Ekspres pristatymas iš Olandijos: Kaip užtikrinti greičiausius pristatymo terminus jūsų verslui

Tarptautinė prekyba ir logistika neišvengiamai susiduria su situacijomis, kai laikas tampa svarbiausiu ištekliumi – dažnai svarbesniu už pačią prekių vertę. Dirbant logistikos srityje beveik dvi dešimtmetis, esu matęs, kaip nenumatytos užklausos, gamybos stabdymai ar kritiškai svarbių atsarginių dalių trūkumas gali sukelti rimtą įtampą verslui. Tokiomis akimirkomis standartinės siuntos, kurios keliauja kelias dienas ar net savaites, tampa nepriimtinos. Čia į sceną žengia ekspresinis pristatymas – paslauga, kurią dažnai painiojama su tiesiog „greitu pervežimu“, tačiau ji yra daug gilesnė ir sudėtingesnė disciplina.

Šiame straipsnyje pagilinsime į tai, kas vyksta užkulisiuose, užsakovant ekspresinę siuntą iš Olandijos (Nyderlandų) į Lietuvą. Olandija, būdama viena pagrindinių Europos logistikos krypčių, turi unikalią infrastruktūrą, tačiau ir čia yra savų niuansų, kuriuos reikia pažinti, norint užtikrinti, kad siunta pasieks paskirties vietą ne tik greitai, bet ir saikiai bei be nenumatytų problemų. Kalbėsime ne tik apie tai, kiek tai kainuoja, bet ir apie tai, kaip technologiškai ir organizaciškai įgyvendinamas toks greitas pervežimas, kad jūsų verslas galėtų dirbti be pertraukų.

Įvadas

Olandija – šalis, kurią dažnai vadiname Europos sandėliu. Jos geografinė padėtis, išvystyti uostai (Roterdamas, Amsterdamas) ir tankus kelių tinklas leidžia kroviniams judėti beveik geometrine progresija. Tačiau, kai kalbame apie ekspresinį pristatymą, mes nebegalime remtis tik „sandėlio“ principu – laukti, kol susikaups pilna mašyna, kol bus sudarytas maršrutas ar kol bus rastas „pavėžėjimo“ krovinių derinys. Ekspresas yra visiškai kita filosofija.

Mano patirtis rodo, kad klientai dažnai sužino, kad jiems reikalinga ekspresinė siunta, tik tuomet, kai problema jau yra akivaizdi. Pavyzdžiui, gamybos linija Vilniuje sustojo dėl sugedusiosios dalies, kuri yra vienintelė Eindhoveno sandėlyje. Arba reikia pasiųsti svarbius kontraktinius dokumentus į Hagą notaro pasirašymui iki rytojaus. Tokiu atvejuu skaičiuojamos ne dienos, o valandos.

Kas iš tikrųjų įvyksta, kai užsakovate tokią paslaugą? Tai prasideda nuo momentinio logistinio sprendimo. Tiesioginis (dedikuotas) transportas – tai raktažodis. Mes neįtraukiame jūsų siuntos į bendrą maršrutą, kuriame gali būti dešimtys kitų gavėjų. Mes priskiriam konkrečią transporto priemonę ir vairuotoją, kurio vienintelis uždavinys yra paimti jūsų krovinią iš konkrečios vietos Olandijoje ir nuvežti jį į konkrečią vietą Lietuvoje. Tai reiškia, kad maršrutas planuojamas taip, išvengiant stambių miestų spūsčių (ypač Vokietijoje, Ruhr srityje), o vairuotojo darbo laikas ir poilsio pertraukos derinamos taip, kad kuo mažiau trukdytų važiavimui.

Taip pat svarbu suprasti techninę pusę. Ekspresiniam pervežimui iš Olandijos dažniausiai naudojamos 3,5–5 tonų sunkvežimiai (vadinamosios „savaeigės“) arba nedideli furgonai. Kodėl? Todėl, kad jie yra judresni, greičiau įveikia muitinės procedūras (jei reikia) ir gali važiuoti greitesniu greičiu nei dideli sunkvežimai, be to, jiems netaikomi kai kurie apribojami važiavimo laikai. Be to, Olandijos miestų centruose, kur dažnai būna tiekėjų sandėliai, didelės mašinos tiesiog negalivažiuoti.

Šiame straipsnyje mes išnagrinėsime pagrindinius aspektus, susijusius su ekspresiniais pristatymais: nuo kainos formavimo iki dokumentų tvarkymo, kad jūs galėtumėte pasijusti tikrai informuoti ir pasiruošę naudotis šia kritine paslauga kai reikia labiausiai.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

Šioje skyriuje pateikiami atsakymai į dažniausius klausimus, kuriuos su manim dalijasi verslo atstovai ir logistikos vadovai, svarstydami ekspresinį pervežimą iš Olandijos.

1. Koks vidutinis pristatymo laikas ekspresiniu būdu iš Olandijos į Lietuvą?

Vidutinis, o dažniausiai ir standartinis ekspresinio pristatymo laikas yra 24–48 valandos nuo to momento, kai kroviniui suteikiama „užsakymo patvirtinimo“ būsena. Tačiau čia reikia daryti svarbių pastabų. Jei siunta paimama vėlai vakare (pvz., po 16:00) Olandijoje, 24 valandų terminas realioje praktikoje reiškia pristatymą kitą dieną vėlai vakare arba po pietų. Jei užsakymas gaunamas anksti ryte (iki 09:00 val.), ir siunta paruošta iškart paėmimui, yra reali galimybė ją pristatyti jau tą pačią dieną naktį arba ryte. Atstumas nuo Amsterdamo ar Roterdamo iki Vilniaus yra apie 1600–1700 km. Savaeigė transporto priemonė gali įveikti šį atstumą su viena poilsio pertrauka maždaug per 18–20 valandų grynojo važiavimo. Taigi, techninis laikas yra trumpas, tačiau visada reikia atsižvelgti į vairuotojo darbo laiko reglamentą (tacho grafikus) ir galimas eismo užstrigimas Vokietijos autostradose.

2. Kodėl ekspresinės siuntos kainos yra gerokai aukštesnė už standartinius pervežimus?

Tai vienas dažniausiai kylančių klausimų, ir jo atsakymas slypi logistikos ekonomikoje. Standartinis pervežimas (grupinis arba dalinis krovinių) veikia „dalijimosi išlaidom“ principu. Vienoje mašinoje gali būti 15–20 skirtingų siuntų, kainą padalinančių tarp savininkų. Ekspresinis pervežimas yra dedikuotas (skirtas tik jums). Jums mokama suma apima: visą kuro sąnaudą tenkančią 1700 km maršrutui, vairuotojo atlyginimą už visą šį laiką (įskaitant poilsį grįžtant), mašinos nusidėvėjimą, o svarbiausia – tuščios mašinos grįžimo („pavėžėjimo“) išlaidas. Grįžtant tuščia mašina iš Lietuvos atgal į Olandiją ar ieškant naujo krovinio, transporto kompanija patiria nuostolį, kurį turi padengti ekspresinės siuntos kaina. Be to, mokama už greitį – reikia iš karto surasti laisvą vairuotoją, kuris gali išvykti, ne laukiant, kol susikaups kitų siuntų.

3. Kokius tipus krovinių galima pervežti ekspresu? Išskirtinai mažos siuntos ar ir dideli kiekiai?

Ekspresu galima pervežiati viską, nuo labai mažų siuntų (dokumentų, pavyzdžių, smulkių dalių) iki didelių kiekčių. Tačiau čia taikomas racionalumo principas. Jei reikia pervežti 20 europalletės (EPAL) krovinių, ekspresas bus labai brangus, nes reikės didelės mašinos (pvz., 40 pėdų sunkvežimio su tentu), kuri vairuojama dviejų vairuotojų, kad būtų įveiktas atstumas be ilgos pauzės. Dažniausiai ekspresu pervežami 1–4 europalletės kiekiai, arba krovinių, kurie telpa į 3,5–5 tonų furgoną (iki 8–10 EPAL vietų, jei tai aukštas furgonas). Taip pat dažnai pervežami neįskaitomi kroviniai (oversized), kuriems reikalingas specialus transportas, ir jų skubumas lemia unikalią mašinos paiešką. Taigi, riba nėra griežta, tačiau kaina auga proporcingai krovinių tūriui ir svoriui.

4. Ar reikia rūpintis muitinės deklaravimu, pervežant prekes iš Olandijos į Lietuvą ekspresu?

Nors abi šalys yra Europos Sąjungos narės, šis klausimas vis dar aktualus dėl keleto priežasčių. Jei prekės keliauja iš vienos ES šalies į kitą, tai yra vidinės prekybos (intra-Community) sandoris, ir formalio muitinės procedūros (Importas) netaikomos – nereikia mokėti muito, nei PVM importo. Tačiau, jei prekės yra iš trečiųjų šalių (pvz., atvyko iš Azijos į Olandijos uostą ir tik iš ten yra siunčiamos į Lietuvą), gali reikėti T1 dokumento arba tiesioginio importo procedūros Lietuvoje. Esu patyręs, kad net ir vidinėje prekyboje reikia tvarkingų dokumentų: prekių sandėravimo dokumentų (CMR), sąskaitų-faktūrų, o kartais ir EXS (eksporto) mokesčių patvirtinimų, jei prekės yra akcizuojamos (alkoholis, tabakas, degalai). Ekspresiniame reige svarbiausia yra dokumentų pateikimo laikas – jei prie vairuotojo atvykstant į Lietuvos muitinę (jei atsitiktinai pasibaigia procedūros) trūksta dokumentų, pristatymas gali užtrukti valandomis. Todėl visada patariu prieš išvykstant užtikrinti, kad visi dokumentai yra el. pavidalu pasiekiami.

5. Kaip vyksta krovinio paėmimas Olandijoje? Ar vairuotojas padeda pakrauti?

Dauguma ekspresinių pervežimų vykdoma vadinamuoju „EXW“ (Ex Works – gamybos vietoje) arba „FCA“ (Free Carrier) terminu. Tai reiškia, kad vairuotojas atvyksta į nurodytą adresą, tačiau jis nėra krovėjas. Esu matęs nesusipratimų, kai klientas tikisi, kad vairuotojas su vairuotoju iškraus 2 tonų sunkų įrenginį iš gamyklos. Eksperimentinėje logistikoje vairuotojų pagalba paprastai neįskaičiuojama į kainą, nebent tai yra dėžės, kurias galima pakelti rankomis. Jei krovinius reikia krauti kranu, statybine technika ar net voleliais (palečių keltuvu), tai turi užtikrinti siuntėjas Olandijoje. Jei tokios paslaugos nėra, mes galime užtikrinti vairuotoją su hidrauline lifta („keliamuoju galu“) arba net užsakyti papildomą krovėjų komandą, tačiau tai reikalauja išankstinio suderinimo ir brangiau kainuoja. Greičiame reige svarbu, kad vairuotojas negaišta laiko laukdamas, kol suras kas padės pakrauti.

6. Ar galima sekti siuntą realiu laiku? Kaip užtikrinamas komunikacijos tęstinumas?

Esu įsitikinęs, kad komunikacija yra 50 proc. sėkmės ekspresiniuose pervežimuose. Skirtingai nei didelėse logistikos kompanijose, kur klientas gauna automatinį pranešimą „Siunta keliauja“, dirbdami su eksperto komandomis, gaunate tiesioginį ryšį. Vairuotojai turi GPS stebėjimo sistemas, o koordinatoriai (dispečeriai) stebi maršrutą 24/7. Jei atsirasta eismo incidentas Vokietijoje arba pasikeitė maršrutas dėl uždaryto kelio, klientas sužino apie tai iš karto. Dažnai taip pat suteikiama tiesioginė vairuotojo telefono nuoroda (jei klientas pageidauja), kas leidžia koordinuoti susitikimą paskirties vietoje iki minučio tikslumu. Taip pat naudojami el. pašto ir SMS pranešimai apie pasiekiamą vietą (ETA – Expected Time of Arrival).

7. Kokios rizikos susijusios su ekspresiniu pervežimu ir kaip jas apriboti?

Pagrindinė rizika ekspresiniame pervežime yra vairuotojo pavargimas ir eismo įvykiai, siekiant įveikti didelius atstumus per trumpą laiką. Profesionalios kompanijos visada naudoja tacho grafikų skaitytuvus, kad užtikrintų, jog vairuotojas neviršija leidžiamų valandų. Jei reikia įveikti atstumą per 24 valandas, kuriam reikalinga daugiau nei 9 valandos vairavimo vienam vairuotojui, turi būti siunčiami du vairuotojai arba keičiami vairuotojai maršruto viduryje. Kita rizika – krovinio pažeidimas dėl staigaus stabdymo (nes ekspresas važiuoja greičiau). Čia svarbus kokybiškas užkrovimas (fiksavimo juostos, orelių panaudojimas). Visada rekomenduoju apdrausti siuntą. Standartinis atsakomybės limitas pagal CMR konvenciją yra maždaug 8,33 SDR (Specialiųjų traukimo teisių) vienam kilogramui, kas dažnai nepadengia vertingų prekių (pvz., elektronikos) vertės. Todėl verta pasirūpinti visaverte draudimo polisu.

8. Ar įmanoma užsisakyti ekspresinį pristatymą savaitgaliu arba švenčių dienomis?

Taip, tai įmanoma, ir tokios paslaugos yra vienos brangiausių. Transporto rinka turi tam tikrą „kvotą“ vairuotojų, kurie dirba savaitgaliais ar naktimis. Jei reikia pristatyti siuntą sekmadienio ryte į gamyklą, kad ji veiktų pirmadienį, vairuotojas turi važiuoti šeštadienį ir sekmadienį. Taip pat reikia atsižvelgti į gavėjo pusę – ar sandėlis ar įmonė Lietuvoje dirba naktį ar savaitgalį. Dažnai atsitinka, kad siunta atvyksta laiku, tačiau vartotojas negali priimti krovinio. Tokiu atveju reikia iš anksto suderinti „išsiuntimą į kiemo aikštelę“ arba pasirūpinti sargu. Jei reikia, gavėjo vietoje galima užtikrinti vairuotojo laukimą iki darbo pradžios, tačiau tai kainuoja papildomai.

9. Kaip pasiruošti siuntai, kad ji būtų paruošta kuo greičiau? (Pavyzdžiui, pažymėjimas, pakavimas)

Greitis prasideda ne nuo to, kai mašina užsiveda, o nuo to, kai siunta yra paruošta. Dažnai gavome pranešimą, kad „krovinius galima paimti“, tačiau atvykus vairuotojui paaiškėja, kad prekės dar nepakuotos ant paletės arba trūksta etikečių. Ekspreso režime vairuotojas negali laukti valandą, kol darbuotojai susirinks prekes. Idealus pasiruošimas: krovinius supakuoti ant standartinės europalletės (EPAL), užfiksuoti juos taip, kad neišsiristų, o viršuje uždėti „vėžį“ (korteles su adresu ir siuntos numeriu). Etiketėje turi būti tikslus adresas Olandijoje ir Lietuvoje, kontaktiniai telefonai (nebūtinai pagrindinio biuro, bet tiesiogiai atsakingo žmogaus). Jei tai dėžutės, jos turi būti numeruotos. Kuo tvarkingiau pakavimas, tuo greičiau vyks įkrovimas ir iškrovimas, o tai sumažina galimybę užstrigti.

10. Kuo skiriasi ekspresas nuo kurjerinių paslaugų (pvz., DHL, FedEx, UPS)?

Tai svarbus skirtumas, kurį dažnai painioja mažesnės įmonės. Kurjerinės paslaugos (tinklo pagrindu) yra puikios mažoms siuntoms (pvz., dokumentams, 5 kg dėžutei). Jos veikia pagal fiksuotą grafiką – siunta nunešama į skirstymo centrą, iš ten skrenda lėktuvu (jei tarptautinis) ir vėl skirstoma. Tai trunka 1–2 dienas. Tačiau jei jūs turite 500 kg siuntą (4–5 paletes) arba 1 toną krovinius, kurio neneš kurjeris petimis, kurjerinės paslaugos nebegalią padėti, arba jų kaina būtų astronominė (jie tiesiog užduotų mums, ekspertams). Tuo tarpu mūsų aprašomas ekspresas yra krovinių (cargo) transportas – savaeigės mašinos, kurios gali paimti 1 toną, 5 tonas ar net 20 tonų krovinį ir nuvežti jį tiesiai iš durų į duris be persiuntimo per tarpinius sandėlius. Tai yra sprendimas verslui, kai reikia pervežti fizinius tūrius, o ne tik dokumentus.