Biuro perkraustymas Olandija-Lietuva efektyviai ir greitai: 20 metų patirties pasakojimas

Sveiki, draugai, štai ir vėl susirinkome priešais tuos pačius rūsinius dėžes, nešiojamas kompiuterius ir biuro augalus, kurie kažkodėl visada nukrenta kelio metu. Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų – maždaug nuo tada, kai sunkvežimiai ant Olandijos autostradų dar važiavo lėčiau nei dabar, o olandų muitininkai turėjo daugiau laiko pokalbiams. Per šį laiką esu matęs viską: nuo idealiai suruoštų "Apple" stiliuje padalinių, kuriuos perkraustome per dieną, iki tokių chaoso kupinų sandėlių, kur net nebežinojau, iš kurios pusės įlipti. Biuro perkraustymas Olandija-Lietuva efektyviai ir greitai nėra tiesiog vairuotojo darbas, tai yra sudėtingas logistikos žaidimas, kuriame viena klaida gali atidėlioti jūsų verslą savaiteliu.

Kai kalbame apie tarptautinius pervežimus, ypač tarp šių dviejų šalių, svarbu suprasti, kad Olandija ir Lietuva turi visai skirtingus mentalitetus ir kelių sistemas. Olandai mėgsta tvarką, grafikus ir preciziškumą, o mums, lietuviams, dažnai svarbiau greitis ir lankstumas. Susiejant šiuos pasaulius reikia kantrybės. Dažnai klientai klausia: "Ar spėsime iki pirmadienio?" Ir aš visada sakau – galima, jeigu nebandysite nuvežti viso to, kas sukaupta per dešimt metų, vienu kartu. Šiame straipsnyje pasidalysiu tuo, ką esu išmokęs savo odos kaina, kad jūsų verslo procesai nestotų net vienai valandai.

Biuro perkraustymas Olandija-Lietuva efektyviai ir greitai pasidaro įmanomas tik tada, kai žinai, ką veiki. Tai ne tik apie tai, kaip įkelti stalą į sunkvežimį. Tai apie dokumentus, kurie gali užstringti muitinėje Kaune, apie tai, kad Amsterdamo centras neleistis dideliam sunkvežimiui be leidimo, ir apie tai, kad vairuotojui reikia poilsio, jeigu jau vairavo devynias valandas. Negalime tikėtis stebuklo, jeigu patys nesiruošiam. Taigi, žiūrėkime, kaip tai veikia praktiškai ir ką turėtumėte žinoti, kol dar nesate įstrigę prie sienos su dėže rankose.

Pasiruošimas ir planavimas: kodėl visada pritrūksta laiko?

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planuoti tokį reikalą?

Visada sakau klientams – pradėkite galvoti apie tai mažiausiai mėnesį iki datos, nors idealiai būtų šešios savaitės. Vienintelis dalykas, kurį galime padaryti per dvi dienas, tai parvežti kelių dėžių dokumentus, bet ne visą biurą. Jei norite, kad viskas vyktų sklandžiai, turite rezervuoti autokelią (tą pačią mašiną su kėbulu) iš anksto, nes geros mašinos yra užimtos. Taip pat nepamirškite, kad jei turite IT įrangą, reikia numatyti laiką jos išjungimui ir pakavimui, o tai dažnai užtrunka ilgiau negu manyti.

Ar tikrai reikia specialių dėžių ar užtenka paprastų?

Pasiklydau prieš daugelį metų viename "garage" type sandėlyje Eindhovene, kur klientas bandėkraustyti kompiuterius į senas bananų dėžes – tai buvo katastrofa. Nenaudokite senų, drėgnų ar sugadintų dėžių, nes biuro technika yra jautri. Specialios biuro dėžės su skyrielių skydeliais leidžia greičiau surinkti ir išpakuoti dalykus be jų pažeidimo. Investicija į geras dėžes sumokės per tai, kad nereikės brangiai remontuoti monitorių, kuris nukrito ant grindų.

Kas daryti su tais visais dokumentais ir archyvais?

Dokumentų gavimas yra viena daugiausiai laiko imančių dalių, ypač jeigu jūsų archyvas atrodo kaip miškas be takų. Prieš atvykstant mūsų komandai, visus svarbius dokumentus reikėtų suskirstyti į dėžes ir uždaryti, kad mes tiesiog perkeltume jas į sunkvežimį. Nepamirškite, kad jei vežate asmeninius duomenis ar konfidencialias bylų, reikia užtikrinti, kad dėžės būtų užklijuotos ar net užrakintos. Mes padėsime nešti, bet rūšiuoti jūsų buhalterijos raštus nebus mūsų vairuotojo užduotis.

Kaina ir logistika: kiek kainuoja ramybė

Kiek maždaug kainuoja toks biuro perkraustymas Olandija-Lietuva?

Kainos kinta kaip orai šiaurės Nyderlanduose – nuo 1500 eurų už mažą verslo biurą iki kelių tūkstančių, jei kalbame apie didelius sandėlius ar IT įrangą. Prieš metų perkraustėme IT bendrovę iš Roterdamo į Vilnių, už tai gavome apie 2800 eurų, nes reikėjo ypatingo atidumo prie serverių. Kaina priklauso nuo tūkio metrų (kelių kėbulų reikės), pakavimo medžiagų (mes tiekiame, bet tai kainuoja) ir distancijos jūsų biuro viduje (ar galima privažiuoti tiesiai prie durų).

Ar galima sutaupyti, jei pats padėsiu krauti?

Galite, bet tada tikėkitės, kad vairuotojas gali būti šiek tiek nervinguotas, jei jis laukia pusę dienos, kol jūs bandote įkišti sofą į liftą. Taip, galima pasirinkti tik transportą be krovikų, tačiau tada atsakomybė už sugadintas dėžes ar sulaužytus baldus guli ant jūsų pečių. Esu matęs atvejų, kai bandant sutaupyti 200 eurų, klientai sugadino brangų serverį, kurio remontas kainavo dešimtis kartų daugiau.

Kas nutinka, jei dėžės netilps į mašiną?

Tai klasika – klientas sako "tik kelios dėžės", o pasirodo, tai visas sandėlys pilnas dėžių iki pat lubų. Jei matome, kad netilps, iš karto skambinu ir išsiunčiu papildomą "pavėžėjį" (voką), bet tai papildomai kainuoja ir užtrunka laiko. Geriau iš anksto nufotografuoti savo turtą ir nusiųsti mums, kad mes galėtume tiksliai įvertinti, ar reikia vieno 20 pėdų konteinerio, ar geresnis 40 pėdžių.

Techninės pusės ir rizikos: kas gali nueiti ne taip

Ar saugu vežti brangią IT įrangą toli?

Pervežti serverius ir kompiuterius yra mūsų kasdienybė, ir darau tai su ypatingu atidumu, naudodamas specialias putų dėžes ir užsegamus diržus. Vieną kartą teko vežti "banko" tipo serverius, kurie kainavo daugiau nei mano namas, ir viskas nuvyko be ašaros, nes viską užfiksavome vaizdo stebejimo kameromis kraunant. Svarbiausia – išjungti techniką ir pažymėti, kurie laidai priklauso kuriam kompiuteriui, kad nebūtų chaosą iškraunant.

Kas su draudimu, jei kažkas sugenda?

Mes visada turime atsakomybės draudimą (CMR), bet jis taikomas tik tada, kai mes patys pakavome daiktus, o ne kai tai darote jūs. Jeigu jūs užklijuojate dėžę, o viduje ji šokka ir suleidžia kavos puodelį ant klaviatūros, draudimas to nedengia. Todėl visada rekomenduoju pasirinkti mūsų "Full Pack" paslaugą, tada mes atsakome už viską nuo pirmojo stikliuko iki paskutinio stalo.

O jei sulaiko muitinėje Lietuvoje?

Būna, kad muitinės pareigūnai užklauso apie krovinių turinį, ypač jei tai yra naudota technika ar brangūs daiktai, todėl reikia turėti visus invetarizacijos sąrašus paruoštus. Jei dokumentai tvarkingi, praeiname per valandą, bet jei trūksta faktūros ar deklaracijos, gali tekti laukti iki ryto. Biuro perkraustymas Olandija-Lietuva efektyviai ir greitai tampa košmaru, jeigu pamiršote pasidaryti "TIR" ar "eksporto" deklaraciją išvykimo iš ES (nors Olandija ir Lietuja yra ES, bet kai kuriuos dalykus reikia deklaruoti).

Vykdymas ir finalas: kaip viskas baigiasi

Kur geriausia susitinkti su vairuotoju – Olandijoje ar Lietuvoje?

Idealiausia, jei galime privažiuoti tiesiai prie jūsų biuro durų abiejose šalyse, tačiau miestuose kaip Amsterdamas ar Utrechtas reikia gauti specialų leidimą (ontheffing). Jeigu negalite privažiuoti, susitariame artimiausioje vietoje, kur galima saugiai pakrauti, pavyzdžiui, parkinge ar prie sandėlio, o tada mes iškrauname viską į mažesnę transporto priemonę "paskutinę mylią".

Ką daryti su buitine technika, kava ir vandens?

Gerkite visą kavą ir išmeskite vandenį iš butelių prieš mūsų atvykimą, nes nėra nieko blogiau nei pilnas vandens butelis, kuris atsidaro ant švaraus biuro kilimo. Buitinę techniką, kaip šaldytuvai ar viryklės, reikia išjungti ir atitirpinti bent 12 valandų prieš vežimą, kad vandens neatsidarytų kelyje. Tai mažas dalykas, bet jis gali sukelti didelę drėgmę ir žalą kitoms dėžėms.

Kaip greičiausiai susitarti dėl datų, kad nebūtų eilių?

Geriausia skambinti man arba rašyti el. paštu mažiausiai dvi savaites iki planuojamos datos, vengiant paskutinių dienų prieš atostogas ar mėnesio pabaigą. Tada aš galiu patikrinti savo grafiką ir rezervuoti geriausius vairuotojus, kurie žino šį maršrutą kaip savo kišenę. Branginkite mano laiką ir savo ramybę – planuokite iš anksto.

Išvada

Galiausiai, po visų šių metų vairavimo tarp Olandijos tulpių laukų ir Lietuvos miškų, galiu pasakyti viena – geriausias biuro perkraustymas yra tas, kurio nepastebite. Jūs ateinate į seną biurą pirmadienio ryte, o vakare jūs jau esate naujamejame Vilniuje ar Kaune ir gėrėjate kava, o viskas atsirado vietoje. Biuro perkraustymas Olandija-Lietuva efektyviai ir greitai įmanomas tik tada, kai turite patikimus partnerius, kurie ne tik vežia dėžes, bet ir supranta verslo poreikius. Nenaudokite pigių firmų, kurios siūlo "neįtikėtinas kainas" su "savivarčiais", nes dažniausiai tai baigiasi prarastais duomenimis ir nervų išsekimu. Pasirūpinkite savo įmone taip pat, kaip pasirūpinote savo klientais – su atsakomybe ir planavimu. Sekmės perkraustyme ir tikimės, kad matysime kelyje!