Darbo vietų perkraustymas į Olandiją be trikdžių: Eksperto patarimai ir logistikos niuansai

Sveiki, draugai. Būna taip, kad verslo augimas verčia žiūrėti toliau nei Lietuvos ribos, ir dažnai kelias veda į Olandiją. Es šioje srityje jau virš dvidešimties metų – nuo tada, kai reikėdavo gaudyti vizas ir rašyti popierius ranka, iki šiandieninių skaitmeninių ekspedicijos sistemų. Per tą laiką mačiau viską: pradedant nuo to, kaip dingsta visa kontorinė technika pietinėje Vokietijoje, ir baigiant tuo, kai vairuotojas užstringa su 20 tonų kroviniu Olandijos centre, nes nebuvo numatyta, kad reikia specialios leidimo transporto priemonei.

Kai klientas susisiekia ir pasako „reikia perkelti biurą“, dažniausiai jis galvoja tik apie baldus ir kompiuterius. Bet tai yra tik ledkalnio viršūnė. Darbo vietų perkraustymas į Olandiją be trikdžių – tai sudėtingas orkestras, kur groja muitinės taisyklės, Olandijos kelių policijos reikalavimai, sandėliavimo logistika ir, svarbiausia, jūsų verslo nuostoliai, jeigu darbuotojams nebus kur sėdėti ryte. Olandija yra logistikos šalis, ten viskas veikia kaip laikrodis, o jeigu vėluoji – tu prarandi pinigus ir reputaciją. Šiame straipsnyje nesirašys sausų instrukcijų, o papasakosiu, kaip tai iš tikrųjų atroja iš vidaus ir ką daryti, kad nebūtų nereikalingų nervų.

Planavimas ir dokumentai: be šio pagrindo nieko nebus

Štai čia dažniausiai viskas ir prasideda. Klientai dažnai klausia: „Ar tikrai reikia tiek daug rašyti?“. Atsakymas paprastas – jeigu norite, kad darbo vietų perkraustymas į Olandiją be trikdžių įvyktų sklandžiai, tai ne tik reikia, tai būtina.

Kiek laiko iš tikrų reikia pasiruošti tokiam pervežimui?

Nemanoma, kad viskas įvyks per savaitę, jeigu kalbame apie rimtą įmonę. Paprastai reikia skirti mažiausiai mėnesį laiko iki planuojamos išvykos, o jeigu tai didelė korporacija, tai ir dar ilgiau. Reikia ne tik surinkti daiktus, bet ir suderinti su pastato administracija abi pusėse – ir čia, ir ten, nes Olandijoje liftų rezervavimo sistema gali būti griežtesnė nei pas mus. Be to, reikia laiko parengti inventorius sąrašą, kuris ne tik padės rasti dalykus vėliau, bet ir bus reikalingas draudimo atveju.

Ar mums reikalingi kokie nors specialūs dokumentai ar leidimai?

Nors ir esame ES erdvėje ir sienos nėra, krovininio transporto judėjimas vis dar yra griežtai reguliuojamas. Būtinas tikslius krovinio apibūdinimą turintis CMR sąrašas ir, svarbiausia, inveto sąrašas (packing list) anglų arba olandų kalba. Jeigu vežate techniką, kurios vertė viršija tam tikrą sumą, arba tai yra demonstracinės prekės, gali prireikti EX-1 dokumentų arba muitinės deklaracijos, nors dažniausiai biuro inventorius laikomas neprekių, o įmonės turtu, tačiau oficialiai tai reikia užfiksuoti.

Kas dėl serverių ir jautrios technikos – ar jie bus saugūs kelyje?

Tai yra viena svarbiausių dalių, nes serveriuose yra visi jūsų duomenys. Mes visada rekomenduojame juos ne tik įpakuoti į specialias dėžes su šoku slopinimo medžiagomis, bet ir, jei įmanoma, vežti atskiru, mažesniu automobiliu, kuris yra mažiau pavojus dėl vibracijos. Esu matęs atvejų, kai blogai užfiksuotas serveris per važiavimą per „belgų pūkelius“ nukrito nuo paletės ir viskas pasibaigė brangiu duomenų atstatymu. Technika turi būti demontuota tinkamai, o laidai pažymėti, kad vietoj nešioti galvas surinkime, inžinierius galėtų viską padaryti per valandą.

Kainos ir biudžetas: nuo ko priklauso skaičiai

Visiems svarbiausia klausimas – kiek tai kainuos? Čia nėra fiksuotos kainos kaip parduotuvėje, todėl turiu paaiškinti, iš ko ji susiformuoja.

Maždaug kiek gali kainuoti tokio dydžio projekto įgyvendinimas?

Žinoma, kaina priklauso nuo tūrio, bet jei imtume vidutinį 50-100 darbo vietų biurą, tai kaina svyruoja nuo 3 iki 7 tūkstančių eurų, priklausomai nuo to, ar reikia mums daryti pakavimą, ar jūsų komanda tai padaro pati. Taip pat įtakos turi atstumas – ar važiuojame į Amsterdamą, ar į kažkurį mažesnį miestelį pietuose, prie Belgijos sienos. Kaina įtraukia ne tik vairuotojo algą ir degalus, bet ir mokesčius už sunkiasvorio transporto leidimus Olandijos miestuose.

Ar į kainą įeina ir tai, kad jūsų žmonės viską surenka į dėžes?

Standartiškai mes siūlome dviejų rūšių paslaugas – arba tik transportą, jeigu jūsų komanda pati viską išsiruošia, arba „raktą į ranką“ sprendimą. Pastaruoju atveju mūsų komanda atvyksta dieną anksčiau, išpakoja stalus, reikalus, viską užžymima numeriais. Tai atrodo brangiau pradžioje, bet sutaupote savo darbuotojų laiką, kurį jie galėtų skirti darbui, o ne dėžių lipdymui su juostele.

O jeigu mums reikėtų kažkur padėti daiktus savaitę-dvi?

Nėra problema, kasdien susiduriame su situacijomis, kai naujieji patalpas dar nėra baigti remontuoti. Mes turime partnerių tinklą Olandijoje – nuo Roterdamo iki Eindhoveno – kur galime laikinai padėti jūsų kontorinę techniką ir baldus saugomoje sandėliavimo zonoje. Tai papildomai kainuoja, bet užtikrina, kad jūsų turtas nebus stovėti kieme po lietaus arba nebus vogiamas iš sunkvežimio, kol jis laukia iškrovimo.

Pervežimo procesas: kas vyksta kelyje

Kai viskas suplanuota ir dokumentai paruošti, prasideda pati judėjimo dalis. Čia dažniausiai kyla nereikalingų klausimų, jeigu nėra ryšio.

Kaip jūs sekdami, kur kas yra, jeigu vairuotojas neatsilieina?

Šiandien tai nebėra problema, nes visi mūsų sunkvežimiai yra aprūpinti GPS stebėjimo sistemomis, kurias matome realiu laiku. Olandijoje keliai labai apkrauti, ypač aplink Randstad regioną (Amsterdamas, Hagas, Roterdamas), tad užstrigimas yra normalus reiškys. Mūsų dispečeriai stebi situaciją ir, jei matome, kad vairuotojas stovi ilgiau nei valandą, skambiname jam patikrinti, ar nėra techninio gedimo.

Ar vairuotojai moka anglų kalbą, kad su jais susitartume vietos personalui?

Absoliučiai visi mūsų vairuotojai, kuriai vyksta į Vakarų Europą, kalba bent pagrindinę anglų kalbą. Olandų kalba jiems nereikalinga, nes pačių olandų anglų kalba yra beveik gimtoji, tačiau vairuotojas turi su savimi ir standartinius instrukcijų lapus olandiškai, jeigu reikėtų susikalbėti su policija arba pastato apsauga. Dažnai pasitaiko, kad vietos sandėlininkas nekalba nei lietuviškai, nei angliškai, tik olandiškai, todėl mes visada pasirūpiname, kad komunikacija nebtų barjeras.

Kas nutinka, jei prieš pat išvyką pasikeičia planai ir reikia skubiai vežti daugiau daiktų?

Tai klasikinė situacija. Viskas kas gerai suplanuota, bet paskutinę minutę kas nors pasako „o mes dar turime šią spintą“. Jeigu turime vietos automobilyje, mes įtraukiame tai į dokumentus ir vežame be problemų. Tačiau jeigu svoris ar tūris viršija leistiną ribą, gali tekti siųsti papildomą transportą, kuris, žinoma, brangiau. Todėl visada stengiamės įvertinti 10-15 proc. rezervo, kad tokių situacijų išvengtume.

Atvykimas ir išsikraunimas: paskutinis etapas

Atvykimas į Olandiją – tai ne pabaiga, o dar vienas svarbus žingsnis. Čia svarbiausia yra tikslumas ir laikas.

Ar jums padeda surinkti baldus naujoje vietoje ar tik išmeta juos į grindis?

Standartiškai mūsų paslauga įtraukia „išvežimo ir įnešimo“ darbus, t. y. mes padėjame daiktus ten, kur jūs nurodysite – ant grindų arba palei sieną. Tačiau dažniausiai klientai paprašo papildomo montavimo – surinkti stalus, pastatyti spintas, pakabinti lentynas. Tai darome už papildomą mokestį, tačiau tai verta, nes jūsų IT administratorius gali tiesiog įjungti kompiuterį ant jau surinkto stalo, o ne laukti, kol kas nors suras varžtus.

Kas daryti, jeigu naujų patalpų kieme neužtenka vietos dideliam sunkvežimiui?

Olandijoje, ypač senosiuose miestuose, tai dažna problema. Prieš išvyką mes visada prašome kliento nuotraukų arba vaizdo įrašo iš vietos. Jeigu matome, kad sunkvežimis neužsukes, planuojame „paskutinės mylios“ sprendimą – atvežame prekes mažesniu sunkvežimiuku (7.5 t) arba net su furgonu, kuris gali važiuoti įsileidimo zonomis. Tai reikalauja geresnio planavimo, bet užtikrina, kad darbo vietų perkraustymas į Olandiją be trikdžių nebus sustabdytas dėl per siauro vartų tunelio.

Kiek laiko užtrunka iškrovimas, jeigu viskas suplanuota gerai?

Jei inventorius sąrašas tikslus, o dėžės pažymėtos, vidutinis 50 darbo vietų biuras gali būti iškrautas ir padėtas per vieną darbo dieną. Svarbiausia, kad vietos administratorius būtų pasiruošęs – parodytų, kur kuri kambarys, kur eina technika, o kur paprasti reikaliai. Jeigu reikia laukti po pusę valandos, kol kas nors suranda raktus nuo lifto, tai laikas pradingsta ir kaina gali didėti.

Išvada

Galiausiai, po visų šių metų praleistų kelyje, galiu pasakyti viena – darbo vietų perkraustymas į Olandiją be trikdžių neįmanomas be detalaus planavimo ir partnerio, kuris žino ne tik kelių žemėlapį, bet ir verslo poreikius. Tai ne tik fizinis daiktų pernešimas iš taško A į tašką B, tai yra jūsų verslo kontinuiteto užtikrinimas. Neteisingai suplanuotas pervežimas gali sustabdyti kompaniją keletą dienų, o tai kainuoja daugiau nei brangiausia ekspedicijos paslauga.

Nebijokite klausti eksperto klausimų, net jei jums atrodo, kad jie per paprasti. Geriau paklausti apie dėžių tipus tris kartus, nei vėliau ieškoti dingusio serverio tarp tūkstančio kartonų. Olandija yra puiki vieta verslui, o su teisinga logistika jūsų įmonė galės pradėti dirbti naujose patalpose be jokios nereikalingos panikos. Sėkmės kelyje ir linkiu, kad jūsų stalai būtų surinkti greičiau nei numatėte.