Biuro perkraustymo planavimas: Detalus procesas į Olandiją ir ką reikia žinoti

Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų, ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į Olandiją niekada nevyksta taip, kaip piešia vadovai PowerPointe. Viskas prasideda nuo euforijos „mes keliamės“ ir baigiasi panika, kur dingo tas vienas svarbus kabelis nuo serverio arba kodėl vairuotojas stovi prie sienos ir neleidžia iškrauti. Olandija, nors ir arti, turi savo niuansų, kuriuos reikia žinoti ne iš vadovėlių, o iš realių duobių keliuose. Štai jums pilnas vaizdas, kaip tai atrodo iš vidaus, be jokio glaistymo.

Kai kalbame apie biuro perkraustymo planavimą, svarbiausia yra suprasti, kad tai ne fizinis darbas tik, o ir loginis žaidimas. Ten kuriami maršrutai, kurie apeina didžiuosius miestus, kad nesusidarytų spūstys, skaičiuojami tiltų aukščiai, jeigu turite neįprastai aukštų baldų, ir, svarbiausia, derinami laikai su savaitgaliais, nes Olandijoje darbo laikas ir poilsio laikas yra šventa karvė. Jeigu planuojate perkelti savo verslą iš Vilniaus ar Klaipėdos į Amsterdamą, Roterdamą ar Eindhoveną, pasiruoškite tai daryti ne per savaitgalį.

Štai čia įsijautia mano dvimatis dešimtmetis daugumą žmonių klysta laikydamas, kad viską įmanoma numesti į sunkvežimį penktadienį vakare ir rasti pirmadienį ryte Olandijoje su kava rankose. Ne taip greit. Biuro perkraustymo planavimas turi prasidėti mažiausiai prieš mėnesį, o jei kalbame apie didelius korporacinius objektus – tai ir dar anksčiau. Reikia pagalvoti apie dokumentus, draudimus, o svarbiausia – apie žmones, kurie dirba tame biure, juk jiems reikia ne tik stalo, bet ir kompiuterio, kuris veiktų rytoj.

Logistika: kaip viskas juda iš A į B punktol

Kiek užtrunka tas kelias į Olandiją?

Dažnai klientai klausia „važiuoju automobiliu 12 valandų, kiek kurie?“ Tiesą sakant, sunkvežimis su 24 tonomis kroviniu neskuba taip pat kaip jūsų „Volvo“ pavėžėjant. Įprastas biuro perkraustymas į Olandiją trunka apie 2–3 dienas viena kryptimi, įskaitant poilsio laiką vairuotojui. Tačiau tai yra grybas važiavimo laikas, be iškrovos. Jeigu reikia paimti keliuose adresus Lietuvoje, tai pridedame dar pusę dienos. O jeigu paskutinis klientas Vilniuje uždelbia išsiregistruoti iš patalpų? Tada visas grafikas skyla lopšiais.

Ar geriau važiuoti per Vokietiją ar per Lenkiją?

Tai vienas dažniausių klausimų, ir atsakymas nėra paprastas „taip“ ar „ne“. Maršrutas per Lenkiją ir Vokietiją (A1, A2) dažniausiai trumpesnis, bet kainos degalams ir kelių mokesčiams Vokietijoje (vignettes) kyla kaip dumių bokštas. Jeigu biuro perkraustymo planavimas atliekamas žiemos metu, aš visada patariu vengti per aštrų Vokietijos kalnų ruožų jeigu kelyje ypač slysta, o Lenkijoje keliai kartais būna prastesnės būklės, kas galia pakenkti jautriai technikai. Pasirinkimas priklauso nuo to, ką pervežiate – jeigu serverinę, vengiame smūgių.

Kas daryti, jeigu traukinys užsidaro?

Buvo atvejų, kai vairuotojas praleisdavo laiką ir traukinys su kroviniu išvažiuodavo be jo. Tai košmaras. Todėl detalus procesas visada turi turėti atsarginį planą. Mes visada stengiamės suderinti, kad vairuotojas būtų terminale mažiausiai 2 valandas prieš išvykimą. Jeigu biuro perkraustymas vyksta per jūrą (Klaipėda-Kiel arba tarpiniais punktais), šiek tiek palengvėja, nes keltas laukia, bet vėlgi – reikia susiderinti su laiku.

Pinigai ir biudžetas: ką tiksliai reikia mokėti

Kiek kainuoja vienas kvadratinis metras pervežimo?

Nėra vienos kainos, kaip prekybos centre. Kaina priklauso nuo tūrio, ne kvadratinių metrų, nes galite turėti tusčią kambarį arba pilną knygų sandėlį. Paprastai biuro perkraustymas į Olandiją kainuoja nuo 30 iki 60 eurų už kubinį metrą, priklausomai nuo to, ar reikia išmontuoti baldus, ar reikia ypatingos priežiūros (pav., pianinai, seifai). Nepamirškite, kad Olandijoje vietiniai darbuotojai, kurie padės iškrauti, dirba pagal savo tarifus, kurie žymiai aukštesni nei Lietuvoje.

Ar į kainą įeina draudimas?

Standartinė sąlyga yra CMR draudimas, kuris dengia apie 10 SDR vienetų už kilogramą (tai yra maždaug 12-14 eurų). Perkraudžiant biurą, yra daug brangios elektronikos, todėl ši suma dažnai neužtenka. Aš visada primygtinai rekomenduoju sudaryti „All risk“ draudimą, kuris padengs visą vertę nuo durų iki durų. Nekantrauju, kai klientai sako „manęs niekas nepataikys“ – per tiek metų esu matęs viską, nuo užgriuvančių lentynų iki automobilių avarijų.

Kas yra „paskutinio milimetro“ mokestis Olandijoje?

Tai dalykas, apie kurį dažnai pamirštama planuojant biudžetą. Lietuvoje sunkvežimis gali priartėti prie pat įėjimo, bet Amsterdame centre arba Roterdamo senamiestyje – nėra šansų. Reikės mažesnės sunkvežimio su „kelione“ (prikabinta keleivinė dalis) arba netgi darbininkų su rankiniais vežimėliais. Tas paslaugos mokestis, vadinamas „inner city delivery“, gali padidinti sąskaitą dar šimtu ar dviem eurais.

Buitinės detalės ir dokumentai: be šio niekas neveiks

Kokius dokumentus reikia paruošti muitinei?

Nors Lietuva ir Olandija yra ES erdvėje, ir teoriškai sienos nėra, biuro perkraustymo planavimas vis tiek reikalauja gero dokumentavimo. Jums reikės pakavimo sąrašo (packing list) su prekių vertėmis, prekių sandėlio kvitų ir, jei įmonė perkelia nuosavybę tarp savo padalinių, reikės vidinės perdavimo dokumentacijos. Muitininkai gali sustabdyti ir patikrinti, ar tikrai nevežate prekybai skirtų prekių be PVM mokėjimo.

Ar mums reikia muitinės brokerio?

Jeigu tai paprastas įmonės turtas, kuris buvo naudojamas Lietuvoje ir bus toliau naudojamas Olandijoje, brokeris dažnai nereikalingas. Tačiau jeigu įmonė keičia savo statusą, arba yra prekių, kurios yra importuojamos iš trečiosios šalies (pvz., JAV) ir tik tranzitu per Lietuvą keliauja į Olandiją, tada brokerio pagalba būtina. Be jo, gausite didžiulę baudą už neteisingą deklaravimą.

Kaip elgtis su asmeniniais daiktais darbuotojų?

Tai yra pilnas chaosas, jeigu neiš anksto nurodote taisyklių. Darbuotojai mėgsta įmetinėti savo keptuves, augalus ar net šunų maistą į dėžes su firmine technika. Aš visada sakau – asmeniniai daiktai turi būti atskirai pažymėti ir, jeigu jų vertė viršija 450 eurų, gali kilti mokesčių klausimas. Geriausia paprašyti darbuotojų pasiimti savo daiktus namo ir nešiotis patys.

Technika ir baldų apsauga: kaip niekas nesužlugtų

Kaip pervežti serverius ir jautrią techniką?

Kompiuteriai yra viena dalykas, bet serverinės spintos – visai kitas. Jos sunkios, jautrios vibracijai ir turi stiklo detalių. Profesionalus biuro perkraustymas į Olandiją visada reikalauja specialių antivibracinių dėžių arba užraktų ant rėmų (racks). Be to, reikia atsarginių kietųjų diskų kopijų (backup) prieš išvežimą. Buvo atvejis, kai viena didelė įmonė prarado duomenis dėl to, kad serveris nukrito įkrovimo metu – tiek pinigų ir nervų nueina, kad geriau jau du kartus apsidrausti.

Ar jūsų komanda išmontuoja ir surenka baldus?

Taip, tai mūsų darbas, bet čia yra vienas „bet“. Mes turime savo įrankius, bet mes nežinome, kur jūsų vadybininkas paslėpė raktą nuo lentynos arba kur yra sujungiami kompleksiniai sistemos blokai. Jeigu biuro perkraustymo planavimas vyksta sėkmingai, klientas turi paruošti brėžinius arba nuotraukas, kaip viskas atrodė anksčiau. Kitaip mes surinksime taip, kaip mums atrodo tinkama, o vėliau gausite skundą, kad lentyna nebe prie sienos.

Kas nutinka su smulkmenomis – varžtais, kabeliais?

Štai čia dažniausiai dingsta brangiausia laika. Kai išmontuojami 50 stalų, ten susikaupia šimtai varžtų, veržlių ir plastikinių kabliukų. Jeigu mes juos tiesiog įmesime į didelį maišą, garantuoju, kad surinkti atgal bus neįmanoma. Mes naudojame pažymėtas maišelius su numeriais „Stalas Nr. 1“, „Stalas Nr. 2“ ir t.t. Tai laiko reikalas, bet taip sutaupome valandas Olandijoje, ieškant kurį nors „Philips“ galvutę.

Rizikos ir draudimas: kas gali nuvilti

Kas nutinka, jei vaziuotojas susirgs arba sustoja technikai?

Tai realus gyvenimas. Per tiek metų manęs vairuotojai sirgo per Kaliningrą, degė sankabos Vokietijos autobanuose. Jeigu biuro perkraustymas neapima atsarginio transporto arba vairuotojų pamainos, jūsų komanda Olandijoje gali laukti ir sėdėti ant grindų be stalų. Reikia pasirūpinti, kad tiekėjas turi 24/7 pagalbos liniją ir galimybę išsiųsti kitą automobilį.

Ar galima pervežti augalus į Olandiją?

Olandai yra dideli floros mėgėjai, bet jie irgi turi griežtas kvarantinines taisykles. Jeigu į biurą norite vežti didelius palmedžius arba dirbtines gėles, reikia tikrinti, ar jų potvynių žemė nėra užteršta kenkėjų. Dažniausiai tai nėra problema, jeigu augalai nupirkti Lietuvoje ir turi sertifikatą, bet jeigu vaziuojate su ką tik iškastais iš miško – tai griežtai draudžiama, ir gausite didelę baudą.

Ką daryti, jei naujieji patalpai Olandijoje dar nebaigti?

O tai, deja, labai dažna situacija. Statybos vėluoja, ir biuro perkraustymo planavimas susiduria siena. Mes turime galimybę laikinai padėti krovinius į sandėlį Olandijoje (pvz., Roterdame arba Tilburge), bet tai kainuoja. Geriausia yra pasirašyti sutartį su mums, kurioje būtų „free time“ (nemokamas laikas) 2-3 dienoms, jeigu pastate vėluosite su raktų įteikimu.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į Olandiją nėra tik krovinių pervežimas iš taško A į tašką B. Tai yra sudėtingas organizacinis procesas, kuriam reikalinga patirtis, kantrybė ir dėmesys smulkmenoms.