Efektyvus biuro perkraustymo procesas Olandijos kryptimi: vadovas, kuris išgelbės jūsų nervus

Sveiki, gerbiami verslininkai ir vadovai. Tiesiogiai pasakiusiu – aš šioje srityje esu jau virš dvidešimt metų. Per tą laiką mačiau viską: nuo mažų start-up’ų, kurie perkrausto tik kelis kompiuterius į Amsterdamo „loftus“, iki didelių korporacijų, kurios perveža visus savo padalinius iš Kauno į Roterdamą. Ir vienas dalykas visada lieka tas pats – stresas. Žmonėms visada atrodo, kad efektyvus biuro perkraustymo procesas Olandijos kryptimi yra kaip kokius nors raketų mokslo projektas, tačiau iš tiesų tai tiesiog kruopštus planavimas ir logistika.

Kai kalbame apie perkraustymą į užsienį, ypač į tokią šalį kaip Olandija, viskas pasidaro sudėtinga dėl kelionių ilgio, muitinės (nors ir ES viduje, bet formalumų vis tiek gana) ir olandiško pragmatizmo. Jie mėgsta, kai viskas vyksta tiksliai laiku ir be jokių nenumatytų stabdymių. Šiame straipsnyje aš nerašysiu sausų teorinių knygų citatų, o pasakodamas iš savo patirties, paaiškinsiu, kaip išvengti to, ką mes vadiname „chaoso diena“. Jūsų biuras turi veikti toliau, o darbuotojai neturėtų gaišti laiko laukdami, kol iš Vilniaus atvyks sunkvežimis su jų stalais.

Taigi, kaip tai padaryti taip, kad nebūtų nori išsikrauti plaukus? Žemiau pateikiamas išsamus vadovas ir atsakymai į dažniausiai užduodamus klausimus, kuriuos man kasdien daro klientai.

Pasiruošimas ir organizaciniai kampai

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka viskas suplanuoti?

Nepabandykite tai daryti savaitę prieš išvykimą, nes tai yra tiesioginis kelias į katastrofą. Optimalus laikas yra mažiausiai mėnuo, o geriau – šešios savaitės. Turite ne tik susitarti su pervežėjais, bet ir sudaryti detalių inventoriaus sąrašą, kuris Olandijoje gali būti reikalingas draudimo ar net patalpų nuomos sutartyse. Planuokite taip, kad pati transportavimo operacija neužtruktų ilgiau nei 2–3 darbo dienos, atsižvelgiant į atstumą (pavyzdžiui, maršrutas Vilnius–Amsterdamas yra apie 1700 km viena kryptimi).

Ar reikia mums patiems dėti daiktus į dėžes?

Galite, bet aš niekada to nerekomenduoju, jei norite, kad procesas būtų efektyvus biuro perkraustymo procesas Olandijos kryptimi. Mūsų komanda atveža specialias biuro dėžes su dangčiais, etiketėmis ir antklodėmis baldams. Kai darbuotojai patys renka daiktus, dažnai pasidaro chaosas – vieni į dėžes deda asmeninius daiktus, kiti sumaišo svarbius dokumentus su šiukšlėmis. Profesionalių pakavimo komanda nuveiks šį darbą triskart greičiau ir saugiau, o jūsų IT specialistai galės tiesiog žiūrėti ir užtikrinti, kad serveriai yra atjungti teisingai.

Kas dėl jautrios technikos – serverių ir didelių spausdintuvų?

Tai yra pati pačia svarbiausia dalis. Negalima tiesiog įkišti brangaus serverio į paprastą dėžę ir tikėtis, kad jis išgyvens požeminio kelyje Vokietijoje. Mes naudojame specialią putos plastiką (styrofoam), antšokdines sistemas ir užrakintus konteinerius. Be to, visada rekomenduoju iš anksto pasidaryti atsarginę kopijas (backup), nes logistikoje, kaip ir gyvenime, viskas gali nutikti – net ir tobuliausias vairuotojas gali patekti į avariją dėl kito vairuotojo kaltės.

Kaip organizuoti darbuotojus, kad jie neprarastų produktyvumo?

Geriausia yra perkraustyti etapais arba padaryti tai tam tikrą penktadienį po pietų, kad savaitgalis būtų skirtas išsikraustymui naujoje vietoje Olandijoje. Jei kalbame apie didelį biurą, reikia susitarti dėl „paketinio“ perkėlimo – pirmadienį vienas skyrius, antradienį kitas. Taip jūs užtikrinsite, kad verslas nestovi, o efektyvus biuro perkraustymo procesas Olandijos kryptimi nebeatneša nuostolių.

Finansai, kainos ir logistika

Kiek tai maždaug kainuoja, galima pavadinti kainą?

Nėra vienos kainos, nes viskas priklauso nuo tūrio (kubinių metrų) ir atstumo. Bet kad jums būtų aišku, jei perkraustome mažą biurą (apie 10–15 darbo vietų) iš Vilniaus į Hagą, kaina svyruoja nuo 2500 iki 4000 eurų, priklausomai nuo to, ar reikia pakavimo paslaugų, ar tik transportavimo. Dideliems kroviniams (virš 100 m³) kaina gali būti derinama individualiai, ten taikome kainas už sunkvežimio valandą arba fiksuotą sumą už visą maršrutą.

O jeigu mums reikės palikti dalykus sandėlyliame kurį laiką?

Nėra problemų, Olandijoje ir Lietuvoje turime partnerių sandėlius. Dažnai atsitinka taip, kad nuomos sutartis naujame biure prasideda tik po mėnesio, o senoje jau baigiasi. Tokiu atveju mes pakrauname, vežame į tarpinį sandėlį (pavyzdžiui, netoli Roterdamo uosto) ir laikome tol, kol jums patogu. Tai kelia papildomai kainą, bet užtikrina ramybę.

Ar brangiau pervežti savaitgalį ar švenčių dienomą?

Taip, tikrai. Vairuotojai ir krovėjai turi savo poilsio laiką, o Olandijoje darbo užmokestis už naktinį ar savaitgalinį darbą yra kur kas aukštesnis. Jei norite sutaupyti, stenkite planuoti krovininio transporto išvykimą darbo dienomis, o iškrovimą galima ir penktadienio vakare arba šeštadienį ryte – tai paprastai įeina į standartinę kainą, jei nėra viršyta naktinio darbo normos.

Ką daryti, jei mums reikia nuvežti ir keletą darbuotojų asmeninių automobilių?

Tai labai dažnas klausimas, nes daugelis nori važiuoti į Olandiją savo automobiliais. Galime tai užtikrinti dviem būdais: arba naudojame autovežį (jei automobilių daug), arba, jei mažai, vairuotojas gali vairuoti jūsų automobilį (reikia galiojančios vairuotojo pažymėjimo kopijos). Taip pat galima prikabinti automobilį prie sunkvežimio su specialia platforma, tačiau tai brangiau dėl specialios įrangos nuomos.

Olandijos specifika ir dokumentai

Ar reikia eiti į muitinę, kai važiuojame į Nyderlandus?

Kadangi abi šalys yra Europos Sąjungoje, fizinės muitinės kontrolės (patikros) paprastai nėra, sienos kertamos be sustojimo. TAČIAU, tai yra komercinis krovinys, todėl būtina turėti teisingus dokumentus: CMR sąskaitą-faktūrą ir TIR knygelę (jei naudojama). Nors muitų mokėti nereikia, neteisingai užpildyti dokumentai gali sukelti didelių problemų, jei sustings vokiška policija arba olandai atliks tikriną. Turi aiškiai parašyta, kad tai ne prekės pardavimui, o biuro turtas perkraustymui.

Kaip ten su parkavimu miestuose, pvz., Amsterdame centre?

Amsterdamas ir kiti dideli Olandijos miestai yra žinomi savo griežtais parkavimo taisyklėmis. Negalima tiesiog sustabdyti 20 tonų sunkvežimio priešais biurą be leidimo. Mes visada iš anksto (mažiausiai savaitę prieš) išsiunčiame prašymą vietos savivaldybei gauti leidimą („ontheffing“) laikinam stovėjimui arba išsinuomome specialią vietą. Jei to nebus padaryta, sunkvežimis gali būti nuvežtas aikštelėn, o tai kainuos brangiai ir uždelgs visą procesą.

Ar jūsų komanda susiduria su olandų kalba ar dokumentų reikalavimais?

Mūsų ekspeditoriai turi daug patirties su vietiniais „Erkend Verhuizer“ (patvirtinti pervežėjai) reikalavimais. Žinome, ką reiškia „liftvergunning“ (leidimas naudoti liftą gatvėje) ir kaip elgtis su griežtais gyventojų, kuriems trukdo statybos darbai. Mes kalbame ne tik lietuviškai, bet ir anglų kalba, todėl su jūsų olandiškais partneriais ar nuomotojais susitarsime be problemų.

Kas nutinka, jei kelias įvyksta avarija ar kažkas suyra?

Dvidešimt metų darbo patirtis mokė mane niekada nesakyti „niekada neįvyks“. Visada turi būti sudarytas krovinio draudimas (CMR draudimas), kuris padengia žalą nuo 1,2 iki 10–20 eurų už kilogramą, priklausomai nuo sutarties. Jei suyžioja kėdė ar lūžta stalas, mes tai prisiimame ir atlyginame. Svarbiausia – iš karto pranešti ir užfiksuoti žalą nuotraukomis dar prieš iškraunant.

Išvada

Galiausiai noriu pasakyti vieną dalyką – efektyvus biuro perkraustymo procesas Olandijos kryptimi nėra stebuklas, tai yra kompetencija. Aš mačiau įmonių vadovus, kurie bandė taupyti ant ekspeditorių, pasamdami „kaimyno berniuką su furgonu“, ir galiausiai susimdavo dešimtis kartų daugiau pinigų dėl prarastų duomenų, sulaužytų baldų ir prastovų. Olandija – šalis, kur laikas pinigai, ir ten negalima vėluoti.

Jei planuojate tokį žingsnį, pasitikėkite profesionalais, kurie žino ne tik kelių žemėlapį, bet ir tai, kaip užfiksuoti kiekvieną kabelį, kad prieš pat svarbų kliento susirinkimą jūsų komanda būtų pasiruošusi dirbti. Gerai suplanuotas perkraustymas – tai jūsų verslo sėkmės pradžia naujoje vietoje. Sekmės!