Efektyvus logistikos procesas į Olandiją be klaidų: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų. Per tą laiką mačiau viską – nuo tada, kai vairuotojai turėdavo branginti telefoninius kodus, kad susisiektų su namais, iki šiandieninių realių laiko sekimų sistemų. Tačiau vienas dalykas pasikeitė tik nedažnai – klientų noras, kad viskas vyktų sklandžiai, greitai ir, svarbiausia, be nepykantų pokalbių su muitinės pareigūnais ar gavėjais. Kai kalbame apie rinką, kuri yra viena judriausių Europoje, efektyvus logistikos procesas į Olandiją be klaidų tampa ne tik privalumu, o būtinybe, jei norite išlikti konkurencingas.

Olandija – tai ne tik vėjo malūnai ir tulpių laukai. Tai logistikos širdis, kurioje susikerta tūkstančiai kelių, o Roterdamo uostas veržiasi kaip skruzdėlynas. Tačiau būtent tame chaose ir slypi pavojus. Dauguma mano klientų mano, kad užsisakė krovinį – jo ir atveš. Tačiau realybėje, norint užtikrinti efektyvų logistikos procesą į Olandiją be klaidų, reikia žinoti daug smulkmenų, kurios neakivaizdžios paprastam siuntėjui. Šiame straipsnyje neapsiriboju sausomis teorinėmis gairėmis, o pasakysiu taip, kaip yra – iš manęs paties patirties, sėdint kabinėje ir stebint, kaip virsta planai, kai trūksta vieno parašo ant dokumento.

Svarbiausia taisyklė – laikas yra pinigai, bet Olandijoje tikslumas yra viskas. Jei sutarte, kad prekės bus parduotuvėje antradienį ryte, vėluoti valanda gali reikšti ne tik baudą, bet ir prarastą kontraktą. Todėl visą efektyvų logistikos procesą į Olandiją be klaidų pradedame planuoti ne tada, kai prekės pakrautos į sunkvežimį, o dar prieš kelias savaites, kai tik pradėjote kalbėti su klientu. Žemiau išdėstysiu dažniausiai užduodamus klausimus, kuriuos girdžiu kasdien, ir pabandysiu išsklaidyti abejones, kurias dažniausiai sukelia šią šalį supantis ritualas.

Dokumentacijos ir formalumų chaosas

Kokius dokumentus tikrai reikia turėti su savimi, kad nešikti kelių poste?

Būtina turėti trijų rūšių dokumentus: prekių pardavimo-sandorio sąskaitą faktūrą, pakavimo lapą (paking list) ir tarptautinio krovinio pervežimo sutartį – CMR sąskaitą faktūrą. Be šių trijų lapų jūsų vairuotojas gali likti ties siena arba, dar blogiau, sandėliuose laukti iškrovos net keletą dienų. Olandų muitininkai labai smulkmeniški, jei sąskaitoje faktūroje nėra nurodytas HS kodas arba svoriai nesutampa su pakavimo lapu, prasideda problemos.

Ar tikrai reikia EORI kodo, jei vėžame tik vieną padėklą?

Taip, be jokio abejojo. EORI kodas yra kaip jūsų verslo paso numeris Europos Sąjungoje, ir be jo joks sisteminis įrašas neįvyks. Net jei krovinys yra simbolinis, be šio kodo sistema neleis užbaigti išankstinio deklaravimo procedūros, kas reiškia, kad sunkvežimis stovės pasienio punkte. Turiu omenyje atvejį, kai klientas manęs neklausė, ir vairuotojas praleido pusę dienos ties siena tik todėl, kad buvo užmirštas šios penkių raidžių kodas.

Kas nutinka, jei prekės yra tranzitu per Olandiją, bet paskirties šalis – kitokia?

Tada turime kalbėti apie tranzito deklaraciją (T dokumentą), kuri užtikrina, kad prekės gali būti vežamos per šalį neįmokant mokesčių Olandijoje. Tai labai dažna situacija, ypač kai prekės keliauja iš Lietuvos į Jungtinę Karalystę arba Belgiją per Olandijos kelių mazgus. Jei šio dokumento nėra, prekės laikomos importuojamomis vietinėje rinkoje, ir jums teks mokėti PVM bei muito mokesčius, kurias vėliau labai sunku ir ilgai susigrąžinti.

Ar galima viską sutvarkyti elektorniškai, ar reikia spausdinti popieriaus?

Daugelis vis dar mano, kad galima tiesiog nusiųsti PDFą vairuotojui į telefoną, tačiau patirkau, kad ne visur tai veikia. Nors pasaulyje einame link „be popieriaus“ (paperless) sistemos, daugelyje Olandijos sandėlių vadybininkai vis dar reikalauja fizinio CMR lapo parašo. Geriau turėti spausdintą versiją ir pasiduoti elektroninę kaip atsarginę variantą, nei rizikuoti, kad vairuotojas bus nusiųstas atgal tuščias.

Kelių, eismo ir pristatymo specifika

Kiek tikrai laiko užtrunka nuvežti krovinį iki Roterdamo ar Amsterdamo?

Standartiškai tai trunka apie 18–24 valandas, priklausomai nuo to, iš kur tiksliai keliame ir kokia padėtis kelyje. Tačiau reikia suprasti, kad Olandija yra tankiai gyvenama šalis, o jos greitkeliai, ypač aplink Roterdamą ir Utrechtą, ryte ir vakare taip užsikimšę, kad sraigtas gali sukasi tik keliais kilometrais per valandą. Planuodamas efektyvų logistikos procesą į Olandiją be klaidų, visada pridedu prie įprasto laiko rezervą dviem valandoms.

Ar sunkvežimis gali važiuoti į miesto centrą, pavyzdžiui, į Amsterdamo senamiestį?

Labai sunku. Olandijoje yra griežtos aplinkosaugos zonos (milieuzones), į kurias leidžiama važiuoti tik elektromobiliams arba sunkvežimiams, atitinkantiems aukščiausius „Euro 6“ standartus. Be to, senamiestyje gatvės yra siauros, daug viadukų, kurių aukštis netinka aukštiems sunkvežimiams. Dažniausiai reikia naudotis miesto pakraščiuose esančiais logistikos centrais ir į miestą prekes vežti mažesniais sunkvežimiais.

Kaip elgtis, jei paskirties vietoje sako, kad neturi vietos iškrauti?

Tai klasika. Kartą vairuotojas išvyko į Eindhoveną, o vietinis sandėlininkas jam taranų neatsidaro. Tokiu atveju vėluojantis ne gavėjas, o mums reikia ieškoti sprendimo. Pirmiausia reikia skambinti mums, koordinatoriui, o ne stovėti kieme. Dažnai padeda tai, kad dokumentuose nurodome „Laikinas sandėlis“, iš kur gavėjas paims prekes vėliau, tačiau tai papildomai kainuoja.

Ar tikrai tiek griežti tų „laiko langų“ (time slots) reikalavimai?

Olandai šiuo klausimu yra tikri fanatikai. Jeigu turi laiką nuo 08:00 iki 08:30, o atvažiuoji 08:31, gali būti, kad vartai užsidarys ir tau teks laukti kito laiko, o tai gali būti tik po dvi dienas. Dėl to efektyvus logistikos procesas į Olandiją be klaidų priklauso nuo tikslaus vairuotojo darbo organizavimo ir galimybės pranešti apie vėlavimą iš anksto.

Kainos, rizikos ir techniniai niuansai

Kodėl kaina kyla, kai aš jau susitariau dėl krovinio?

Rinka yra gyva organizmas, ir kainos svyruoja priklausomai nuo kuro kainos, taip pat ir nuo to, ar yra pakankamai grįžtančių krovinių. Jeigu mes keliame į Olandiją tuščia arba su maža užpildymo dalimi, kaina bus aukštesnė. Taip pat įtakos turi ir sezonas – prieš šventes arba vasaros atostogas vietiniai vairuotojai nebedirba, o paklausa išlieka.

Ar verta taupyti ant paletės kokybės?

Niekada. Turiu savo „mėgstamiausią“ istoriją, kai klientas, norėdamas sutaupyti 10 eurų, užsakė pigias, suybančias paletes. Kai forkliftas pakėlė tą padėklą Olandijos sandėlyje, jis tiesiog sugriuvo, sudaužydamas brangų importą. Draudimas nepadengė visko, nes kaltė buvo netinkamo pakavimo. Geriau įsigyti sertifikuotas EUR paletes ir miegoti ramiau.

Kas daryti, jei vairuotojui sugenda sunkvežimis kelyje?

Tada įsijungia mūsų pagalbos tarnyba ir draudimas. Vairuotojas nedelsdamas turi pranešti ir užfiksuuoti gedimą. Mes tada organizuojame perkrovą į kitą sunkvežimį, tačiau tai užtrunka. svarbiausia yra tai, kad klientas turi būti informuotas iš karto, o ne tada, kai prekės jau vėluoja dieną. Komunikacija čia yra raktas.

Ar galima užtikrinti, kad prekės nebus pavogtos ar pažeistos pervežimo metu?

Visada yra rizika, tačiau ją galima sumažinti. Naudojame sunkvežimius su GPS sekimais, uždarais kėbulais ir patentuojamomis tarpinėmis ant durų (seals). Be to, visada rekomenduojama krovinio draudimas, kuris padengia ne tik vagystes, bet ir techninius gedimus. Per dvidešimt metų mūsų vagysčių statistika yra labai žema, nes dirbame tik su patikimais partneriais.

Kaip sužinoti, kad mano krovinys jau pasiekė paskirties vietą?

Šiandien tai jau nebėra problema. Mes naudojame realaus laiko sekimo sistemas, kurias gali pasiekti ir klientas savo telefone. Gausite pranešimą, kai vairuotojas atvyksta į paskirties vietą, kai prasideda iškrovą ir kai ji baigiama. Tai leidžia jums planuoti savo gamybą ar pardavimus be nereikalingo streso.

Išvada

Apibendrinant visą šią ilgą patirtį, galiu pasakyti viena – nėra jokios stebuklingos tabletės, kurią užgėrus, viskas susitvarko savaime. Efektyvus logistikos procesas į Olandiją be klaidų tai yra kruopštus planavimas, geri partneriai, tvarkingi dokumentai ir sąžiningas bendravimas. Aš mačiau daugybę verslų, kuriems nukritė maržos dėl to, kad jie bandė taupyti ant logistikos paslaugų arba netikėjo ekspertų patarimais.

Olandija yra puiki rinka, ji uždirba pinigus tiems, kurie yra disciplinuoti. Jei pasiruošęs skirti laiko dokumentams pasitikrinti ir pasikliauti profesionalų komanda, jūsų prekės pasieks pirkėjus laiku ir saugiai. Nustokite galvoti apie logistiką kaip apie papildomą išlaidą – tai yra jūsų verslo ausys ir rankos toli užsienyje. Pasirūpinkite jomis, ir efektyvus logistikos procesas į Olandiją be klaidų taps jūsų konkurenciniu pranašumu, o ne galvos skausmu.