Biuro transportavimo sprendimai į Olandiją Jūsų verslui

Dirbu tarptautinių pervežimų srityje jau virš dvidešimt metų ir per tą laiką mačiau viską – nuo pasmerkusių vokiškų „Mercedesų“ variklių iki tėviškę nusiuntusių lietuviškų keptuvių, kurios buvo įkrapstytos smėliu iš Dubajaus. Bet kai kalba eina apie verslą, o konkrečiai – biuro perkėlimą, čia visai kitas lygmuo. Olandija, Nyderlandai – tai viena pagrindinių logistikos širdžių Europoje, tačiau daugelis verslininkų, nors ir girdėję apie šios šalies efektyvumą, netyčia padaro klaidų planuodami biuro transportavimo sprendimai į Olandiją Jūsų verslui. Ne tik tai, kad reikia pergabenti stalus ir kompiuterius, čia viskas vyksta griežtai pagal tvarką, o viena maža klaida dokumentuose gali sustabdyti didžiulę sunkvežimį pasienio punkte arba Roterdamo uoste.

Šiandien noriu pasidalinti ne sausomis instrukcijomis, o tuo, kaip tai atrodo iš vidau, kai jau dvidešimt metų važinėji tarp Vilniaus, Amsterdamo ir Eindhoveno. Jūsų verslas negali sau leisti laisvų dienų, o kompiuterių duomenys ar brangūs serveriai yra vertingesni už pačias baldas. Todėl tinkamas planavimas ir profesionalus biuro transportavimo sprendimai į Olandiją Jūsų verslui yra ne prabanga, o būtinybė. Žemiau išdėliosiu pagrindinius dalykus, kuriuos reikia žinoti, kad perkėlimas nevirštų košmaru, o įmonės darbas netrukdytų nė dienos.

Dokumentų ir muitinės painiava (ir kaip ja nesukti)

Ar tikrai reikia tiek daug dokumentų, jei tai ne prekyba, o tik biuro perkėlimas?

Dauguma klientų man klausia: „Čia gi mano daiktai, aš juos pernešu, kodėl reikia deklaruoti?“ Žinoma, jei važiuojate su didele furgonu, o ypač su vilkiku, muitinė nepaliks nieko pastebėta. Olandų muitinė (Douane) yra viena iš moderniausių ir griežčiausių Europoje, jie turi puikius skanerius ir sistemą, kuri „užkabina“ net mažiausius netikėtumus. Jums reikės tikslios inventoriaus sąrašo (packing list), kuris nurodo ne tik „stalus“, bet ir serijinius numerius, jei tai technika, bei vertę. Be to, jei perkeliate įrangą, kuri buvo nusipirkta su PVM atskaita, reikės pagrindžti, kad tai ne nauja prekė parduodama rinkai, o įmonės turtas, perkeliamas į kitą filialą.

Kiek laiko užtrunka muitinės procedūra Anglijos ar Vokietijos kryptimis lyginant su Olandija?

Tiesioginis klausimas, bet atsakymas nėra vienas žodis. Anglijoje dabar, po „Brexit“, viskas užtrunka amžinai dėl importo deklaracijų, o Vokietijoje dažnai viskas vyksta automatizuotai. Su Olandija viskas paprastai vyksta greitai, jei dokumentai tvarkingi – dažniausiai tai trunka nuo 30 minučių iki valdos pasienio punkte, jei neatsiranda „raudonojo šviesoforo“. Tačiau jei trūksta kurių nors kvitų ar transportavimo priemonė yra perkrauta, sustojimas gali trukti ir keletą valandų, kol patikrins kiekvieną dėžutę. Esant pasiruošusiems, Olandija yra bene efektyviausia, bet ji toleruoja tik tikslumą.

Ar reikia mokėti PVM ar muito mokesčius už savus biuro baldus?

Tai vienas populiariausių klaidingų įsitikinimų. Jei perkėlimas vykdomas tarp dviejų įmonių arba tą pačią įmonę keičiant jos buveinę (pavyzdžiui, iš Lietuvos į Nyderlandus), dažniausiai taikomas PVM atskaitomas mokestis arba išleidimo procedūra, kai mokesčiai nėra mokami tiesiogiai pinigais, tačiau reikia pateikti garantiją. Jei visa technika ir baldai yra naudoti ir jie bus naudojami toliau Olandijoje, jūs neturėtumėte mokėti importo muito. Svarbiausia yra tai, kad turtas turi būti registruotas Jūsų įmonės balanse bent 6 mėnesius prieš perkėlimą, kitaip muitinė gali tai įvertinti kaip paprastą prekybos sandorį.

Logistika: kaip viskas telpa ir važiuoja

Kaip elgtis su labai jautria technika, pvz., serveriais ar didžiaisiais spausdintuvais?

Čia negalima važiuoti „kaip kaimas“ su šiaudine gerva. Serveriai, duomenų centrai, pažangūs spausdintuvai reikalauja specialaus pakavimo – ne tik putplasčio, bet ir vibracijos slopinimo medžiagų. Aš asmeniškai visada rekomenduoju sujungti serverius ant rėmų (rack) ir uždaryti į specialias transportavimo dėžes, o ne juos išmontuoti atskirai. Vienas mano klientas taip padarė klaidą – išmontavo viską į paprastas dėžes, atvyko į Amsterdamą, o ten paaiškėjo, kad vienas serverio kietasis diskas nukrito ant grindų furgone važiuojant pro „lietų“ Belgijos autostradą. Biuro transportavimo sprendimai į Olandiją Jūsų verslui turi apimti ir IT įrangos saugą, o ne tik baldų surinkimą.

Ar jūs atvykstate surinkti baldus arba reikia, kad mūsų darbuotojai viską padarytų patys?

Profesionalios komandos visada siūlo montavimo paslaugas, bet čia yra vienas „niuansas“. Olandijoje darbo jėga yra labai brangi, todėl vietiniai perkėlimo paslaugų tiekėjai gali užpulti kainomis už kiekvieną surinktą lentyną. Mes, atvykdami iš Lietuvos, dažnai imame savo meistrus, kurie gali viską surinkti Olandijoje greičiau ir pigiau. Tačiau reikia pasirūpinti, kad naujose patalpose būtų vietos – Olandijos biuruose dažnai būna „open space“, kur reikia tiksliai išmatuoti, kur kuris stalas stovės, kad nebereikėtų viską velkti iš naujo.

Ką daryti su tais daiktais, kurie netilps į furgoną ar yra per dideli?

Kartais būna taip, kad konferencijos stalas yra 4 metrų ilgio arba yra didelė sofė, kuri neįeina pro standartinį liftą ar duris. Tuomet turime pasitelkti neįprastus metodus – kranines platformas arba langų išėmimą. Esu matęs, kaip Olandijoje, pasižiūrėjus į gatvę, atrodo, kad vyksta filmo filmavimas, o tiesiog keliamas sofas per trečią aukštą. Geriausi biuro transportavimo sprendimai į Olandiją Jūsų verslui visada apima iankstinę vietos apžiūrą (site survey), kad tokios situacijos neštumtų mūsų į paniką paskutinę minutę.

Olandijos specifika: keliai, miestai ir taisyklės

Ar sunku važiuoti dideliu sunkvežimiu per Olandijos miestus, pvz., Amsterdamo centre?

Amsterdamas ir jo senamiestis yra tikras košmaras vairuotojams, o ne pramoga. Gatvės yra siauros, kanalai arti, o dviračių takai yra visur ir juos reikia gerbti kaip šventą reikalą. Jei Jūsų biuras yra centre, didelis vilkikas su priekaba gali tiesiog negalėti įvažiuoti į gatvę. Mes dažnai naudojame „city truck“ – mažesnius sunkvežimius, kurie telpa į smulkias gatves, arba perkrauname krovinį į mažesnes transporto priemones miesto pakraštyje. Be to, reikia gauti specialų leidimą (ontheffings vergunning) iš savivaldybės, jei norite statyti mašiną prie pat įėjimo apkrovai, kitaip gausite milžinišką baudą.

Ar reikia rūpintis parkavimo leidimais prieš atvykstant?

Absoliučiai taip, tai nėra pasirinktinis dalykas. Olandijoje viskas yra labai regimentuota, o parkavimo vietos prie naujo biuro gali būti rezervuotos tik vietiniams arba apmokamos. Jei atvyksite su 16 tonų sunkvežimi ir bandysite „užsimesti“ kur nors užkampyje, greitai atvyks vietinė policija arba pirmasis užsienietis, kuris paskambins į savivaldybę. Geriausi logistikos ekspertai visada patikrina, kur galima stovėti, ar reikia įrengti „No parking“ ženklų (kad kiti automobiliai neužstotų mūsų kelio) ir ar reikia uždaryti gatvės juostą apkrovos metu.

Finansai ir rizikos valdymas

Kiek apytiksliai gali kainuoti toks kelionės į Olandiją paslaugų paketas?

Kainos labai svyruoja priklausomai nuo to, kiek turite daiktų – ar tai tik vienas kabinetas su 5 stalais, ar visa įmonė su 50 darbo vietų. Paprastai, jei kalbame apie vidutinę Lietuvos įmonę, kuri persikelia į regioninį Olandijos miestą, kaina gali svyruoti nuo 2 iki 5 tūkstančių eurų, priklausomai nuo atstumo, pakavimo sudėtingumo ir montavimo darbų. Nustatyti fiksuotą kainą be apžiūros yra pavojinga – viena kartą gali būti 20 eurų už kvadratinį metrą, kitą – 40, jei reikia specialių kėlimo mechanizmų.

Kas nutinka, jei kelyje įvyksta avarija arba daiktai dingsta?

Tai yra bjaurus klausimas, bet apie jį reikia kalbėti atvirai. Mes visada pasirašome sandorius, kuriuose nurodomas atsakomybės limitas (paprastai pagal CMR konvenciją), tačiau Jūsų turtas turi būti apdraustas. Daugelis klientų manyk, kad transporto įmonės draudimas padengs viską, tačiau dažnai yra dedukcibilos (nuosavos rizikos sumos). Jei gabenate brangų meną ar unikalią elektroniką, verta pasidomėti „All Risk“ draudimu. Esu matęs, kaip degė furgonas Vokietijos autostradoje – be gero draudimo verslas galėtų bankrotuoti tą pačią dieną.

Ar galima kažkaip užtikrinti, kad verslas nebus sustabdytas, kol vyksta perkėlimas?

Tai galima tik dėka labai gero plano. Geriausi biuro transportavimo sprendimai į Olandiją Jūsų verslui yra tie, kurie vyksta savaitgalį arba naktį. Jei reikia, galime atvežti viską į sandėlį Olandijoje pirmadienio rytą, o tik tada pradėti vežti į biurą, kad darbuotojai nešoktų ant galvos su dėžėmis. Reikia susitarti dėl IT sistemos išjungimo ir įjungimo langų – dažniausiai serveriai išjungiami penktadienį vakare, o pirmadienį ryte jie jau turi būti pasiekiami Amsterdame arba Hagene.

Išvada

Galiausiai, nėra nieko blogiau verslui nei netvarka, kai keičiasi adresas.