Biuro persikraustymo paslaugos iš Olandijos be rūpesčių: Vadovas, kurio ieškote

Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų ir, pasakykime tiesiai, girdėau viską. Pradedant nuo to, kaip kas nors bandė pervežti akvariumą su vandeniu viduje, baigiant tuo, kai kompanija pamiršo pasakyti, kad jų serveriai yra trečiame aukšte be lifto. Biuro persikraustymas iš Olandijos – tai ne furgonų nuoma ir kelias dešimtis valandų važiavimo. Tai sudėtingas logistinis mazgas, kur viena klaida gali kainuoti tūkstančius eurų prarasto laiko ir sulaužytų baldų. Olandija yra specifinė rinka su savo eismo taisyklių niuansais, griežtais draudimo reikalavimais ir, žinoma, tiems garsiaisiais „milieuzones“ – aplinkosaugos zonommi miestuose, į kurias negali važiuoti kiekvienas sunkvežimis.

Kai klientas skambina man ir sako „reikia perkelti biurą“, jis dažnai įsivaizduoja, kad tiesiog padėsime dėžes į mašiną ir važiuojame. Tačiau profesionalus biuro persikraustymas iš Olandijos reiškia detalią planavimą eigą mes dar neįsijungėme variklio. Turime suprasti, kiek yra baldų, ar jie reikalauja išmontavimo, ar yra jautrios IT įrangos, kokia yra prieiga prie įvažiavimo vietos Amsterdamo ar Roterdamo centre. Po dvidešimt metų šioje srityje galiu pasakyti viena: geriausias persikraustymas yra toks, kurio klientas beveik neįpastebi. Viskas vyksta fonas, o pirmadienį ryte darbuotojai ateina į naująją vietą, paspaudžia mygtuką, ir kompiuteriai veikia.

Šiame straipsnyje neapsiribosime sausomis instrukcijomis. Išnagrinėsime realias situacijas, kylančias problemas ir tai, kaip išvengti tų pačių klaidų, kuriuos padariau prieš daugelį metų.

Kiek laiko užtrunka visiškas biuro persikraustymas iš Olandijos?

Tai vienas dažniausiai užduodamų klausimų, ir atsakymas niekada nėra paprastas „vienos dienos“. Viskas priklauso nuo to, kiek turime krovinio ir kur tiksliai jis yra. Jei tai mažas kontorinis biuras Eindhovene su penkiais darbo vietomis, tai mes galime tai susitvarkyti per dvi dienas – viena diena pakrovimas, kita iškrovimas Lietuvoje. Tačiau jei kalbame apie didelę technologijų kompaniją iš Amsterdamo Zuidas rajono su šimtais darbo vietų, serverine ir konferencijų salėmis, tai biuro persikraustymas iš Olandijos gali užtrukti net savaitę ar daugiau.

Taip pat reikia atsižvelgti į Olandijos eismo intensyvumą. Užstringant ties Utrechtu ar ties „Rotterdamsepoort“ intensyvus transportas gali sumesti grafiką į šalį. Be to, labai svarbu suprasti, kad krovimo darbai Olandijoje dažnai vyksta tik tam tikromis valandomis dėl vietos restrikcijų, todėl mes dažnai privalome pradėti krovėti darbas ankstyvą rytą arba net naktį. Gera naujiena ta, kad atstumas nuo Olandijos iki Lietuvos nėra toks milžiniškas, todėl vairuotojai gali atlikti kelionę be ilgos pertraukos, jei tik laiko apskaitos taisyklės to leidžia.

Ar galima viską padaryti savaitgaliais, kad neveiktume?

Žinoma, kad galima, ir daugelis kompanijų taip ir daro. Bet čia yra vienas „bet“. Savaitgaliniai darbai Olandijoje, ypač didžiuosiuose miestuose, kainuoja brangiau. Krovėjai ir vairuotojai turi būti apmokami už viršvalandžius, o kai kurie biurai su apsauga gali reikalauti papildomo leidimo, kad sunkvežimis galėtų priartėti prie įėjimo ne darbo laiku. Tačiau jei jums svarbiau, kad verslas nestotų, tai investicija verta.

Esu matęs situacijų, kai bandėme taupyti ir kelti biurą darbo metu. Rezultatas? Darbuotojai negali dirbti dėl triukšmo, kabeliai išrauti, internetas neveikia, o vadovas susiruošęs. Profesionalus biuro persikraustymas iš Olandijos savaitgalį leidžia pirmadienį pradėti su švaria lenta. Taip pat reikia prisiminti, kad savaitgaliais kai kurie didieji prekybos centrai, kuriuose dažnai įsikuria biurai, gali būti uždaryti, todėl reikia iš anksto suderinti galimybę naudotis keltuvais ar krovininiais liftais.

Kiek maždaug kainuoja biuro persikraustymas iš Olandijos į Lietuvą?

Noriu būti išklausęs – kainos nėra fiksuotos. Negaliu tiesiog pasakyti „1000 eurų“, nes tai gali būti netiesa. Kaina formuojasi pagal kelis pagrindinius veiksnius: krovinio tūrį (kubiniais metrais), atstumą (Olandija didelė, tai ten, kur biuras, svarbu), ir papildomas paslaugas (pakavimas, išmontavimas). Vidutinis biuro persikraustymas gali kainuoti nuo 1500 iki 5000 eurų, bet tai labai apytikslis skaičius.

Pavyzdžiui, jei turite tik kelias stalines ir kompiuterius be specialios įrangos, tai galima ir pigiau. Tačiau jei reikia išmontuoti didelę pertvarinę sistemą, supakuoti visus dokumentus į dėžes, uždėti apsauginę plėvelę ant baldų ir tai visą užfiksuoti inventoriaus sąraše, kaina augs. Degalų kainos Olandijoje ir Vokietijoje taip pat neleidžia mums pigiai dirbti, todėl visada verta klausti apie „viskas įskaičiuota“ kainą, kad vėliau nebeliktų nepageidaujamų staigmenų, pavyzdžiui, už mokesčius už keltuvą Haagoje.

Ar reikia rūpintis dokumentais patys, ar jūs tai padarysite?

Dauguma klientų bijo dokumentų, ir tai suprantama. Tarptautinis pervežimas reiškia muitines, deklaracijas, galbūt TIR knygeles. Geriausia žinia ta, kad kai pasirenkate pilną paslaugą, mes imame šią „galvą“ ant savęs. Mūsų partneriai muitinės brokeriai sugeba suorganizuoti visus dokumentus taip, kad jums nereikėtų užpildyti jokių kompleksinių formų.

Svarbu prisiminti, kad jei pervežame įrangą, kuri priklauso jūsų Olandijos filialui, tai gali būti laikoma vidinės perkėlimo operacija, tačiau vis tiek reikia tinkamai dokumentuoti išvežimą iš šalies. Esu matęs, kai klientai bandydami važiuoti „savarankiškai“ buvo sustabdyti sienoje dėl neteisingų dokumentų ir prarado dieną laiko. Mūsų užduotis – užtikrinti, kad biuro persikraustymas iš Olandijos būtų tobulai legalus ir sklandus, be jokių muitinės uždelstų.

Ką daryti su jautria IT ir serverine įranga?

Tai yra pati pavojingiausia dalis. Serveriai ne kaip sofos – juos negalima tiesiog pastumti. Jie reikalauja specialių pakavimo medžiagų, statinės, o svarbiausia – labai atsargaus transportavimo. Jei biure yra serverinė, mes visada rekomenduojame pasamdyti IT specialistą, kuris išjungia ir pažymi kabelius, o mūsų darbuotojai juos fiziškai perveža.

Vienas iš mano klientų kadaise nusprendė taupyti ir serverius pakrauti į paprastą furgoną be amortizacijos. Rezultatas – kietasis diskas nukrito po vairuotojo staigaus stabdymo ant „A2“ greitkelio. Dabar mes visada įtraukiame į sutartį specialias sąlygas IT įrangai. Biuro persikraustymas iš Olandijos su jautriais duomenimis turi būti planuojamas kaip chirurginė operacija. Gamyklos grindys, kuriose guli serveriai, turi būti padengtos specialiomis kilimėmis, o dėžės – užfiksuotos, kad jos judėtų viena kitoje.

Ar jums reikia išardyti baldus pats, ar tai jūsų darbas?

Palikite tai mums. Per dvidešimt metų mūsų komanda išmontavo tūkstančius stalų, spintų ir sekcijų. Turime reikiamus įrankius – nuo paprastų atsuktuvų iki specialių raktų daniniškiems baldams. Dažnai Olandijos biuruose būna daug pertvarų, kurios atrodo kaip sienos, bet iš tikrųjų yra surenkamos. Mūsų darbuotojai žino, kaip jas išimti nepažeidžiant jų struktūros.

Kai klientas bando tai daryti pats, dažnai pasibaigia prarastomis varžtais ar sulaužytomis detalėmis, kurias vėliau neįmanoma surasti. Be to, surinkimas naujoje vietoje taip pat mūsų kompetencija. Mes ne tik išnešame baldus, bet ir surenkame juos ten, kur jums reikia, lygiuojame kojas, tvirtiname lentynas. Tai sutaupo jums daug nervų, ypač kai visi darbuotojai jau laukia, kai galės atsisėsti prie savo stalo.

Kaip elgtis su sunkvežimiais miestuose kaip Amsterdamas ar Roterdamas?

Olandijos miestai yra labai griežti dėl sunkiosios transporto. Negalima tiesiog sustoti prie dangoraižio centro ir pradėti kelti dalykus. Reikia iš anksto gauti leidimus (ontheffingen), o kartais net ir samdyti vietinius policijos pareigūnus, kuris reguliuotų eismą krovimo metu. Be to, dauguma centrų yra „zero emission“ zonose, į kurias senesni sunkvežimiai tiesiog negali važiuoti.

Todėl dažnai naudojame taktiką „pirmas ir paskutinis kilometras“. Didelė mašina sustoja artimiausioje legaliojoje vietoje (pavyzdžiui, sandėliuje miesto pakraštyje), o tuomet į miesto centrą atvažiuoja mažesnis 3,5 tonų sunkvežimis su keltuvu. Tai gali brangniau kainuoti, bet taip išvengsite baudų, kurios Olandijoje yra astronomiškos. Biuro persikraustymas iš Olandijos be žinojimo apie šiuos apribojimus yra tiesiog neįmanomas be nemalonumų.

Kas nutinka, jei Lietuvoje dar nėra paruošta naujoji vieta?

Tai klasikinė problema. Kartais nuomos sutartys vienoje šalyje baigiasi anksčiau, nei kita galima įsikurti. Tokiu atveju mes siūlome sandėliavimo paslaugas. Galime išvežti viską iš Olandijos, atvežti į mūsų sandėlį Lietuvoje ir laikyti tol, kol jūsų naujieji biuro remontai bus baigti.

Tai suteikia milžinišką ramybę. Jums nereikia skubėti su išvykimu arba laukti su tuščiomis rankomis, kol statybininkai baigs dažyti sienas. Krovinys yra apsaugotas, inventorizuotas ir paruoštas greitam išvežimui tada, kai tik jūs pasakysite „pabaiga“. Taip pat galime dalinį iškrovimą – jei vieni dalykai reikia iš karto, o kiti gali laukti, tai visiškai įmanoma suorganizuoti.

Ar yra draudimas, ir ką jis padengia?

Tai klausimas, kurio niekas neklausia, kol neatsitinka nelaimė. Mes visada turime CMR draudimą, kuris yra privalomas tarptautiniams pervežimams, tačiau jo ribos dažnai būna per mažos brangiems biuro baldams ar įrangai. Todėl visada siūlome papildomą „All Risk“ draudimą, kuris padengia ir mūsų kaltę, ir stichines jėgas, ir net vagystes.

Prisimenu vieną atveją, kai mūsų vairuotojas važiavo per Liuksemburgą ir buvo užpulti – pavogta dalis krovinio su elektronika. Dėl papildomo draudimo klientas gavo 100% atlyginimą per savaitę.