Biuro perkraustymo planavimas iš Olandijos detaliai: vadovas, kaip išvengti chaoso

Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena: biuro perkraustymas iš Olandijos niekada nevyksta taip lengvai, kaip atrodo brošūrose. Olandija – tai taiški šalis, puikios keltuvėlės, greiti automagistraliai, tačiau kai kalbame apie viso verslo centro perkėlimą į Lietuvą, prasideda tikri nemalonumai, jei nepasiruoši kietai. Per tą laiką mačiau viską – nuo dingusių serverių iki tų, kurie bandydami sutaupyti, viską vežė savo „volfswagenas“ golfu per tris keliones. Tai neveikia. Štai jums mano, kieto keleivio, žinios, kaip tai padaryti taip, kad sekmadienį ryte jūsų darbuotojai galėtų dirbti, o ne ieškoti savo kompiuterių.

Kodėl reikalingas detalus planas?

Kiekvienas biuro perkraustymas iš Olandijos prasideda ne nuo dėžių lipinimo, o nuo inventoriaus. Dažnai klientai sako: „Turime tris kambarius, reikia viską nuvežti“. Kada paklausiu, kiek tie „trys kambariai“ sveria ar kiek tai yra kubinių metrų, jie nenukreipia akies. Olandijos logistika neleidžia sau tokio laisvumo – ten sunkvežimiai užsakomi pagal tūrį (m3) ir svorį. Jei suklydate skaičiuose, vairuotojas gali atvykti su per mažu sunkvežimiu, ir tada prasideda papildomi ekskursijai po Nyderlandus.

Be to, svarbu suprasti, kad biuras tai ne tik stalai ir kėdės. Tai dokumentai, kurie gali būti jautrūs, tai IT įranga, kuri nekenčia vibracijos, tai augalai, kurie gali neišgyventi kelionės be vandens. Planavimas turi apimti ne tik fizinį pervežimą, bet ir dokumentų tvarkymą. Nors Nyderlandai ir Lietuva yra ES erdvėje, muitinės kontrolė gali sustabdyti krovinį, jei turinys bus neatitinkantis deklaracijos. Ypač jei pervežate naują techniką, kuri dar nebuvo apmokestinta PVM.

Logistiniai niuansai: maršrutas ir laikas

Maršrutas iš Olandijos (pvz., iš Roterdamo, Eindhoveno ar Amsterdamo) į Lietuvą yra standartinis – per Vokietiją ir Lenkiją. Tačiau biuro perkraustymas iš Olandijos turi savo smulkmenas. Vokietijoje yra griežti apribojimai vairuotojų poilsio laikui ir važiavimą sekmadieniais. Jei planuojate atvykti pirmadienį ryte į Vilnių, reikia, kad sunkvežimis iš Olandijos išvažiuotų jau penktadienį arba šeštadienį ryte. Vėluoti su šiuo dalyku – tai receptas, kaip palikti darbuotojus be stalų savaitę.

Taip pat reikia pagalvoti apie prieigą prie objekto Olandijoje. Olandų miestuose centro gatvės dažnai siauros, o parkavimas brangus. Reikia gauti specialius leidimus (ontheffing) sunkvežimiui stovėti prie biuro duryse. Jei to neplanuojate iš anksto, vairuotojas gali tekti stovėti kitoje gatvės pusėje ir pernešti dėžes per kelias šimtus metrų. O tai laikas, o laikas – pinigai. Gerai, kai turite vietinį koordinatorių, kuris padeda išsiregistruoti tokiam transportui.

Pakavimo medžiagos ir techninė įranga

Nešioti kompiuterius „plikomis“ – tai didžiausia klaida. Mačiau, kaip LCD monitoriai buvo sužaloti tik todėl, kad juos įkišo tarp stalų be apsaugos. Profesionaliam biuro perkraustymui iš Olandijos reikalingos specialios dėžės su „burbulais“ (bubble wrap), krepšys monitoriams, o labai svarbu – tvirtos juostos. Negailėkite juostos, geriau perlipkite dėžę tris kartus, nei ją atidarys kelionės metu.

Serveriai yra atskira tema. Jie turi būti išjungti teisingai, pasirašyti atsarginės kopijos (jei dar nėra), o patys serveriai užfiksuoti ant rėmų, kad jie nejudėtų kelyje. Jei turite duomenų centrą, rekomenduoju ne juos vežti, o pasinaudoti duomenų perkėlimu į debesį, o aparatinę įrangą pervežti atskirai. Taip sumažinsite riziką.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Dokumentų ir muitinės subtilybės

Ar reikia mokėti muito ar mokesčius perkraunant biurą iš Olandijos į Lietuvą?

Kadangi abi šalys yra Europos Sąjungoje, importo mokesčio (muitinio) nėra, tačiau turite mokėti PVM. Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje, šis procesas dažnai vyksta pagal „pirkimo apskaitą“ (self-billing) ir nereikalauja pinigų mokėjimo tiesiogiai sienoje, jei visi dokumentai tvarkingi. Jei ne, gali tekti sumokėti PVM Lietuvos muitinėje, o vėliau deklaruoti.

Kas nutinka, jei pamiršu inventoriaus sąrašą ar jis bus neteisingas?

Tuoj pat kils problemų su muitinės deklaravimu. Jei sąraše nurodyta „biuro technika“, o realiai randa asmeninius daiktus ar naujas prekes, gali būti pradėta pažeidimų byla. Geriausia turėti Excel lentelę su serijiniais numeriais brangiajai technikai – tai sutaupo daug nervų patikrinimo metu.

Ar galima vienu sunkvežimiu vežti ir biuro įrangą, ir asmeninius darbuotojų daiktus?

Techniškai – galima, bet aš tai nerekomenduoju. Jei vairuotoją sulaikys muitinė ir rasi asmeninių drabužių tarp firminių kompiuterių, gali įtarti, kad vyksta „pilnas“ importas su apmokestinimo vengimu. Geriau tai atskirti arba aiškiai pažymėti dokumentuose, kad tai yra „asmeninis turtas, keliantis su darbuotoju“.

Kiek laiko užtrunka visų leidimų gavimas Olandijoje?

Parkavimo leidimų (ontheffing) gavimas miestuose kaip Amsterdamas ar Utrechtas gali užtrukti nuo 3 iki 14 darbo dienų. Neskubėkite čia, nes griežtai baudžiama už neteisėtą stovėjimą sunkvežimio zonoje, o pašalpinimas gali kainuoti daugiau nei patys pervežimai.

Kainodara ir organizaciniai momentai

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas iš Olandijos iki Vilniaus?

Kainos svyruoja stipriai priklausomai nuo tūrio – mažam biurui (apie 15-20 m3) tai gali kainuoti nuo 1200 iki 1800 eurų, o didesniam (50 m3 ir daugiau) kaina gali siekti 3000-4000 eurų. Taip pat įtakos turi tai, ar reikia įkrovos/iškrovos komandos Olandijoje, ar tik vairuotojo.

Ar reikia mokėti už įkrovą Olandijoje atskirai?

Dažniausiai taip, jei jūsų darbuotojai negali ar nenori padėti pakrauti. Mūsų praktika rodo, kad užsakoma „dviejų vyrų komanda“ Olandijos pusėje, tai kainuoja papildomai, bet užtikrina, kad dėžės bus sukrautos tvarkingai ir niekas nenukris po kelių šimtų kilometrų.

Kas daryti, jei naujieji biuro patalpos Lietuvoje dar nebaigti remontuoti?

Tai klasika. Susitariame, kad sunkvežimis su kroviniu laikinai paliekamas mūsų sandėliuje Lietuvoje (t.y., atiduodame į sandėlinį saugojimą). Tai papildoma paslauga, kuri kainuoja, bet taip išvengiate situation, kai vairuotojas laukia prie durų ir skaičiuoja stovėjimo valandas.

Ar galima užsisakyti pervežimą savaitgaliu, kad neblaškyti darbo laiko?

Taip, galima, tačiau tai kainuoja brangiau. Vairuotojų darbo laikas reglamentuojas, o savaitgaliniai ar naktiniai pervežimai laikomi papildomomis paslaugomis. Verta pasverti – ar brangiau išmokėti darbuotojams už nedarbingą laiką ar papildomai sumokėti pervežėjui.

Techninės pusės ir rizikos

Kaip sauguoti duomenis esant serveriams perkeliant juos per sieną?

Prieš išjungiant būtina padaryti „full backup“. Fiziškai serverius rekomenduoju supakuoti į specialias važiuoklines su amortizacija, o jei galima – išvis išimti viduje esančius standžiuosius diskus ir vežti juos su savimi (rankiniame bagaže). Taip išvengsite duomenų praradimo rizikos, jei staiga nutiks avarija.

O kas daryti su augalais, jie neišgyvens kelionės?

Augalus galima vežti, tačiau reikia nepamiršti, kad sunkvežimyje su šaldymu nėra (paprastai). Žiema gali būti per šalta, o vasarą – per karšta. Žiemon rekomenduoju augalus laikinai palikti Olandijoje kolegoms arba vežti juos atskirai mažesniu transportu, kur gali būti įjungtas šildymas/vedinimas.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti – biuro perkraustymas iš Olandijos nėra būtiniausias blogis. Jei viską suplanuojate mėnesį iki datos, sudarysite tikslų inventorių ir pasikonsultuosite su logistika dėl dokumentų, viskas vyks sklandžiai. Pagrindas yra ne rasti pigiausią sunkvežimį, o rasti patikimą partnerį, kuris supranta, kad vežate ne medžio atliekas, o savo verslo širdį. Nesilaikant šios taisyklės, taupytoji pinigai gali viršti į didžiulius nuostolius dėl sugadintos technikos ar sustabdžto verslo. Pasidomėkite iš anksto, klauskite kvailų klausimų ir viskas bus gerai.