Detalus užsakymo procesas biuro perkraustymui iš Olandijos: Kas turi žinoti vadovas

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas visada yra didelis stresas, o jei jis dar ir vyksta iš užsienio, tada rūpesčių padaugėja dvigubai. Per tą laiką mačiau viską: nuo idealiai suplanuotų operacijų, kai vairuotojai tik pasirodo, iškrauna ir dingsta, kaip vaiduokliai, iki tokių situacijų, kai viena seifo transportavimo klaida priversdavo atidėti visą darbą dviem dienoms. Olandija (Nyderlandai) yra specifinis rinkas – ten geros keltuvės, platus kelių tinklas, bet ir labai griežti taisyklės bei brangios rankos. Todėl, kai kalbame apie detalus užsakymo procesas biuro perkraustymui iš Olandijos, reikia suprasti, kad čia ne tiesiog vežiame stalus ir kompiuterius, čia reikia perkraustyti verslą be sustojimo.

Daugelis vadovų mano, kad pakanka paskambinti dispečeriui ir pasakyti „ketvirtadienį atvažiuokite“. Galbūt tai veiktų, jei vežtume vieną sofą, bet kai kalbame apie visą įmonę, reikalinga strategija. Šiame straipsnyje aš nebusu sausas ir oficialus, kaip teisininkas, o papasakosiu taip, kaip būtų kalbėjęs su savo draugu prie kavos puodelio – tiesiogiai, su visais niuansais, kuriuos reikia žinoti, kad nesudegintumėte biudžeto ir nervų.

Svarbiausia here – suprasti, kad detalus užsakymo procesas biuro perkraustymui iš Olandijos susideda iš kelių etapų: preliminarinio vertinimo, dokumentų tvarkymo (nors ir ES viduje, tai svarbu), fizinio pakavimo ir paties transportavimo. Jei praleidžiate bent vieną grandį, rizikuojate gauti nubroždintus baldus arba prarasti dokumentus. Olandijoje, pavyzdžiui, Amsterdame ar Roterdame, labai sunki situacija su parkavimu – ten negalima tiesiog sustoti „kur belekia“ su 20 tonų sunkvežimiu. Visa tai turi būti įvertinta dar prieš mėnesį.

Taigi, leiskite man nuvesti jus per šį kelią, pasidalinti savo patirtimi ir paaiškinti, kaip tai vyksta iš vidaus, kad jūsų įmonė nenukentėtų.

Pradiniai žingsniai ir biuro inventorius

Kaip pradėti visą šitą šlamštą?

Viskas prasideda ne nuo dėžių, o nuo pokalbio. Geriausia, kai klientas gali nusiųsti nuotraukas arba vaizdo įrašus iš savo dabartinio biuro. Tada aš turiu galimybę įvertinti, ar mums reikės papildomų rankų, ar įsileisime į liftą, ar teks nešti per laiptus. Kartais atrodo, kad daiktų nėra daug, bet kai pradedi skaičiuoti tuos ilgus registratūros sekcijas, supranti, kad reikės didelio sunkvežimio.

Ar tikrai reikalingas tas inventoriaus sąrašas?

Galiu pasakyti drąsiai – taip, be jokio abejo. Nors tai atrodo paprasta užduotis, dažnai klientai ją praleidžia. Inventoriaus sąrašas nėra tik mums, jis ir jums reikalingas, kad pristatymo metu galėtumės patikrinti, ar viskas atvyko. Esu matęs situacijų, kai dingdavo po vieną kėdę arba mažą spausdintuvą, o be sąrašo tada prasideda „kieno žodis tikimes“ ginčai.

Kas daryti su dokumentais, jei jų tūkstančiai?

Tai viena dažniausių baimių. Jei turite archyvą, kurį reikia perkelti, geriausia tai daryti atskirai. Mes dažnai siūlome specialias dėžes su dangteliais, kurios telpa ant vienos kėdės – taip vengiama chaoso. Paprastai rekomenduoju pažymėti dėžes spalvomis, pavyzdžiui, viskas finansams – žalia, personalui – raudona. Tai sukelia mažiau painiavos išpakavimo metu.

Logistika ir kainos klausimai

Kiek tai maždaug kainuos, jei judame iš Roterdamo?

Kainos klausimas visada yra pirmas, bet atsakymas niekada nėra paprastas. Viskas priklauso nuo tūrio, atstumo ir prieigos prie objekto. Biuro perkraustymas iš Olandijos į Lietuvą vidutiniškai gali kainuoti nuo 2 tūkstančių eurų, jei tai mažas kontorinis biuras, iki 10 tūkstančių ir daugiau, kai kalbame apie didelius sandėlius ar gamyklas. Prie kainos taip pat reikia pridėti darbo rankas Olandijoje, nes ten darbo užmokestis yra kur kas aukštesnis nei pas mus.

Kas įeina į galutinę sumą, o ką galiu mokėti papildomai?

Standartinėje kainoje įeina transportas, degalai, vairuotojo darbas ir bazinis pakavimo medžiagos komplektas. Tačiau, jei reikia išmontuoti ir vėl surinkti sudėtingas sistemas, arba jei reikia užtikrinti specialų apsauginį pakavimą (pavyzdžiui, taurinio stiklo sienoms), tai papildomai apmokestinama. Taip pat nepamirškite apie galimas naktinio darbo priemokas, jei, sakykime, norite, kad biuras būtų išvežtas šeštadienį, kad neintriguotumėte verslo.

Ar galite duoti tikslią kainą iš karto?

Esu sąžiningas – galiu duoti tik preliminarią įkainį. Tiksli kaina susiformuoja tada, kai atvyksta vadybininkas arba vairuotojas į objektą ir pamato, kad viena didelė spinta neina per duris ir reikės ją išmontuoti pro langą. Tokios situacijos keičia laiko sąnaudas, todėl visada turiu pasakyti – „kaina gali šiek tiek pasislinkti, jei bus staigmenų“.

Olandiški niuansai ir techninės problemos

Kaip elgtis su parkavimo leidimais miesto centre?

O Olandijoje tai yra tikras košmaras, jei apie tai nežinote. Amsterdamo centre arba Hagoje negalima tiesiog sustoti sunkvežimiui. Mes paprastai padedame užpildyti paraiškas parkavimo leidimui gauti (ontheffing), tai užtrunka kelias savaites. Jei bandysite tai padaryti paskutinę minutę, rizikuojate gauti baudą, kuri svyruoja nuo 100 iki 500 eurų, o tai tik nereikalingi išlaidos.

Ar spėsite išvežti serverius be sustojimo?

Serveriai ir IT įranga yra verslo širdis, todėl jiems skiriame ypatingą dėmesį. Mes naudojame specialias antšokuines dėžes ir užrakinamus konteinerius. Svarbiausia – suderinti laiką su jūsų IT administratoriumi. Paprastai tai darome paskutinę valandą prieš išvykstant, kad serveriai būtų išjungti kuo trumpiau. Vairuotojai yra instruktuojami vairuoti ypatingai atsargiai toje krovininės mašinos dalyje.

Kas daryti, jei liftas neveikia arba per mažas?

Tai klasika. Senose Olandijos biuruose dažnai būna siauri ir aukšti pastatai. Jei liftas neveikia, mes turime savo nešėjų komandą, kuri gali nešti įrąną per laiptus. Tačiau tai brangiau ir lėčiau. Kartais, jei baldai per dideli, juos tenka išmontuoti. Visada turiu pasakyti klientui – „nepasitikėkime, kad viskas įlįs į liftą, pasiruoškite blogiausiam scenarijui“.

Pakavimas ir apsauga

Ar jums reikia, kad aš pats viską supakuotu?

Galite, bet nerekomenduoju. Dažniausiai klientai, bandydami sutaupyti, patys supako dėžes ir jas užklijuoja juosta, kuri po pusės valandos atsilyja. Mūsų komanda atveža tvirtas, dvigubos sienelės dėžes, burbuliukų plėvelę ir specialias užraktas su skaičiais. Tai sutaupo laiko ir apsaugo jūsų daiktus nuo pažeidimų. Leiskite mums daryti tai, ką mes mokame geriausiai.

Kas daryti su labai brangiu technika?

Brangią techniką (serverius, didelius spausdintuvus, projektus) visada rekomenduoju apdrausti. Mes, žinoma, atsakome už savo darbą, bet transportavimo metu įvyksta staigus stabdymas arba lenkimas. Geriausia, jei tokia įranga yra supakuota į originalią pakuotę, jei jos likę. Jei ne – suformuojame medinę dėžę (obšyvką) individualiai kiekvienam prietaisui.

Atvykimas ir įrengimas Lietuvoje

Kiek laiko užtruks važiuoti atgal?

Kelionė iš Olandijos į Lietuvą (Vilnių ar Kauną) su pilna apkrova trunka maždaug 18–20 valandų be ilgesnių sustojimų, priklausomai nuo rūsio (Vokietijoje). Tačiau reikia prisimti, kad vairuotojai turi poilsio laiko režimus. Todėl, jei išvykstame pirmadienį ryte, paprastai atvykstame trečiadienį. Planuokite savo darbą taip, kad nebūtumėte be stalų ir kompiuterių per ilgiau laiko.

Ar padėsite susidėti baldus vietose?

Žinoma, mes ne įmonė, kuri tiesiog išmeta dėžes kieme ir važiuoja toliau. Mūsų paslauga įtraukia iškrovą ir baldų surinkimą vietose pagal jūsų pateiktą biuro planą. Viską reikia paruošti iš anksto – pažymėkite grindis lipdukais, kur turi stovėti kiekvienas stalas. Tai greitina procesą keliskart.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad detalus užsakymo procesas biuro perkraustymui iš Olandijos nėra rocket science, bet jis reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Per tuos 20 metų išmokau, kad geriausias klientas yra tas, kuris klauso ir pasitiki profesionalų patirtimi, bet taip pat aktyviai dalyvauja procese. Neleiskite, kad šis įvykis taptų jūsų košmaru – pasiruoškite dokumentus, sudarykite inventoriaus sąrašą ir leiskite mums rūpintis technine puse.

Jei viską padarysime teisingai, jūsų įmonė pirmadienį ryte galės dirbti taip, tarsi niekas neįvyko. O aš su savo komanda pasirūpinsiu, kad kelionė būtų sklandi, o kava – karšta.