Biuro perkraustymas Olandija Lietuva: kaip užtikrinti sklandų verslo perkėlimą be streso

Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena: biuro perkraustymas Olandija Lietuva tai ne paprastas krovinių vežimas iš taško A į tašką B. Per tą laiką mačiau viską – nuo smulkiai suplanuotų operacijų, kai klientas vos nebuvo išgėręs su manim kavą prieš išvykstant, iki visiškų katastrofų, kai vairuotojas užstrigo priešais Vokietijos sieną be dokumentų. Verslas negali laukti, o jūsų darbuotojams reikia ramybės, kad galėtų dirbti toliau.

Kai kalbame apie tarptautinius pervežimus tarp šių šalių, reikia suprasti vieną pagrindinį dalyką – logistika turi būti nematoma. Jūsų partneriai ar klientai neturi jausti, kad jūsų kompanija juda. Olandijos rinka yra specifinė – ten daugiausiai dirbama su didele misine (pavyzdžiui, iš Roterdamo ar Eindhoveno), o Lietuvoje viskas dažniau susitelkia apie Vilnių, Kauną ar Klaipėdos laivyną. Atstumas didelis, o keliai, ypač Vokietijoje, gali būti neprognozuojami.

Šiame straipsnyje nepasakysiu jums sausų teorinių dalykų, kuriuos rasite bet kurioje vadovėlyje. Čia bus gryna praktika, milteliais, kaip tai vyksta realiame gyvenime, ir ką jums tikrai reikia žinoti, renkanties transporto kompaniją ir planuojant verslo perkėlimą.

Kas laukia kelyje ir kaip susitvarkyti su galvos skausmu

Kiek laiko užtrunka toks kelias į Lietuvą?

Visada klausiu, kada klientas nori, kad prekės būtų vietovėje, nes be to negaliu sudaryti grafiko. Paprastai biuro perkraustymas Olandija Lietuva trunka apie dvi ar tris diunas, jei kalbame apie važiavimą viena kryptimi be didelių stabdžių. Tačiau pačiam perkraustymo procesui reikia skirti daugiau laiko – vien dėžių pakavimas ir kėdžių išnešimas gali užeiti visą dieną, o tai reiškia, kad vairuotojas privalo turėti nakvynę numatytą.

Ar labai brangu užsisakyti tokias paslaugas?

Kainos kinta kaip orai birželį – priklauso nuo degalų, sezono ir to, kiek tų dėžių tikrai yra. Jei turite nedidelį kontorą Penktadienio Vakaru (Amsterdamo rajone), tai gali atsieiti apie tūkstantį-dviejų tūkstančių eurų, o jei perkeliate didelę gamyklą iš Tilburgo, skaičiai bus kur kas didesni. Nereikėtų taupyti ant vairuotojo kvalifikacijos, nes paskui brangiau išeis remontuoti sugadintų serverių ar biuro baldų.

Ką daryti su labai brangia technika, tarkime, serveriais?

Tai yra vienas svarbiausių klausimų, nes jei dingsta duomenys – dingsta verslas. Mes visada rekomenduojame specialius antistatinius dėžes ir užtikriname, kad krovimas vyktų su ypatingu atidžiumu. Pats geriausiai, kai klientas turi atsarginęs kopijas (backup) debesyje, o mes tiesiog saugiai phiziškai pervežame „geležį“.

Ar reikia rūpintis muitinės dokumentais, jei abi šalys ES?

Nors abi šalys yra Europos Sąjungoje, tai nereiškia, kad galima važiuoti tuščiomis rankomis. Būtina turėti tinkamą CMR draudimą, krovinių sąrašą (packing list) ir, jei reikia, TIR knygelę. Esu matęs situacijų, kai vairuotojas buvo sulaikytas pasienio punkte dėl to, kad dokumentuose buvo klaidingai parašyta siuntos vertė, tai sukėlė neigiamų emocijų ir vėlavimų.

Kaip elgtis su baldų surinkimu ir išmontavimu?

Dažnai klientai mano, kad tai įeina į kainą automatiškai, bet ne visada. Geriausia iš anksto pasakyti, ar reikia mums atsiųsti meistrus, kurie išmontuos didelį konferencijos stalą ar atskirs stalviršius nuo kojų. Jei bandysite tai daryti patys paskutinę minutę, gali likti daug neįscrewintų varžtų, kurie vėliau kels problemą Lietuvoj surinkimo metu.

Ar galima perkraustyti savaitgalį, kad nedarytų žalos verslui?

Žinoma, ir dažnai tai būtent taip darome, kad nebūtų stabdomas darbo procesas. Tačiau reikia prisiminti, kad vairuotojai turi poilsio režimus, tad reikia tiksliai suderinti grafikus, kad jie neviršytų vairavimo valandų. Vakarų Europoje daugelis biurų dirba nuo pirmadienio iki penktadienio, tad šeštadienio rytas yra idealus laikas pradėti krovimą.

Kas nutinka, jei kelyje sugenda sunkvežimis?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta, nors retai. Esu patyręs, kad sugedęs sunkvežimis Vokietijos autobane gali sustabdyti visą procesą. Mūsų strategija paprasta – turime partnerių tinklą, kuris gali greitai atsiųsti kitą automobilį ir perkrauti krovinius, tačiau tai visada brangiau ir ilgiau, todėl techninė būklė tikrinama prieš kiekvieną išvykimą.

Ar reikia drausti krovinius, jei jie važiuoja ne toli?

Būtina, net jei važiuojate iš Groningeno į Klaipėdą. CMR draudimas yra privalomas, bet jo limitai kartais būna per maži brangiems biuro daiktams. Patarčiau pasitikrinti, ar jūsų turto draudimas apima ir pervežimą, arba papildomai apsisaugoti transporto kompanijoje.

Kaip susitvarkyti su archyvais ir popierinėmis dokumentais?

Dokumentų griuvėsiai yra sunkiausi, nes jie fiziškai sveria daug, bet vertės turi mažiau. Reikia tvarkingai pažymėti kiekvieną dėžę, kad vėliau Lietuvoje neieškotumėte sutarties su 2015 metų spalio mėnesiu tarp šimtų kitų dėžių. Mes naudojame specialias dėžes su padidintu stiprumu, kad jos neprasplyštų po svorio.

Kodėl verta rinktis jūsų, o ne pigesnį „skelbimą“?

Užuot rašęs reklamą, pasakysiu tiesiog – patirtis. Kai kyla problema prieš Acheną arba kai reikia greitai gauti leidimą įvažiuoti į uždarą prekybos centrą Olandijoje, naujokai panika. Mes žinome, ką daryti, mūsų biuro perkraustymas Olandija Lietuva maršrutas yra išmokytas per dešimtmetį.

Techninės pusės niuansai, kuriuos dažnai pamirštame

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (chemija, valymo priemonės)?

Biure visada yra spausdintuvų kasetės, valymo priemonės ar virtuvės dujos. Tai laikoma pavojingais krovinais (ADR) ir jų negalima tiesiog mesti į sunkvežimį su baldais. Būtina tai deklaruoti ir užtikrinti, kad vairuotojas turi reikiamus leidimus, kitaip gresia didžiuliai baudos.

Kaip sužinoti, koks sunkvežimis reikalingas – 3,5t ar 20t?

Nereikia spėlioti. Mes dažnai siunčiame vadybininką arba prašome klientą nufotografuoti daiktus ir nurodyti apytikrį kiekį. Jei suklypsite ir užsakovat mažą furgoną, teks važiuoti du kartus, o tai dvigubina laiką ir kainą. Didžiajai daliai biurų užtenka 7-10 tonų sunkvežimio su kėbulu.

Ar atsiimate dėžes ir popierių po to?

Taip, ekologija ir tvarka mums svarbi, tačiau tai reikia suderinti iš anksto. Mes galime atvykti po savaitės ar dviejų ir pasiimti tuščias dėžes, kad jums nereikėtų jas naikinti patys. Tai nedidelis, bet patogus dalykas, kuris palinksta gerą įspūdį.

Ką daryti, jei naujieji patalpai Lietuvoje dar nėra paruošti?

Tai klasika – vairuotojas atvyksta, o raktų nėra arba dar nėra išmestyta senų baldų. Tada prasideda laukimas, o laukimas – pinigai. Visada tikrinkite, ar objektas yra „pavežimui paruoštas“ (ready for loading), kitaip mums teks laukti aikštelėje.

Ar galima sekti krovinių buvimo vietą realiu laiku?

Šiais laikais be to sunku įsivaizduoti verslą. Suteikiame prieigą prie GPS stebėjimo sistemos, taip galite matyti, kur jūsų baldai yra, ar vairuotojas ilsisi, ar jau artėja prie Kauno. Tai duoda ramybės vadovams.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas Olandija Lietuva yra investicija į jūsų ramybę ir verslo stabilumą. Nerašykite šio proceso į „paskutinią minutę“, nes logistika nemėgsta skubos. Gerai suplanuotas pervežimas sutaupo ne tik pinigų, bet ir nervų, o tai versle vertės nėra užmirštama. Pasitikėkite savo partneriu, klauskite klausimų ir viskas vyks sklandžiai.