Biuro persikraustymas į Olandiją: greita ir be trikdžių

Po dvidešimt metų šioje srityje galiu pasakyti viena – persikraustant, visada kažką pamirštame, o kaip kalbame apie verslą, čia jau nebe dėžė su knygom, o pinigai, kurie stringa, kai kompiuteriai stovi ant grindų. Biuro persikraustymas į Olandiją yra specifinis iššūkis, kuris reikalauja ne tik tiesioginio fizinio darbo, bet ir gero žinojamo tarpininkų tinklo, supratimo apie olandišką biurokratiją ir, žinoma, patirties. Esu matęs viską – nuo tų, kurie bandė vežti visą įmonę „Volkswagen“ Transporteriu, iki didelių korporacijų, kurios perkeldavo 50 žmonių komandas iš Vilniaus į Amsterdamą per vieną savaitgalį.

Kodėl Olandija? Čia verslo centras, logistikos mazgas ir vieta, daugeliui lietuvių atrodanti kaip stabilumo sala. Tačiau kelyje nuo Lietuvos iki Nyderlandų – apie 1500–1700 kilometrų, priklausomai nuo maršruto per Vokietiją. Jei planuojate biuro persikraustymą į Olandiją, turite žinoti, kad tai nėra tik krovinių vežimas. Tai sudėtingas etapas, kai reikia suderinti laiką taip, kad verslas nestotų, o dokumentai būtų tvarkingi, nes olandai mėgsta tvarką, ypač kai kalba eina apie įrangą ir inventorių.

Šiame straipsnyje neapsiriboš sausomis instrukcijomis. Pasidžiaukime realiomis situacijomis, kurių išmokau per šiuos metus, ir pažiūrėkime, kaip visa ši operacija vyksta iš vidaus.

Techninė įranga ir jautrūs daiktai

Kaip saugiai pervežti serverius ir brangią IT įrangą?

Tai vienas dažniausių rūpesčių, nes serveriai – tai jūsų verslo smegenys. Negalima juos tiesiog įmesti į sunkvežimį ant padėklų ir tikėtis, kad kelias per Vokietijos „bump“ (neaiškią dangą) neprasidės vibracija. Visada rekomenduoju specialią pakuotę – antivibracines dėžes arba tvirtą užfiksavimą ant sienelių. Jei įmonė turi duomenų centrą, geriau jį išjungti ir pakuoti įstatant į originalias dėžes su polistirenu, o ne kaip įprastus baldus. Prarastas duomenų serveris dėl blogo pakavimo kainuos daugiau nei viskas pervežimas kartu paėmus.

Ar tikrai reikia specialių dėžių kompiuteriams ir monitoriams?

Kartais klientai sako: „Šiaip užvyniosime į foliją ir bus gerai“ – ir po to gaudau skambutį, kad monitorius sužeistas. Paprastos kartoninės dėžės yra būtinos, bet dar svarbiau yra jos užpildyti – putėmis, burbuliuku plėvele arba smėliuku. Monitoriai yra labai jautrūs spaudimui, tad jei ant viršaus uždėsite sunkų stalą, vaizdas gali išeiti. Esu matęs, kaip viena firma taip „sutaupė“ ant pakavimo, o paskui vėl pirko dešimtčių brangių ekranų Roterdame. Geriau pasirūpinkite kokybišku pakavimu iš anksto.

Kas daryti su laidais ir IT infrastruktūra pervežimo metu?

Visada patariu daryti nuotraukas prieš išjungiant viską. Žmonės dažnai pamiršta, kur kas buvo prijungta, ir kai atvyksta į naują biurą Eindhovene ar Amsterdame, prasideda chaosas. Laidus reikia surišti raiščiais ir pažymėti, pvz., „pirmasis stalas“ ar „receptoriaus zona“. Niekada nekelkite laidų „kišenių“ – juos reikia ištiesinti ir uždėti į atskiras dėžutes, kitaip jie taps vyniojimo kamuoliais, kuriuos vėliau teks valyti valandas.

Dokumentai, muitinė ir Olandijos specifika

Ar sunku praeiti muitinę su biuro daiktais keliaujant į Olandiją?

Kadangi Lietuva ir Olandija yra ES narės, formaliai tai yra vidinė prekyba, todėl muitinės kontrolė paprastai nevyksta sienoje, kaip buvo anksčiau. Tačiau čia yra vienas „bet“. Visada turi turėti CMR sąskaitą-faktūrą ir detalių inventoriaus sąrašą lietuvių ir anglų kalbomis. Jei sulaiko vokiška policija ar olandai tikrina kelių saugumą, jie gali paprašyti įrodyti, kad tai ne „grynas“ krovinių pervežimas verslui, o įmonės turtas, kuris keliauja į naują vietą. Be dokumentų gali laukti ilgas aiškinimasis.

Ar reikia deklaruoti visus biuro stalus ir kėdes kaip turtą?

Techniškai tai ne deklaravimas muitinei, o turto perkėlimas. Tačiau dėl apskaitos ir PVM reikia turėti tvarkingą sąrašą. Jei vežate naują įrangą, ką tik nupirktą Lietuvoje, reikės PVM dokumentų, kad nekilnoturtas (turtas) būtų tinkamai užregistruotas Nyderlanduose. Olandų mučiai (priežiūros institucijos) gali užklausti apie šio turto kilmę, jei įmonė jau registruota Olandijoje. Geriau turėti visus PVM sąskaitas surikiuotas vienoje byloje.

Kiek laiko užtrunka dokumentų tvarkymas prieš išvykstant?

Jeigu viskas tvarkinga – pusė dienos. Jeigu turite senų daiktų, be sąskaitų, arba dalykaujate su kompleksine įranga, gali užeiti porą dienų. Patariu pradėti ruošti inventoriaus sąrašą ne prieš pat vairuotojo atvykimą, o savaitę anksčiau. Ypač jei biuro persikraustymas į Olandiją įvyksta penktadienį, o vairuotojas turi būti pas jūsų naujuose rūsiuose pirmadienio ryte. Skubimas šioje srityje visada kainuoja brangiai.

Organizacija, laikas ir kainos

Kiek laiko reikia suplanuoti sėkmingam persikraustymui?

Idealiai – mėnuo. Žinau, skamba ilgai, bet tada spaudžiant nebelieka. Reikia laiko išsirinki pervežėją, suderinti dėžių pristatymą, suspėti susirūpinti draudimu. Jei dar reikia suderinti liftą abiejuose galuose (Lietuvoje ir Olandijoje), tai gali trukti. Olandijoje dažnai reikia prašyti leidimo iš savivaldybės ar pastato administracijos užimti parkavimo vietą sunkvežimiui – be to, gausite baudą.

Ar galima persikraustyti savaitgalį, kad neprarasti darbo laiko?

Galima, ir dažnai taip darome, tačiau tai kainuoja brangiau. Vairuotojai turi poilsio laiko režimus, o jei reikia dirbti sekmadienį, reikia mokėti papildomai. Taip pat reikia tikrinti, ar naujieji biurai Olandijoje yra atidaryti ar yra galimybė patekti su kodais. Kartą buvome stovėję prie uždarytų vartų Hagoje, nes klientas negalėjo susisiekti su pastalo valdytoju. Sekmadienis Olandijoje yra šventoji diena, viskas uždaryta, todėl planuokite atsargas arba prašykite vairuotojo atvykti pirmadienio ankstyvą rytą.

Kas nutinka, jei vairuotojas pavėluoja dėl eismo įgulykų Vokietijoje?

Vokietijoje eismo įgulykų (stau) yra be galo dažnos, ypač ties Duisburgu arba kasantis tolimesnį šiaurę. Jei vairuotojas pavėluoja, jis privalo pranešti. Mes stengiamės planuoti maršrutą taip, kad būtų laiko rezervas. Jei jūsų komanda jau laukia su tuščiomis rankomis, reikia turėti planą B – pvz., dirbti iš namų tą dieną arba susitarti su sandėliu laikinai patalpinti daiktus. Negalima tikėtis, kad 20 tonų sunkvežimis nuskries per eismo spūstį.

Kiek kainuoja biuro persikraustymas į Olandiją ir nuo ko priklauso kaina?

Tai klausimas, į kurį negaliu atsakyti vienu skaičiumi, nes kaina priklauso nuo tūrio (kubinių metrų), svorio, pakavimo sudėtingumo ir prieigos prie objekto. Mažam biurui (apie 30–40 kub. m) galima skačiuoti nuo 1500–2000 eurų, o didesn�ms įmonėms su 200 kub. m ir daugiau – kaina gali šokti iki 5000–7000 eurų. Taip pat įtakos turi ar reikia kelti daiktus į trečią aukštą be lifto. Olandijoje darbininkų užmokestis yra vienas aukščiausių Europoje, todėl jei reikia vietos krovėjų, tai taip pat padidina sąskaitą.

Išvada

Apibendrinant, biuro persikraustymas į Olandiją nėra būtina tapti košmare, jeigu viskas suplanuota protingai. Svarbiausia – nebijoti klausti patyrusių specialistų ir neskubėti su sprendimais. Po dviejų dešimtmečių šioje srityje galiu drąsiai pasakyti, kad geriausias investicijos yra ne brangiausi dėžės, o geras ryšys su logistika. Jei pasiruošiate šiam žingsniui, verta skirti laiko detaliai apskaitai ir realiam laiko grafikui, o ne tik ieškoti pigiausio pasiūlymo internete. Sėkmingas verslas Olandijoje prasideda nuo to, kad jūsų stalai ir serveriai atvyksta laiku ir vienu gabalu.