Efektyvus transportavimo organizavimas – taupote laiką

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt dvidešimt metų ir, pasiduodu, mažai kas gali mane nustebinti nuoboduliu, bet klientų nuostabos dėl to, kaip ilgai trunka krovinių pervežimas, vis dar sužavi. Gyvename greito tempo laikais, kai "rytoj" reiškia "jau vakar", o sandėliuose viskas sukasi kaip skraidantis lėktuvas. Tačiau realybėje, norint, kad prekės iš Vilniaus pasiektų, sakykim, Madridą ar Bergeno uostą, reikalinga ne tik magija, bet ir labai gera strategija. Čia ne tiesiog apie tai, kad paduodame daiktus į mašiną ir vairuotojas spaudia dujas – tai sudėtingas mechanizmas. Efektyvus transportavimo organizavimas yra tas pagrindinis raktas, kuris skiria sėkmingą verslą nuo to, kuris praranda klientus dėl vėlavimų. Per dvi dešimtmetis mačiau viską: nuo gaisrų kelyje iki tokių dokumentų klaidų, kurios kainuodavo milžiniškas sumas, todėl šiandien noriu pasidalinti tuo, kaip visa tai veikia iš vidaus, kad jums nereiktų mokėti už savo, nebent, patirties.

Kai sakau "taupote laiką", aš turiu omenyje ne tik vairuotojo vairavimo valandas. Kalbu apie jūsų nervus, planavimą ir galimybę užtikrinti, kad gamykloje nebus sustojęs konvejeris, nes atvyko per vėlu. Daugelis manoma, kad logistika – tai tiesiog brangumas, kurį reikia sumokėti, bet aš sakau – tai investicija į ramybę. Jei viskas suplanuota teisingai, nuo to momento, kai pasirašote sutartį, iki momento, kai gavėjas pasirašo kurjerinę lapą, procesas turi vykti kaip laikrodis. Bet dažnai taip nebūna, todėl reikia žinoti, į ką reikia atsižvelgti. Mes kalbėsime ne tik apie tai, kaip išvengti eilių pasienio punktuose, bet ir kaip suprasti, kodėl kaina kyla ir nukrenta, bei kodėl kartais pigiau netiesiogiai brangiau. Taigi, panagrinėkime, kas iš tikrųjų vyksta užmarštyje.

Kas dažniausiai kyla kelyje ir kas kliudo

Kodėl taip ilgai? Tu tikrai sakėte, kad bus rytoj?

Pažiūrėkime, mes čia ne pasivažinėjimame automobiliu, o vaziuojame sunkvežimiu, kuris sveria daugiau nei leidžiama, ir turi taisyklių, kurių negalima laužyti. Vairuotojas turi poilsio valandas, tachografo juostą, kurią tikrina policija Vokietijoje tiek pat rigorštingai, kaip ir Lietuvoje. Jei jis vairavo 4,5 valandas, jis privalo sustoti. Be to, yra dar ir muitinė, yra techninė apžiūra, yra meteorologinės sąlygos – sniegas Alpėse ar rūkas Lenkijoje gali viską sustabdyti valandomis. Geriausias atvejis, kai viskas einą lygiai, yra retas pasididžiavimas, todėl visada verta turėti rezervą.

O dabar, jei aš neturiu paletų, kas bus?

Geriau, kad turėtumėte. Vairuotojas atvyksta pakrauti, o jis ne kas nors, kas įsivaizduoja rankų judesius su dėžėmis – jis turi keltuvą, tik jei tai nėra "šviesasis" automobilis. Jei krovinių netenkinate ant standartinių EUR paletų arba jie yra blogai suformuoti, vairuotojas gali tiesiog atsisakyti pakrauti, o tai reiškia papildomų išlaidų ir vėlavimo. Netinkamas pakavimas – tai pirmas dalykas, kuris sukelia žalą kelyje, o tada prasideda ilgas draudžių išmokų procesas.

Kiek tai man kainuos, nešok ant kainos, aš turiu biudžetą?

Kainą formuoja ne tik degalai, kurių kaina šokinėja kaip noras. Čia įeina ir kelių mokesčiai Vokietijoje, Prancūzijoje, Austrijoje – kur be eina, visur reikia mokėti vinjetes ar specialius mokesčius sunkvežimiams. Taip pat, jeigu reikia įrenginio su keltuvu (autokranu), tai dar viena papildoma eilutė sąskaitoje. Negaliu pasakyti tikslios sumos be marsruto ir krovinio svorio, bet galiu pasakyti, kad jei kaina atrodo per žema, greičiausiai kažką slepia – pvz., vairuotojas važiuos be poilsio arba krovinys nebus apdraustas.

Ar man tikrai reikalingas brokeras ar tai tik pinigų švaistymas?

Jei važiuojate tik po ES erdvę, pavyzdžiui, į Varšuvą ar Rygą, tarpininkas gali ir nereikėti, jei viską sugebate patys. Tačiau kai keliaujate į Šveicariją, Norvegiją ar Jungtinę Karalystę (po Brexito), čia be muitinės brokerio niekas nejudės. Jie žino tuoos specialiuosius kodus, T1 dokumentus, EX-1 deklaracijas, kurios paprastam žmogui skamba kaip kažkas iš mokslinės fantastikos. Klaida deklaracijoje gali užšaldyti mašina pasienyje savaitę, o tai jums kainuos daugiau nei brokerio paslaugos.

Ką daryti, jei vairuotojas praneš, kad yra techninis gedimas?

Tai vyksta. Sunkvežimiai – tai taip pat technika, ji sensta, o kartais tiesiog plyšta padanga arba užgęsta variklis. Jei vyksta efektyvus transportavimo organizavimas, turi būti planas B – artimiausias servisas ir greitas pervežimas kitu automobiliu, jei tai įmanoma. Negalima kaltinti vairuotojo, jis taip pat nori nueiti namo, bet procesas užtrunka, kol atvyksta pagalba, kol pakeičia detalę. Čia reikia kantrybės ir greito sprendimo iš mūsų pusės, o ne pykčio.

Ar galiu sekti, kur mano siunta dabar yra?

Dabar beveik visi turi GPS stebėjimą, tačiau nereikėtų maniau, kad tai veikia kaip sekimas filmuose. Kartais signalas dingsta Miškų masyve arba tunelyje, o vairuotojas tiesiog užmiršta įjungti programėlę poilsio metu. Bet taip, galime pamatyti mašinos vietovę. Tiesa, jei jūsų siunta kelių dalinio krovinio (party cargo) atveju, gali būti, kad ji stovi vienoje vietoje keletą dienų, kol renkamas likęs krovinių kiekis – tai normalu.

Biuro ir dokumentų chaosas, kurį reikia valdyti

O štai dėl draudimo... jei kažką sugadinsite, kas bus?

Čia yra svarbiausias dalykas. Yra standartinis draudimas, kurį turi transportavimo kompanija, jis dažniausiai dengia labai mažą sumą, pvz., 1-2 EUR už kilogramą. Jei vežate brangią elektroniką ar vaistažoles, jums reikia ypatingo draudimo. Pats esu matęs situaciją, kai vairuotojas užstrigo purvine vietoje ir visa partija buvo prasta, ir klientas negavo nieko, nes nepasirūpino visaverčiu draudimu. Geriau vieną kartą užsidirbti galvos.

Ar galiu susitarti dėl mokėjimo vėliau, kai gausiu prekes iš savo kliento?

Suprantu verslo ciklą, bet logistikoje tai neveikia taip paprastai. Vairuotojams reikia grynųjų degalams kelyje, o mums – apmokėti mokesčius. Dauguma kompanijų dirba su išankstiniu apmokėjimu arba prieš išvykstant. Jei norite atidėti mokėjimą, reikės turėti labai ilgą bendradarbiavimo istoriją ir didelį pasitikėjimą, kitaip tiesiog neišvažiuosime.

Kuo skiriasi pilna mašina nuo dalinio krovinio?

Pilna mašina (FTL) – jūsų prekės eina tiesiai iš punkto A į punktą B ir niekas nebesustoja. Dalinis krovinių pervežimas (LTL) – tai kaip autobusas, sustojame įlipti ir išlipti keleiviams (kroviniams) kituose miestuose. Tai pigiau, bet ilgiau. Jei jums skubu, efektyvus transportavimo organizavimas reikalauja rinktis pilną mašiną, net jei ji pusiau tuščia, kad išlaikyti terminą.

Dokumentai... juk aš nusiunčiau kvitą, ko dar reikia?

Kvitas (važtaraštis) tai tik pusė darbo. Reikia komercinės faktūros (invoice), pristatymo specifikacijos (packing list), o kai kuriais atvejais ir sertifikatų, pvz., kilmės ar kokybės. Be šių dokumentų muitinė neišleis krovinio, o jei jų nėra pristatyta iš karto, gali tekti mokėti sandėliavimo mokestį už kiekvieną dieną, kol juos paruošite.

Kas vyksta, jei gavėjas atsisako priimti prekę?

Tai blogiausias scenarijus, vadinamas "nepriimamu kroviniu". Mašina gali stovėti prie jų vartų dieną, dvi, o laikas eina. Tada reikia rasti kur sandėliuoti, grąžinti atgal ar parduoti kitam. Visos šios išlaidos krenta ant siuntėjo pečių, todėl būtinai patikrinkite, ar jūsų partneris tikrai laukia šios siuntos ir ar turi galimybę ją priimti.

Išvada

Galiausiai, kas svarbiausia? Tas faktas, kad efektyvus transportavimo organizavimas nėra atsitiktinis dalykas. Tai yra sisteminis darbas, reikalaujantis žinojimo, patirties ir dažnai ir gero intuicijos. Per šiuos visus metus išmokau vieno – geriausia kaina nėra mažiausia kaina, o ta, kuri apima visus rizikos veiksnius ir garantuoja, kad prekės atvyks laiku. Jei taupote ant dokumentų tikrinimo, ant draudimo ar ant vairuotojo poilsio laiko, galiausiai sumokėsite dvigubai daugiau už nervus ir išlaidas.

Taip, technologijos keičiasi, atsiranda programos, kurios skaičiuoja maršrutus, bet žmogaus faktorius vis dar lieka svarbiausias. Niekas nepakeis to, kad vairuotojas turi užmigti, o muitininkas turi patikrinti dokumentą. Todėl, kai planuojate savo kitą didelį siuntimą, pagalvokite ne tik apie tą, kiek už ją sumokėsite sąskaitoje, bet ir apie tai, kiek laiko ir nervų jums sutaupys profesinali logistika. Pasitikėkite savo partneriu, klauskite klausimų ir nebijokite reikalauti skaidrumo – tai vienintelis būdas užtikrinti, kad jūsų verslas judės pirmyn, o ne stovės pasienio eilėje.