jau virš dvidešimties metų ir per tą laiką mačiau viską – nuo gėlių, kurias reikėjo pristatyti į vestuves rytoj, iki sudėtingų industrinių įrenginių, kurie sustabdė visą gamyklą Lietuvoje. Olandija, arba Nyderlandai, yra mūsų pagrindinė prekybos partnerė, bet ekspres siuntų pristatymas iš Olandijos visada išlieka iššūkis, net tokiems „vilkams“ kaip aš. Kodėl? Todėl, kad žodis „ekspres“ čia nereiškia tiesiog važiuoti greičiau. Tai reiškia perfektų logistinių grandžių suderinimą, kai neįmanoma nuleisti rankų, nes kiekviena valanda prarasta kelyje – tai pinigai kliento kišenėje.

Kai klientas skambina ir sako „reikia skubiai“, dažniausiai jis neturi supratimo, kas vyksta „po gaubtu“. O ten – eilės prie Roterdamo uosto, nemalonumai su muitinės dokumentais arba tiesiog paprasta rytinė spūstis ant A27 autostrados. Mano darbas yra užtikrinti, kad ekspres siuntų pristatymas iš Olandijos nebutų tik gražiai skambantis žodis reklamoje, o realybė, kai vairuotojas užkabina krovinią Eindhovene ir po paros jis jau jaučiamas Vilniaus sandėlyje. Šiame straipsnyje nieko neslepiu ir papasakosiu, kaip tai tik vyksta be jokių gražiųjų epitetų.

Kas turi būti žinota apie greituosius pervežimus

Pagrindinė klaida, kurią darome visi – manome, kad Olandija arti. Taip, geografiškai ji yra gana netoli, bet logistinis atstumas gali būti milžiniškas, jei nežinomi niuansai. Ekspresinės logistikos pasaulio taisyklės skiriasi nuo įprastų krovinių pervežimo. Čia nebe kalbama apie tai, kad sunkvežimis važiuoja, kai užsipildo. Čia kalbama apie tai, kad sunkvežimis arba specialus furgonas (3.5–5 tonų) važiuoja dėl vieno konkretaus krovinio. Tai vadinama „part load“ arba dalinio krovinio variantas, tačiau aš dažnai vadinu tiesiog „dedikuotu reisu“, nes tada turiu pilną kontrolę.

Jei kalbame apie ekspres siuntų pristatymą iš Olandijos, svarbu suprasti, kad kaina nustatoma ne pagal tonas, o pagal skubą ir distanciją. Dažnai klientai stebisi, kodėl vienos padėklo atvežimas kainuoja tiek, kiek anksčiau kainavo trys. Atsakymas paprastas: tu moki ne tik už degalus, beti už vairuotojo laiką, už tuščią važiavimą atgal (gražinamą reisą) ir už tai, kad mes organizuojame šį „maratoną“ per naktį, o ne per savaitę. Be to, Olandijoje labai griežtai stebimos vairuotojo darbo poilsio taisyklės, tad net jei vairuotojas nori nulėkti ir važiuoti be sustojimo, jis negali – tachografas viską užfiksuoja, o mūsų įmonė neprisidės prie pažeidimų, nors klientui ir skubu.

Ryšiai su vietiniais tiekėjais taip pat lemia sėkmę. Aš turiu savo „akis“ ir „ausis“ Amsterdame, Tilburge, Roterdame – vietinius brokerius, kurie gali operatyviai užpildyti dokumentus. Būna, kad klientas pats nusipirko prekę iš „Marktplaats“ arba mažojo tiekėjo, kuris niekada nesidėjo su eksportu į Lietuvą. Tada prasideda tikras šou. Reikia aiškinti olandui, kas yra EXW (Ex Works) sąlygos, kad jis turi padėti krovinį į automobilį, o ne laukti, kol mūsų vairuotojas liks vienas su dėžėmis kieme. Tokios smulkmenos nulemia ar tai bus tikras ekspres siuntų pristatymas iš Olandijos, arba savaitės trukmės nervų tirpimas.

Dažniausiai užduodami klausimai (ir atsakymai be gaubtų)

Štame skyriuje surinkau daugiausiai klausimų, kuriuos man užduodate telefonu arba el. paštu, kai būna panika ir reikia išsiaiškinti detalias pervežimo sąlykas.

Terminai, laikai ir planavimas

Ar tikrai įmanoma atvežti siuntą per 24 valandas? Žinoma, kad įmanoma, jei viskas susidėlioja kaip ant rankos. Jei paimame krovinią iš Olandijos viduryje dienos (apie 12:00–14:00 val.) ir vairuotojas nenuvargs, jis gali būti Lietuvoje kitą dieną ryte. Tačiau jei tenkas uždelstas dėl to, kad siuntėjas vėluoja suruošti prekes arba pažeidžia pakuotės taisykles, tai 24 valandos virs į 48 ar daugiau.

Kiek laiko užtrunka tas greitas pristatymas iš Olandijos į Lietuvą? Standartinis ekspreso laikas yra nuo 24 iki 48 valandų, priklausomai nuo to, kur yra krovinys – ar tai prie Vokietijos ribos (Maastrichtas), ar giliau šalyje (prie Amersfoorto). Reikia atsižvelgti ir į tai, kad vairuotojas turi turėti poilsį, tad jeigu kelyje įvyko staigmenų, terminas gali šiek tiek pasislinkti.

Ar galite užtikrinti pristatymą konkretiu laiku, pavyzdžiui, iki 10:00 ryto? Tai vadinamas „pre-10“ arba „pre-12“ pristatymas, ir tai yra mūsų kasdieninis darbas. Už papildomą mokestį galime užtikrinti, kad vairuotojas važiuoja naktį ir atvyksta į paskirties vietą iki nurodyto laiko, tačiau turi būti tikrai svarbi priežastis tokiems greičiams, nes tai brangiai kainuoja.

Ką daryti, jei prekę užsakiau vėlai, o reikia rytoj? Būkite ramūs, mes išspręsime. Tiesiog nedelsdami pateikite mums visus duomenis – adresą, kontaktus Olandijoje ir krovinio svorį. Mes surandame artimiausią laisvą automobilį, net jei jo maršrutas nebuvo planuotas per Olandiją, ir organizuojame „užkabintą“ krovinią.

Ar darbate savaitgaliais arba švenčių dienomis? Logistika nemiega, tačiau Olandijoje dauguma firmų dirba tik iki penktadienio vidurdienio arba 14:00 valandos. Jei reikia kelti krovinią šeštadienį, reikia tai žinoti iš anksto, kad aš galėčiau susitarti su sandėlininkais dėl papildomo darbo laiko, kitaip vairuotojas atvyks į uždaras vartus.

Kainodara, dokumentai ir techniniai niuansai

Kodėl ekspres siuntos kainuoja brangiau nei įprastas pervežimas? Tenka mokėti už skubą – mes radome vairuotoją, kuris važiuoja specialiai jums, o ne laukia, kol užsipils pilna mašina. Be to, dažnai tenka mokėti už tuščią važiavimą atgal į Olandiją arba tolimesnį maršrutą, kad vairuotojas gautų kitą užsakymą, tad šios išlaidos permokamos klientui.

Kokius dokumentus turi pateikti siuntėjas iš Olandijos? Būtina turėti prekių sandėliavimo sąrašą (packing list) ir sąskaitą-faktūrą (commercial invoice) su anglų kalba. Be šių dokumentų neišsiversime su muitine Lietuvoje, o jei trūksta informacijos apie prekių numerius (HS kodus), tai gali užtrukti valandas.

Ar reikia mokėti už muitinės deklaravimą? Jei siunčiate prekes iš Europos Sąjungos (ES) į ES (Lietuva yra ES), tai oficialiai muitų nėra, tačiau visada atsiranda PVM mokėjimo klausimų ir reikia pateikti intrastatinę deklaraciją. Mes tai darome per savo brokerius, o sąskaitą pateikiame jums, kad galėtumėte užregistruoti savo apskaitoje.

Ar draudžiate siuntas ir kas nutinka, jei pasidaro įbrėžimas? Visada turiu transporto draudimą (CMR draudimas), kuris dengia žalą iki 330 000 SDR (specialių traukimojųjų teisių), tačiau rekomenduoju klientams turėti ir papildomą krovinio draudimą, jei prekės ypač brangios. Jei atsiranda įbrėžimas, mes sudarome protokolą vietose ir pradedame draudimo išmokos procesą.

Ką daryti, jei siunta yra per didelė įprastam furgonui? Tada skambinu savo partneriams, kurie turi „tent“ tipo sunkvežimius arba su žemomis grindimis. Olandijoje dažnai pervežami statybos objektai ar ilgos medžiagos, tad mes sugebame priderinti ir 6 metrų ilgio, ir 20 tonų svorio krovinius, svarbiausia, kad iš anksto žinotume matmenis.

Išvada

Per šiuos dvidešimt metų supratau vieną paprastą dalyką – ekspres siuntų pristatymas iš Olandijos nevyksta stebuklu. Jis vyksta dėl hardvero (gerų automobilių), programinės įrangos (sekimo sistemų) ir, svarbiausia, žmonių, kurie nemiega, kol tavo krovinys vaziuoja keliu. Aš visada sakiu savo klientams: skambink ankstyviau, o ne vėliau, bet jei jau įvyko skubus situacijos posūkis, mes pasiruošę įveikti tą kelą.

Nepaisant to, kad Olandijos keliai yra vieni geriausių Europoje, o infrastruktūra leidžia judėti greitai, visada susiduriame su žmogiškuoju faktoriumi arba nepageidaujamais netikėtumais. Būtent todėl reikia patikimo partnerio, kuris ne tik vairuoja, bet ir sprendžia problemas. Jei reikia, kad jūsų verslas nejustu pavėlavimo, kreipkitės į profesionalus, kurie žino ne tik trumpiausius kelius žemėlapyje, bet ir kelius per biurokratijos miškus. Tada ekspres siuntų pristatymas iš Olandijos taps ne košmaras, o paprasta kasdieninė rutina, užtikrinanti jūsų verslo sėkmę.