Efektyvus užsakymo procesas į Olandiją: patikima sistema, kuri veikia be trikčių

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, ir turiu pasakyti – laikai keitėsi drastiškai. Anksčiau tekdavo gaudyti užsakymus via faksą arba brangiai skambinoti iš taksofonų Vokietijos kelkraščiuose, o šiandien viskas vyksta skaitmeniniu greičiu. Tačiau nepaisant technologijų, vienas dalykas išlieka nepakitęs: klientui svarbiausia yra ramybė ir aiškumas. Kai reikia organizuoti krovinių gabenimą į Olandiją, chaosas yra priešas, o ne partneris. Per šiuos metus esu matęs viską – nuo dingusių paletės iki tobulai suderintų logistikos grandinių, kurios veikia kaip šveicariškas laikrodis.

Mano tikslas šiame straipsnyje – ne išgirdinti jums standartinių marketologų frazių apie „mes mylime savo klientus“, o papasakoti, kaip iš tikrųjų veikia efektyvus užsakymo procesas į Olandiją patikima sistema. Tai ne tik apie tai, kaip užpildyti formą svetainėje. Tai apie tai, kas vyksta užkulisiuose: kaip vairuotojas gauna rekvizitus, kodėl svarbu tiksliai nurodyti svorį ir kodėl Rotterdamas arba Amsterdamas nėra vienintelės vietos, kurias reikia žinoti. Esu sukaupęs daug patirties, ir dabar dalinsiuosi jumis, kad jūsų siunta pasiektų adresatą laiku ir be nereikalingų nervų.

Šiandien Olandija yra vienas aktyviausių logistikos mazgų Europoje, ir jei nežaidžiate pagal taisykles, galite prarasti nemažai pinigų bei laiko. Taigi, panagrinėkime, kaip viskas turėtų vykti, kad rezultatas būtų toks, kokio tikimės.

Pradžia: kaip viskas prasideda ir kodėl detalės svarbiausios

Kaip turiu pradėti, jei niekada nesiu vežęs į Olandiją?

Nieko nepaprasta, tiesiog reikia kantrybės ir pagrindinių duomenų. Pirmiausia paruoškite prekių sąrašą – jis turi būti tikslus, o ne „mašina pieno“, bet „24 pakuotės po 1 litrą, bendras svoris 26 kg“. Tada susisiekite su eksponentu ir nurodykite išvežimo bei pristatymo adresus, atsižvelgdami į tai, ar vieta yra mieste, ar pramonės zonoje, kur galima privažiuoti sunkvežimiu. Jei viską padarysite tvarkingai iš pat pradžių, vėliau nereikės skubėti pildymyti dokumentų paskutinę minutę.

Ar tikrai reikia CMR kontraktas, jei siunčiu tik dvi paletes?

Absoliučiai taip, tai ne formalybė, o jūsų draudimas. CMR dokumentas yra pagrindinis įrodymas, kad krovinys buvo perduotas vežėjui, ir be jo bet koks ginčas dėl sugadintos ar dingusios siuntos bus prarastas dar prieš prasidedant. Dirbdamas su Nyderlandais pastebėjau, kad jų muitinė ir logistikos centrai yra labai griežti dėl dokumentacijos, net mažiems siuntiniams. Geriau turėtų dviejų lapų popierių, kurio niekas niekada neperskaitys, negu gailėtis spausdintojo rašalo, kai kils problema.

Kiek laiko užtrunka apskaičiuoti kainą?

Paprastai tai trunka nuo 15 minučių iki valandos, priklausomai nuo to, kokia yra jūsų siunta. Jei tai standartinis 33 europalečių krovinys į Tilburgą arą Roterdamą, kainą galiu pasakyti iš karto, tačiau jei reikia specios technikos arba pavojingų krovinių, tenka skambinti partneriams Olandijoje. Būna, kad klientas skambina ir laiko atsakymo per penkias minutes, bet toks „greitas“ pasiūlymas dažnai pasirodo būti netikslus, kai prieina prie įkrovos vietos. Geriau palaukti valandą ir gauti tvirtą skaičių, nei gauti nuolaidą, kuri vėliau padidės dėl „nepnumatytų aplinkybių“.

Kainos ir terminai: realybė be gražių žodžių

Kodėl kaina į Amsterdamą visada aukštesnė nei į mažesnius miestus?

Amsterdamas – tai iššūkis vairuotojui dėl „zono“ apribojimų, siaurų gatvių ir didelių eismo spūsčių. Ten negaliva važiuoti kiekvienu sunkvežimiu, dažnai tenka naudoti mažesnes transporto priemones arba pasamdyti vietinius kurjerus galutiniam pristatymui, o tai kainuoja. Pavyzdžiui, jei į pramonės zoną prie Eindhoveno važiuoja 40 tonų sunkvežimis be problemų, tai į centrinį Amsterdamą reikia specialios leidimo procedūros, kurią reikia išsiderėti dar prieš išvykstant. Todėl kainos skirtumas gali siekti net 100–150 eurų vien dėl galutinio pristatymo specifikos.

Ar galiu gauti nuolaidą, jei vežu reguliariai?

Žinoma, logistikoje lojalumas vertinamas aukštai, ypač jei kalbame apie maršrutus Lietuva – Olandija. Jei įsipareigojate siųsti bent du krovinius per mėnesį, mes galime pasiūlyti fiksuotą tarifą, kuris nebekils net kai degalai brangsta. Esu matęs įmonių, kurios taip suplanavo savo tiekimo grandinę, kad jų transporto išlaidos tapo prognozuojamos kaip šildymo sąskaita. Tačiau čia svarbu ne tik kiekis, bet ir reguliarumas – vienas didelis krovinys per metus nuolaidos neduos, o penki maži kas savaitę – tikrai.

Kiek vidutiniškai trunka kelionė į Olandiją?

Įprastas kelionės laikas su kroviniu yra maždaug 2–3 dienos, priklausomai nuo to, ar tai yra „pilna mašina“ (FTL), ar dalinis krovinys (LTL). Jei vairuotojas išvyksta iš Vilniaus pirmadienį ryte, dažniausiai jis jau antradienio vakare arba trečiadienio ryte būna prie paskirties vietovės, jei nėra didelių spūsčių Vokietijoje. Tiesa, efektyvus užsakymo procesas į Olandiją patikima sistema taip pat numato ir vairuotojo poilsio laiko, todėl niekai nepromisekite, kad prekės bus rytoj, jei užsakymą padarėte šiandien.

Olandijos specifika: kas laukia užsienyje

Kas yra tie „blokai“ Olandijos sandėliuose ir kodėl jie taip griežti?

Olandai yra labai organizuota tauta, ir jų sandėlių valdymas yra aukščiausio lygio. „Blokinis“ įkrovimas reiškia, kad vairuotojas turi atvykti ne tik laiku, bet ir būti tiksliai numatytame lauke, kitaip sistema neleis jam įvažiuoti. Kartą teko matyti, kaip vairuotojas pavėlavo 15 minučių ir buvo nusiųstas į eilės galo, kuri praleido visą dieną – tai vėlgi brangus pamokas. Ten viskas priklauso nuo to, ar jūsų brokeris laiku nusiuntė pranešimą apie atvykimą (pre-notification).

Ar tikrai tikrinta muitinė, jei važiuoju iš ES į ES?

Techniškai tai nevykdomas kontrolės postas kaip anksčiau, tačiau Olandijos muitinė (Douane) yra viena aktyviausių Europoje kovoje su nusikalstamumu ir mokesčių vengimu. Jei jūsų siunta atrodo įtartai, pvz., dokumentuose nurodytas kitas svoris nei realus, arba prekės kodai (HS kodai) nesutampa, gali būti sustabdytas bet kur. Esu matęs, kaip 5 metų senumo sunkvežimius su „kailiu“ išardė detalėms per 4 valandas Tilburge – geriau turėti tvarkingus pirmalaikius dokumentus.

Kas darosi, jei gavėjas atsisako priimti krovinį?

Tai blogiausias scenarijus, vadinamas „aborted load“, ir jis kainuoja pinigų bei laiko. Jei Olandijos pirkėjas tiesiog pasako „ne“, vairuotojas turi važiuoti į terminalą (pvz., į Bredą ar Venlo) laikinai padėti krovinius, o tai kainuoja apie 150–200 eurų už dieną sandėliavimąsi. Kartais problema būna nedidelė – pvz., pirkėjas laukė 33 europalečių, o atvažiavo 31, nes likusios dvi buvo sugadintos. Todėl visada darome nuotraukas prieš išvežant ir įkeliant.

Nepageidaujami siurprizai ir kaip jų išvengti

Ar verta drausti siuntą, jei ji nebrangi?

Asmeniškai visada rekomenduoju bent pagrindinį draudimą, nes nėra nieko baisiau nei pasakyti klientui, kad jo 500 eurų vertės prekės dingo, o atsakomybės riba yra tik kelių dešimčių eurų. Olandijoje sandėliuose dažnai dirba daugiašakės kompanijos, ir krovinys gali būti neteisingai nukreiptas ar pamirštas tarp tūkstančių kitų krovinių. Už keletą eurų galite miegoti ramiau, žinodami, kad net jei vairuotojas užpuls į kanalą (kas, tiesą sakant, ten nutinka dažniau nei galite įsivaizduoti), jums bus atmokėta pilna vertė.

Kaip elgtis, jei reikia vežti šaldomą maistą?

Šaldymo (temperature controlled) pervežimas į Olandiją reikalauja specialių sunkvežimių ir nuolatinio duomenų stebėjimo. Čia nebegali pasakyti „važiuoju mašina su šaldytuvu“, reikia pateikti grafikus, kurie rodo, kad temperatūra neviršijo -18 laipsnių visą kelionę. Aš visada primenu vairuotojams užpildyti „termografo“ juostą išvykstant, kitaip Olandijos sandėlininkai tiesiog nepriims maisto. Šios rūšies kroviniams efektyvus užsakymo procesas į Olandiją patikima sistema yra ypatingai svarbus, nes maisto produktų sugedimas atima ne tik turtą, bet ir reputaciją.

Turiu tik 3 paletes, kur jas galima padėti?

Dėl mažų siuntų (LTL) mes turime sudarytas grupinių pervežimų schemas, kurios važiuoja bent du kartus per savaitę. Jūsų paletės važiuoja kartu su kitų klientų krovinais į konsolidacijos sandėlį, dažniausiai netoli Roterdamo, iš kur jos iškeliaujami į galutinius gavėjus. Nereikia nuvažiuoti pilna mašina, kai galite sumokėti tik už užimtą vietą, tačiau reikia atsižvelgti į tai, kad terminas gali šiek tiek pavėluoti dėl krovimo darbų.

Išvada

Apibendrinant visą šią ilga patirtį, noriu pasakyti vieną dalyką: sėkmė logistikoje nepriklauso nuo sėkmės, o nuo sistemos. Jei pasitikite savo eksponentu ir tiksliai pateikiate informaciją, Olandija nėra toli ir sudėtinga – tai tik darbo vieta. Efektyvus užsakymo procesas į Olandiją patikima sistema yra pagrindas, kuris leidžia jums mėgautis ramybe, o mums – dirbti be nuolatinių gaisrų gesinimo.

Nesijaudinkite klausti „kvailų“ klausimų, nes geriau paklausti dabar, nei vėliau ieškoti dingusios siuntos. Mes čia tam, kad padėtume jums išsirinkti geriausią maršrutą, paskaičiuoti kainą ir, svarbiausia, pristatyti jūsų verslui reikalingas prekes laiku. Olandija laukia jūsų prekių, tiesiog viską reikia padaryti teisingai.