Efektyvus operatyvumo organizavimas į Olandiją kasdien: patyrusio logisto vadovas

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – kasdieninis darbas su Olandija (Nyderlandais) nėra tas pats kas, pavyzdžiui, vežimas į Vokietiją ar Lenkiją. Čia viskas sukasi kaip tikrasis laikrodžio mechanizmas, jeigu tik žinai, kurį spirgelį pasukti. Daugelis klientų mano, kad tiesiog reikia paskambinti ir pasakyti “vežkite”, tačiau realybėje be gero planavimo tas krovinys gali užstrigti Kaune, o vairuotojas gali laukti krovinio išsiuntimo tris dienas. Mano tikslas šiame straipsnyje – papasakoti, kaip iš tikrųjų atrodo efektyvus operatyvumo organizavimas į Olandiją kasdien, kad jums nereikėtų nerimauti, kur dingo jūsų prekės.

Kai kalbame apie kasdienius reisus, svarbiausia ne tik kaina, bet ir tikslumas. Olandai – žmonės, kurie mėgsta tvarką, o jeigu promise’ate pristatyti prekes antradienį iki 12:00 valandos, geriau, kad taip ir būtų. Per tuos dvidešimt metų mačiau viską: nuo gėlių, kuriuos reikėjo skubiai vežti į Aalsmeerio auksioną, iki sudėtingų industrinių atsargų, keliaujančių į Roterdamo uostą. Bet nepaisant to, kas yra kablyje, principas lieka tas pats – operatyvumas. Tai reiškia, kad mes turi žinoti ne tik maršrutą, bet ir tai, kas vyksta ant kelių, kur yra geriausia sustoti pailsėti ir, svarbiausia, kaip išvengti biurokratinių spąstų.

Štai toliau pateikiu atsakymus į klausimus, kuriuos man dažniausiai užduoda klientai, kai nori suprasti, kaip viskas veikia iš vidaus.

Keliai ir maršrutai: ką reikia žinoti

Kiek laiko užtrunka nuvežti krovinį į Olandiją?

Visada sakau klientams, kad nepamatuosi šaukštu, kai neturi virvelės, tačiau vidutiniškai tai trunka apie 24–36 valandas, priklausomai nuo to, kur Lietuvoje pakroviate ir kur Olandijoje reikia nuvežti. Jeigu reikia važiuoti į gilumą, pavyzdžiui, į Maastrichtą ar netoli Vokietijos sienos, tai gali užtrukti valanda ilgiau dėl to, kad ten keliai yra siauresni ir daugiau “miesto” eismo. Be to, reikia atsižvelgti į vairuotojo poilsio laiką – jis negali vairuoti 20 valandų iš eilės, todėl reikia suplanuoti sustojimus.

Ar geriau važiuoti per Vokietiją, ar pereiti per Belgiją?

Dažniausiai renkamės kelią per Vokietiją, nes ten autostrados yra platesnės ir, nors ten taip pat yra eismo gūžių, yra daugiau galimybių apeiti juos, ypač kai vairuotojai turi GPS su pro aktyviais atnaujinimais. Važiavimas per Belgiją gali būti trumpesniu atstumu, tačiau ten keliai dažnai būna remontuojami, o olandų ir belgų muitinėse gali užtrukti patikros, net jeigu ir esame Schengeno erdvėje. Esu matęs atvejų, kai per Belgiją važiuojantys vairuotojai prarasdavo po 4–5 valandas tik dėl to, kad ten buvo didelė migracijos patikra.

Kas daro, jeigu susiduria su eismo spūstimis ant kelių?

Tai kasdienybė, ypač ties Ruhr sritimi Vokietijoje arba prie pat Uteno ir Arnhemo, todėl mūsų dispečeriai stebi eismą realiu laiku ir gali nukreipti vairuotoją kitu maršrutu. Jeigu spūstis yra tokia didelė, kad vairuotojas praranda daug laiko, mes iš karto informuojame klientą, kad pristatymas gali pavėluoti, kad jis galėtų susiderėti su savo pirkėju. Geriau pranešti apie vėlavimą anksčiau ir išlaikyti gerus santykius, nei girti vėliau, kai krovinio jau nėra.

Dokumentai ir biurokratija: be popieriaus nepraslygsi

Kokius dokumentus būtinai reikia parengti eksportui į Nyderlandus?

Būtina turėti galiojantį CMR konosamentą, kuris yra pagrindinis krovinių gabenimo dokumentas, bei PVM sąskaitą-faktūrą, kurioje nurodytos tikslios prekės, jų svoris ir prekių kodai (TN VED kodai). Be to, jeigu prekės yra pavojingos (ADR), reikia specialių leidimų, o jeigu tai yra maisto produktai, turi būti sveikatos pažymos. Esu matęs, kaip krovinys buvo užstrigęs sienoje tris dienas tik todėl, kad vienas skaičius sąskaitoje nebuvo toks, kokio reikėjo muitinės pareigūnams.

Ar reikia eiti per muitinę, kai važiuojame į Olandiją?

Nors Lietuva ir Nyderlandai yra ES erdvėje, formaliai muitinės procedūros gali būti taikomos, jeigu krovinys yra iš trečiosios šalies arba jeigu reikia taikyti akcizus (pvz., degalams, alkoholiui, tabakui). Mūsų atveju, dažniausiai tai yra vidinės ES prekybos kroviniai, tačiau vis tiek turi būti pateikiami eksporto deklaracijos numeriai, kad vairuotojas galėtų įrodyti, kad prekės išvyko iš Lietuvos legaliai. Jeigu trūksta šio numerio, olandų policija gali sustabdyti mašiną ir padaryti problemų.

Kas nutinka, jeigu dokumentuose yra klaida?

Tada prasideda nervai ir papildomi kaštai, nes gali tekti mokėti baudas už neteisingą deklaravimą arba laukti, kol biūras atsiųs naujus corrected dokumentus. Kartais, jeigu klaida maža, pvz., neteisingai parašyta prekės svoris, vairuotojas gali nusiprašyti ant lapelio, bet jeigu tai neteisingas prekės kodas, gali tekti grįžti atgal arba išsiųsti dokumentus el. paštu ir laukti patvirtinimo. Geriau kartą patikrinti ir permokėti logistikui už dokumentų patikrinimą, nei vėliau mokėti baudas už klaidas.

Pinigai ir kainos: nuo ko priklauso suma

Kodėl kaina skiriasi kiekvieną kartą, kai klausiu apie tą patį maršrutą?

Kaina priklauso nuo kuro kainos rinkoje, kurios šiuo metu labai svyruoja, taip pat nuo to, ar mes turime tuščią mašiną grįžtant atgal (t.y. ar randame užsakymą importo kryptimi). Jeigu mes tą savaitę turime daugiau importo iš Olandijos, mes galime siūlyti geresnę kainą, nes mums nereikia važiuoti tuščia, o jeigu reikia važiuoti tuščia 1500 km atgal, tai kaina bus aukštesnė. Taip pat įtakos turi sezonas – prieš šventes kainos šoka aukštyn, nes visi nori pristatyti prekes laiku.

Ar į kainą įeina vairuotojo apgyvendinimas ir maitinimas?

Įprastai taip, mes skaičiuojame “viskas įskaičiuota” kainą, kas reiškia, kad mums nereikia papildomai mokėti už vairuotojo pietus ar nakvynę poilsio vietose. Tačiau jeigu klientas pageidauja ypatingų sąlygų, pavyzdžiui, kad vairuotojas lauktų pakylos ilgiau nei 2 valandas (kas vadinama “laukimo laiku”), tai gali būti papildomai apmokestinta. Vairuotojai yra žmonės, jie turi valgyti ir miegoti, tad tai yra įskaičiuota į standartines tarifas.

Kiek vidutiniškai kainuoja viena vieta (1,5 tona) mašinoje?

Neduosiu tikslių skaičių, kadangi jie keičiasi kas savaitę, bet galima sakyti, kad viena EPAL paletės vieta (iki 1000 kg) paprastai kainuoja nuo 150 iki 250 eurų, priklausomai nuo to, ar tai yra „siuntinėlis“ ar pilnas krovinys. Jeigu turite 3 paletes, tai gali būti pigiau paimti visą mašiną (FTL), jeigu jos telpa, nes dalinio krovinio (LTL) kainos dažnai būna proporcingai didesnės. Reikia visada klausti logisto, kuris variantas tuo momentu ekonomiškesnis.

Vairuotojai ir kroviniai: kas vyksta kelyje

Ar galiu siųsti prekes, kurios reikalauja šaltaižvio?

Žinoma, mes turime mašinas su šaltaižvio įranga, kuri gali palaikyti temperatūrą nuo -25 iki +25 laipsnių, tačiau tokios transportavimo paslaugos yra brangnesnės ir reikalauja daugiau paruošimo. Būtina tiksliai nurodyti, kokia temperatūra turi būti palaikoma, ir pateikti termografo duomenis iš karto, kai krovinys pasiekia paskirties vietą. Buvo atvejų, kai klientas nurodė +5 laipsnius, o prekės sugedo, nes iš tikrųjų reikėjo +2, todėl atsakomybė už tai dažniausiai tenka siuntėjui.

Kaip vairuotojas susisiekia su gavėju Olandijoje, jeigu šis nemoka lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba angliškai bent pažengusiu lygmeniu, o olandai dažniausiai puikiai kalba angliškai, taigi komunikacijos problemų paprastai nebūna. Jeigu vairuotojas nemoka anglų kalbos, jis naudojasi vertėjų programėlėmis telefonu arba skambina mums į biurą, ir mes padedame išsiaiškinti detales. Taip pat dažnai Olandijoje sandėliuose dirba žmonės iš Rytų Europos, todėl kartais susitinka lietuvių ar lenkų kalba, kas labai palengvina darbą.

Ar galiu sekti savo krovinių vietą realiu laiku?

Taip, šiuolaikinėse mašinose yra įrengti GPS sekimo įrenginiai, kur leidžia mums matyti, kur mašina yra kiekvieną minutą, ir mes galime pasidalyti šia nuoroda su jumis. Tačiau reikia suprasti, kad GPS gali parodyti vietą su 2–3 minučių delsa, o jeigu vairuotojas yra poilsio zonoje, kur nėra signalo, vieta gali neatnaujinti. Visgi, tai labai padeda planuoti, kai reikia tiksliai žinoti, kada vairuotojas atvyks į sandėlį, kadangi olandai labai mėgga “just-in-time” principą.

Kas daroma, jeigu gavėjo sandėlys uždarytas, kai vairuotojas atvyksta?

Tai viena labiausiai erzinančių situacijų, tačiau ji pasitaiko dažnai, ypač jeigu nenurodytas teisingas “cut-off” laikas arba jeigu vairuotojas pavėlavo dėl eismo. Tokiu atveju vairuotojas bando susisiekti su dispečeriu, o jeigu nieko nebeina, jis važiuoja į artimiausią stovėjimo aikštelę (pavyzdžiui, “ Truckstop ”) ir laukia ryto. Tada gali kilti papildomi kaštai už laukimą, todėl visada primenu klientams – patikrinkite sandėlio darbo laikus ir praneškite mums, jeigu jie keičiasi.

Ar saugu vežti brangius daiktus, pvz., elektroniką?

Absoliučiai saugu, jeigu pasirūpinote draudimu, o mūsų vairuotojai yra apmokyti tvarkyti krovinius ir užrakinti mašinas kiekvieną kartą, kai palieka vairuotojo vietą. Taip pat mes naudojame seals – plombas, kurios uždedamos ant keltuvų durų, ir jų numeris yra užrašomas CMR dokumentuose. Jeigu atvykus į vietą plomba bus sulaužyta, draudimo kompanija neduos kompensacijos, todėl vairuotojai žino, kad tai jų ir mūsų reputacijos klausimas.

Išvada

Apibendrinant, efektyvus operatyvumo organizavimas į Olandiją kasdien nėra tik apie tai, kad turite sunkvežimį ir vairuotoją. Tai yra sudėtingas procesas, kuriam reikalingas patirtis, techninės žinios ir gebėjimas greitai reaguoti į pokyčius. Aš, kaip žmogus, kuris praleido dešimtmetį prie žemėlapių ir telefonų, galiu pasakyti, kad sėkmė slepiasi detalėse – nuo teisingai užpildytos sąskaitos iki to, kad vairuotojas žino, kur geriau užsukti pietų.

Jei norite, kad jūsų verslas veiktų sklandžiai ir klientai Olandijoje būtų patenkinti, nepabūkite abejingi logistikai. Pasirinkite partnerius, kurie žino ne tik kelių pavadinimus, bet ir tą, kaip užtikrinti, kad prekės pasiektų paskirties vietą laiku ir saugiai. Tada ir jūs galėsite ramiai miegoti, žinodami, kad jūsų kroviniai gerose rankose.