Biuro perkraustymas mikroautobusais iš Olandijos greitai: Praktinis vadovas nuo A iki Z

Sveiki, gerbiami verslininkai ir logistikos vadovai. Būna taip, kad verslas auga, o kartu su juo tenka keisti ir vietą. Dvidešimt metų važinėjau keliais, mačiau viską – nujaučiu, ką jūs dabar jaučiate, kai reikia organizuoti biuro perkraustymą. Tai ne tas pats, kai pervežiate sofą ir dvi lagaminus. Čia kalbame apie serverius, brangią techniką, archyvus, kurie sveria tonomis, ir, svarbiausia, apie laiką, nes verslas nemiega. Dažnai klientai klausto, kaip geriau tai padaryti, ir neabejotinai labai populiarus sprendimas šiais laikais yra biuro perkraustymas mikroautobusais iš Olandijos greitai. Kodėl? Nes tai lankstus, greitas ir, jei žinai kaip, labai efektyvus būdas nusigauti iš Amsterdamo, Roterdamo ar Eindhoveno tiesiai į Vilnių, Kauną ar Klaipėdą be nereikalingų nervų.

Šiame straipsnyje nerašysiu sausų teorinių dalykų iš vadovėlių. Pasakysiu kaip yra iš tikrųjų – kaip tai veikia "lauke", ką reikia žinoti, kad sutaupyti pinigų ir nesusidaužyti galvos su dokumentais. Jūsų biuro inventorius yra svarbus, o mes žinome, kaip jį pristatyti sveiką ir laiku.

Kelio organizavimas ir dokumentiniai niuansai

Kiek laiko tikrai užtrunka nuvažiuoti iki Lietuvos?

Tai vienas dažniausiai pasitaikančių klausimų, ir atsakymas nėra vienas žodis. Jeigu viskas eina kaip pagal laikrodį, vairuotojas iš Olandijos (pvz., iš Amsterdamo ar Hagos) išvažiuoja ryte, o Lietuvoje jau kitą dieną po pietų arba vakare jis gali pradėti iškrovą. Svarbu prisiminti, kad Olandijoje greičio ribos griežtos, o ant kelio A2 arba prie Vokietijos pasienio dažnai susidaro spūstys. Tačiau lyginant su didžiaisiais sunkvežimiais, kurie turi dar daugiau apribojimų, biuro perkraustymas mikroautobusais iš Olandijos greitai leidžia sutaupyti valandų, nes mikroautobusai gali važiuoti greičiau ir lengviau įsibrauna į miesto centrus, kur dažnai būna įsikūrę nedideli biurai.

Ar reikia rūpintis muitinės formalumis, jei viskas yra ES viduje?

Daugelis mano klientų iš karto nuleidžia rankas, kai girdi žodį "muitinė", bet čia visai nėra taip baisu, kaip atrodo. Kadangi ir Olandija, ir Lietuva yra Europos Sąjungoje, fizinės kontrolės paprastai nėra, tačiau dokumentai turi būti tvarkingi. Mes išrašome TIR knygelę arba CMR sąskaitą-faktūrą, kurioje aiškiai surašome, ką vežame – kompiuterius, biuro kėdes, stalus. Jeigu turtas neįkrautas į kompanijos balansą ar yra asmeninis, reikia nurodyti tai papildomai. Bet nebijokite, su šitais dalykais mes susitvarkome patys, jums nereikės stovėti pasienio punkte po lietumi.

Kur tiksliai galite paimti krovinią Olandijoje?

Mūsų maršrutai apima visą šalį, nuo Šiaurės Brabanto iki Fryzijos. Dažniausiai važiuojame į didžiuosius logistikos centrus prie Roterdamo ar Amsterdamo-Schiphol oro uosto, nes ten daug įsikūrusi tarptautinių kompanijų. Bet jeigu jūsų biuras yra kažkur mažame miestelyje, pavyzdžiui, netoli Maastrichto ar Enschede, tai problema nėra. Mikroautobusai yra manevringi – užsukame tiesiai prie jūsų durų ar net į garažą, jeigu aukštis leidžia. Svarbu tik tiksliai nurodyti adresą ir galimus apribojimus (pvz., siauras gatvelės arba lenkti "rampos", kur sunku privažiuoti dideliam transporteriams).

Biuro inventorius, technika ir saugumas

Ar saugu vežti brangius kompiuterius ir serverius be specialios dėžės?

Žinau, ką IT vadovai galvoja apie vairuotojus – "jie numes mūsų serverius į grindis". Tačiau po dvidešimt metų šioje srityje sužinojau, kad technika yra jautria. Standartiškai mes naudojame uždegimo ir oro burbuliukų plėvelę, užklojame antklodėmis ir užfiksuoju juos diržais, kad jie nešoktų kelyje. Jeigu turite ypatingai brangų serverį arba jautrių ekranų, geriau juos sudėti į originalias dėžes. Jeigu jų nėra, pasirūpinsime tvirta medine tara. Biuro perkraustymas mikroautobusais iš Olandijos greitai nebeišsivysto be technikos apsaugos, nes viena sulaužyta monitoriaus kaina gali pranokti visą pervežimo pajamas, o mums to nereikia.

Kas daryti su tūkstančiais popierinių dokumentų ir archyvais?

Tai yra mano "mėgstamiausia" dalis, sarkastiškai sakant. Popierius sunkus, daug vietos užima ir drėgna. Jeigu reikia pervežti archyvus, reikia tiksliai suskaičiuoti, kiek tai bus tonų, nes mikroautobusas turi savo svorio limitą. Paprastai vienas 3.5 tonų sunkvežimis sukelia apie 1.5-2 tonos krovinio. Jeigu dokumentų daugiau, gali tekti siųsti du reidus. Bet geriau taip negu bandyti įpilti viską į vieną ir rizikuoti, kad vairuotojas gaus baudą Vokietijoje už perpildymą, arba, dar blogiau, kad sulaips važiuoklė. Popierius reikia dėti į tvirtas dėžes, kad jas galima būtų statyti vieną ant kitos.

Ar vairuotojas gali padėti išardyti biuro baldus?

Mes esame vairuotojai ir logistikos specialistai, o ne baldų meistrai, tačiau esame patyrę. Paprastai vairuotojas turi su savim pradinių įrankių – atsuktuvų, raktų – ir gali atsukti stalą, nuimti lentynas arba išimti vitrinos duris. Jeigu reikia išardyti sudėtingą sistemą su daugybės varžtų, geriau, kad jūsų komanda arba vietinis meistras Olandijoje tai padarytų iš anksto. Laikas – pinigai, ir mes nenorime, kad vairuotojas praleistų pusę dienos bandydamas suprasti, kaip išardyta penkių metų senumo recepcijos counteris. Tačiau smulkių dalykų mes įveiksime be problemų.

Kainodara, terminai ir praktiniai patarimai

Kiek apytiksliai gali kainuoti toks reisas su mikroautobusu?

Kainos kinta priklausomai nuo degalų, tačiau galiu pasakyti apytiksliai. Vieno mikroautobuso (pvz., Ford Transit ar Mercedes Sprinter) reisas iš Olandijos į Lietuvą su pilnu kroviniu šiuo metu svyruoja nuo 800 iki 1200 eurų. Čia įskaičiuota kuro, vairuotojo darbo ir kelių mokesčių (Vinjetės Vokietijoje ir kitur). Jeigu reikalingos kėdės (pėsčiesiems) arba speciali įranga krovimui (hidraulinė "uodega" – keltuvas), tai gali kainuoti šimtą ar du daugiau. Už tuos pinigus gaunate greitą pristatymą tiesiai į duris, o ne į sandėlį, kur tada vėl turėsite vežti.

Ar vairuotojas padeda iškrauti Lietuvoje?

Žinoma, mes neįvežiame dėžių ir nepaleidžiamas jų kieme. Vairuotojas padės juos išstumti iš salono ir padėti ant grindų jūsų biure ar sandėlyje. Tačiau jeigu reikia nešti dėžes į trečią aukštą be lifto arba dėlioti jas ant lentynų pagal specifikacijas, tai jau nebe mūsų darbas. Tokie dalykai aptariami iš anksto – jeigu žinote, kad reikės "rankų", geriau paprašyti mūsų siųsti du vairuotojus arba pasirūpinkite savo pagalbininkais Lietuvoje. Taip bus greičiau ir saugiau visiems.

Ką daryti, jei reikia pristatyti būtent savaitgalį arba naktį?

Kartais verslo reikalai tokie, kad biuras turi veikti nuo pirmadienio ryto, o viskas turi būti savo vietoje iki sekmadienio vakaro. Mes dirbame pagal tvarkaraštį, bet jeigu situacija kritinė, galime susiderėti. Vairuotojams taikomi darbo laiko apribojimai (tachografas), todėl reikia planuoti taip, kad jis galėtų atsipūsti. Jeigu reikia skubaus biuro perkraustymo mikroautobusais iš Olandijos greitai ir pristatyti naktį, įskaičiuokite, kad tai gali kainuoti brangiau dėl viršvalandžių arba naktinio darbo mokesčio. Bet dažniausiai mes įvežame ryte, o jūsų komanda turi visą dieną susidėlioti dalykus prieš darbo pradžią.

O jeigu kelyne kažką susidaužo arba dingsta?

Tai retas atvejis, bet jis įvyksta. Mes turime standartinį krovinių draudimą (CMR draudimas), kuris dengia žalą iki tam tikros sumos (paprastai apie 10-20 EURų už kilogramą arba fiksuota suma pagal sutartį). Jeigu vežate ypatingai brangų turtą, pvz., serverius už 50 000 EUR, būtina tai paminėti draudimo polise prieš išvykstant. Be to, visada rekomenduoju padaryti inventorizacijos sąrašą – užpildyta CMR sąskaita yra jūsų garantas, kad gausite atlyginimą, jei dėžė su svarbiais dokumentais dings (nors, prisipažinsiu, per 20 metų dingo tik viena kepurė, palikta degalineje).

Ar verta rinktis mikroautobusą vietoj didžiojo sunkvežimio?

Jei turite tik vieną ar du kabinetus, mažą komandą, tai absoliučiai verta. Didelis sunkvežimis (troleibusas) brangiau kainuoja, jis lėčiau važiuoja, jam reikia daugiau vietos manevruoti (ypač Olandijos miestuose, kur gatvės siauros), o ir muitinėje jis dažniau patenka į "raudoną juostą" tikrinimui. Mikroautobusas yra kaip "šviesiai raudona" – jis lengvas, greitas ir lengviau susitvarko su logistika. Jums tai reiškia mažesnes išlaidas ir greitesnį grįžtą į darbą. Be to, jeigu reikia padaryti kelis reisus, mikroautobusų flotėlį lengviau koordinuoti nei laukti, kol vienas gigantas atvyks ir iškraus.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti vieną dalyką – biuro perkraustymas mikroautobusais iš Olandijos greitai yra ne tiesiog pervežimo paslauga, tai ramybės užtikrinimas jums. Aš mačiau daug situacijų, kai klientai bandydami sutaupyti kelių dešimčių eurų, patirdavo didelių nuostolių dėl sugadintos technikos arba vėlujančio pristatymo. Pasitikėkite profesionalais, kurie žino kiekvieną kelio įlanką nuo Haagos iki Nidos.

Planuokite iš anksto, suskaičiuokite tūrį ir nedvejodami kreipkitės patirties turinčių logistikos partnerių. Mes pasirūpinsime, kad jūsų biuras Lietuvoje pradėtų veikti be jokio "perkėlimo skausmo".