Biuro persikraustymas į Olandiją su visa įranga: Vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir, tą sakant, mačau viską. Buvau ir tose situacijose, kai klientas viską suplanavo idealiai, ir tų, kai reikėjo išgelbėti situaciją paskutinę sekundę, nes vairuotojas užstrigo kažkur prie Hanoverio su sugedusiu sunkvežimiu. Jei jūs šiuo metu svarstote biuro persikraustymą į Olandiją su visa įranga, turite žinoti vieną dalyką – tai nėra paprasta krovinių gabenimo paslauga, o sudėtingas logistinis projekt. Čia ne tik pakelti dėžes ir nuvežti jas į Amsterdamą ar Roterdamą. Čia kalbame apie jautrią techniką, serverius, brangius baldus ir, svarbiausia, verslo nenutrūkstamumą.

Per šiuos dvidešimt metų supratau, kad pagrindinė klaida – manyti, kad viskas vyks taip pat kaip ir perkraunant gyvenamąjį butą. Nieko panašaus. Ofisui reikalinga kita rūpestis: dokumentų tvarkymas, tikslus laiko planavimas, nes jei kompiuteriai Atvyks rytoj, o jūsų darbuotojai turi dirbti šiandien – tai prarastas pinigas. Biuro persikraustymas į Olandiją su visa įranga reikalauja, kad vadybininkas nebūtų tik dispečeris, bet ir partneris, kuris supranta, kas yra "downtime". Olandija yra specifinė rinka su savo greitais keliais, bet ir griežtais muitinės reikalavimais, ypač jei vežate ne tik stalus, bet ir specializuotią IT įrangą.

Šiame straipsnyje nerašysiu sausų teorinių dalykų iš vadovėlių. Pasakysiu taip, kaip tiesiogiai sakčiau klientui, kuris užeina į mano biurą arba skambina rūpestingai. Čia gausu praktinių patarimų, kurie, tikėkimės, padės išvengti tų klaidų, kurių aš turiu daugiau nei negalėčiau suskaičiuoti.

Kas daroma prieš pat kelionę ir dokumentai

Kada tiksliai reikia pradėti galvoti apie visą šitą reikalą?

Nepykite už tiesą, bet dauguma klientų skambina per vėlai. Idealus variantas – pradėti planuoti mažiausiai prieš 4-6 savaites. Tada turime laiko ne tik užsibrėžti datą, bet ir suderinti specifinę techniką, jei reikia. Jei skambinate prieš savaitę, mes vis dar įgyvendinsime biuro persikraustymą į Olandiją su visa įranga, bet tai kainuos brangiau ir reikės dirbti naktimis. Turite suprasti, kad geros transporto kompanijos turi užimtus grafikus, o olandiški uostai ir keliai yra itin apkrauti, tad vietą reikia rezervuoti iš anksto.

Ar reikia daryti kokius nors ypatingus dokumentus, jei tai ne prekės, o mūsų daiktai?

Tai vienas dažniausių klausimų. Nors tai jūsų nuosavybė ir ne prekybinis siuntinys, tarptautinis pervežimas vis tiek reikalauja oficialumo. Mums reikės TOL (Transporto organizavimo leidimo) formos, jei vežate daugiau kaip toną arba vertė viršija tam tikrą limitą, be to, būtina išrašyti prekių eksporto deklaraciją. Negalima tiesiog užvežti sunkvežimio per sieną ir sakyti: "Tai mūsų stalai". Muitininkas to nemėgsta ir gali uždaryti sieną ilgam laikui, todėl dokumentai turi būti tvarkingi, kaip šviežiai poliruota BMW.

O jei mes neturime inventoriaus sąrašo? Kas tada?

Tada turėsite jį sukurti, kitaip nepraeisime nei Lietuvos, nei Olandijos kontrole. Aš nereiškiau, kad reikia skaičiuoti kiekvieną segtuvą, bet apibendrintas sąrašas – būtinas. Stalai, kėdės, serveriai, spausdintuvai – viskas turi būti užrašyta. Esu matęs atvejų, kai klientas sakydavo "viskas čia", o paskui muitinėje pradedami išvardinti kiekvieną objektą po tris valandas. Gerkite kavą ir užpildykite tuos lentelę iš anksto, tai jums sutaupys nervų.

Technika, baldai ir pakavimas

Ar jūs supakuot tuos visus kompiuterius, ar mums reikia tai daryti paties?

Galime daryti abiejomis kryptimis, bet ypatingai rekomenduoju mums patikėti jautriąją įrangą. Per biuro persikraustymą į Olandiją su visa įranga dažniausiai brangiausia yra ne baldai, o duomenys ir juos laikanti technika. Mūsų komanda turi specialią putojančią plėvelę, dėžes, antistatines paklus. Jei bandysite pakrauti neapsaugotus monitorius į pilną sunkvežimį, kuris važiuoja 90 km/h greičiu po vokiškąmis banguotomis asfalto dangomis, tikėkitės, kad atvyks daugiau ne kaip monitoriai, o kaip stiklo šukės.

Kas dėl tų didelių serverių? Jie labai jautrūs, man baisu, kad kažkas nutiks.

Tiesiogiai sakant, serveriai yra mūsų specialistų "mėgstamiausias" iššūkis, nes juos reikia uždaryti į specialias krepšys arba dėžes, kurios sugeria vibraciją. Negalima juos tiesiog pastatyti ant grindų sunkvežimyje. Be to, prieš išvežant būtina užtikrinti, kad visi duomenys yra pasidaryti atsarginės kopijos (backup). Nors mes ir draudžiame krovinius, prarasti verslo duomenis nebegalima padengti jokia draudimo suma. Taigi, atsarginės kopijos – pirmiausia, o tada mes jau pasirūpinsime, kad "geležis" atvyktų viename gabale.

Ar verta vežti senus biuro baldus, ar geriau Olandijoje nusipirkti naujus?

Geras klausimas. Svarstykite logistikos kainą. Jei turiate dizainerių baldų komplektą, kuris kainavo dešimtis tūkstančių, tuomet biuro persikraustymas į Olandiją su visa įranga apsimoka. Jei tai tai seni, apgriuvę "IKEA" type stalai, kurie susirenka nuo vieno žiūrėjimo, gali būti, kad pigiau juos palikti čia arba parduoti, o Olandijoje nusipirkti naudotų (jų ten yra gausybės "Marktplaats" platformoje). Benzinas ir darbo rankos Nyderlanduose nėra pigios, todėl kartais vežti "šiukšles" per visą Europą tiesiog neapsimoka.

Kelionė, kaina ir Olandijos specifika

Maždaug kiek tai kainuoja? Aš noriu bent apytikslės sumos.

Nedarykime to klaidos – be matmenų ir svorio niekas nesakys tikslios sumos. Tačiau kadangi esu šitoje srityje ilgai, galiu pasakyki: pilnas sunkvežimis (apie 90-100 kubinių metrų) iš Lietuvos iki Olandijos su kroviniu darbu gali kainuoti nuo 1500 iki 2500 eurų, priklausomai nuo degalų kainos ir to, ar reikia įrenginio su liftu (keliamuoju mechanizmu). Jei tai tik dalinis krovinys (puse sunkvežimio), skaičiuokite maždaug 5-8 eurus už kilometrą su minimalia suma. Bet vėlgi, tai labai apytikslis, nes kiekvienas biuro persikraustymas į Olandiją su visa įranga yra unikalus kaip pirštų atspaudai.

Kiek laiko užtrunka tas kelias? Mums reikia, kad viskas būtų pirmadienį ryte.

Jei viskas vyksta sklandžiai, be techninių gedimų ir didelių spūsčių, važiavimas paima apie 14-16 valandų. Tačiau neįsivaizduokite, kad išvažiavome ryte ir jau ten. Reikia įskaičiuoti pakavimą (1-2 dienos), patį važiavimą, o tada iškrovimą Olandijoje. Jei norite, kad pirmadienį ryte darbuotojai sėstų prie savo stalų, reikia pradėti keltis jau trečiadienį arba ketvirtadienį. Neskubėkite su terminais, greitis šioje srityje dažnai lemia daugiau bruožų nei tik laiką.

Ar sunku vairuoti ten? Girdėjau, kad Olandijoje daug dviračių ir siaurų gatvių.

Olandija – tai ne Vokietija su jų idealiais autobanais. Čia daugiau mišrios eismo. Centrinėse miestų dalyse, ypač jei persikraustote į Amsterdamą ar Utrechtą, gatvės yra siauros, o dviračių takai yra visur. Mūsų vairuotojai turi patirties, todėl žino, kur gali užlipti ant šaligatvio, o kur gaus baudą. Bet jei jūsų naujasis biuras yra istoriniame centre, gali tekti nuvežti krovinius dideliu sunkvežimiui iki artimiausios aikštelės, o tada perkrauti į mažesnį "švieslentės" tipo automobilį. Tai papildomi kaštai, bet būtini.

Draudimas ir rizikos

Kas nutiks, jei kažkas sulūžti kelyje? Kas atsakingas?

Mes visada turime krovinių draudimą (CMR draudimas), kuris galioja nuo to momento, kai mes pasiimame daiktus iš jūsų rankų, iki to momento, kai juos perduodame jums Olandijoje. Tačiau yra vienas "bet". Jei patys supakavote kažką blogai, pavyzdžiui, sudėjote vitriną be dėžės ant grindų, ir ji sužlugo nuo vibracijos, draudimo kompanija gali atmokėti ne viską arba visai neatsakyti. Todėl visada rekomenduoju, kad būtent mes atliktume profesionalų pakavimą, tada atsakomybė yra aiški.

Ar galima vežti ir asmeninius daiktus, pvz., darbuotojų knygas ar augalus?

Techniškai – galima, bet čia jau prasideda pilki zone. Jei tai asmeniniai daiktai, jie turi būti deklaruojami atskirai, o jei tai įmonės turtas, turi eiti kaip inventorius. Augalus į ES iš trečiųjų šalių vežti draudžiama be fitosanitarinių sertifikatų, bet tarp ES šalių (Lietuva – Olandija) tai paprasčiau, tačiau vis tiek reikia apie tai pranešti. Aš dažnai sakau: "Nuvežkite sau knygą bagažinėje, nebedarykite problemų su dokumentais dėl vieno romano."

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti – biuro persikraustymas į Olandiją su visa įranga nėra tas dalykas, kurį reikia daryti pagal "iki-kur-nueis" principą. Aš mačiau per daug naktinių skambučių ir stresuojančių vadybininkų, kurie taupo ant planavimo, o paskui brangiai moka už skubos paslaugas. Olandija – šalis, kur viskas veikia kaip laikrodis, todėl ir mes turime būti pasiruošę taip pat.

Pasitikėkite savo logistikos partneriu, pasirūpinkite dokumentais ir, svarbiausia, nebijokite klausti aštrių klausimų. Geriau klausti dešimt kartų, nei vieną kartą nukentėti. Sėkmės jūsų naujame etape Nyderlanduose, ir tikimės, kad jūsų verslis čia suklestės taip pat kaip ir gėlės, kurias Olandija taip mėgsta. O techninę pusę palikite mums – mes jau tai nuvežėme tūkstančius kartų.