Biuro perkraustymas su iškrovimu iš Olandijos į Lietuvą: vadovas, kuris sutaupys Jūsų nervus

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt metų ir, pasakyčiau tiesiai, mažai kas gali sukelti tiek streso vadybininkui, kaip pranešimas: „Reikia kelti biurą“. O kai tas biuras yra užsienyje, pavyzdžiui, Olandijoje, ir viskas turi būti perkelta į Lietuvą, stresas padaugėja dvigubai. Esu matęs viską – nuo taupaus „studentiško“ perkraustymo „Renault Traffic“ furgonu, kai krenta kompiuteriai, iki didelių korporacinių projektų, kai reikia pervežti tonas dokumentų ir brangią įrangą. Biuro perkraustymas su iškrovimu iš Olandijos į Lietuvą nėra paprasta logistika, tai sudėtingas šachmatų partijos žaidimas, kur vienas neteisingas žingsnis gali kainuoti laiko ir pinigų.

Kodėl taip sudėtinga? Olandija yra arti, tačiau jos kelių sistema, miestų struktūra, ypač Amsterdame ar Roterdame, ir griežti taisyklės verslui sukuria savo niuansus. Be to, Lietuvoje laukiame ne tik krovinių, bet ir to, kad viskas veiktų nuo pirmadienio ryto. Daugelis klientų klausia: „Ar ne paprasčiau nupirkti naujų baldų?“ Kartais taip, bet dažniau investicija į profesionalų pervežimą apsimoka, kai suskaičiuojate įrangos ir archyvų vertę. Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi, kaip tai vyksta iš vidaus, be paslėptjų mokesčių ir netikėtumų.

Kainos ir pasirinkimo painiava

Kiek maždaug kainuoja toks reikalas?

Tai vienas populiariausių klausimų, bet ant jo atsakyti tiesiogiai be detalių yra beveik neįmanoma. Viskas priklauso nuo tūrio – ar tai mažas kontorėlis su trimis stalais, ar didelė atstovybė su 50 darbo vietų. Paprastai, jei kalbame apie vidutinį biurą (apie 15–20 kubinių metrų), kaina svyruoja nuo 1200 iki 2500 eurų, priklausomai nuo to, ar reikia mūsų pakavimo paslaugų Olandijoje. Reikia prisiminti, kad kuro kainos ir keltų bilietai (pvz., Klaipėda–Kiel arba per Vokietiją) nuolat kinta, todėl fiksuota kaina dažnai yra geras sprendimas.

Ar galiu atvežti daiktus kartu su kitu klientu (daliniu krovininiu)?

Žinoma, tai puikus būdas sutaupyti, jei Jūsų biuras nedidelis ir neskubinate. Mes dažnai sujungiame krovinius – pavyzdžiui, vienas vairuotojas veža Jūsų biuro baldus iš Eindhoveno, o sugrįžta atgal su kitu kliento siuntiniu iš Kauno. Tačiau čia būna vienas „bet“ – reikia laukti, kol susirinks pilna mašina arba užpildomas tūris. Jei Jūsų biuro perkraustymas su iškrovimu iš Olandijos į Lietuvą turi būti atliktas konkrečiu dieną, kad pirmadienį žmonės galėtų dirbti, geriau pasirinkti ekskliuzyvų pervežimą.

Ką reiškia „su iškrovimu“ ir kodėl tai svarbu?

Daugelis mano klientų mano, kad „su iškrovimu“ yra standartas, bet ne visiems tai taip. Kai sakykime „su iškrovimu“, tai reiškia, kad mūsų komanda atvyksta ne tik į Olandiją pakrauti, bet ir į Lietuvą – iškrauti bei, jei reikia, atnešti daiktus į patalpas. Esu matęs situacijų, kai vairuotojas atveža daiktus į kiemą ir sako: „Mano darbas baigtas“, o klientas lieka su 50 dėžių lietuje. Mūsų paslaugoje įkainojame tiek fizinį darbą Olandijoje, tiek Lietuvoje, tad Jums nereikia šaukti savo darbuotojų neįpareigotiems krovimams po darbo.

Olandijos realijos ir dokumentai

Kelias dienas trunka tas kelias?

Standartiškai, jei vairuotojas važiuoja be sustojimų ir be „krovimo-dėjimo“ tarpinių taškų, nuo durų iki durų užtrunka apie 24–30 valandų. Bet realybėje tai yra 2–3 dienos. Pirmą dieną mes krauname Jūsų biurą Olandijoje (pavyzdžiui, Hagoje), naktį vairuotojas privalo ilsėtis (draudžiama vairuoti ilgiau nei 4,5 valandas be pertraukos), o trečią dieną jau jaučiamas Lietuvoje. Jei reikalingas iškrovimas su įrengimu, pridėkite dar pusę dienos. Geriau planuoti atvykimą į Lietuvą ketvirtadienį ar penktadienį, kad turėtumėte laiko susitvarkyti prieš savaitgalį.

Ar reikia eiti į muitinę, jei tai ES šalys?

Tai vienas dažniausių mitų. Nors Olandija ir Lietuva yra Europos Sąjungoje, tarptautiniai pervežimai vis tiek reikalauja dokumentacijos. Mums būtina turėti CMR konosamentą, kuriame tiksliai surašyti, ką vežame. Jei vežate naują techniką, gali reikėti PVM deklaracijos (intra-community supply), o jei tai asmeninio naudojimo daiktai ar seni baldai – tai paprasčiau. Esu matęs, kai muitinės pareigūnai sustabdo mašiną ties Kybartų postu ir prašo parodyti inventoriaus sąrašą, todėl visada patariu daryti dvigubą sąrašą – vieną vairuotojui, kitą sau.

Kas daryti, jei Olandijoje gatvė per siaura sunkiasvorei mašinai?

Olandija yra žinoma savo siauromis gatvelėmis, ypač miestuose su kanalais („gracht“), pavyzdžiui, Leideno ar Utrechto centre. Kartais atsitinka taip, kad 18 metr� ilgio sunkvežimis tiesiog negali privažiuoti prie biuro durų. Tokiu atveju mes naudojame „shuttle“ sistemą – atvežame mažesnį 7,5 tonų arba 3,5 tonų furgoną, perkrauname daiktus didelėje mašinoje, kuri stovi pagrindinėje gatvėje, ir paskui važiuojame prie durų. Tai gali šiek tiek padidinti kainą, bet taip išvengsite baudų už pastatymą ne vietoje ar blokavimą.

Baldai, technika ir rizikos

Ar jūsų vairuotojai iškrauna viską ar tik numeta kieme?

Mūsų komanda yra įgudusi dirbti su biuro įranga. Mes ne tik numetame dėžes kieme. Įprasta praktika, kai atvykstame į Lietuvą, yra iškrauti dėžes į numatytą vietą – arba į sandėlį, arba tiesiai į kabinetus. Jei reikia, mes išmontuojame ir vėl sumontuojame baldus. Kartais klientai sako: „Nereikia montuoti, mes patys“, bet po valandos būna pervargę, todėl verta pasirūpinti šia paslauga iš karto. Be to, mūsų vairuotojai turi su savim vežimėlius („transpaletrus“), kad lengviau nešti sunkias dėžes nelygiu grindiniu.

Kaip elgtis su serveriais ir jautria technika?

Tai yra atsakomybingiausia dalis. Serveriai nekenčia vibracijos ir smūgių. Jei biuro perkraustymas su iškrovimu iš Olandijos į Lietuvos įmonę apima duomenų centrą, mes visada naudojame specialią pakuolę – oro burbulus („bubble wrap“), putų polistireną ir specialias krepšelius. Niekada negalima statyti serverio ant šono arba dėti ant jo kitų dėžių. Prieš išvežant visada reikia atsarginių kopijų (backup) – tai ne logistiko, o IT specialisto patarimas, bet po 20 metų darbo galiu pasakyti, kad technika dažniau sugenda ne nuo važiavimo, o nuo to, kad ją blogai išjungia ar supako.

Ar apdraudžiate turtą pervežimo metu?

Taip, turime standartinį transporto draudimą (CMR draudimas), tačiau jo limitai nebūna dideli – paprastai tai apie 10–12 SDR vienetai už kilogramą (tai yra apie 14–16 eurų). Jei vežate brangią techniką ar meno kūrinius, reikia šnekėtis apie papildomą „All Risk“ draudimą. Kartais klientai mano, kad jei dėžė su monitoriumi nukrenta, tai ji bus atgauta pilna verte, bet be specialaus draudimo gausite tik standartinę kompensaciją. Geriau deklaruoti visas vertybes iš anksto.

Kas nutinka, jei kažkas sulūžta ar dingsta?

Esu sąžiningas – nutinka. Nors mes stengiamės kaip galime, kartais Olandijos keliai tokio būklės, kad dėžė gali nukristi net ir suėjus pro duobę. Jei įvykį pastebite iš karto, reikia užfiksuuoti pažeidimus vairuotojo buvimo vietoje ir užpildyti „protokolą“. Jei pastebėsite tik namie, susisiekite su mumis per 24 valandas. Mes tiriame situaciją, kalbame su vairuotojais ir, jei kaltė mūsų, atlyginame žalą. Niekada nebijokite skambinti ir sakyti, kad kažkas ne taip – geriau išsiaiškinti tuojau, nei kelti nemalonumų vėliau.

Ar galima užsakyti pakavimą Olandijoje, jei ten nebėra žmonių?

Žinoma. Tai dažna situacija, kai verslas uždaromas arba persikelia, o Olandijoje likę tik vienas vadovas, kuris turi skristi lėktuvu. Mes siunčiame savo pakavimo komandą tiesiai į Jūsų biurą Amsterdame ar Roterdame. Jie susega stalus, užpakoja kompiuterius, užklijuoja dėžes. Viskas, ką Jums reikia padaryti, yra užrakinti duris ir atiduoti raktus. Tai labai patogu ir sutaupo daug brangaus laiko.

Išvada

Biuro perkraustymas su iškrovimu iš Olandijos į Lietuvą nėra tiesiog krovinių pervežimas, tai atsakomybė už Jūsų verslo tęstinumą. Per dvidešimt metų išmokau vieno svarbiausio dalyko – geriausia logistika yra ta, kurią klientas nepastebi. Jums tereikia susitvarkyti dokumentus, o mums rūpės, kad Jūsų stalai, kompiuteriai ir archyvai saugiai atvyktų į naująją vietą. Nebijokite klausti, reikalauti detalaus sąrašo ir planuoti iš anksto – taip išvengsite streso ir galvos skausmo. Sėkmės perkraustyme!