Biuro perkraustymas Olandijos kryptimi: Sklandus procesas be jokio streso

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt metų, ir jei ką išmokau, tai tai, kad perkraustymas – yra ne fizinis darbas, o psichologinis. Ypač kai kalbame apie verslą. Biuro perkraustymas Olandijos kryptimi gali būti tikras košmaras, jei jį paliksite paskutinei dienai, arba malonus procesas, kuris netrukdys jūsų komandai dirbti. Olandija – tai specifinis rinkas, ten viskas vyksta pagal tvarką, o vokiečių ar olandiškų muitinės pareigūnų kantrybės nelabai rasite, jei trūks dokumentų.

Per šiuos metus mačiau viską: nuo įmonių, kurios bandydamos sutaupyti vežė dėžės keleiviniame automobilyje per Vokietiją ir gaudavo astrominių baudų, iki tokių, kurios viską pasitikėjo profesionalams ir penktadienį vakare dirbo Vilniuje, o pirmadienį ryte jau gėrė kavą Amsterdame. Sklandus procesas priklauso ne nuo to, kiek turite pinigų, o nuo to, kaip gerai suprantate logistikos mechanizmą. Čia ne tiesiog įkeliame baldus į sunkvežimį ir važiuojame. Čia kalbame apie dokumentaciją, IT įrangą, draudimus ir tą patį svarbiausią dalyką – timingą. Jei planuojate kelionę į Vakarus, turite žinoti, kad biuro perkraustymas Olandijos kryptimi reikalauja kruopštaus plano, kurį sudarysime šiame straipsnyje, atsakydami į tas klausimas, kurios kyla kasdien.

Kas labiausiai suintriguoja klientus?

Kiek laiko užtrunka visa organizacija?

Nepamirškite, kad mes negalime tiesiog atvykti ryte ir viską nuvežti per valandą. Įprastas biuro perkraustymas Olandijos kryptimi reikalauja paruošimo darbų, kurie gali trukti nuo savaitės iki mėnesio, priklausomai nuo to, kiek daug turite įrangos. Patys vežimai dažniausiai užtrunka 1-2 dienas, jei viskas eina pagal planą be eismo įvykių ir ilgų laukimų prie Vokietijos sienos arba Kempteno uosto.

Ar reikia rūpintis pakavimu patys?

Galite, bet nerekomenduoju, jei norite, kad procesas būtų sklandus. Mūsų komanda atveža dėžes, burbuliukų plėvelę, užkloja grindis ir baldus supakuota taip, kad jie nenukentėtų važiuodant per kalnelius Vokietijoje. Geriau leiskite profesionalams padaryti savo darbą, o jūsų darbuotojams geresnis pasirinkimas būtų rūpintis duomenų perkėlimu į debesis, o ne nešiotis sunkias dėžes su asmeniniais daiktais.

Ką daryti su kompiuteriais ir serveriais?

Tai yra pačios jautriausios vietos. Biuro perkraustymas Olandijos kryptimi visada įtraukia IT infrastruktūrą, ir čia nėra vietos klaidoms. Serveriai turi būti išjungti tinkamai, užfiksuoti serijiniai numeriai, o transportavimo metu jie turi būti įrengti ant specialių amortizatorinių ratukų. Vieną kartą mačiau, kai klientas bandė vežti serverį paprastoje dėžėje – važiavome lėtai, bet vibracija padarė savo, ir kietasis diskas atsisakė dirbti.

Ar galima perkraustyti savaitgalį?

Žinoma, tai yra mūsų standartinis pasiūlymas verslui, kadangi nereikia stabdyti operacinės veiklos. Vairuotojai taip pat turi poilsio laiko režimus, bet jei viską suplanuojame ankščiau, galime išvežti viską penktadienio vakare, o sekmadienį jau viską iškrauti naujame biure Roterdame ar Eindhovene. Sklandus procesas tuo ir pasižymi, kad jūsų klientai net net nesužino, kad jums persikėlė.

Kaip susiformuoja kaina?

Nėra vienos kainos, nes kiekvienas biuras kitoks. Skaičiuojame pagal kubinius metrus, atstumą, kiek reikia vyrų įkrovimui bei iškrovimui, ir ar reikia specialios technikos, pvz., keltuvo dideliems baldams. Taip pat įtakos turi ir tai, ar reikia statyti dėžes su jūsų daiktais sandėlyje, ar viskas bus paruošta mums. Biuro perkraustymas Olandijos kryptimi dažnai kainuoja pigiau nei įsivaizduojate, jei nėra staigių pokyčių plane.

Ar reikia muitinės deklaracijų, jei tai ne prekės?

Taip, nors tai ne pirkėjai pardavimui, tai vis tiek yra prekių judėjimas tarp šalių. Jei įmonė persikėlė iš Lietuvos į Olandiją, tai laikoma eksportu iš Lietuvos ir importu į Olandiją. Reikia pateikti Intrastat deklaracijas ir, jei reikia, T formą, kad nepermokėtumėte PVM. Be dokumentų, sunkvežimį gali sulaikyti sienoje, o tai užstrigs visą procesą.

Ar draudžiate turtą?

Be abejo, ir tai yra privaloma. Mūsų standartinis draudimas dengia žalą, kurią galime padaryti mes, bet rekomenduoju papildomą draudimą ypatingai brangioms prekėms. Biuro perkraustymas Olandijos kryptimi yra atsakingas uždavinys, o tūkstančiai eurų vertės projektoriai ar serveriai turi būti apdrausti visą kelionės trukmę. Geriau užduoti klausimą apie polisą iš anksto nei gailėtis vėliau.

Ar įvežiate ir darbuotojų asmeninius daiktus?

Dažnai darbuotojai nori vežti savo dėžutes su knygomis ar augalais, ir tai nėra problema. Jeigu tai nėra prekės prekybai, jas galima vežti kaip asmeninius daiktus, tačiau reikia sąrašo, kad nebuvo klausimų dėl kontrabandos. Kartais tokios dėžės važiuoja tame pačiame sunkvežimyje, kartais – atskirai, jei turi daugiau laiko.

Kaip su elingais arba aukštais aukštais?

Olandijoje daug biurų yra moderniuose pastatuose, kurių langai neatsidaro arba elingai yra specialūs. Mes turime patirties dirbti su tokiomis technikomis, bet būtina tai sužinoti iš anksto. Negalime atvykti su 40 tonų sunkvežimiu į gatvę, kurioje negalima statyti keltuvo. Vietos planavimas – tai pusė sėkmės.

O dėl automobilių – ar galite vežti ir firmos mašinas?

Taip, dažnai persikėlėjama ne tik su baldais, bet ir su flotile. Galime užkrauti 4-5 keleivinius automobilius į sunkvežimį su biuro inventoriumi, jei jie turi atsarginius ratus ir yra paruošti. Taip sutaupote nemažai pinigų, kadangi nereikia kiekvienam vairuotojui važiuoti atskirai.

Biuro perkraustymas Olandijos kryptimi: Kokios rizikos ir kaip jų išvengti?

Svarbiausia yra ne tiek patys daiktai, kiek informacija. Per daugelį metų mačiau, kaip dingsta dokumentai, sugenda standžieji diskai arba pasižymi brangūs meno kūriniai, kuriuos nebuvo užfiksuota sąraše. Biuro perkraustymas Olandijos kryptimi turi būti grindžiamas detaliu inventoriaus sąrašu (packing list). Be jo, jei kas nors dingsta kelyje, draudimo kompanija nebus linkusi mokėti kompensacijos, nes nebus įrodymų, kad tas daiktas išvis buvo įkrautas.

Taip pat verta paminėti geografiją. Jei keliate į Amsterdamo centrą, ten gatvės siauros, daug dviračių, o vietų stovėjimui be leidimo išvis nėra. Kartais reikia gauti specialų leidimą iš savivaldybės (ontheffing), kad galėtume statyti sunkvežimį. Mūsų vairuotojai tai žino, bet jei bandysite tai daryti patys su "užsakomu" sunkvežimi isv interneto, gali baigtis didelėmis baudomis ir neišvežtu kroviniu. Sklandus procesas reiškia, kad mes jau iš anksto susisiekę su gatvių priežiūros tarnyba arba žinome saugias vietas, kur galima apsistoti su priekaba.

Dar vienas dalykas – laikas. Žiemos mėnesiais Vokietijoje būna dideli uraganai, o kelyje į Olandiją dažnai būna didelių spūsčių prie Duisburgo arba aplink Reino ruožą. Mes visada planuojame rezervinį laiką, todėl nedžiaukite, jei vairuotojas pasako, kad atvyks po 2 valandų, o ne po valandos. Geriau saugu ir šiek tiek vėliau nei skubant ir avaringu būdu nuplauti į griovį su jūsų svarbiausiais serveriais.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas Olandijos kryptimi nėra būtinai kažkas, ko reikia bijoti. Kai turite patirtį, žinote dokumentacijos niuansus ir pasitikite savo komanda, tai tampa tiesiog darbu, kurį reikia atlikti kokybiškai. Mūsų tikslas – padaryti taip, kad jūsų verslas net nepajustų, kad jis persikėlė per sienas. Pasiruoškite iš anksto, klauskite ir nebijokite paprašyti patarimų – tai sutaupys ne tik nervus, bet ir pinigus. Olandija laukia jūsų verslo, o mūsų darbas – užtikrinti, kad jis ten atvyktų saugiai ir laiku.