Biuro perkraustymas mikroautobusais iš Olandijos: Kaip tai vyksta iš vidaus

Sveiki, kolegos ir verslininkai. Būnu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, per tą laiką mačiau viską – nuo kelių dėžių su asmeniniais daiktais iki visų įmonių skyrių persikėlimo per vieną savaitgalį. Žinoma, kiekvienas krovinys yra unikalus, tačiau biuro perkraustymas mikroautobusais iš Olandijos turi savą specifiką, apie kurią dažnai net ne pagalvoju klientai, kol nepasirodo problemų prieš pat pakrovimą.

Kodėl gi verta rinktis būtent šį metodą? Olandija – šalis arti, infrastruktūra puiki, tačiau logistika gana sudėtinga dėl griežtų taisyklių miestuose ir intensyvaus eismo. Didelieji sunkvežimiai ten tiesiog negali privažiuoti prie senų pastatų centruose arba tai kainuoja milžiniškus mokestis už leidimus. Čia į pagalbą ateina mikroautobusai – jie lankstūs, greiti ir, kas svarbu verslui, ekonomiški, jeigu planuojate perkelti 5–10 darbo vietų erdvę ar sandėlį.

Šiandien norėčiau pasidalinti ne teoriniais vadovėliais, o praktine patirtimi. Kalbėsimėme apie tai, kaip išvengti papildomų rūpesčių, ką daryti, jei pasibaigia vieta, ir kodėl laiko planavimas yra pusė sėkmės.

Įvadas į perkraustymo procesą

Pradedant nuo paprasčiausio – biuro perkraustymas mikroautobusais iš Olandijos prasideda ne tada, kai atvažiuoja vairuotojas, o dar prieš mėnesį ar dvi. Per savo karjerą esu daug kartų girdėjęs: „Oi, mes tikėjomės, kad tai įvyks greičiau“. Verslo pasaulyje laikas – pinigai, o neplanuotas stagnavimas gali sukelti didesnių nuostolių nei pašalų kaina.

Esme ta, kad Olandijoje daugelis įmonių veikia verslo centruose, kuriose įvažiavimas yra ribojamas arba labai siauras. Standartinis 7.5 tonų sunkvežimis su užuolaida ten tiesiog nepasiliks. Krovinius mikroautobusais (pavyzdžiui, Mercedes Sprinter ar VW Crafter) galima statyti beveik bet kur, jie telpa po žemais arkadais, o dokumentai juos tvirtina kaip lengvuosius automobilius (dažnai nereikia tarptautinių pervežimo leidimų, kuriuos reikia sunkvežimiui). Tačiau čia yra ir pagrindinė problema – vieta. Viduje telpa mažiau, nei atrodo iš išorės, todėl krovinių pakavimas turi būti geometriškai apgalvotas.

Be to, šio maršruro specifika – kelių mokesčiai Vokietijoje ir keltų laukimai. Jeigu jūsų biure yra jautrios technikos (serveriai, dideli monitoriai), reikia apgalvoti ne tiek vietą, kiek pritaisymą, kad važiuojant per Vokietijos „bumbulus“ ant greitkelio A2 niekas nenulūžtų. Taigi, viskas prasideda nuo inventorizacijos. Jeigu žinote, kiek turite „Euro“ dėžių (standartinė 600x400mm padėklas), aš jums galiu pasakyti, kiek reikės reisų, be beveik 100 proc. tikslumo.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Šioje skyriuje surinkau dažniausius klausimus, kuriuos man užduoda verslo atstovai. Kai kurie jų gali atrodyti keisti, bet pasitikiu – kiekvienas turi savo logiką.

Organizaciniai klausimai ir planavimas

Ar įmanoma viską įvežti vienu reisu?

Dažniausiai taip, jeigu kalbame apie nedidelę įmonę – maždaug iki 15 darbo vietų. Tačiau čia labai svarbi ne tiek kiekis, kiek daiktų forma. Jeigu turite kelias didžiules konferencijos stalus, kurias neišsirašo, gali tekti eiti dviem kartams, nors bendras tūris ir mažas. Verta padaryti paprastą brėžinį arba nufotografuoti išanksto.

Kiek laiko reikia planuoti išanksto?

Geriausia kreiptis mažiausiai prieš dvi savaites. Olandijoje dažnai tenka išsinuomoti liftą arba rezervuoti vietą prie įėjimo, o tai daroma ne iš karto. Skubėjimas dažnai baigiasi tuo, kad vairuotojas privalo laukti kelias valandas, o tai – papildomi mokesčiai už laukimą.

Ar galite duoti dėžes įrangos pakavimui?

Taip, mes galime organizuoti dėžių pristatymą iš anksto. Dažniausiai siunčiame jas tuščias į Olandiją, o tada, užpildytas, parvežame atgal. Svarbiausia – nepamirškite pažymėti kiekvienos dėžės turinio, kad iškraunant Lietuvoje nebeigtumėt ieškoti svarbiausių dokumentų tukstančio kitų dalykų.

Kainodara ir sąnaudos

Kodėl kaina skiriasi priklausomai nuo savaitės dienos?

Tai paprasta fizika – kainos susideda iš kuro, kelių mokesčių ir vairuotojo darbo. Jeigu reisas vyksta šeštadienį ar sekmadienį, mums tenka mokėti vairuotojui viršvalandžius, be to, pirmadienį rytą Lietuvoje ar Olandijoje gali būti dideli spūstys, kurios prailgina kelionę. Darbo dienomis eismas taip pat intensyvus, bet logistiškai lengviau įsitraukti į ritmą.

Ar į kainą įeina krovimo darbai Olandijoje?

Standartiškai – ne. Mūsų pasiūlymas dažniausiai yra „už kablys“, t.y. vairuotojas padeda pakrauti ir iškrauti, jeigu yra padėjėjo jūsų pusėje. Jeigu reikia mūsiškių komandos, kuri viską užpakuja ir neša, tai papildoma paslauga, kurią reikia derinti iš anksto, nes tenka skubi suformuoti brigadą.

Kas daryti, jeigu biure nėra lifto, o mes esame 4 aukšte?

Tai viena blogiausių situacijų, kurią pastebiu retai, bet įvyksta. Jeigu nėra lifto, reikia informuoti iš anksto – mes turime kontaktų su vietinėmis krovimo komandomis Olandijoje, kurios gali atvykti su „žirklėmis“ (pakrautuvais) arba tiesiog fiziškai užpakuoti ir nunešti žemyn. Bandymas versti vairuotoją nešti 30 kilogramų spintas 4 aukštus žingsniniais – tiesiog nesaugu ir nelegalu pagal saugos normas.

Techninės detalės ir krovinys

Ar saugu vežti serverius ir jautrią techniką mikroautobusu?

Absoliučiai saugu, jeigu ji uždėta ant specialios guminės pagalvės ir užtvirtinta diržais. Esu gavęs krovinių, kurie buvo uždėti ant paprasto stalčiaus be fiksavimo – po 1000 km važiavimo visa technika buvo sužalota. Mūsų vairuotojai turi su savimi uždegimo diržus ir apsauginius kilimus, todėl jautriems daiktams rizika minimali.

Kiek realiai telpa į tą mikroautobusą?

Jeigu kalbame apie 3.5 tonų (arba šiek tiek daugiau leidžiamos masės) mikroautobusą, tai techninės charakteristikos gali būti apgaulingos. Realiai, jeigu kraunate biuro spintas, stalus ir apie 40 dėžių su dokumentais, tai pilnas krovinys. Jeigu tik dėžes – gali tilpti ir daugiau, bet svarbu neviršyti svorio, nes Vokietijoje ir Lenkijoje dažnai stovi svarstyklės ir pervežimas viršijant svorį gali baigtis labai brangiai.

Ar reikia deklaruoti muitinėje, jeigu tai ne pirkimas, o perkraustymas?

Kadangi ir Olandija, ir Lietuva yra ES erdvėje, muitinės deklaravimas paprastai nereikalingas, nebent jūs pervežate alkoholį ar tabaką dideliais kiekiais. Tačiau būtina turėti TIR knygelę (jei krovinys viršija 1.5 tonas arba tam tikrą vertę) arba CMR sąskaitą faktūrą. CMR dokumentas čia ne formalumas – jis yra jūsų draudimas, jeigu kažkas pasidarytų kelyje. Be CMR, biuro perkraustymas mikroautobusais iš Olandijos tampa nelegalus veiksmas, už kurį gali baudžiau ne tik vairuotoją, bet ir siuntėją.

Ką daryti, jeigu paskutinę minute atsiranda daugiau daiktų, nei planavome?

Tai klasika. Viskas atrodo gerai, kol paskutinę dieną paaiškėja, kad sandėlyje dar stovi 10 stalų, kuriuos visi pamiršo. Jeigu mikroautobusas jau užpildytas, turime dvi galimybes: arba daryti antrą reisą (kas brangu), arba, jeigu tai nedidelės detalės, bandyti susitvarkyti su kitu klientu, kurio maršrutas eina per tą pačią vietą, tačiau tai nėra garantija. Geriausia – daryti atsargą 10–15 proc. vietos.

Išvada

Galiausiai, noriu pabrėžti, kad sėkmingas biuro perkraustymas mikroautobusais iš Olandijos – tai ne tiesiog transportavimas. Tai sudėtingas organizatorius procesas, kuriam reikalingas tikslumas ir abipusis pasitikėjimas. Esu matęs, kaip dėl blogai uždaryto langų automobilyje į biurą pateko lietus, kaip nepririštos lentos užplūdo vairuotoją stabdant, ir kaip dėl trūkstamų dokumentų krovinys buvo sulaikytas sienoje.

Jei planuojate perkelti savo verslą, neskubėkite rinktis pigiausio pasiūlymo be aiškios sąlygos. Pigu gali tapti labai brangu, kai vairuotojas užstrigs prieš Vokietijos sieną be kuro arba kai jums teks mokėti už praleistą laiką Olandijoje. Patirtis rodo, kad geriausiai pasiteisia planavimas, atviras dialogas su ekspečiu ir kruopštus parengimas. Tada kelionė iš Amsterdamo, Roterdamo ar Eindhoveno į Vilnių ar Kauną vyks sklandžiai, o jūsų komanda galės dirbti jau naujoje vienoje be nereikalingų pertraukų.