Biuro perkraustymas iš Olandijos – planuokite be streso

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir, turiu pripažinti, biuro perkraustymas visada išlieka vienas sudėtingiausių iššūkių, su kuriuo susiduria verslininkai. Ypač kai kalbame apie tarptautinius maršrutus, pvz., kai reikia organizuoti biuro perkraustymą iš Olandijos. Olandija, nors ir geografiškai netolima, turi savų niuansų, kurie gali padaryti jūsų gyvenimą graudžią, jeigu viskas nebuvo suplanuota iš anksto. Matęs esu viską – nuo tų paprasčiausių dėžių su popieriais iki prabangių serverių, kurie dėl blogo įtempimo keliuose atsidūrė ant grindų. Todėl šiame straipsnyje neapsiriboš sausu šablonų sąrašu, o papasakosiu, kaip tai vyksta iš vidaus, kaip išvengti dažniausių klaidų ir kodėl biuro perkraustymas iš Olandijos gali būti net sklandus procesas, jeigu žinai, ką ieškoti.

Kas ypač svarbu? Olandijoje miesto struktūra labai skiriasi nuo mūsų. Čia dažnai susiduriame su siaurais gatvelėmis Amsterdame ar Roterdamo verslo centruose, kur didelis „vilkikas“ su priekaba tiesiog negaliuvažiuoti. Reikia specialių leidimų, vietinių „priežiūros“ žinių ir, žinoma, patirties. Be to, olandai yra itin preciziški dokumentų ir laiko atžvilgiu – vėluoti ten neįmanoma. Todėl, kai planuojate verslo kelionę į Lietuvą ar kitą šalį, verta pradėti ne nuo dėžių surinkimo, o nuo detalaus plano. Biuro perkraustymas iš Olandijos reikalauja logistinio meistriškumo, o ne tik fizinio jėgos pritaikymo.

Štai tas patyrimas, kurį dalinuosi su jumis, kad jūsų komanda negaištų nervų olandiškose eismo spūstyse ar muitinėse.

Kas svarbu žinoti prieš pradedant?

Kiek laiko užtrunka viskas paprastai?

Viskas priklauso nuo tų pačių apimčių, bet įsivaizduokite, kad vidutiniam biurui (10–15 darbo vietų) reikia skirti maždaug savaitę iki pat išvežimo. Pats kelionės laikas nuo, tarkime, Eindhoveno iki Vilniaus užtrunka apie 18–20 valandų vairuojant be ilgesnių pertraukų, tačiau reikia skaičiuoti ir pakrovimo, iškrovimo dienas. Jei kalbame apie didelius sandėliukus ar „open space“ tipo biurus, tai gali užtrukti ir dvi dienas vien tik dalykams išnešti laukan į sunkvežimį. Geriau visada turėti „avarijinį“ laiko rezervą dienai-dviems, nes stresas dėl laiko trūkumo yra pats blogiausias patarėjas.

Ar reikia kažkokio specialaus leidimo stovėti prie biuro Olandijoje?

Absoliučiai taip, ir tai viena dažniausių klaidų, kurią daro naujokai. Amsterdame, Hagoje ar Utrechte negali tiesiog sustoti „kur nors“ prieangyje su keltuvu. Jums reikia gauti specialų leidimą („ontheffing“), kurį dažnai turi užregistruoti vietinis brokeris ar pervežimo įmonė. Be to, jei gatvė yra siaura, gali tekti uždaryti eismo juostą, o tai reikalauja netgi vietinės policijos arba „traffics controllers“ dalyvavimo. Vieną kartą teko laukti pusę dienos, kol klientas gavo leidimą sustoti prie savo patalpų centro, nes be to mūsų vairuotojui gresėjo didžiuliai baudos.

Ar aš turiu pats viską supakuoti į dėžes?

Galite, bet tikrai nerekomenduoju daryti tai vienas, jei norite, kad tai vyktų greitai. Mūsų komanda dažnai atvyksta su dėžėmis ir pakavimo medžiagomis, o klientas turi tik užtikrinti, kad dokumentai yra paslėpti. Jei bandysite taupyti ant pakavimo, vėliau sunkvežimyje gali atsirasti tuštumų, o daiktai gali susibružinti nuo kitų baldų. Profesionalios įmonės žino, kaip užkrauti keltuvą taip, kad „nešoktų“ ir kad viena dėžė neitvirtų kitos. Tačiau asmeninius daiktus, pinigines ir labai brangius dokumentus visada vertima pasiimti su savimi į keleivinę mašiną.

Kaip elgtis su IT įranga ir serveriais?

Čia nėra vietos eksperimentams. Serveriai, kompiuterių bokšai, dideli monitoriai – visa tai turi būti ne tik įdėta į originalią pakuotę (jei ji dar liko), bet ir papildomai užfiksuota kelyje. Esu matęs, kaip viena nepritvirtinta lentyna su serveriais nukrito įšokiant per „kūlę“. IT įrangos perkėlimas yra atsakomybė, todėl visada rekomenduoju pasidaryti atsarginęs kopijas (backup) prieš mums atvykstant, ir tai ne formalumas, o gyvenimo būtinybė. Jeigu įranga yra jautri drėgmei, reikia naudoti specialias apsaugas.

Kainos, dokumentai ir biuro perkraustymas iš Olandijos

Ar reikia mokėti PVM ar muitus, jei vežu į Lietuvą?

Nesijaudinkite, jei perkraustote savo įmonės turtą iš vienos ES šalies (Nyderlandai) į kitą (Lietuva), tai laikoma vidaus prekyba ir PVM ar importo muitai paprastai netaikomi, jeigu turtas nebuvo parduodamas, o tik perkeliamas. Svarbiausia turėti tvarkingą inventoriaus sąrašą, kuriame nurodyta, kad tai yra „company relocation“ (įmonės perkraustymas). Jeigu užmiršite nurodyti, kad tai naudojamas turtas, muitinė gali bandyti apmokestinti pagal naujų prekių tarifus, o tada kainos šoktels į dangų. Viskas tvarkoma per intrastatinę deklaraciją arba susitarius su tinkama transporto įmone.

Kiek maždaug kainuoja toks reikalas?

Klausimas kiekvienam, bet atsakymas nėra vienas. Žemiau riba, už kurią sunku susirasti normalų „keltuvą“ su vairuotoju, yra maždaug 1200–1500 eurų už mažą biurą (jei telpa į 3,5 tonų sunkvežimį). Jei kalbame apie pilną 20 pėdžių sunkvežimį su keltuvu, kuris važiuoja iš Roterdamo, skaičiai gali siekti 2500–4000 eurų priklausomai nuo to, ar reikia įrenginio (lifto), ar yra pėsčiomsioms įlaidoms (įkėlimas pro langus). Į kainą taip pat įeina draudimas, degalai ir vairuotojo darbo valandos. Geriau paprašyti fiksuotos kainos, kad nebūtų nemalonumo pabaigoje.

Ar verta drausti turtą?

Be abejo. Nors mūsų vairuotojai yra profesionalai, kelyje dalykauja ir kiti dalyviai – ugnia, vėjas, blogas kelių dangos paviršius. Standartinis krovinių draudimas (CMR) dažnai padengia tik labai mažą sumą, pvz., 10 eurų už kilogramą. Jeigu vežate brangią biuro techniką, apsidrauskite „All risk“ draudimu. Už keletą dešimčių eurų galite išvengti tūkstančių nuostolių, jei sunkvežimis nukris arba užsidegs. Aš asmeniškai niekada neleisiu važiuoti be pilno draudimo, kai vežu brangų turtą.

Kas daryti su baldais, kurie netelpa į liftą?

Tai klasika Olandijoje – aukšti pastatai, siauri laiptai ir seni liftai, kurie sutelpa tik du žmones. Tokiu atveju mes naudojame kraną arba išorinius liftus, kuris pakelia baldus pro langą. Tai gali brangiai kainuoti, ypač jei centre reikia uždaryti gatvę. Jeigu jūsų biure yra didelės konferencijos staltiesės ar „executive“ kabinetai, apie tai praneškite iš anksto. Vieną kartą teko išardyti didžiulę stalinę dalimis, nes kranas negalėjo priartėti pakankamai arti dėl elektros laidų gatvėje.

Techniniai niuansai ir rizikos

Ar galima perkraustyti savaitgalį?

Taip, tai yra netgi rekomenduojama, jeigu nenorite stabdyti savo verslo veiklos darbo dienomis. Tačiau biuro perkraustymas iš Olandijos savaitgalį kainuos brangiau, nes vairuotojams teks mokėti viršvalandžius, o taip pat gali būti sunkiau gauti leidimus stovėti prie pastato savaitgalį (nors kartais būna ir lengviau, nes mažiau eismo). Jei galite, rinkitęs penktadienį arba pirmadienį, tačiau planuokite, kad vairuotojas turi turėti poilsio laiką.

O jei kelyje kažkas sugenda?

Mechanika yra mechanika, ir kartais genda net pažangiausi sunkvežimiai. Jei įvykia gedimas, turiu greitai reaguoti – siųsti pagalbos automobilį arba perkrauti krovį į kitą sunkvežimį. Esu matęs situacijų, kai dėl to dėlsto biuro atidarymas Lietuvoje vėluoja dviem dienoms. Nuo šios rizikos apsidrausti negalite 100 proc., bet pasirinkdami patikimą, ne pigiausią pervežėją, mažinate šią tikimybę. Patikimi įmonės turi techninę pagalbą 24/7 visoje Europoje.

Kaip sužinoti, kiek dėžių man reikės?

Paprastai taisyklė yra tokia: vienam standartiniam stalui su kėde ir lentyna reikia apie 3–4 didesnes dėžes. Tačiau geriau neatsižvalgyti į matematiką, o omen įsivaizduoti, kiek daugiausia daiktų susikaupia po stalais. Olandai dažnai turi daug įvairių atributikos, gėlių vazų, kavos aparatų priedų, kur užima nemažai vietos. Geriau turėti 5–10 papildomų dėžių, kurios lieka tuščios, negu stumti laisvomis rankomis mašinas po darbo.

Kas atsitinka, jei pasidaro klaida dėžėse?

Jei dėžės sumaišomos, tai tikras košmaras, todėl kruopštus žymėjimas yra būtinas. Kiekviena dėžė turi turėti numerį, galutinę vietą (pvz., „Vadyba“, „Sandėlis“, „Virtuvė“) ir, jei įmanoma, trumpą aprašymą. Jeigu dėžės paženklintos blogai, iškrovimo metu Lietuvoje mūsų komanda tiesiog pastatys jas į krūvą, o tada jums teks dieną praleisti ieškant svarbių sutarčių. Naudokite spalvotas lipdukas – tai greičiau ir aiškiau. Nesiūlau rašyti „svarbu“ ant visų dėžių, nes prarandate kontrolę.

Išvada

Apibendrinant, biuro perkraustymas iš Olandijos nėra tiesiog „daiktų vežimas“ iš taško A į tašką B. Tai sudėtingas logistinis procesas, reikalaujantis žinių apie vietinius įstatymus, techninių galimybių ir patirties dirbant su tarptautiniais kroviniais. Mano dvidešimties metų patirtis rodo, kad sėkmė slepiasi ne dėl to, kiek gerai įleidžiate baldų į sunkvežimį, o dėl to, kiek gerai buvote pasiruošę prieš tai. Nenuokslūs apskaičiavimai, trūkstami leidimai stovėti arba chaotiškas pakavimas gali šį procesą paversti tikru košmaru.

Jei planuojate biuro perkraustymą iš Olandijos, visada skirkite laiko konsultacijoms su profesionalais, nebijokite klausti klausimų apie draudimą ir kainas, o svarbiausia – pasitikėkite savo partneriu, kuris atsakingai žiūri į jūsų verslo turtą. Gerai suplanuotas perkraustymas leis jums Lietuvoje pradėti dirbti be jokio vėlavimo, o jūsų komanda galės mėgautis nauja vietaje vietoj to, kad ieškotų dingusių dėžių. Sėkmės jūsų verslo kelionėje ir prisiminkite – geriau laiku pasirūpinti, nei vėliau gelbėti.