Biuro perkraustymo planavimas iš Olandijos: kodėl geriau planuoti šiandien nei rytoj

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų ir, turiu pripažinti, biuro perkraustymas visada yra kaip mažas karas su priešu, kurį nematai. Pervežti įrangą iš vieno šalies galo į kitą nėra tiesiog įkelti dėžių į sunkvežimį ir važiuoti, ypač kai kalbame apie Olandiją. Žmonės dažnai klaidingai mano, kad tai tas pats kas keltis su butu, bet verslo atveju viskas yra daug sudėtingniau dėl techninės įrangos, dokumentų ir, žinoma, atsakomybės. Biuro perkraustymo planavimas iš Olandijos turi būti pradedamas ne tada, kai jau pasirašytas nuomos sutarties nutraukimo Lietuvoje, o gerokai anksčiau, kitaip rizikuojate tiesiog prarasti verslo dienas ir pinigus.

Esu matęs viską – nuo tų, kurie viską išsivežė dviejose "Volkswagen Transporter" mašinose ir džiaugėsi, iki didelių korporacijų, kurios pamiršo pasirūpinti serverių išjungimu, ir dėl to buvo neveiklios savaitę. Olandija, nors ir logistikos centras, turi savo niuansų – siaurus gatves, griežtus parkavimo taisykles ir biurokratiją, kuri gali sukti galvą net patyrusiems administratoriams. Todėl šiame straipsnyje nekalbėsime apie tai, kaip supakuoti kompiuterį, o apie tai, kaip išvengti chaoso, kurį sukelia netinkamas biuro perkraustymo planavimas iš Olandijos. Sėkmingas persikėlimas priklauso ne nuo to, kiek turite pinigų, o nuo to, kai gerai suprantate procesą.

Dokumentai ir parengiamieji darbai

Kiek laiko iš tikrųjų reikia skirti planavimui?

Nebūkite naivūs ir manykite, kad užtenka savaitės. Idealų atveju reikėtų pradėti galvoti apie persikėlimą mažiausiai prieš 2–3 mėnesius, ypač jei turite daug įrangos. Turime susitarti dėl datų, patikrinti, ar nėra reikalingi specialūs leidimai išvežti turtą, ir suderinti visus su darbuotojais. Vėlavimas čia kainuoja brangiai, nes prastas laiko planavimas sukuria grandinę, kurios pabaigoje stovi laukiantys klientai.

Ar reikia ką nors specialiai daryti su inventoriaus sąrašu?

Be abejo, tai yra vienas svarbiausių dalykų, kurį dažnai pamirštame. Negalite tiesiog užrašyti "kompiuteriai" ar "baldai" – turi būti išsamus sąrašas su serijiniais numeriais, būkle ir apytikslia verte. Muitinėje arba tiesiog kontrolės punktuose gali sustabdyti ir klausti, ką vežate, o jei neturite tvarkingo inventoriaus, gali būti didelių nesusipratimų ir delsimų. Esu matęs, kaip mašinos stovėjo sienos šone dėl to, kad vadybininkai užmiršo išsivežti vieną brangų serverį sąraše.

Kas nutinka su sutartimis Olandijoje, kai išsivežame turtą?

Čia reikia labai atidžiai perskaityti nuomos sutartis, nes olandai yra labai griežti dėl būklės, kurioje palikate patalpas. Dažnai reikia įrodymų, kad turtas išvežtas legaliai, o ne parduotas "juodaije rinkoje", todėl reikia turėti visus perkraustymo dokumentus. Jei paliksite biurą su šiukšlėmis ar sugadintais sienelėmis, savininkas be jokio abejonės atims užstatą arba pateiks ieškinį už neatliktus remonto darbus.

Techninė pusė ir logistika

Ką daryti su IT įranga ir serveriais?

IT įranga yra jūsų verslo širdis, ir su ja negalima elgtis kaip su paprastomis kėdėmis. Prieš išvežant reikia viską tiksliai pažymėti, išjungti ir, svarbiausia, pasidaryti atsarginęs kopijas (backup), nes nešiojimas sukelia vibraciją. Aš asmeniškai visada rekomenduoju pasamdyti IT specialistą, kuris fiziškai išmontuoja ir vėliau sumontuoja serverius, nes jei kas nors nulūž, nebus kas kaltinti – tik jūs patys.

Ar galima sutaupyti ant pakavimo medžiagų?

Sutaupyti galima visur, tik ne ten, kur reikia apsaugoti brangų turtą. Nenaudokite senų, drėgnų ar jau antrą kartą naudojamų dėžių, ypač serveriams ar monitoriams. Geriau investuoti šimtą eurų į kokybiškas burbuliukų plėveles ir tvirtas dėžes, nei vėliau versti įmonę pirkti naujus kompiuterius. Girdėjau istorijų, kai dėl blogo pakavimo subyrėjo visa kompiuterių linija, ir tai buvo brangiausia "kava" visame perkraustyme.

Kaip su parkavimu Olandijos miestuose, pvz., Amsterdame ar Roterdame?

Tai viena didžiausių galvos skausmų, nes ten gatvės yra siauros ir daugiausia vietos skirtos dviračiams. Negalite tiesiog sustabdyti 7,5 tonos sunkvežimio prie biuro vartų – reikia gauti specialų leidimą (ontheffing) iš savivaldybės, o tai trunka laiko. Kartais teka įrengti net specialias "kėdžių" sunkvežimio ratams, kad nepažeistumėte šaligatvio plytelių, už ką gausite milžiniškas baudas.

Kainodara ir biudžetas

Kiek maždaug kainuoja toks pervežimas į Lietuvą?

Kainos svyruoja labai stipriai priklausomai nuo tūrio, bet jei kalbame apie vidutinį biurą (apie 50–100 kv. m.), tai reikėtų numatyti nuo 1500 iki 4000 eurų. Čia įskaičiuota ne tik vairuotojo darbas ir degalai, bet ir kelių mokesčiai Belgijoje ar Vokietijoje, kurie nėra maži, ir galbūt keltų pervežimas, jei važiuosite per Šiaurės jūrą. Neklauskite manęs "kiek kainuoja viena dėžė", nes viskas skaičiuojama pagal užimamą vietą mašinoje (kubinius metrus).

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Daugelis klientų mano, kad kaina priklauso tik nuo atstumo, bet tai netiesa. Didžiausią įtaką daro tai, ar reikia kelti daiktus į trečią aukštą be lifto, ar reikia išmontuoti baldus, ar reikia specialių kėdžių (liftų) sunkiomsioms kroviniams. Taip pat, jei norite, kad daiktai būtų pristatyti tik tam tikru laiku, pvz., šeštadienį, tai kainuos brangiau, nes vairuotojai turi poilsio laiką.

Ar verta imti papildomą draudimą?

Be abejo, ypač kai kalbame apie biuro turtą. Standartinis transporto draudimas (CMR) dažnai nedengia visos vertės, ypač jei daiktai buvo blogai supakuoti. Už papildomą draudimą teks mokėti, bet jei sunkvežimui užsidegs ratas ar įvyks avarija, jums bus atmokėta visa rinkos vertė, o ne tik keli centai už kilogramą.

Nepageidaujamos situacijos ir smulkmenos

Kas vyksta, jei keliuose atsiranda problemų, pvz., užstrigo sienoje?

Tokia situacija yra reta, bet įmanoma, ypač per šventes ar didelius eismo įvykius. Turime turėti "Plan B" – tai gali būti kitas vairuotojas, kuris pasiima dalį krovinių, arba sandėliavimas Olandijoje vienai nakčiai. Negalima tikėtis, kad vairuotojas važiuos 24 valandas iš eilės, nes tai nelegalu ir pavojinga, todėl reikia numatyti poilsio pertraukas į grafiką.

Ką daryti su atliekomis ir senais baldais, kuriuos nebevežiame?

Olandijoje yra labai griežtos atliekų tvarkymo taisyklės, tad tiesiog išmesti biuro šiukšles į gatvės konteinerius yra neįmanoma. Reikia susitarti su specializuota kompanija, kuri atveš didžiąsias konteinerius (big bags) arba nuveš viską į perdirbimo centrą. Dažnai klientai mums sako: "imkite sau, jei reikia", bet mes negalime vežišioti šiukšlių per sieną, tai mums brangu ir nelegalu.

Ar galima vežti darbuotojų asmeninius daiktus toje pačioje mašinoje?

Techniškai galima, bet legaliai tai yra pilnas "galvos skausmas", nes tai gali būti įvardijama kaip kontrabanda ar nelegalus prekybinis vežimas. Jei darbuotojas nori nusivežti savo asmeninį kompiuterį ar augintinį, geriau, kad jis tai padaryta savo transportu arba mes tai užrašome kaip asmeninį turtą atskirai. Muitinėje gali būti nemandagu, kai tarp verslo įrangos randama asmeninės drabužių krūva.

Kaip organizuoti darbą, kad verslas nestotų?

Tikslus grafikas yra raktas – reikia susitarti, kad viena diena pakrauname, kita važiuojame, o trečią iškrauname. Dažnai rekomenduoju klientams palikti seną biurą veikiantį iki paskutinės akimirkos, o naująjį įrengti tik tada, kai krovimas jau vyksta. Taip sutaupote nuomos pinigus ir nenukenčiate nuo to, kad darbuotojai sėdi be kompiuterių lauke.

Išvada

Galiausiai, viskas sumažėja iki vieno – biuro perkraustymo planavimas iš Olandijos turi būti sisteminis procesas, o ne chaotiškas spurtas paskutinę sekundę. Nors aš ir esu matęs daugybę būdų, kaip tai galima padaryti, geriausias visada yra tas, kuris užtikrina, kad rytoj ryte jūsų darbuotojai gali sėdėti prie savo stalų ir dirbti. Neskubėkite, pasitarkite su profesionalais ir viską užrašykite ant popieriaus, o tada tas procesas taps tiesiog dar viena užduotimi, o ne košmaru. Sėkmės kelyje ir atsiminkite – geriau planuoti per daug, nei per mažai.