Biuro perkraustymas iš Olandijos: praktinės logistikos schemos ir patarimai iš vidaus

Dirbu tarptautinių pervežimų srityje jau virš dvidešimt metų ir per tą laiką mačiau viską – nuo kelių šimtų kilometrų rikiuotės važiuoklių iki mažų „start-up“ biurukų, kuriuos reikėjo perkelti per naktį. Tiesa, biuro perkraustymas iš Olandijos visada išlieka savitas iššūkis, ne todėl, kad Nyderlandai yra toli, o todėl, kad šalis turi savitus specifinius niuansus, kuriuos dažnai praleidžia net patys patikimiausi klientai. Olandai yra disciplinuoti, jų infrastruktūra puiki, bet kai kalba eina apie logistiką ir „paskutinę mylią“ miesto centre, tenka sukti galvą gerokiau nei perkraunant sandėlį Vokietijoje.

Šiame straipsnyje nenoriu jums dėti priekaištų, o tiesiog papasakosiu, kaip tai iš tikrųjų atrodo iš vairuotojo ir logistikos įmonės savininko pusės. Jums reikės ne tiesiog sunkvežimio, o strategijos, nes biuro perkraustymas iš Olandijos – tai ne tik fizinis darbas, bet ir dokumentų, bei laiko valdymas. Pažiūrėkime, kaip susitvarkyti taip, kad jūsų verslas nestotų, o kompiuteriai ir svarbūs failai pasiektų Lietuvą saugiai.

Šiuo metu rinka pasikeitusi – trukmių nebėra, o kainos kyla, todėl viską reikia planuoti kaip šachmatuose. Jei klausiate, kodėl reikia rinktis patyrusius partnerius, tai atsakymas paprastas: Olandijos miestuose, tokiuose kaip Amsterdamas, Roterdamas ar Eindhovenas, sunkvežimiui tiesiog ne visuomet yra kur užvažiuoti, o neteisingai užpildyta dokumentacija gali užstrigti Lietuvos muitinėje. Toliau rasite atsakymus į klausimus, kuriuos klausiate kasdien, ir tuos, kurius turėtumėte klausti, tačiau apie juos neįsivaizduojate.

Kaip viskas prasideda: planavimas ir dokumentų chaosas

Kiek laiko iš anksto reikia skambinti dėl krovinio?

Visada sakau klientams – skambinkite iš karto, kai tik pasirašėte nuomos sutartį naujoms patalpoms Lietuvoje. Biuro perkraustymas iš Olandijos yra procesas, kuris negali būti suplanuotas per savaitę, ypač jei reikia sinchronizuoti IT išjungimą darbo laiko pabaigoje ir įjungimą kitą rytą kitame šalies gale. Idealus variantas yra mažiausiai mėnuo ar du, o jei kalbame apie didelius korporacinius sandėlius ar serverines, tai dar ilgiau, nes ten reikia griežtai derinti su techninėmis komandomis.

Ar tikrai reikalingas detalus tūrinis ar inventorius sąrašas?

Žinoma, kai kurie klientai mano, kad pakanka nufotografuoti kambarį ir siųsti man nuotrauką „WhatsApp“, bet tai ne taip veikia su tarptautiniais pervežimais. Mums reikia tiksliai žinoti, kiek yra „Euro“ paletės standarto dėžių, kiek yra neįtraukių baldų, pvz., didelių vadovų stalų ar sekcijų, kurias reikės išmontuoti. Be konkretaus sąrašo su svoriais ar apytikslėmis tūrio matis (m3), negalime pasiūlyti nei tinkamos mašinos – ar tai bus 3,5 tonų „knyginė“ (kuri gali važiuoti be apribojimų), ar reikės 7,5 ar 20 tonų sunkvežimio su keliu ašiais.

Kas dėl to inventorius, ar jis būtinas muitinei?

Daugelis klausia, ar tai nebereikalingas popierizmas, bet pasakyčiau taip – tai jūsų draudimas nuo problemų. Kai atvykstate į Lietuvos muitinę, pareigūnai gali sustabdyti net ir tuos pačius biuro baldus, jei jie atrodo kaip nauji prekės, todėl turime turėti tvarkingą packing listą. Ten turi būti nurodyta ne tiesiog „baldai“, bet pvz., „4 vnt. medinės lentynos, naudotos, 50 kg“, o tuomet viskas eina kaip per sviestą, be papildomų patikrinimų.

Olandijos realijos: ar viskas taip paprasta kaip atrodo?

Ar galiu tiesiog sustoti prie savo buvusio biuro su sunkvežimiu?

Jei jūsų biuras yra mažame miestelyje, pavyzdžiui, prie „Hi Tech“ parko Helmonde, tai turbūt taip ir bus, tačiau jei esate centre Amsterdame ar netoli Roterdamo uosto, tai taps tikru košmaru. Ten reikalingi specialūs leidimai (ontheffingsvergunning), be kurių sunkvežimis negali stovėti net 10 minučių gatvėje, o baudos yra astronomiškos – gali užtekti ir penkių šimtų eurų už vieną neteisingai pastatytą ratą. Mes dažnai tenka naudoti „paskutinę mylią“ paslaugas – mažesnes transporto priemones, kurias įveža dėžes į didelį sunkvežimį, stovintį sandėlymi miesto pakraštyje.

Kaip su laiptais, jeigu lifte nėra arba jis per mažas?

Olandijoje daug senų pastatų, kurie yra rekonstruoti į biurus, ir ten laiptai gali būti labai siauri ar sūpuokliniai. Kartais vairuotojai atvyksta ir tiesiog negali įvežti sofos ar didelio spintos per durų angą, todėl iš anksto reikia nustatyti, ar mums reikės keltuvų, ar išorinių liftų, ar netgi išmontuoti langą. Biuro perkraustymas iš Olandijos dažnai suklumpa ne ant kelio, o ant fizinio objekto, kurio negalima prasibrauti per standartines duris, todėl šie matavimai yra būtini dar prieš mums išvykstant iš Lietuvos.

Ar jūsų komanda padės išpakuoti dėžes vietose?

Taip, mes neŽiūrime į laikrodį, kai reikia padėti klientui susirinkti vietą, nors standartiškai tai nebūna įtraukta į bazinę kainą. Paprastai sutariame, kad vairuotojas padeda padėti dėžes į reikiamas patalpas, o jei reikia išpakuoti ir surinkti biuro kėdes ir stalus, tai tai jau yra papildoma „montavimo“ paslauga. Verta tai susitarti iš anksto, kadangi mūsų vairuotojų tikslas yra grįžti, o jūsų – pradėti dirbti, todėl greitas išpakavimas yra raktas į sėkmę.

Techniniai niuansai ir kelionės trukmė

Kiek dienų užtruks kelionė į Lietuvą?

Jei viskas eina gerai be užstrigimų pasienyje ar avarijų Vokietijos autostradose, tai standartinis laikas yra viena pilna diena į vieną pusę, tačiau reikia skirti laiko pakrovimui ir iškrovimui. Realiausia numatyti, kad jei krovėme pirmadienį ryte Olandijoje, tai Lietuvoje esame antradienį ar trečiadienį, priklausomai nuo to, kiek sustojimų turi padaryti vairuotojas pagal savo poilsio režimą. Biuro perkraustymas iš Olandijos nėra spurtas, tai maratonas, kurio negalima spėti, nes pernelyg greitas važiavimas gali sukelti techninių problemų ar praradimų kelyje.

Kaip elgiamės su jautria technika ir serveriais?

Tai yra viena svarbiausių dalių, nes serveriai ar brangūs monitoriai nebėra įpakavoti į originalią pakuotę, kurią metėte prieš penkerius metus. Mes visada rekomenduojame naudoti specialias antistatines dėžes ir putų (puff) užpildą, o jei tokios nėra – tai užkloti ant specialių „airbag“ pagalvių, kurios sušvelnina virpesius. Niekada nekelkame monitorių ant vieno kito be tarpinio sluoksnio, nes vienas staigus stabdymas A2 greitkelyje gali padaryt didelę žalą jums ir mūsų draudimo kompanijai.

Ar tikrai reikalingas draudimas, ar mano kompanijos draudimas užtenka?

Jūsų turto draudimas Lietuvoje gali nedengti nuostolių kelionės metu, ypač jei įvykstama avarija ar gaisras, todėl mes visada pasirašome sandorio draudimą (CMR draudimas). Jei krovinių vertė viršija standartines 100-200 tūkstančių eurų sumas, tai privalome tai nurodyti dokumentuose, kad draudimas veiktų pilnai. Nemanau, kad norite rizikuoti savo viso biuro įranga dėl to, kad taupote 50 eurų ant draudimo.

Finansai ir paskutiniai smulkmenos

Nuo ko tiksliai priklauso galutinė kaina?

Kainą sudaro ne tik benzinas ir vairuotojo atlyginimas, bet ir Olandijos mokesčiai už prieiga prie miesto centro, už plovimą po krovinio, už papildomus keltėjus ar netgi už mokesčius už užterštą (švarų) krovą jei reikia specialių įrankių. Taip pat didelę įtaką turi tai, ar pervežimas atliekamas „door to door“ arba turite patys atvežti daiktus į mūsų sandėlį Olandijoje, tai gali sumažinti kainą net 30-40 procentų.

Kas nutinka, jei paskutinę minutę pasikeičia planai?

Logistikoje niekas neįmanoma be lankstumo, tačiau jei jūs atšaukiate sunkvežimį, kai jis jau važiuoja per Vokietiją, tai turėsite sumokėti ne tik kelionės išlaidas, bet ir baudą už tuščią važiavimą. Geriausia yra susitarti dėl lankstaus datų lango, pavyzdžiui, „krovimas tarp 15-18 dienos“, tuomet mes galime derinti su kitais kroviniais ir jums parduoti paslaugą pigiau.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro kroviniu?

Tai yra gana dažnas klausimas, ypač tarp tų, kurie grįžta iš Olandijos visiškai, tačiau legaliai tai nėra labai paprasta. Negalima sumaišyti komercinio krovinio su asmeniniais daiktais vienoje truck‘e be specialios deklaracijos, nes muitinė gali tai įvertinti kaip kontrabandą ar neteisėtą prekybą. Geriausia yra tai padaryti atskirai arba aiškiai deklaruoti, kad dalis krovinių yra „grįžtantiesių asmenų turtas“, nors tai dažnai sukelia daugiau problemų nei naudos.

Ką daryti, jei atvykus pasirodė, kad daiktų yra daugiau nei planavote?