Biuro perkraustymas: minimalūs trukdžiai jūsų verslui

Perkraustyti įmonę – tai kaip operacija atviroje širdyje, tik vietoje paciento čia sėdi jūsų verslas, o vietoj skalpelio – stakės ir dėžės. Esu šioje srityje beveik dvidešimt metų, per tą laiką mačiau viską: nuo mažų startųlių, besikeliančių su viena kuprine, iki didelių korporacijų, keičiančių būstinę tą savaitgalį, kad pirmadienį viskas veiktų kaip pasakojime. Tačiau, nepaisant dydžio, pagrindinė baimė visada ta pati – nuostoliai. Jums svarbiausia ne tai, kiek kainuoja dėžė, o tai, kiek valandų jūsų darbuotojai nebus produktyvūs. Profesionaliai organizuotas biuro perkraustymas yra tas raktas, leidžiantis sumažinti šius praradimus iki minimumo.

Kiekvienas kartelis per šį laikotarpį mokė mane brangiai pamokų. Vieną kartą teko stebėti, kaip IT specialistai bandė išardyti serverius penkias minutes iki to, kai atvažiavo vairuotojai, kurie tiesiog norėjo išvežti baldus. Buvo chaosas. Kita syk – klientas viską supakavo pats, o paskui mes su vairuotojais tris valandas bandėme suprasti, kur yra „ svarbių dokumentų dėžė nr. 5“. Todėl, kai kalbu apie tai, kaip viskas turėtų vykti, kalbu ne iš vadovėlių, o iš to, kas veikia realiame gyvenime. Jums nereikia tiesiog pervežimo, jums reikia logistinio sprendimo, kuris užtikrins, kad pirmadienio ryte kava virtų, kompiuteriai įsijungtų, o klientai net nejaustų, kad ką tik įvyko jūsų biuro perkraustymas.

Šiame straipsnyje pasidalinsiu tuo, ką esu išmokęs per šiuos metus, ir atsakysiu į dažniausius klausimus, kuriuos klausiate būtent tuomet, kai pradedate jausti stresą dėl artėjančios datos.

Kas būna, jeigu nepasiruošiate laiku ir kada geriausia pradėti?

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planuoti tokį dalyką?

Nebūtų gera meluoti – mažam biurui, kuriame yra penki žmonės, užtenka ir savaitės, tačiau jei kalbame apie vidutinę ar didelę įmonę, planavimas turėtų prasidėti mažiausiai prieš 2–3 mėnesius. Esu matęs atvejus, kai pradėdavo vėliau, ir tada prasidėdavo naktinės pamainos, kurios kainuodavo daugiau nei pati transporto paslauga. Reikia laiko ne tik dėžėms surinkti, bet ir IT infrastruktūrai planuoti, kurios dažnai užtrunkia ilgiausia.

Ar tikrai reikia perkelti viską per savaitgalį?

Dažniausiai taip, jeigu norite, kad verslas neistotų. Savaitgalis yra „auksinis standartas“ dėl vienos paprastos priežasties – pirmadienį turite būti pasirengę dirbti. Tačiau turiu omenyje, jeigu įmonė dirba 24/7, tą reikia daryti etapais, perkeldamas po skyrių. Bet 90 proc. atvejų sakau: imkite ir kelkite nuo penktadienio vakaro iki sekmadienio vakaro.

O dėl to pačio planavimo – nuo ko pradėti?

Pirma ir pagrindinė taisyklė – suskirstykite procesus. Pirmiausia nuspręskite dėl IT, tą darykite pirmiausia, nes be kompiuterių šiandien niekas nebeveikia. Toliau eikite prie baldų ir dokumentų. Žinote, dažnai pamirštama apie virtuvėlę ar mažąjų reikmenų sandėlį – tokius smulkius dalykus reikia pridėti į sąrašą paskutiniu metu, bet juos užpakuoti lengviausia.

Logistika, krovinių gabenimas ir techniniai niuansai

Ar jūsų komanda padeda supakuoti dėžes ar tai reikia daryti patiems?

Čia viskas priklauso nuo to, ką susitarome. Dažniausiai siūlome pilną paslaugą – mes atvežame dėžes, jas užžymime, padedame supakuoti, o paskui viską iškrauname į naujoje vietoje. Tačiau jei norite sutaupyti, galite supakuoti patys, bet tada būkite tikri, kad ant dėžių bus aiškiai parašyta, kas viduje ir į kurį kambarį tai keliauja. Be to, mes visada turime pakavimo medžiagų – burbuliukų, lipjuočių, specialių dėžių kompiuteriams.

Ką daryti su labai brangia technika, tarkime, serveriais ar dideliais spausdintuvais?

Tai yra rizikingiausia dalis. Serverius dažnai reikia išardyti ir pakuoja specialūs IT žmonės, o mes tik saugiai pervežame. Didelius spausdintuvus ar kopijavimo aparatus reikia fiksuoti specialiomis juostomis ant paletės, kad jie neišsivaikštytų vairuojant per Vorutus ar Kauno gatves. Niekada nekelkite technikos be pakavimo – vienas staigus stabdymas ir gali būti baigtis.

O jeigu aš turiu daug dokumentų, kur turi būti saugumo sistema?

Dokumentų pervežimas reikalauja ypatingo dėmesio. Mes turime specialias užrakstomas dėžes ar net konteinerius, kuriuos užrakiname, o raktą perduodame tik atvykę į vietą. Jei kalbame apie konfidencialumą, galiame pasiūlyti ir apsaugotą transportą su seansu. Turėjau atvejį, where teko vežti teismo bylas – ten viskas buvo uždaryta ir uždėta plombos.

Ar įeina į kainą baldų surinkimas naujame biure?

Įprastai taip, jeigu tai nėra kokių nors labai sudėtingų, senų kampinių sistemų, kurios tiesiog neišsirenka. Standartiniai stalai, lentynos, sekcijos – mes tai surinkime greičiau nei jūs spėsite nusipirkti nauvą kavą. Svarbiausia yra tai, kad prieš atvykstant mums, jau tiksliai žinotumėte, kur kuris stalas stovės, kad nereikėtų juos nešti iš vieno kampo į kitą.

Kainodaros formavimas ir papildomos paslaugos

Kaip susiformuoja kaina – ar tai fiksuota ar nuo valandų?

Čia yra toks dalykas. Maži perkraustymai, tarkim, vienos dienos darbas, dažniausiai brangiau, jeigu mokate už valandą, nes niekas nežino, kas gali nutikti. Dideliems projektams, kai matome, kiek dėžių ir baldų, darome fiksuotą pasiūlymą – tai saugiau ir jums, ir mums. Fiksuota kaina apima viską: nuo dėžių atvežimo iki galutinio šiukšlių išvežimo iš senojo biuro.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Esu sąžiningas žmogus, todėl sakyčiau taip: paslėptų nėra, bet yra „neplanuotų“. Pavyzdžiui, jeigu sename biure neveikia liftas arba vairuotojas negali privažiuoti arti įėjimo, tai reiškia nešimą rankomis per kelis aukštus, ir tai kainuoja. Taip pat, jeigu pasikeičia planai ir reikia dėlį palikti sandėlyje savaitę – tai papildomai mokama. Visada patariu iš anksto pasitikrinti prieigą.

Ką daryti su baldais, kuriais jau nenoriu naudotis?

Gali juos išvežti tiesiai į šiukšliadėžę arba, jeigu jie dar geros būklės, galime padėti juos pergabenti į labdaros organizaciją. Kartais klientai juos paliko senoje vietoje, jeigu savininkas to neleidžia, bet geriau tai išsiaiškinti iš anksto. Nereikia slegti savęs senomis spintomis, kurios tik užima vietą.

O jeigu reikėtų laikinai patalpinti daiktus sandėlyje?

Neretai taip būna, kad naujasis biuras dar nėra baigtas remontuoti, o iš senojo reikia išsikraustyti. Mes turime sandėlių Vilniuje, Klaipėdoje ir kituose miestuose, kur galime laikinai padėti jūsų turtą. Tai nėra brangu, jeigu tai planuojate iš anksto – galima išsinuomoti kelias vietas ir laikyti iki mėnesio ar daugiau.

Kuo gi skiriasi jūsų paslauga nuo paprasčiausio „vire“ iš skelbimo?

Skirtumas yra patirtis ir atsakomybė. Jei pasamdysite vairuotoją be įmonės, o jums nukris brangus serveris ar susilaužys kėdė, nebus kam ieškoti atlyginimo. Esu dirbęs ir tarptautinių pervežimų srityje, ten viskas remiasi dokumentais ir draudimu. Mes turime visus draudimus, atsakome už kiekvieną smulkmeną ir, kas svarbiausia, žinome, kaip elgtis, kai kažkas ne pagal planą.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas nėra tik apie tai, kad išimtumėte dalykus iš vienos vietos ir padėtumėte į kitą. Tai yra strateginis žingsnis, kuris gali paveikti jūsų įmonės veiklą bent jau mėnesį iš anksto ir po to. Per savo dvidešimt metų darbo esu išmokęs vieno: geriausia investicija čia yra ne brangiausi dėžės, o ramių nervų pasitikėjimas profesionalais. Jeigu viską suplanuosite teisingai, pasirūpinsite IT saugumu ir pasirinksite patikimą partnerį, jūsų verslas net pajaus, kad ką nors keitėte.

Nebijokite klausti ir reikalauti aiškumo. Jūsų verslo ramybė brangesnė už bet kokią sutaupyto litą. Tad, kai ateis laikas keltis, prisiminkite – planuokite anksti, pasitikėkite profesionalais ir leiskite mums daryti tą sunkų darbą, o jūs galite rūpintis tuo, kas jums labiausia patinka – savo verslo vystymu.