Biuro perkraustymas su montavimu į Lietuvą iš Olandijos: Praktinis vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas niekada neįvyksta taip, kaip jis atrodo brėžinyje ar svajonėse. Ypač kai kalbame apie tarptautinius maršrutus, pvz., biuro perkraustymą su montavimu į Lietuvą iš Olandijos. Per tą laiką mačiau viską: nuo „tekėjimo“ vokiškais automagistralėmis iki tų momentų, kai vienos didelės korporacijos vadovas suvokia, pamatęs tuščius savo kabinetus Amsterdame, kad pamiršo pasakyti apie serverinę su paslaptimis. Olandija yra specifinė rinka su savo „blokų“ kultūra, siaurais gatvelėmis ir labai griežtais terminais, tad čia negalima tiesiog užeiti ir „pasiimti daiktų“.

Kai klientas skambina ir klauso apie tokio masto operaciją, jis dažnai galvoja tik apie fizinį pervežimą – vilkikas, dėžės, važiuojame. Tačiau tikrasis darbas prasideda gerokai anksčiau. Biuro perkraustymas su montavimu į Lietuvą iš Olandijos reiškia ne tik tai, kad pakrausime stalus ir kompiuterius. Tai sudėtingas orkestras, kur reikia suderinti muitinę, išmontuoti sudėtingas sistemas, užtikrinti, kad brangūs duomenys neišnyktų kelionės metu, ir viską tą laiku pastatyti vietoje Vilniuje, Kaune ar Klaipėdoje, kad firmos veikla nustotų vos kelioms valandoms, o ne dienoms. Šiame straipsnyje neduosiu sausų apibrėžimų, o papasakosiu, kaip tai vyksta iš tikrųjų, ką stengtis nepadaryti ir kodėl Olandija nėra ta paprasta, kaip gali atrodyti žiūrint iš žemėlapio.

Kas daroma prieš kelią ir ar tikrai reikia montuotojų?

Kiek laiko užtruks visas tas biuro perkraustymas su montavimu į Lietuvą iš Olandijos?

Čia nėra vieno atsakymo, nes viskas priklauso nuo to, ką actually reikia vežti. Jei tai maža IT kompanija iš Roterdamo su penkiais darbo stalais, tai gali sutrumpėti iki dviejų-trijų dienų viso ciklo – nuo išpakavimo iki galutinio montavimo Lietuvoje. Tačiau jei kalbame apie pilną gamybos cecho ar didelio teisinio biuro perkėlimą, tai gali užeiti ir savaitę. Pats važiavimas užtrunka apie 18–20 valandų, jei vairuotojas važiuoja be sustojimų pagal taisykles, bet mes visada skaičiuojame su atsarga. Gera taisyklė – planuokite išpakavimą Lietuvoje kitą darbo dieną po to, kai mūsų ekipažas išvyksta iš Olandijos, tada tikrai nespėsite nustebti, jei kelyje užkils eismo įvykis Vokietijoje ar pametėte dokumentą prie pasienio.

Ar galiu patys surinkti baldus Lietuvoje ir sutaupyti pinigų, vietoj to kad užsisakyčiau montavimą?

Galite, bet labai nerekomenduoju, jei kalbate apie biuro kompleksus, o ne paprastus stalus iš IKEA. Biuro perkraustymas su montavimu į Lietuvą iš Olandijos dažnai apima „system“ tipo baldus, kurie turi daugybę detalių, jungiklių ir specifinių varžtų. Pervežimo metu dalys gali pasimesti, o mūsų montuotojai su savimi visada veža „gelbėjimosi rinkinį“ – atsargines varžtas, lentynėles, jungtis. Be to, jei jūsų darbuotojai vietoj darbo bus surinkinėjami baldus, jūs prarandate produktyvumo valandas. Mūsų komanda sukuria ir išmontuoja visą Olandijoje per vieną dieną, o Lietuvoje pastato per kitą – jums tik reikia parodyti, kur stovėtas serveris.

Kaip elgiamasi su kompiuteriais ir serveriais, ar jūsų vairuotojai moka tai daryti?

Mes ne esame IT specialistai, bet per 20 metų išmokome, kaip saugiai išjungti, pakrauti ir fiksuoti įrangą. Esant reikalui, dirbame su jūsų IT vadovu – jis žymis kabelius, o mes fiksuoame viską ant rėmų, kad niekas nešoktų kelionės metu per duobes. Biuro perkraustymas su montavimu į Lietuvą iš Olandijos visada kelia nerimą dėl duomenų saugumo, todėl serverius dažnai vežame atskirai, užrakintose dėžėse, ar netgi specialiu mikroautobusu, jei klientas nori 100 proc. kontrolės. Geriausia, jei jūsų IT žmogus važiuoja su mūsų ekipažu arba laukia sandėlyje Lietuvoje, kad iš karto įjungtų sistemą.

Ar tikrai verta kreiptis į profesionalus, gal tiesiog išsinuomoti sunkvežimį?

Išsinuomoti sunkvežimį atrodo pigiau, kol jums tenka samdyti kelis vyrus išmonguoti stogines Amsterdamo centre, kur sunkvežimiui tiesiog nepavyks važiuoti dėl „30 km zon“ apribojimų. Be to, jei netyčia užkliūsite į gatvės stulpą arba staigiai stabdydami apversite 2000 kg vertės spausdintuvą, draudimas nepadės, jei vairuotojas neturi teisės vežti komercinius krovinius. Biuro perkraustymas su montavimu į Lietuvą iš Olandijos reikalauja leidimų miesto centre, specialių įrankių (kranų, keltuvų) ir žinojimo, kur yra muitinės postai. Sutaupius 200 eurų nuomoje, galite prarasti tūkstančius dėl brangios įrangos sugadinimo.

Kainos, dokumentai ir Olandijos niuansai

Kiek maždaug gali kainuoti toks perkraustymas, žinoma, labai apytiksliai?

Noriu būti iškylus – be matavimų (pvz., Brastos metrologijos ar paprasto matmens paėmimo) kainos sakyti beveik nėra prasmės. Tačiau, jei kalbame apie standartinį 20–30 kubinių metrų biurą, tai biuro perkraustymas su montavimu į Lietuvą iš Olandijos gali kainuoti nuo 1500 iki 3000 eurų, priklausomai nu to, ar reikia įvežti per trečią šalį (Vokietiją), ar tiesiai. Didelę įtaką turi tai, ar reikia įrengti lifto išsinuomą Hagoje, kad nuleisti didelę stiklinę sieną. Kaina visada formuojasi iš darbo valandų (pakylos/iškrovos), kuro, kelių mokesčių (Vokietijoje jie brangūs) ir draudimo.

Ar reikia mokėti PVM ar muitą, jei vežu savo įmonės turtą?

Jei esate registruota Lietuvos įmonė ir turite PVM mokėtojo kodą bei perkeliate savo nuosavybę, tai dažniausiai tai yra PVM pajamos viduje (Intra-Community Supply), todėl muitas mokamas nebus. Svarbiausia užpildyti teisingai eksporto deklaraciją išvykstant iš Olandijos ir importo deklaraciją atvykus į Lietuvą. Biuro perkraustymas su montavimu į Lietuvą iš Olandijos tampa sudėtingas, jei tenka vežti asmeninį daiktą, sumaišytą su įmonės turtu – tada gali kilti klausimų iš muitinės. Mes visada padedame suformuoti tuos dokumentus, kad nesektų „pilka“ veikla.

Kas daroma su baldų pakavimu, ar aš turiu pats pirkti dėžes?

Gerai, kad paklausėte, nes dažnai žmonės mano, kad „mes įsimes į rankas“. Mūsų ekipažas su savimi atveža specialias biuro dėžes su dangteliais – tokias, kurios viena ant kitos dedamos ir neturi susilpti ant knygų. Taip pat turime burbuliukų plėvelę, storo kartono, lipdukus „kruopščiai“ ir „šoninis“. Biuro perkraustymas su montavimu į Lietuvą iš Olandijos įtraukia ir visą pakavimo medžiagą, o jos kaina dažnai yra nedidelė dalis viso sąskaitos faktūros. Nenaudokite mažmeninių parduotuvių dėžių – jos tiesiog suirs po 500 kelionių.

O jei aš noriu, kad važiuotų ir mano asmeninis automobilis už vilkiko?

Tai labai dažnas pasiūlymas, ypač tarp tų, kurie iš Olandijos grįžta visiems laikams. Techniškai tai įmanoma – naudojame specialias platformas vilkiko gale. Bet būkite budrūs: jei automobilis neįregistruotas arba yra draudimo problemų, muitinėje gali sukti galva. Be to, biuro perkraustymas su montavimu į Lietuvą iš Olandijos yra mūsų atsakomybė, o automobilis – jūsų, jei jis nėra įtrauktas į tą pačią sutartį. Geriau tai susitarti iš anksto, kad nereikėtų vairuotojui laukti, kol jūs bandysite sureguliuuoti dokumentus pasienyje dėl seno „BMW“.

Ar galima perkraustyti savaitgalį, kad neprarastų darbo laiko?

Galima, tai netgi rekomenduojama, jei leidžia biudoetas. Tačiau Olandijoje yra griežti taisyklės dėl triukšmo tam tikrose vietovėse ir ne visi sandėliai arba biurai turi prieigą sekmadieniais. Biuro perkraustymas su montavimu į Lietuvą iš Olandijos savaitgalį kiek brangesnis, nes mokame vairuotojams ir krovikams viršvalandžius bei papildomai dirbančius asmenis. Tačiau, jei tai leidžia išvengti dienos praradimo 50 darbuotojų biure, tai investicija nusimoka per kelias valandas po to, kai pirmadienį ryte visi jau sėdi savo vietose.

Rizikos ir užtikrinimas

Kas nutinka, jei kelionės metu sugenda arba susidaužo brangus daiktas?

Mes visada turime krovinių draudimą, kuris dengia žalą nuo 0,01 iki 6,50 EUR už kg pagal CMR konvenciją, tačiau tai standartinis variantas. Biuro perkraustymas su montavimu į Lietuvą iš Olandijos reikalauja ypatingo dėmesio brangiems daiktams, todėl visada siūlome sudaryti „All Risk“ draudimą visai siuntai. Jei staiga vairuotojas turi staigiai stabdyti dėl kažkieno kaltės Vokietijoje ir krenta serveris, mes kompensuojame jo vertę. Be to, mūsų vairuotojai yra patyrę – jie žino, kur kelyje yra pavojingi posūkiai, ir važiuoja taip, kaip turi važiuoti su biuro inventoriumi.

Kaip susitvarkoma su šiukšlėmis? Olandijoje tai gana brangu.

Tai puikus klausimas, nes daugelis pamiršta, kad išsivežti įmonės atliekas užsienyje – tai nemažas galvos skausmas. Mūsų sutartyje galima pasirinkti paslaugą „nuo A iki Z“, t.y. mes surenkame biurą, o senias, nereikalingas spinteles ar sulūžusias kėdes pasiimame ir vežame į šiukšliadėžę Olandijoje pagal vietines tvarkas (nuotekų sistemos taisykles ten griežtos). Biuro perkraustymas su montavimu į Lietuvą iš Olandijos tampa daug švaresnis procesas klientui, kai jis nemato, kaip jo buvę darbuotojai išmeta senius failus į vežimėlį. Palikite mums švarą, mes žinome, kur dėti ką.

Ar jūsų komanda kalba olandiškai, jei reikės susitarti su pastato administracija?

Taip, mūsų vadybininkai ir vairuotojai, kurie dažnai važiuoja į Olandiją, kalba bent pagrindiniais frazėmis, o dažnai ir laisvai. Olandai yra labai draugiški, tačiau jie labai mėgsta taisykles ir tvarką. Jei reikia gauti leidimą stovėti ant tako arba suderinti liftą, biuro perkraustymas su montavimu į Lietuvą iš Olandijos neįvyks be to, kad kas nors paaiškintų situaciją vietos „concierge“ arba sandėlininkui. Mums dažnai tenka kalbėtis su pastatuotojais, kad leistų užimti vieną eismo juostą krovos metu – be komunikacijos čia neapsieisi.

Išvada

Galiausiai, kai visos dėžės Lietuvoje iškrautos, o stalai surinkti, atrodo, kad naktis išsiveržė be miego, bet rezultatas vertas. Biuro perkraustymas su montavimu į Lietuvą iš Olandijos nėra tiesiog krovinių pervežimas, tai strateginis žingsnis jūsų verslo gyvenime. Nuo pat pirmojo skambučio, kai išsiaiškiname, kiek turite „kubų“ ir ar reikia išmontuoti pertvaras, iki paskutinio įsukto varžto jūsų naujame kabinete – visa tai turi eiti glotniai. Nereikia bijoti klausti „kvailų“ klausimų apie dokumentus ar dėžių tipus, geriau klausti iš anksto nei gailėtis vėliau, stovint prie sulūžusio serverio.