Biuro perkraustymas iš Olandijos: viskas laiku ir vietoje

Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas niekada nebus tikrai „paprastas“, bet gali būti be streso, jei žinai, į ką įsileidi. Per tą laiką mačiau viską: pradedant nuo mažų start-upų, kurie vežė tik kelis kompiuterius iš Amsterdamo, baigiant didelėmis korporacijomis, kurios pervežė visus savo padalinius iš Roterdamo. Olandija yra logistikos centras, ten viskas vyksta greitai, tačiau ir reikalavimai ten yra aukšti. Jei planuojate biuro perkraustymą iš Olandijos, svarbu ne tik supakuoti dėžes, bet ir iš anksto numatyti kelių šimtų kilometrų maršruto niuansus.

Daugelis klientų mano, kad tiesiog iškviečia vilkiką ir jis pasirobia. Tačiau realybėje tai sudėtingas orkestras, kur reikia suderinti laiką, dokumentus, techninę įrangą ir, svarbiausia, žmonių nuotaikas, kuriems tenka keisti darbo vietą. Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi ir papasakosiu, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų uždengimų.

Kaip tai vyksta iš vidaus? Praktiniai niuansai

Kiek laiko užtrunka biuro perkraustymas iš Olandijos į Lietuvą?

Visada klausiu, kada jums reikia, kad dėžės būtų naujoje vietoje, o ne kada galime atvažiuoti pasiimti. Paprastai toks maršutas (pavyzdžiui, iš Eindhoveno į Vilnių) užima apie 3–4 dienas, jei viskas vyksta sklandžiai. Tačiau reikia įsiskaityti pakavimo laiką Olandijoje, kuris gali užtrukti vieną ar dvi dienas, priklausomai nuo to, ar turime išmontuoti baldus. Jei reikia specialios technikos kėlimui, tai dar viena diena atsargiai. Geriau planuoti su savaitės atsarga, nei vėliau versti vairuotojus važiuoti viršyti greičio, kad spėtų prieš darbo laiką pirmadienį ryte.

Ar tikrai reikia mokėti už išankstinį apžiūrą ar galima susitarti telefonu?

Galiu pasakyti trumpai – jei norite tikslios kainos, apžiūra būtina. Esu matęs situacijų, kai klientas sako „turime penkias stalų grupes“, o atvažiavę matome, kad tai penkios didelės direktoriaus darbo vietos su integruotais spintų komplektais, kurios sveria po toną. Telefonu tokio dalyko nepapaišysi. Mūsų ekspertas atvažiuoja, įvertina ne tik tūrį kubiniais metrais, bet ir įėjimus, ar reikės specialių keltuvų, ar galima statyti konteinerą tiesiog gatvėje Olandijoje. Tai išgelbės jus nuo nemalonių staigmenų, kai vairuotojas atvažiuos ir sakys, kad jo mašina tiesiog netilps į jūsų kiemą.

Dokumentai ir Olandijos specifika

Kokie dokumentai yai būtini, kad muitinė neustabdytų krovinio?

Čia dažnai padarytama klaida – žmonės mano, kad jei važiuojame per ES, tai dokumentų nereikia. Biuro perkraustymas iš Olandijos yra prekių judėjimas, todėl mums būtinas TSL prekių apyvartos dokumentas (vadinamasis „vokas“), o jei prekės yra naudotos ir įmonės nuosavybė, tai reikalingas deklaravimas. Be to, būtina tiksli inventoriaus sąrašo kopija lietuvių ir olandų (arba anglių) kalbomis. Jei dokumentuose bus nurodyta „kompiuteriai“ be serijinių numerių, muitinės pareigūnai gali pradėti kruopštų patikrinimą. Olandų muitinė yra labai technologiška ir jei jums trūksta vieno parašo, galiu užtikrinti – sustabdys.

Ar mums reikia mokėti PVM ar muito, kai pervežame savo daiktus?

Jei pervežate įmonės turtą iš vieno filialo į kitą (pavyzdžiui, iš Nyderlandų į Lietuvą), tai paprastai taikoma 0 % PVM tarifas, tačiau tik tuo atveju, jei teisingai pateikiate intrakomuninės prekybos deklaraciją. Čia reikia labai gero buhalterio. Jei tiesiog uždarote biurą Olandijoje ir vežate turtą „namo“, tai gali būti traktuojama kaip privataus asmens importas arba netekto turto realizavimas, ir tada mokesčiai gali būti kitokie. Aš nėra mokesčių konsultantas, bet per 20 metų išmokau pasakyti klientui – „eik pasikalbėk su savo buhalteriu prieš skambinant man“, kad nereikėtų vėliau mokėt baudų už klaidingus deklaravimus.

Kas daryti, jei trūksta originalių pirkimo dokumentų (invoice)?

Tai klasika. Dažnai įmonės perka įrangą prieš 5-7 metus, o dokumentų jau nebėra. Muitinė visada nori matyti vertę. Tokiu atveju turime rašyti „Vertinimo aktą“, kurį pasirašo įmonės vadovas. Jame nurodoma likutinė vertė, o ne pirkimo kaina. Žinoma, muitinė turi teisę ginčytis ir vertinti pagal savo duomenų bazes, jei jiems atrodys, kad 5 metų senumo „Apple“ serveris kainuoja per daug. Geriausia turėti nors kokius kvitus ar banko išrašus, bent jau įrodyti, kad prekė nebuvo pavogta.

Techninė pusė ir baldų apsauga

Kaip vežami serveriai ir jautri IT technika? Ar jūsų vairuotojai su tuo supranta?

Negaliu užtikrinti, kad kiekvienas vairuotojas yra IT inžinierius, tačiau mūsų komanda turi specialias dėžes su šokso absorberiais. Esu matęs, kaip klientai patys bandė supakuoti serverius į paprastas dėžes su putų plastiku – tai būna katastrofa. Mes naudojame antistatines medžiagas ir specialiuose konteineruose laikome techniką fiksuotą, kad ji nenukristų net ir staigiai stabdant prieš Lenkijos ribą. Be to, visada rekomenduoju išjungti techniką ir palikti ją atvėsti prieš pakavimą, ypač jei Olandijoje buvo drėgna.

Ar jūsų komanda išmontuoja ir vėl surenka biuro baldus Lietuvoje?

Žinoma, mes ne tik „vežiojame dėžes“. Mūsų ekipažai turi su savimi visus reikalingus įrankius – nuo atsuktuvų iki gręžtuvų. Olandiški baldai, ypač „Ahrend“ ar kitų garsių gamintojų, dažnai turi specifinius jungimus, kurių negalima atsukti paprastu įrankiu. Vienas svarbiausių dalykų – visus varžtus ir detalės dedame į pažymėtas maišelius ir priklijujame prie pat atitinkamo baldų dalies. Niekas nenori pirkti naujų baldų tik todėl, kad prapuolė viena kojelės plokštelė.

Kaip elgiamės su dideliais objektais, pavyzdžiui, banko seifais ar vitrinomis?

Tai yra mūsų mėgstamiausia dalis, nes čia reikia ne jėgos, o galvos. Turime specialias „hidraulines rankas“ ir keltuvus, kuriais galime pakelti iki 500 kilogramų svarų vitrinas į trečią aukštą be lifto. Seifus dažnai reikia ne tik pakelti, bet ir uždėti ant specialių ratukų, kad jų būtų galima judinti grindimis nebraižant jų. Jei seifas yra pririštas prie sienos Olandijoje, mums reikia žinoti tai iš anksto, kad atsivežtume metalo pjūklus arba gręžtuvą su deimantiniu antgaliu.

Kainos ir rizikos valdymas

Kiek apytiksliai kainuoja toks projektas ir nuo ko priklauso kaina?

Noriu būti sąžiningas – neduodu kainos telefonu per 3 minutes. Kaina susideda iš kelių dalių: darbo valandos Olandijoje (jos brangios), atstumo, kuro kainos (kuri svyruoja) ir galbūt vietinio leidimo už stovėjimą gatvėje (pvz., Amsterdame centre tai yra labai brangu). Paprastai biuro perkraustymas iš Olandijos mažam (20-30 m3) biurui kainuoja nuo 1500–2000 eurų, o didesniems projektams – skaičiuojame individualiai. Visada tarkit, kad kaina gali padidėti, jei reikės dirbti šeštadienį ar naktį, kas Olandijoje nėra retumas.

Kas nutinka, jei vilkikas sugenda kelio metu ar įvyksta avarija?

Per 20 metų tokie dalykai nutiko du ar tris kartus, bet mes esame pasiruošę. Mūsų kroviniai yra apdraudžiami (CMR draudimas), tačiau svarbiausia – laikas. Jei vilkikas sugenda Vokietijoje, mes nedelsdami išsiunčiame pagalbinę mašiną iš artimiausios bazės, iškrauname krovinį ir vežame toliau. Turime partnerių tinklą visame kelyje. Jūsų biuras nebus sustabdytas ilgam, nors gali būti nedidelis vėlavimas. Viską dokumentuojame ir, jei kaltė mūsų, atsilyginame už prarastą laiką pagal sutartį.

Smulkmenos, kurios nulemia sėkmę

Ar galima į biuro krovinią įmesti ir darbuotojų asmeninių daiktų?

Čia esu griežtas. Asmeniniai daiktai (drabužiai, maisto produktai, namų apyvokos reikmenys) turi būti atskirai pažymėti ir geriausia – supakuoti atskirai. Jei į biuro krovinią pateks kiauliena ar vyno butelis, o muitinė nuspręs tai tikrinti, gali tekti mokėti šiukšlių ivežimą ir baudas. Darbuotojams dažnai leidžiame pasiimti po vieną dėžę asmeninių daiktų nemokamai, jei tai sutarta iš anksto, bet tai turi būti aiškiai atskirta nuo įmonės turto inventoriaus.

Ką daryti su raktais nuo biuro Olandijoje ir kodais nuo seifų?

Paskutinis dalykas, kurį darome prieš išvažiuodami – patikriname, ar nėra užrakintų kambarių, į kurių neturime raktų. Labai dažnai klientai pamiršta perduoti raktus nuo sandėliuko ar tualetų. Kodus nuo seifų privalome gauti iš anksto, nes jei seifas užsidaro su daiktais viduje ir be kodo, jo atidarymas Lietuvoje kainuos brangiau nei pats perkraustymas. Geriausia visus raktus surinkti į vieną raktinę ir perduoti atsakingam asmeniui, kuris važiuoja su mūsų vairuotoju.

Išvada

Biuro perkraustymas iš Olandijos nėra tiesiog krovinių pervežimas iš taško A į tašką B. Tai procesas, reikalaujantis patirties, kantrybės ir detalaus plano. Aš patariau niekada nebijoti klausti „kvailų“ klausimų savo logistikos partneriui – geriau paklausti dešimt kartų, kaip bus supakuotas serveris, nei vėliau stebėti, kaip jis gulėjimas ant grindų naujoje patalpoje. Rinkitės komandą, kuriž žino ne tik kelių žemėlapį, bet ir supranta verslo poreikius, nes laikas – tai pinigai, o jūsų ramybė – neįkainojama.