Efektyvus užsakymo procesas: kaip išvengti streiko ir sutaupyti biudžeto

Sveiki, draugai. Po dvidešimt metų šioje srityje – kai maždaug tiek pat laiko praleidau vairuodami sunkvežimius, kiek ir biuro staliu prie kompiuterio sukurdamas maršrutus – galiu pasakyti viena dalyką tikrai: logistika nėra tik apie tai, kaip perkelti dėžę iš taško A į tašką B. Tai yra psichologija, informatika ir, žinoma, laiko valdymas. Dažnai pasitikiu klientų, kurie mano, kad užsakyti krovinių pervežimą yra kaip užsakyti taksi. Parašei adresą, laukiai 5 minutes ir važiuoji. Deja, realybė yra šiek tiek kitokia, o klaidos pradžioje gali atsieiti šimtus ar net tūkstančius eurų.

Štai čia įsivažiuoja efektyvus užsakymo procesas. Ne kaip sausas terminas iš vadovėlio, o kaip realus įrankis, kuris gelbėja jūs� nervus ir pinigus. Per šiuos dešimtmetis mačiau viską: nuo dingusių konteinerų Kinijoje iki tokių „puikių“ pasiūlymų, kurie pasirodė beingių. Šiandien noriu pasidalinti tuo, kaip visa tai atrodo iš mano, logistikos profesionalo, pusės, ir kaip jums, kaip užsakovams, galima padaryti savo gyvenimą paprastesnį.

Kai kalbame apie efektyvų užsakymo procesą, svarbu suprasti, kad jis prasideda ne tada, kai vairuotojas užsuka prie jūsų sandėlio, o dar tada, kai tik susiformavo mintis apie siuntą. Jei šią pradžią praleidžiate arba darote ją neteisingai, visa grandinė vėliau trūksta. Rinkos situacija dabar yra tokia, kad kuro kainos šokuoja, o vairuotojų trūkumas jaučiamas visoje Europoje – nuo Ispanijos iki Lietuvos. Todėl tikslumas ir greitis čia yra valiuta.

Dokumentų chaosas ir kaip jį įveikti

Vienas didžiausių laiko vagių yra dokumentai. Būna, klientas skambina ir sako: „Važiuok, krovimas rytoj!“, o pats neturi paruoštos prekybinės dokumentacijos ar netiksliai žino, ką vežia. Tai klasikinis pavyzdys, kaip efektyvus užsakymo procesas žlunga prieš starto liniją. Be gerai parengtų dokumentų, net greičiausias sunkvežimis stovės pasienyje su dienomis. Turiu omenyje ne tik CMR sąskaitas, bet ir priedus, sertifikatus, jei prekės yra pavojingos ar reikalauja specialių leidimų.

Kodėl jūs visada klausiate tikslaus svorio ir matmenų?

Nepakanka pasakyti „maža dėžė“ ar „kelietai paletų“. Jei aš gausiu neteisingus duomenis, galiu atsiųsti per mažą automobilį, kuris tiesiog fiziškai netalpins krovinio, arba didelį sunkvežimį su kuriu neįvažiuosite į sandėlio kiemą dėl aukščio apribojimų. Viena tokia klaida Vilniaus senamiestyje privers mane šaukti specialią techniką perkrauti, o tai – papildomi 500 eurų, kuriuos turėsite sumokėti.

Ar aš galiu vežti prekes be originalių faktūrų?

Griežtai ne, nebent tai yra vidaus pervežimai ir susitarėme apie atidėtą mokėjimą grynaisiais, kas yra retai ir rizikinga. Muitinės tarnybos, ypač Lenkijoje ar Vokietijoje, dabar tikrina viską kas milimetrą. Jei vairuotojas važiuoja be dokumentų, krovinys gali būti areštuotas iki pat teismo sprendimo, o tai užtruks mėnesius.

Ką daryti, jei prekės reikalingas sertifikatas?

Patikrinkite iš anksto. Jei vežate chemines medžiagas ar maisto produktus, be REACH arba FDA sertifikatų niekur neišvažiuosite. Aš galiu padėti surasti formuluotes, bet aš negaliu išgalvoti sertifikato, kurio nėra. Geriausias patarimas – šį lapą padėkite ant vairuotojo sėdynės dar prieš jį atvykstant.

Kodėl taip svarbu nurodyti prekių HS kodus?

Tai ne tiesiog skaičiai deklaracijose. Nuo šių kodų priklauso muito tarifai ir ar išvis leidžiama vežti tą prekę į konkrečią šalį (pavyzdžiui, Jungtinę Karalystę po Brexit). Klaidingas kodas gali baigtis tuo, kad krovinys bus grąžintas atgal į Lietuvą jūsų sąskaita.

Galite pasirūpinti muitinės deklaravimu už mane?

Žinoma, mes turime savo brokerius, bet jie reikalauja duomenų iš jūsų. Mes negalime deklaruoti „nž“ (nežinau). Jei duodate mums galimybę valdyti šį etapą, proceso greitis padidėja dvigubai, nes mūsų brokeriai turi prioritetines eiles muitinėse.

Kainodara ir greitis: mitai ir realybė

Dauguma klientų manęs klausia: „Kiek kaino nuvežti į Berlyną?“. Atsakymas visada vienodas – „priklauso“. Kainos formavimas logistikoje yra sudėtingesnis nei prekės kainos parduotuvėje. Čia įeina kuras, kelių mokesčiai (vignettes), vairuotojo darbo užmokestis, ir svarbiausia – rinkos pasiūla. Jei reikia efektyvaus užsakymo proceso, reikia suprasti, kad pigiau ne visada reiškia greičiau, ir atvirkščiai.

Kodėl kaina pasikeitė per vieną naktį?

Galėjo pakilti degalų kaina, kaip tai buvo praėjusį rudenį, arba staigiai užsidarė viena iš didžiųjų keltų linijų tarp Klaipėdos ir Kilio. Logistika yra gyvas organizmas, ir kainos keičiasi realiu laiku. Aš stengiuosi laikyti savo žodį, bet kai „Eurovignette“ kainos šoka 15%, aš turiu tai atsisakyti.

Ar galima gauti nuolaidą, jei vežu reguliariai?

Be abejo. Jei mums sutvarkome efektyvų užsakymo procesą ir susiformuojame ilgalaikę partnerystę, aš galiu užfiksuoti kainą ilgam laikui, net jei rinka šokuoja. Tačiau tai reikalauja pasitikėjimo ir kontraktų, o ne vienkartinio skambučio penktadienio vakarą.

Kiek laiko užtrunka gauti pasiūlymą?

Standartiškai – nuo 30 minučių iki 2 valandų darbo laiku. Jei skambinate sekmadienį vakare ir reikalaujate kelties į Norvegiją rytoj, tai bus brangiau ir sudėtingiau, nes turiu budinti vairuotojus, kurie jau guli miegoti.

Kodėl „ekspresinis“ pervežimas kainuoja tris kartus brangiau?

Nes tenka vežti „tuščią“ kelias atgal arba pertraukti kitą, pelningesnį maršrutą. Ekspresas yra tada, kai aš atimu vairuotoją iš vienos vietos ir siunčiu į jūsų, prarandant potencialias pajamas. Tai kainos kompensacija už prarastą laiką.

Ar į kainą įeina krovinio draudimas?

Pagal nutylėjimą – ne, arba jis yra labai minimalus (pvz., 1,30 EUR už kg pagal CMR konvenciją). Jei vežate brangią elektroniką ar vertybes, privalote pasakyti, kad reikalingas „All risk“ draudimas, kitaip, jei sudegs sunkvežimis, gausite tik šiek tiek.

Operatyviniai niuansai, kuriuos dažnai pamirštame

Kai dokumentai tvarkingi, o kaina sutarta, prasideda fizinis darbas. Čia dažnai pasitaiko smulkių nesklandumų, kurie gali sugadinti geriausią efektyvų užsakymo procesą. Pavyzdžiui, vairuotojo pareigos poilsio laikas. Jis negali vairuoti 10 valandų iš eilės be pertraukos, jei norime, kad jis neiškristų iš kelio ir mus visus nebaigtų tardyti policija.

Ką daryti, jei vairuotojas pavėluoja į krovimą?

Greičiausiai jis užstrigo spūstyje prie Lenkijos sienos arba buvo sustabdytas techninės apžiūros metu. Mes stengiamės sekti automobilius GPS, bet kartais eismas nenustojamas. Geriausia – susiderėkite su vairuotoju dėl laiko tarpų (time windows), kai jis tikrai gali atvykti.

Ar galiu užsakyti dalinį krovinį (part load)?

Taip, tai yra vienas iš būdų, kaip užtikrinti efektyvų užsakymo procesą, jei jums netenkina pilna mašina. Suskaidome jūsų 3 paletes su kitu klientu 10 paletėms ir važiuojame į Olandiją. Tai pigiau, bet trunka šiek tiek ilgiau, nes reikia surinkti visus krovinius.

Kodėl negalima pakrauti daugiau, nei yra parašyta sutartyje?

Sunkvežimis turi techninę leidžiamąją masę. Jei įkrausite 24 tonas vietoj 20, vairuotoją gali sulaikyti pirmame sankryžos poste Vokietijoje, o baudos ten yra milžiniškos – nuo 500 iki tūkstančio eurų plius krovinio iškrautas. Nėra verta rizikuoti.

Ar vairuotojas padės pakrauti?

Priklauso nuo susitarimo. Standartiškai vairuotojas tik prižiūri krovimą arba vairuoja keltuvą, jei jis yra. Jei reikalinga fizinė rankų darbo pagalba (vadovas), tai turi būti numatyta užsakyme, kitaip vairuotojas tiesiog neleis sau padaryti to nemokamai.

Kas nutinka, jei pirkėjas atsisako priimti prekę?

Tai blogiausias scenarijus. Vairuotojas privalo važiuoti į sandėlį Lietuvoje atgal, o jums teks mokėti už važiavimą į abi puses (demurrage). Todėl visada patikrinkite, ar jūsų partneris užsienyje tikrai yra pasiruošęs priimti siuntą.

Išvada

Apibendrinant visą šią triukšmingą, bet įdomią logistikos pasaulį, viena dalyka aišku: efektyvus užsakymo procesas nėra stebuklas, tai yra disciplina. Tai reiškia tikslumą, kantrybę ir norą bendrauti. Aš mačiau įmonių vadovus, kurie sutaupyti šimto eurų dokumentų ruošimo darbą pasidarydami patys, prarado tūkstančius dėl vėlavimo muitinėje.

Jei norite, kad jūsų krovinys nuskristų į Italiją ar Ispaniją be problemų, pasidalykite informacija su manimi ankstyviausiai. Neklauskite „kada atvyks?“, jei dar neparadėte, ką reikia vežti. Logistika – tai komandinis darbas, o aš esu čia, kad padėčiau jums šią komandą suvesti į vienus vartus. Tegul jūsų kitas užsakymas būna ne streikas, o sklandus procesas, kurio mes abu galime būti didžiuotis.