Biuro perkraustymas nuo durų iki durų Olandija Lietuva: Vadovas, kuris taupo nervus ir pinigus

Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų. Per tą laiką mačiau viską – nuo mažų startuolių, besikraustančių su keliais dėžėmis „Peugeot“ partnerio bagažinėje, iki didelių korporacijų, kuriančių visus aukštus pastatų su stogines tentais. Vienas dalykas visada lieka tas pats – stresas. Ypač kai kalbame apie tarptautinius maršrutus. Biuro perkraustymas nuo durų iki durų Olandija Lietuva yra vienas populiariausių maršrutų, bet jis slepia daugybę smulkmenų, apie kurias klientai dažnai net nepagalvoja, kol neatsiduria prie užstrigusio sunkvežimio Vokietijos autobane arba nesugeba surasti vietos parkuoti Amsterdame centre.

Kai sakau „nuo durų iki durų“, aš turiu omeny ne tik fizinį kelią. Tai yra pilnas procesas, kuris prasideda pirmuoju jūsų skambučiu ir baigiasi tada, kai paskutinis stalas pastatytas naujoje patalpoje Vilniuje, o jūsų IT vadybininkas patvirtina, kad serveriai veikia. Žmonės dažnai klaidingai manosi, kad tai tiesiog krovėjų darbas. Iš tiesų, tai logistika, psichologija ir daugybą valandų trunkantis planavimas. Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi be jokio „pardavinėjimo“ cukraus. Jums reikia žinoti, kaip tai vyksta iš vidaus, kad nenukentėtų jūsų verslas ir asmeninis sanitaras.

Biuro perkraustymas iš Nyderlandų nėra tas pats kas gyvenamojo būsto kėlimas. Čia kalbame apie brangią techniką, slaptus dokumentus ir, svarbiausia, laiką. Jeigu gamykla stovi, jūs prarandate pinigus. Todėl biuro perkraustymas nuo durų iki durų Olandija Lietuva turi būti suplanuotas pagal minutes. Žemiau rasite atsakymus į tuos klausimus, kurie dažniausiai kyla vakare prieš pat išvykimą, kai pradedate suktis galvoje, ar viską padarėte teisingai.

Kainos ir organizaciniai nuoboduliai

Kiek tai viskas kainuos? Ar galite pakartoti?

Nėra vienos kainos, nes nėra dviejų vienodų biurų. Mažam kontoriniam kambariui Roterdame su trims stalais ir keliais kompiuteriais galima sulygti ir už 1200–1500 eurų, jeigu tai yra dalinė krovinys, t. y. jūsų daiktai važiuoja su kitų klientų siuntomis. Jeigu kalbame apie pilną 20 ar 40 pėdų furgoną, kuriame yra 50 darbo vietų, visas įranga, seifai ir archyvai, skaičiai svyruoja nuo 4000 iki 7000 eurų. Prie šios sumos dar reikia pridėti pakavimo medžiagas, jeigu pageidaujate mūsų „viskas įskaičiuota“ paslaugos, bei galbūt liftų nuomą Olandijoje, kur ji pasidaro brangi.

Ar reikia mokėti už pakyros ar tai jau įskaičiuota?

Tai vienas svarbiausių dalykų, kurį dažnai pamirštame aptarti. Lietuvoje situacija dažniausiai paprastesnė – prie pat įėjimo galima pastatyti mašiną. Olandijoje, ypač miestuose kaip Amsterdamas, Haga ar Utrechtas, gatvės siauros, o vietos apribotos. Jeigu reikia naudotis pakeliamomis platformomis (keltuvais), nes furgonas negali priartėti prie durų, tai papildomai kainuoja. Kartais tenka išsinuomoti vietinę techniką, nes mūsų vilkikai per dideli siauroms gatvelėms. Geriau iš karto nufotografuoti įvažiavimą ir atsiųsti mums, taip sutaupysite nep malonių staigmenų.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Įprastai, jeigu planuojame biuro perkraustymas nuo durų iki durų Olandija Lietuva maršrutą, tai patys krovimo darbai užtrunka vieną dieną. Važiavimas trunka apie 18–24 valandas priklausomai nuo eismo ant Vokietijos autostradų (Osnabriuko zona dažnai užstringa) ir oro sąlygų. Taigi, paprastai viskas įvyksta per 2–3 dienas. Įkrovimas pirmą dieną, važiavimas naktį, iškrovimas antrą dieną. Tačiau jeigu reikia išpakuoti ir sudėlioti baldus pagal brėžinius, reikia skirti dar vieną dieną vietos darbams.

Ar galima taupyti renkantis dalinį krovinį?

Taip, galima, bet tik jeigu jums nėra skubu. Dalinis krovinys (part load) reiškia, kad mes surenkame keletą klientų iš vieno regiono ir vežame į Lietuvą. Tai pigiau, bet tenka būti lankstūsu su datomis – mes sakome „savaitės pradžia“, o ne „pirmadienis 10:00 val“. Be to, didesnė rizika, kad kažkas gali susižaloti, jeigu daiktai neįrengti tvirtai tarp kitų krovinių, todėl rekomenduoju šį variantą tik mažiems biurams be jautrios technikos.

Kas vyksta su turtu ir dokumentais?

Kaip jūs saugote kompiuterius ir serverius?

IT įranga yra mūsų specializacija, nes viena sugedusi duomenų saugykla gali kainuoti daugiau nei visas perkraustymas. Mes naudojame specialias antistatines dėžes, putų (pūsto polistirolo) įdėklus ir tvirtinimo juostas. Serverius dažnai išmontuojame iš spintų, jeigu klientas sutinka, arba jeigu tai neįmanoma, užfiksuoju spintas viduje furgono taip, kad jos nejudėtų nė milimetro. Esu matęs, kaip nepataisytai užfiksuota serverinė „nukrito“ posūkyje – vaizdas liūdnas, todėl čia nedirbame „akies“.

Ką daryti su slaptais dokumentais?

Jums nereikia jaudintis. Mes pasirašome sutartį, kurioje yra konfidencialumo punktas, o visus popierius galima uždaryti į plastikines dėžutes su užraktais arba netgi į metalinius konteinerius, kuriuos mes uždarome ir užplombuojame. Jums perduodame numerius, o plombas nulaužiame tik tada, kai esate pasiekę galutinę vietovę Lietuvoje. Taip pat rekomenduoju pasirūpinti dokumentų elektroninėmis kopijomis kaip atsarginiu variantu, bet jūsų fizinės bylos bus saugios.

Ar reikia daryti inventorizaciją?

Būtina. Net jeigu jūsų biuras mažas. Inventoriaus sąrašas (packing list) reikalingas ne tik tam, kad nesimestų daiktai, bet ir dėl draudimo. Jeigu pasibaigus perkraustymui trūksta vieno brangaus monitoriaus, be sąrašo gali būti sunku įrodyti, kad jis buvo įdėtas. Be to, nors Olandija ir Lietuva yra ES erdvėje, muitinės tarnybos kartais gali sustabdyti transportą ir paprašyti deklaracijos, ypač jeigu pervežama technika, kuri atrodo kaip prekės prekybai.

Ar imkite atsakomybę už sugadintus daiktus?

Taip, mes turime atsakomybės draudimą pagal CMR konvenciją. Tačiau svarbu suprasti vieną dalyką – standartinis draudimas apmoka daiktų vertę pagal svorį (apie 8,33 SDR už kg), o ne rinkos kainą. Jeigu turite brangų „Apple“ techniką ar meno kūrinius, reikia iš anksto deklaruoti tikrąją vertę ir padidinti draudimo sumą. Aš visada sakau klientams: geriau deklaruoti ir permokėti už draudimą šimtą eurų, nei gailėtis tūkstančių vėliau.

Techniniai niuansai ir logistika

Ar galite atvykti savaitgalį?

Galime, bet tai kainuoja. Vairuotojai turi poilsio laiko apribojimus, o savaitgaliais Olandijoje griežtai kontroliuojama noise (triukšmo) norma. Jeigu reikia iškrauti biurą centre sekmadienį ryte, reikia gauti specialų leidimą iš savivaldybės, o mūsų komandai reikia mokėti papildomus už darbo laiką. Jeigu galima, stengiamės daryti darbo dienomis, bet esu matęs atvejus, kai verslas negali leisti sau nustoti, todėl mokame už savaitgalius.

Kas nutinka, jeigu furgonas sužlunga kelyje?

Per 20 metų tai nutiko ne kartą, bet mes visada turime planą B. Mūsų vilkikai yra palydovų sekimi, todėl iš karto žinome, kur sustojo. Jeigu gedimas nėra toks didelis, jį sutvarkome vietoje. Jeigu reikia vilkiko, išsiunčiame rezervinę transporto priemonę su kita komanda, kad perkraustymas neužstrigtų. Laiko atžvilgiu tai gali užtrukti 4–6 valandas, bet daiktai niekur neišnyksta. Jūsų biuro perkraustymas nuo durų iki durų Olandija Lietuva gali šiek tiek pavėluoti, tačiau krovinys visada pasiekia tikslą.

Ar reikia mums patiems išmontuoti baldus?

Galite, jeigu norite sutaupyti, bet aš nerekomenduoju. Mūsų montuotojai žino, kaip išsukti „IKEA“ tipo sistemas taip, kad jas vėl būtų galima surinkti be liekanų. Dažnai klientai bando padaryti patys, paskui pasirodo, kad varžtai netelpa į angelas, o lentos įtrūksta. Už papildomą mokestį mes atliekame visą baldų išmontavimą ir pakavimą, bei vėliau surinkimą naujoje vietoje. Tai sutaupo ne nervus, bet ir jūsų baldų gyvenimą.

Ką daryti su baldais, kurie netilps į naują biurą?

Tai dažna problema. Kartą vežėme didelę direktoriaus lentą, kuri buvo 3 metrų ilgio, o naujose patalpose lubos buvo per žemos. Mes galime laikinai sandėliuoti jūsų nereikalingus baldus mūsų sandėliuose Vilniuje arba Kaune, kol nuspręsite, ką su jais darysite – parduoti ar dovanoti. Nereikia spausti visko į naują erdvę, tai tik sugadina interjerą. Geriau palikti sandėlyje ir pagalvėti ramiai.

Išvada

Galiausiai, visas šis procesas yra ne apie vyniojimą į burbulus, o apie pasitikėjimą. Per dvidešimt metų supratau, kad sėkmingas biuro perkraustymas nuo durų iki durų Olandija Lietuva priklauso ne nuo to, kiek turite juostelių, o nuo to, kaip gerai iš anksto aptarėme detales. Neslėpkite informacijos – jeigu neturite lifto, jeigu gatvėje vyksta remontas arba jeigu kai kurie stalai yra labai seni ir trūksta, pasakykite mums iš karto.

Nebijokite klausti „kvailų“ klausimų. Mano darbas yra užtikrinti, kad jūsų verslas nenukentėtų šioje kelionėje. Nuo pirmojo dėžutės padėjimo Hiogeno mieste iki paskutinio seifo atidarymo Vilniaus senamiestyje – mes esame šalia. Gerai suplanuotas perkraustymas leis jums pradėti dirbti naujoje vietoje jau pirmąją rytą be kavos ant klaviatūros. Pasiruoškite gerai, ir viskas gerai sueis.