Biuro perkraustymo procesas iš Olandijos į Lietuvą: Vadovas, kuris taupo nervus ir pinigus

Sveiki, gerbiami skaitytojai. Štai jau virš dvidešimties metų varstau ratą po Europą, ir galiu pasakyti viena dalyką – perkraustymas niekada nebus tikras „pienas“, jeigu žmogus nežino, į kurį vartus spyržti. Ypač kai kalbame apie verslą. Biuras tai ne tik stalai ir kėdės, tai jūsų duomenys, dokumentai, o svarbiausia – laikas, kurį prarandate, kai kompiuteriai stovi dėžėse. Pastaruoju metu dažnai gaunu užklausų iš lietuvių, kurie verslą vysto Olandijoje – Nyderlanduose, bet galvoja grįžti arba perkelti sandėlius į Lietuvą. Štai ten ir prasideda tikrasis biuro perkraustymo procesas iš Olandijos į Lietuvą.

Kiekvienas toks projektas yra unikalus kaip pirštų atspaudas, nors ir maršrutas tas pats – per Vokietiją, Lenkiją. Aš mačiau viską: nuo mažų IT startuolių, vežusių tik kelis serverius iš Amsterdamo, iki didelių gamyklų, kurios keldavosi iš Eindhoveno regiono. Olandų biurai dažnai būna netikėtai erdvūs, bet įrengti labai specifiškai – daugiau stiklo, metalo, modulinių sistemų, kurias reikia išardyti taip, kad jas vėl būtų galima surinkti Vilniuje ar Kaune neprarandant detalių. Tai ne tas pats kas dėžės su asmeniniais daiktais. Čia reikia logistiko, kuris supranta ne tik tonus, bet ir verslo procesus.

Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi be jokio „saldžiojo apvyniojimo“. Kaip tai vyksta iš vidaus? Kokia yra reali kaina ir kodėl kartais pigiau išsinuomauti liftą Olandijoje nei mokėti baudą už užstatytą gatvę? Mes aptarsime visus smulkmenas, kurios dažniausiai nutylimos arba praleidžiamos sutartyse. Jeigu jūs planuojate biuro perkraustymo procesą iš Olandijos į Lietuvą, geriau pasiruoškite kavai ir skaitykite toliau, nes čia gausis konkretesnės informacijos nei bet kurioje reklamoje.

Kas tikisi išvykti iš Olandijos (Logistika)

Kiek laiko užtrunka tas kelias į Lietuvą?

Žiūrėkime, atsižvelgiant į realią situaciją kelyje. Atstumas nuo, tarkime, Roterdamo iki Vilniaus yra apie 1700 kilometrų. Teoriškai vairuotojas gali tai nuvažiuoti per parą, bet praktiškai? Neįmanoma ir nelegalu. Mes visada skaičiuojame taip: pakavimas Olandijoje užima vieną dieną, pati kelionė su poilsiais – dvi dienas, iškrovimas Lietuvoje – dar viena. Taigi, užtikrintai žiūrėkite į 3-4 dienas, jeigu viskas eina lygiai, ir 5-6 dienas, jei pasitaiko techninių problemų ar policijos patikrinimų. Kelias eina per labai užimtus Vokietijos automagistrales, kuriose dažnai stovi kamščiai, ypač netoli Duisburgo arba ties A2 greitkeliu. Be to, Olandijoje labai griežtai stebimi vairuotojų poilsio laikai, tad mūsų vairuotojai niekada nedings pietų, kad atvyktų valandą anksčiau – saugumas ir įstatymai pirmiausia.

Ar galite susitvarkyti su kompiuteriais ir serveriais?

Žinoma, mes ne tik „vežame brangias dėžes“. Mūsų komanda turi patirties dirbti su IT įranga, tačiau čia yra vienas svarbus „bet“. Mes fiziškai perkelsime serverius, išjungsime juos, užpakuosime į specialią pripučiamą plokštę arba dėžes su antistatine apsauga, tačiau už duomenų atsarginę kopiją (backup) atsakingas jūsų IT specialistas. Aš galiu pasakyti iš patirties – vibruojanti kelyje sunkvežimė važiuoja pakankamai švelniai, bet jeigu diskas jau buvo „ant ribos“, gali nulūžti. Geriausia, jeigu jūsų žmogus išjungia, pažymi kabelius ir vėl įjungia vietoje. Mes esame tie rankos, kurios neša, o ne galvos, kurios programuoja. Taip pat rekomenduoju nevežti senų monitorių, jeigu jų neverta – kaina už toną bus ta pati, o galiausiai Lietuvoje juos tiesiog išmesite.

Kaip elgiamasi su įmonės archyvais ir dokumentais?

Dokumentų gabenimas yra atsakomybė. Mes dažnai vežame buhalterines apyskaitas, sutartis, darbuotojų bylas. Visada siūlau klientams susirūpinti dėžėmis, kurios užrakinamos arba bent jau tvirtai užklijuojamos, kad jų neiškrėtų vėjas ar neatsidarytų sustojus ant šlaito. Jeigu dokumentų yra labai daug, galime sutvarkyti specialią transportavimo sistemą – palėpines dėžes ant vieno rėmo, kad jas būtų lengviau perkrauti su kranu. Svarbiausia – nepamirškite pažymėti kiekvienos dėžės turinio. Nėra nieko blogiau, kai atvykstate į naują biurą Vilniuje, o reikalingi VMĮ dokumentai gulėti dėžėje, pažymėtoje „Seni stalai“. Biuro perkraustymo procesas iš Olandijos į Lietuvą tampa košmaru, jeigu prarandate prieigą prie dokumentų pirmąją savaitę.

Pinigai ir biurokratija (Kainos ir dokumentai)

Kiek tai man kainuos, maždaug?

Noriu būti ištikras – neduokite kainų telefonu be matavimų. Kaina priklauso nuo tūkstančių dalykų: ar reikia išardyti spintas, ar yra liftas abiejuose galuose, ar reikia nešti per 4 aukštus. Tačiau, kad turėtumėte vaizdą, mažas biuras (pavyzdžiui, 5-6 darbo vietos) su visais baldais gali kainuoti nuo 1500 iki 2500 eurų, priklausomai nuo degalų kainos to metu. Didelis perkraustymas (pilnas sunkvežimis 90 kubinių metrų) svyruoja nuo 3000 iki 5000 eurų. Atsimenu vieną atvejį, kai teko įkainoti papildomai 500 eurų už tai, kad Olandijoje reikėjo iškviesti „krautuvą“ su keliu vairuotojais, nes biuras buvo 5 aukšte be lifto. Visada klauskite, ar kainoje įskaičiuota darbo ranka abišalėje, ar tik paties važiavimo.

Ar reikia eiti į muitinę, jei mes ES šalyse?

Tai vienas dažniausių klausimų ir vienas didžiausių mitų. Kadangi Nyderlandai ir Lietuova yra Europos Sąjungoje, muitinių formalumų (importo mokesčių) nėra. TAČIAL. Tai nereiškia, kad važiuojame kaip vaiduokliai. Mums būtinas tikslius krovinių sąrašas (packing list) ir CMR draudimas. Jeigu kelyje sustings vokiška policija ar lenkiška muitinė, jie turės parodyti, ką vežame. Jeigu sąraše parašyta „biuro baldai“, o rastų 10 skersparnių su alkoholiu – bus didelių rūpesčių. Be to, jeigu perkeliate naują techniką, kurios vertė viršija 10 000 eurų, gali tekti pildyti Intrastat deklaracijas, tai jau jūsų buhalterijos reikalas. Mūsų užduotis – saugiai pristatyti, jūsų – deklaruoti vertę.

Kas dėl draudimo, jei kas nors sulūžta kelyje?

Niekada nevažiuokite be draudimo. Standartinis CMR draudimas, kurį turi visi vežėjai, dažnai dengia tik labai nedidelę sumą, pvz., 10-12 eurų už kilogramą jeigu įvyko nelaimingas atsitikimas. Tarkime, krenta brangus serveris, sveriantis 20 kg. Pagal standartinį draudimą gausite 240 eurų, o serveris kainavo 3000. Todėl visada siūlau sudaryti papildomą „All Risk“ draudimą konkretiam siuntiniui. Jis kainuoja šiek tiek, tačiau užtikrina, kad jei vairuotojas staiga stabdos ir dėžė nukrenta, žala bus padengta pilnai. Aš mačiau, kaip viena įmonė prarado visą archyvą dėl nutekėjusios vandens cisternos sunkvežimyje – be gero draudimo verslas galėjo bankrotuoti.

Olandiškos realybės ir smulkmenos

Kaip su automobilių stovėjimu Olandijje, ten gi griežta?

O, tai yra mūsų kasdieninis košmaras, ypač miestuose kaip Amsterdamas, Utrechtas ar Haga. Jūs negalite tiesiog sustabdyti 16 tonų sunkvežimio prie „Office Center“ durų ir sakyti „aš penkias minutes“. Greitiausiai po trijų minučių atvažiuos vietinė policija arba „stadstoeher“ (miesto stovėjimo prižiūrėtojai) ir užrakins ratus arba išrašys baudą, kuri svyruoja nuo 100 iki 300 eurų. Mes visada iš anksto tikriname stovėjimo zoną. Kartais reikia gauti leidimą (ontheffing) iš savivaldybės, tai trunka kelias savaites. Kartais tiesiog reikia užsisakyti vietą artimiausioje parkavimo aikštelėje ir viską nešti rankomis 200 metrų. Planuokite tai iš anksto, nes biuro perkraustymo procesas iš Olandijos į Lietuvą prasideda ne nuo to, kai mes atvažiuojame, o nuo to, ar kur mes galime statyti mašiną.

O jeigu, lifto nėra arba jis per mažas?

Tai klasika. Senesniuose Olandijos biuruose, ypač kanalų namuose arba paverbtuose sandėliuose, laiptai yra labai siauri ir su staigiais posūkiais. Kartais net neįmanoma įvežti standartinės sofos ar didelio konferencijinio stalo. Tokiu atveju mes turime specialią įrangą – laiptų keltuvus (stair climbers). Jie padeda pakelti iki 300 kg viena karta. Tačiau tai lėtina procesą. Jeigu jūsų biuras 4 aukšte be lifto, reikia skirti visą dieną tik iškrovimui vienoje vietoje. Būtinai pasakykite mums apie tai iš anksto, kad nesiųstume vieno vairuotojo, kai reikia trijų stiprių vyrų su technika.

Ar vairuotojai moka lietuviškai ar tik olandiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų – lietuviai. Tai labai palengvina komunikaciją, ypač kai atvykstate į Lietuvą ir reikia greitai susitarti, kur dėti kokias dėžes, o kur – pavojingas krovinius. Jeigu reikia vairuotojo, kuris kalba tik olandiškai ar angliškai, mes galime tai susitvarkyti, tačiau lietuviškai kalbantis vairuotojas visada yra saugesnis variantas, nes jis supranta ne tik „į kairę“, „į dešinę“, bet ir subtilius kliento pageidavimus be vertėjo. Be to, jis žino Lietuvos realijas – kur yra geriau užsukti pietums, kur degalai pigesni.

Ar reikia patiems rasti dėžių ir juos užklijuoti?

Galite, bet nerekomenduoju. Parduotuvėse parduodamos dėžės dažnai būna per minkštos arba netinkamo dydžio. Mes siūlome profesionalias, dvigubai sienelių krovimo dėžes, kurios nesuglemžia po viena kitą. Taip pat turime specialias dėžes dokumentams (su dangčiais) ir drabužiams (su strypu viduje). Užklijuojame ir pažymime viską mes. Jums nereikia šliaužioti po grindį su lipnia juosta. Pasakytų, tai pigiau išsinuomoti mūsų dėžių rinkinį, nei nupirkti dešimtis pigių dėžių, kurios plyš po pusės kelio.

Ar galima keltis savaitgalį arba naktį?

Absoliučiai taip. Iš tiesų, biurai dažnai renkasi keltis šeštadienį ar sekmadienį, kad neprarastų darbo laiko. Tačiau turėkite omenyje, kad Olandijoje ir Vokietijoje yra griežti triukšmo reguliavimai. Negalima statyti sunkvežimio po gyvenamaisiais namais ir krauti metalinių spintų sekmadienį ryte 7 valandą – gaukite skundą ir policiją. Mes planuojame atvykti taip, kad iškrovimas būtų leistinu laiku, arba susitvarkome leidimus. Naktinis perkraustymas brangesnis, nes darbo užmokestis naktį didesnis, bet kartais tai vienintelis būdas neblokuoti miesto centro eismo.

Išvados

Galiausiai, noriu pasakyti, kad biuro perkraustymo procesas iš Olandijos į Lietuvą nėra rocket science, tačiau jis reikalauja kantrybės ir detalaus planavimo. Nereikia bijoti klausti gudrių klausimų savo vežėjui – koks mašinos aukštis? Ar turi konsoles? Kiek bus vyrų? Kokia draudimo suma? Tai atskiria profesionalus nuo mėgėjų.