Biuro perkraustymas iš Olandijos: viskas laiku ir tvarkingai

Šioje srityje esu jau beveik dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – perkraustymas, ypač kai kalbame apie biurus, niekada nevyksta taip paprastai, kaip atrodo brošūrose. Pervežti keletą dėžių iš buto viena, bet kai reikia organizuoti biuro perkraustymą iš Olandijos, tai visiškai kita lyga. Čia ne tik fizinis darbas, bet ir mūsų partnerių iš Nyderlandų bei Lietuvos derinimas, dokumentai, o svarbiausia – jūsų verslo nustojimas minimaliam laikui. Esu matęs viską: nuo tų, kurie bandė taupyti ant dėžių ir pabaigė surinkti dužančius serverius, iki tokių, kurie lyg ir neplanavo, o dėka gero organizavimo viskas nuvyko per dieną. Olandija yra specifinė rinka tenka dirbti su savo taisyklėmis, prieigomis prie centrų Amsterdamo ar Roterdame, o mūsų užduotis – padaryti taip, kad jums nereikėtų galvoti apie technines bėdas. Šiame straipsnyje pasidalinsiu tuo, ką esu išmokęs per šiuos metus, ir atsakysiu į dažniausius klausimus, kuriuos klausiate būtent šiose situacijose.

Kas reikia žinoti prieš pradedant

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka biuro perkraustymas iš Olandijos?

Visada sakau klientams – neskubėkite spėti, geriau geriau suplanuokite. Įprastas toks reisas, kai vežame biuro įrangą, baldus ir archyvus, trunka apie 2-3 darbo dienas, priklausomai nuo to, ar iš Olandijos važiuojame tiesiai į Vilnių, ar sustojame paimti ką nors kelyje, pavyzdžiui, Kaune. Kartais atsitinka, kad krovinys surinktas tik vakare, o tuomet vairuotojas privalo laikytis poilsio laiko, tad atvykimas nusikelia. Geriausia yra, kai galima užsibrėžti datą savaitės iki, tai sumažina stresą ir leidžia išvengti papildomų išlaidų už skubą.

Ar reikia patiems rinkti dėžes ir viską pakuoti?

Esu matęs, kaip verslo savininkai bando taupyti ir vaikšto po prekybos centrus ieškodamos kokių nors "panaudojamų" dėžių, o paskui keikia, kai jos susprogsta kėdžių krūvoje. Mums patogiausia, kai klientas pasako, kiek turi daiktų, o mes atvežame specialias, tvirtas perkraustymo dėžes, kurios beveik nesudėvimos. Taip pat turime profesionalią putplasčio, folijos ir lipdukų, todėl jums nereikės galvoti, kaip uždengti brangų monitorių ar kaip pažymėti, kur dėžė turi nukristi. Jei norite pakuoti patys – prašom, bet atsakomybė už sugadintus daiktus tada lieka jūsų.

Kaip elgiamasi su kompiuterine technika ir serveriais?

Tai yra pati jautriausia biuro perkraustymo iš Olandijos dalis, nes čia nebe kalba apie spintas, o apie jūsų verslo duomenis. Mes visada turbūt rekomenduoju klientams prieš mūsų atvykimą padaryti atsarginę kopiją (backup), nors mūsų vairuotojai yra labai atsargūs. Serveriai paprastai pakavami į specialias "anti-static" dėžes su amortizacija, o jei įranga labai brangi, galime užtikrinti palydovinį sekimą viso kelio metu. Vieną kartą teko vežti visą IT infrastruktūrą iš Eindhoveno startuolio kompanijai, ir viskas atvyko sveika, nors kelyje buvo stiprus lietus.

Ar reikia rūpintis muitinės formalumis, jei tai ES viduje?

Daugelis manoma, kad kadangi Olandija ir Lietuva yra Europos Sąjungoje, tai viskas važiuoja kaip vėjas. Taip, muitinės kontrolės ribose nėra taip griežtos kaip su trečiosiomis šalimis, tačiau dokumentacija turi būti tvarkinga. Reikia surašyti krovinių sąrašą (packing list), nurodyti vertę ir tikslų turinį, nes jei sulaiko patruliai, be dokumentų galite užstrigti kelias dienas. Aš visada patariu savo klientams laikytis skaidrumo – mums nėra ką slėpti, o tvarkingi popieriai greičiau išspręs bet kokias nesklandumus.

Ką daryti, jei Olandijoje reikia išmontuoti baldus, o Lietuvoje – vėl surinkti?

Tai standartinė mūsų kasdienybė. Mūsų komandos turi su savimi visus reikiamus įrankius – nuo atsuktuvų iki grąžtų, jei reikia pakeisti spynelę spintelėje. Svarbiausia yra ankstesnis išmatavimas, nes kartais Olandijose statyti biurai turi labai nestandartinius įrengimus, pvz., stogines lubas ar labai siauras duris. Vienas klientas iš Hagos buvo įsigijęs milžinišką konferencijos stalą, kuris nebuvo išmontuojamas, teko išmatuoti liftus angas prieš pat važiuojant, kad nereikėtų išmontuoti pastato fasado dalies.

Kainos ir logistikos subtilybės

Nuo ko priklauso galutinė kaina?

Niekada negaliu pasakyti tikslios sumos iš karto, nes biuro perkraustymas iš Olandijos priklauso nuo per daug veiksnių. Pagrindinis dalykas yra tūris kubiniais metrais arba svoris, taip pat atstumas – ar važiuojame iš šiaurės (Groningeno), ar iš pietų (Mastričto). Taip pat įkainuoja, ar reikia vairuotojų talkos krovime, ar tik važiuoja vienas. Pavyzdžiui, jei reikia nuomoti liftą Olandijoje, nes pastate nėra keltuvo, tai kaina šokteli aukštyn, bet apie tai visada pranešame iš anksto.

Ar į kainą įeina draudimas?

Absoliučiai visada į kainą įskaičiuojamas privalomas draudimas, kuris apsaugo jūsų turtą nuo dingimo ar sugadinimo pervežimo metu. Tačiau reikia susipažinti su sąlygomis – standartinis draudimas dažnai nemoka, jei daiktai buvo blogai supakuoti paties kliento. Aš visada raginu sudaryti "visos rizikos" draudimo polisą, ypač jei vežame brangų meną, serverius ar unikalius baldus. Žinote, geriau sumokėti šiek tiek daugiau pradžioje, nei gailėtis vėliau.

Ar galima užsakyti ekspresinį pervežimą, jei viskas degia?

Taip, mes tokias situacijas vadiname "skubiosioms pagalbos" reisais. Jei reikia, kad vairuotojas išvyktų tą pačią dieną ar net naktį, mes tai organizuojame, tačiau tai kainuoja brangiau dėl reiso nenumatymo. Vieną kartą teko gelbėti advokatų kontorą, kuriai išsinuomotose patalpose Amsterdamas pasibaigė sutartis, o jie nebuvo spėję išsivežti. Atvykome per 12 valandų, pakrovėm visą naktį ir rytą jau jau iškraunėme Vilniuje – taip įmanoma, jei yra pinigų ir valios.

Kas vyksta, jei Lietuvoje dar nėra paruošta naujojo biuro?

Tai klasikinė problema, su kuria susiduriame kas antrą kartą. Kartais klientas sako, kad viskas pasiruošta, o atvyksta – dar nėra elektros, arba grindys neišlietos. Tokiu atveju mes turime galimybę laikinai padėti krovinius mūsų sandėlyje prie Vilniaus arba Kauno. Nenusimąstykite, mes tiesiog neužsimegsime prie durų, bet reikia apie tai pranešti iš anksto, kad galėtume pakeisti maršrutą kitų klientų dėka.

Papildomi klausimai ir patarimai

Ar jūsų vairuotojai moka olandiškai ir susitvarko su vietinėmis taisyklėmis?

Mano komandoje dirba žmonės, kurie važinėja šiuo maršrutu jau dešimt metų, tad jie geriau žino Olandijos kelius nei kai kurie vietiniai taksi vairuotojai. Jie žino, kur yra " Environmental zones" (zonos, kur negali važiuoti sunkvežimiai), kur lengviau pristabdyti prie "Gracht" (kanalų) namų centre. Be to, jie supranta pagrindines instrukcijas iš sandėlio darbuotojų, tad nėra būtinybės, kad jums būtų ten nuolat telefonuoti ir versti.

Ar galima su tuo pačiu reisu atsivežti asmeninių daiktų darbuotojų?

Čia reikia būti labai atsargiems, nes tai sukelia daugiausia nesusipratimų. Mums negali būti svarbu, kas yra viduje – tai turi būti aišku iš dokumentų. Jei darbuotojas nori atsivežti savo dviratį ar kelias dėžes knygų, tai galima, bet tai turi būti įrašyta į bendrą sąrašą kaip "asmeninis turtas", o ne kaip kompanijos turto dalis. Negalime maišyti verslo krovinio su "šurmaštu", nes muitinėje tai gali būti įvertinta kaip bandymas išvengti mokesčių, jei vertė didelė.

Kaip elgtis su senais baldais, kuriuos nereikia vežti į Lietuvą?

Olandijoje yra geros atliekų tvarkymo sistemos, tačiau tiesiog mesti biuro baldus į gatvę draudžiama. Mes galime organizuoti, kad po iškrovimo vairuotojas nuvežtų nereikalingus daiktus į specialų perdirbimo centrą arba charitatyvinę organizaciją, pvz., "Kringloopwinkel". Tai paprastai kainuoja papildomai, bet taip jūsų biuro perkraustymas iš Olandijos tampa ekologiškesnis ir palieka gerą įspūdį partneriams.

Išvada

Galiausiai viskas susumuoja ne į tai, kiek kainuoja sunkvežimis, o į tai, kaip sklandžiai vyksta jūsų verslo procesai. Biuro perkraustymas iš Olandijos gali būti tikras košmaras, jei patikite juos atsitiktiniams brokeriams, arba niekino neliečiantis procesas, jei pasirinksite patyrusius logistikos partnerius. Per šiuos dvidešimt metų išmokau, kad geriausia reklama yra ramus klientas, kuris ryte atėjęs į naują biurą tiesiog įjungia kompiuterį ir dirba, neprisimindamas, kad vakar jo stalas buvo kitame šalyje. Planuokite iš anksto, klauskite ir nebijokite reikalauti kokybės, nes jūsų ramybė verta daugiau nei kelios dešimtys eurų, kurias galima sutaupyti trumparegiškai.