Biuro perkraustymas Olandija-Lietuva: planavimas ir vykdymas

Sveiki, draugai. Esmė tokia, kad šiame versle jau virš dvidešimt met�, ir galima sakyti, mažai ką gali mane nustebinti, tačiau perkraustant biurus visada kažkas naujo. Žinoma, dažniausiai tai būna nenumatyti spūstys arba dėžės, pažymėtos „labai skubu“, kurios pasirodo tik tada, kai vairuotojas jau užveda variklį. Kalbėsime apie tai, kaip sudėlioti šį mazgą, kad jūsų verslas nenukentėtų. Biuro perkraustymas Olandija-Lietuva tai ne tik baldų vežimas iš taško A į tašką B, tai sudėtingas logistikos procesas, reikalaujantis tikslumo, nes čia susiduria dvi skirtingos teisinės sistemos, kelių šimtų kilometrų atstumas ir, svarbiausia, jūsų ramybė.

Dirbdamas su klientais kasdien, matau vieną pagrindinę klaidą – visiems atrodo, kad pakrauti sunkvežimį yra lengviausia dalis. Tiesą sakant, tai pats lengviausias etapas, jeigu viskas iki tol buvo padaryta teisingai. Olandijoje verslas skuba, Lietuvoje taip pat niekas nelaukia, todėl reikia suprasti, kad toks pervežimas turi būti suplanuotas kaip karinė operacija. Kalbėsime ne tik ap tai, kaip supakuoti monitorius, bet ir kaip išvengti muitinės nusivylimų bei kodėl reikia galvoti apie liftus dar mėnesį iš ankso. Štai mano, kaip seno voro, patarimas ir analizė, kaip tai padaryti sklandžiai.

Pradžia: kodėl planavimas yra pusė sėkmės

Kada tikrai reikia pradėti galvoti apie perkraustymą?

Nesitikėkite, kad paskambinsite antradienį, o mes jau ketvirtadienį viską išvešime be ypatingų pastangų, jeigu kalbame apie pilną biuro perkėlimą. Idealiu atveju pradėkite galvoti apie mažiausiai mėnesį iki planuojamos datos, o jei turiate didelę archyvų kopijavimo aparatų ar serverių gausą, tai geriau dviem. Olandijoje, ypač Amsterdamo ar Roterdamo verslo centruose, dažnai tenka išsinuomoti keltą arba gauti specialų leidimą stovėjimui prie įėjimo, o tai užtrunka. Taip pat verta atsižvelgti į tai, kad geresniems pervežėjams tvarkaraščiai užpildomi savaitėmis ikišon, tad vėliau kreipiantis gali tekti rinktis tarp brangių skubios pagalbos paslaugų arba nepatikimų „amatorių“.

Ar verta rūpintis inventoriumi, ar pervežėjas viską paduos?

Žiūrėk, mūsų įmonė visada pasiūlo dėžes, oda, kėdes ir viską kitą, tai standartas. Tačiau jeigu jūsų biure yra ypatingai brangios ar pažeidžiamos technikos, apie kurią aš žinau mažiau nei jūsų IT specialistas, tuomet geriau, jeigu jūs užtikrinsite specialią pakuotę. Aš asmeniškai visada patariu klientams netaupyti ant kokybiškų dėžių dokumentams, nes sugadintas bylų kabinetą po 1500 kilometrų kelionės suremontuoti neįmanoma. Standartinis „biuro perkraustymas Olandija-Lietuva“ rinkinys paprastai įeina į kainą, bet specifiniai reikalavimai, tokie kaip kriokuliai serveriams arba specialūs dėklai dideliems planšetėms, turi būti aptarti iš anksto, kad mums nektektų važiuoti su tuščia mašina vien dėl to, kad pamiršote pasakyti apie du didžiausius seifus.

Logistika, kainos ir maršrutas

Kiek realiai kainuoja toks kelionės nuotolis?

Nėra vienos kainos, kaip nėra vieno automobilio modelio, viskas priklauso nuo tūrio, kurį matuojame kubiniais metrais. Jeigu tai tik mažas kambaryks Amersforte su dviem stalais, tai tai gali atsieiti tik kelių šimtų eurų sumą, tačiau jeigu statome pilną 90 kubinių metr� sunkvežimį su liftu, tai skaičiai svyruoja nuo 1,5 tūkstančio ir aukštyn. Taip pat įtakos turi degalų kainos, kurios Olandijoje ir Vokietijoje skiriasi, ir tikrai, ar reikia samdyti papildomus krovikus vienoje ar kitoje pusėje. Būna taip, kad klientas sako: „turime tik penkias dėžes“, o atvyksta, ir ten yra penkios dėžės, po kiekvieną kurios telpa du dideli kabinetai, todėl visada prašau daryti nuotraukas arba vaizdo skambutį, kad nesusidarytų nemandagių situacijų.

Ar greičiau važiuoti per Vokietiją, ar galima keliaisia kitaip?

Techniškai, važiuodami iš Olandijos į Lietuvą, beveik visada turite važiuoti per Vokietiją, nebent norite aplinkti per Belgiją ir Prancūziją, kas būtų beprotiškai brangu ir ilgai. Maršrutas eina per Ruhro sritį, kur dažnai būna statybų spūstys, ypač netoli Eseno ar Dortmundo. Patirtis rodo, kad geriausia keliauti naktį arba anksti ryte, taip išvengsite didžiausių užstrigimų. Vairuotojai mūsų komandoje jau moka šiuos maršrutus atmintinai, žino, kur geriausia sustoti papietauti, kur yra saugi aikštelė poilsio, ir svarbiausia – kur vengti nelegalių migrantų zonų, kurios yra gana dažnos Vokietijos autostradose, nes saugumas yra pirmasis prioritetas.

Kas nutinka, jeigu tarp Olandijos ir Lietuvos pasibaigia degalys arba sugenda mašina?

Tai baisiausias scenarijus, bet su 20 metų patirtimi galiu pasakyti – tai nutinka. Tačiau profesionali komanda visada yra paruošusi tam. Mes turime draudimą, kuris dengia ne tik krovinius, bet ir techninę pagalbą kelyje. Jeigu mašina sustoja, mes iš karto kviečiame pagalbą vietinėje remonto stotyje, o jeigu reikia, krovinį perkeliam į kitą sunkvežimį. Jums kaip klientui nereikės nieko daryti, tik gauti pranešimą, kad vėlavame valandą ar dvi. Niekada nesiunčiame kelių dienų senumo „gūžių“ į tokius ilgos kelionės maršrutus, nes rizika per didelė, o biuro perkraustymas Olandija-Lietuva turi būti užbaigtas laiku, kitaip jūs prarandate pinigus neveikiant.

Muitinė ir dokumentai

Ar reikia mokėti muito ar mokesčius perkraunant biurą?

Tai vienas dažniausių klausimų, ir atsakymas priklauso nuo to, ar tai yra jūsų nuosavybė, kuri buvo naudojama Olandijoje, ar tai naujas įrenginys iš trečiosios šalies. Jeigu perkeliate savo naudojamus baldus ir kompiuterius į Lietuvą, tai dažniausiai taikomas „perkėlimo iš vienos ES šalies į kitą“ režimas, kuris išlaisvina nuo PVM ir muito. Tačiau jeigu nuspręsite prieš pat išvykdami nusipirkti penkis naujus serverius iš Kinijos, kurių nėra suvestų apskaitoje, gali tekti mokėti PVM Lietuvoje ar net muitą, jeigu prekės keliauja per trečiąsias šalis. Svarbiausia – turėti tinkamą inventoriaus sąrašą, kuriame nurodyta prekių vertė ir serijiniai numeriai brangiai technikai.

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti rankose?

Nereikia jokių magistros laipsnių, kad suprastum, kad be CMR konosmento (vežimo rašto) ir pakavimo sąrašo (inventoriaus) niekur neišvažiuosite. CMR konosmentas yra pagrindinis dokumentas, patvirtinantis sandorį tarp jūsų ir pervežėjo, o inventoriaus sąrašas reikalingas ne tik tam, kad nebūtumete pavogę, bet ir muitinės kontrolei. Aš visada patariu klientams daryti dvi inventoriaus kopijas – vieną palikti vairuotojui, kitą pasilikti sau. Jeigu krovinys yra ypatingai vertingas, verta pasidomėti TIR knygele arba kitais garantiniais dokumentais, nors paprastam biuro perkėlimui turi pakakti standartinio turto sąrašo.

Rizikos ir technikos saugumas

Kaip užtikrinti, kad serveriai ir duomenys neišsigims?

Klausimas, kurį dažnai užduoda IT direktoriai, ir teisūs. Fiziškai serverius galime užfiksuoti taip, kad jie nenukristų net jeigu sunkvežimis nukristų į griovį – naudojame specialias fiksavimo juostas, putų dėžes, vibruojančius jutiklius. Tačiau duomenys... juos mes nebegaliname užtikrinti. Prieš kiekvieną biuro perkraustymas Olandija-Lietuva aš asmeniškai įsitikinu, ar klientas yra padaręs visų duomenų atsarginę kopiją (backup). Buvo atvejų, kada vairuotojas staigiai stabdydamas sumušė standųjį diską, ir nors techniškai atrodė, kad viskas tvarkingai, duomenys buvo prarasti. Užtikrinkite duomenų saugumą programiškai, o mes pasirūpinsime fizišku aparatu.

Ar draudimas apima viską, kas sudužo kelyje?

Standartinis draudimas (CMR draudimas) paprastai apima apie 10-12 eurų už kilogramą, tačiau tai yra gana mažai, jeigu kalbame apie brangią medicinos įrangą ar serverius. Jeigu jūsų turtas vertinamas tūkstančiais, verta pasirūpinti papildomu „All risk“ draudimu. Žinoma, tai padidins galutinę sąskaitą, tačiau įsivaizduokite situaciją, kur sunkvežimį užpuola audra Vokietijos autostradoje, o ant grindų guli 15 tūkstančių eurų vertės spausdintuvas. Be pilno draudimo gausite tik nedidelę kompensaciją, kuri nebus užtektina. Geriau dešimt minučių pasikalbėti apie draudimo ribas nei po to skųstis teisme.

Organizaciniai dalykai ir pabaiga

Ar galima kraustytis savaitgaliais arba naktį?

Be abejo, kad galima, ir dažnai netgi reikia, ypač jeigu verslas negali leisti sau nustoti darbo dienomis. Olandijoje dauguma biurų centruų leidžia krovinius priimti tik iš anksto sutartu laiku, dažnai po 18:00 valandos. Mūsų komanda dirba lanksčiai, tačiau reikia žinoti, kad naktinio ar savaitgalinio darbo įkainos gali būti didesnės – Olandijoje darbuotojų tarifai šiomis valandomis šuoliauja aukštyn. Taip pat reikia pagalvoti apie tai, ar Lietuvoje bus kas nors, kas priims krovinį sekmadienį ryte, kitaip mums teks laukti iki pirmadienio ryto, kas vėl brangina laiką.

Kas daryti, jeigu paskutinę minutę pasikeičia planai?

Tai kasdienybė mūsų darbe. Žinoma, jeigu jūs skambinate iš karto po to, kai vairuotojas išvažiavo iš jūsų kiemo Olandijoje, tai gali kainuoti atšaukimo mokestį, nes mašina jau važiuoja. Tačiau jeigu pakeičiate vietą ar laiką kelias dienas iki išvykimo, mes visada prisitaikome. Turime mobilią dispečerio liniją, kurioje galite sužinoti, kur yra jūsų krovinys realiu laiku. Niekada nesakykite „negaliu“ kol nesitariat su logistiku – mes radome būdų, kaip įvežti baldus pro 80 cm duris arba užkelti ant 5 aukšto, kai liftas neveikia, tiesiog nedarykite spaudimo paskutinę sekundę.

Kaip turi atrodyti galutinis sandoris ir išsikraustymas?

Kai atvykstame į Lietuvą, reikia, kad kažkas atstovautų jums vietoje. Vairuotojas negali spręsti, kur statyti „raudoną“ sofa, jeigu nieko nežino. Geriausia, jeigu vienas žmogus turi rankose inventoriaus sąrašą ir žymėliu kontroliuoja, kas iškraunama. Kai viskas padaryta, pasirašome perdavimo- priėmimo aktą. Jeigu ko nors trūksta arba ypa sudužo – tai užrašome tame pačiame akte. Nedarome to vėliau, kai vairuotojas jau guli miegoti viešbutyje. Tvarka čia yra svarbiausia, kad vėliau nebiltų ginčų, kas ką sudaužė.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad biuro perkraustymas Olandija-Lietuva nėra būtinybė būti stresine patirtimi. Jis gali būti net lengvas ir smagus procesas, jeigu jį pavestate į patikimas rankas. Esu matęs viską – nuo to, kaip klientai bandokraustyti save su „viki“ krepšiais, iki to, kaip didžiulės korporacijos perkelia šimtus darbo vietų per vieną naktį be jokios avarijos. Sėkmė slepiasi detaliuose: geras inventorius, tikslus laikas, profesionalūs vairuotojai ir, svarbiausia, atviras bendravimas tarp jūsų ir pervežėjo. Nedarykite prielaidų, klauskite klausimų ir viskas gerai sueis. Jūsų verslas turi veikti toliau nepaisyant to, kad jo adresas pasikeitė iš olandiško į lietuvišką.