Biuro perkraustymas iš Olandijos: patyrę specialistai dalinasi praktine patirtimi

Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų. Per tą laiką mačiau viską – nuo tų, kurie bando perkraustyti biurą „peugeot“ atvarpalį pilną dėžių, iki didžiulių korporacijų, kurios perkelia šimtus darbuotojų vienu metu. Tiesą sakant, biuro perkraustymas iš Olandijos yra tas užduotis, kur atrodo, kad viskas paprasta, tačiau smulkmenos užmuša. Olandija yra specifinė rinka su savo eismo taisyklėmis, geografija ir, žinoma, tuo pačiu olandišku preciziškumu, kurio mes čia dar visi mokomės. Jei planuojate kelionę iš Amsterdamo, Roterdamo ar Eindhoveno atgal į Lietuvą, geriau pasiruoškite ne tik fiziškai, bet ir žiniškai. Štai kaip tai atrodo iš vidaus, kai žiūri į tai ne kaip vairuotojas, o kaip žmogus, kuris suveda visus galus į vieną vietą.

Dirbame su klientais kasdien, ir dažniausiai jie susirūpinę dėl to, kad dingtų duomenys ar sugadintų brangūs serveriai. Tai normalu. Bet dažnai būna taip, kad didžiausia problema nėra ne patys daiktai, o biuro darbo stabdymas. Todėl biuro perkraustymas iš Olandijos turi būti suplanuotas taip, kad pirmadienį ryte jūsų vadybininkas galėtų atsisižesti tiesiai į savo stalą Neptūno gatvėje Vilniuje, kaip ir niekas nebūtų nutikęs. Čia ne tiek apie vairuotojus, kiek apie logistiką, laiko zonų valdymą ir tikslumą.

Per šiuos metus išmokome vieno: pigiai ir greitai kartais pasidaro tik brangiai ir lėtai. Patyrę specialistai žino, kur gali kilti problemos prieš jos išties iškylant. Pavyzdžiui, sunkvežimis įvažiuojantis į senamiestį gali tiesiog užstringti, jei anksčiau neišmatuojame posūkių. Olandijoje daugiausiai būna tentų su „keliamomis galvomis“, kurios palengvina iškrovimą, bet jei jūsų naujieji rūmai Vilniuje neturi tokio įrenginio, reikia suorganizuoti keltuvus. Tokios detalės, apie kurias klientas negalvoja, o mes privalome žinoti.

Šiame straipsnyje nesirašys sausojo teorinio teksto. Pasakysiu taip, kaip yra, kartais griežtai, kartais su humoresku, bet visada tiksliai. Noriu, kad jūs suprastumėt, kas vyksta už tų uždarų vartų ir ką reikia žinoti, kad biuro perkraustymas iš Olandijos neigtų jums miego naktį prieš išvykimą.

Kainodaros ir laiko sąnaudos

Kiek tai iš viso kainuos ir ar verta taupyti ant vairuotojo?

Žinau, kad pirmasis klausimas visada apie pinigus. Kaina svyruoja labai stipriai, priklausomai nuo to, kiek turite kvadratinių metrų ir ar reikia išmontuoti baldus. Mažam biurui, tarkime, 5-7 darbo vietoms su viena didelė spinta, kainuos apie 1500–2000 eurų, jei viskas tvarkingai sudėta į dėžes. Bet jei ten dar yra serverinė, seifai ar specialios architektūrinės detalės, skaičius didėja. Netaupykite ant pakavimo medžiagos, nes guminės ratlankės ir burbuliukai yra pigiau už naują kompiuterį.

Kiek laiko užtruks visas procesas nuo paėmimo iki iškrovimo Vilniuje?

Tarkime tiesiai – kelionės trukmė nėra tiksliai prognozuojama. Viena vertus, nuo Olandijos centro iki Lietuvos yra apie 1400–1500 kilometrų. Sąlyginai vairuotojas tai nuvažiuoja per vieną pilną dieną su poilsio pertraukomis. Bet dažniausiai tenka laukti, kol iškraunate arba užpildome dokumentus muitinėje. Taigi, skirkite laiko maždaug dviem ar trims dienams nuo to momento, kai fura užsidaro vartais, iki kol ji atsivers jūsų kieme. Jei reikia skubos, tenka dirbti dviem vairuotojais, tai kainuoja brangiau, bet tuomet keliaujame be sustojimų.

Ar kainos keičiasi priklausomai nuo to, iš kurio Olandijos miesto vykstate?

Absoliučiai taip. Perkraustymas iš Roterdamo prie uosto gali būti pigesnis dėl to, kad ten yra daugiau laisvų vairuotojų grįžtančių tuščiais, o pavyzdžiui, Maastrichtas ar pietinės dalys gali kainuoti brangiau, tenka važiuoti nukrypimą. Be to, miesto centruose, kaip Amsterdamas ar Utrechtas, reikia gauti specialias leidimus stovėjimui sunkvežimiui, o tai irgi laikas ir pinigai. Mes visada tiksliai nustatome maršrutą, kad netyčia neužkliūtume už mokesčio už zonos, kur negalima stovėti daugiau valandos.

Kodėl kai kurios kompanijos siūlo kainą be PVM, o kai kurios su?

Tai vienas įdomiausių dalykų, su kuriais susiduriame. Tarptautiniai pervežimai turi savo niuansų – jei vežėjas užsiregistravęs Olandijoje ir turi MVH kodą, jis gali vežti be PVM, bet jei jūsų įmonė PVM mokėtoja Lietuvoje, viską galima susitvarkyti taip, kad būtų perkelimas tarp įmonių. Dažniausiai klientui svarbi galutinė sumą sąskaitoje faktūroje. Mes visada aiškiname, kad kainą be PVM galima taikyti tik tada, jei abiejų šalių juridiniai reikalavimai to leidžia, kitaip teks pridėti 21 proc.

Techniniai ir organizaciniai niuansai

Ar jūs supakuosite visus tuos daugybę popierių, kurios turime biure?

Taip, tai mūsų darbas. Patyrę specialistai atvyksta ne tik su fura, bet ir su dėžėmis – mažomis, vidutinėm, didelėmis, ir specialiomis dėžėmis archyvams. Archyvinės dėžės yra gyvenimo gelbėtojai, nes ten telpa šimtai lapų be jokio susidėvėjimo. Žinoma, jei turite konfidencialių dokumentų, galime juos užsegti plombuomis arba tiesiog palikti jums supakuoti, bet tada nebežadėkime, kad spėsime išvykti tą pačią dieną. Paprastai vienas vadybininkas su dviem pakuotojais vidutinį biurą susirenka per 4-6 valandas.

Kas daryti su serveriais ir jautria kompiuterine įranga?

Tai yra viena svarbiausių dalių. Nežiūrėkime į tai kaip į paprastus stalus. Serveriai turi būti išjungti tiksliai pagal instrukcijas, o ne tiesiog ištrauktas iš lizdo. Mes naudojame specialias anti-statinės medžiagos užklotas ir uždaras dėžes, kurios nepraleidžia drėgmės. Jei serveris yra didelis, jį reikia fiksuoti furoje taip, kad jis nenuslystų nė milimetro net staigiu stabdymiu. Kartais kviečiame kliento IT specialistą prižiūrėti išjungimą, o už fizinį pervežimą atsakome mes.

Ar įmanoma atvežti biuro erdvę iš Olandijos ir iškrauti ją savaitgalį?

Galima, bet tai kainuoja. Vairuotojai turi savo poilsio laiko apribojimus, o savaitgaliais Lietuvoje ir Olandijoje gali būti ribojamas eismas arba veikiantys sandėliai. Jei norite, kad fura atvyktų šeštadienį ryte ir iškrovėtų, kad pirmadienį jau dirbtumėme, tai reikalauja labai glio logistikos. Dažniausiai tai darome taip: vairuotojas atvyksta penktadienio vakare, praleidžia naktį feroje arba poilsio aikštelėje, o anksti ryte pradedame darbą. Už tokį patogumą reikia sumokėti papildomai už viršvalandžius pakuotojams.

Ar susiduriate su dažtais problemomis dėl Olandijos policijos ar kelių tarnybų?

Olandijoje keliai yra puikūs, bet ir kontrolė griežta. Jeigu fura yra perpildyta arba netinkamai užsegta krovinys, gausite didelį baudą. Mes visada tikriname svorį prieš išvykdami. Kartais būna, kad klientas sako: „Tai tik kelios dėžėlės viršuje“, o tas „virsčius“ sukuria per didelį aukštį, ir važiuojant po tuneliais arba tiltu gali būti problema. Todėl matuojame viską aštriai. Olandų policija ypač dažnai stabdo sunkvežimius, kurie važiuoja pietų kryptimi link Belgijos, tikrina dokumentus ir techninę būklę.

Buitinės detalės ir rizikos

Kas nutinka, jei kelio metu sulūžta kėdė ar užsidega fura?

Tokių atvejų per 20 metų buvo nedaug, bet jie įvyksta. Jei dėl kaltės mūsų vairuotojo arba netinkamo fiksavimo sulūžta baldas, mums privaloma tai atsipirkti pagal CMR draudimą. Turime visišką draudimą, dengiantį krovinį iki 20 000 eurų (arba daugiau, pagal sutartį). Jei užsidega fura – tai jau stichinė nelaimė, tačiau irgi dengiama draudimu. Svarbiausia yra turėti inventoriaus sąrašą, kuriame pažymėta, kokia buvo kėdės būklė prieš pakrovimą. Be to, biuro perkraustymas iš Olandijos yra apdraudžiamas ne tik pagal standartines taisykles, bet ir papildomai, jei klientas pageidauja.

Ar galima kartu vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai yra pilnas chaosas, jei tai padarote neteisingai. Pagal įstatymus negalima vežti komercinio krovinio ir asmeninių daiktų toje pačioioje furoje be specialių deklaracijų, nes tai laikoma kontrabanda arba apgaulingu muitinės deklaravimu. Jei darbuotojas nori parsivežti savo dviratį ar kelias dėžes su knygomis, reikia tai aiškiai deklaruoti ir paskaičiuoti kaip kiekvieno asmens turtą, o ne kaip įmonės turtą. Geriau tokiais atvejais paprašyti mums padaryti papildomą sąrašą, kad muitinėje nebuvo nesusipratimų.

Kodėl verta rinktis jus, o ne pigų „skelbimų portalų“ vežėją?

Žinau, kad „Gumtree“ ar „Facebook“ grupėse galima rasti vairuotoją, kuris pasiūlys vežti už pusę kainos. Bet ar jis turi draudimą? Ar jis atsiskaitys, jei dings? Ar jis gebės užpildyti TIR knygutelę jei reikės? Patyrę specialistai dirba legaliai, moka mokesčius, turi atsakingų vairuotojų, kurie nebegers vairuodami. Pigus variantas tampa brangiu, kai reikia išspręsti problemas. Mūsų tikslas – kad jūsų verslas nenukentėtų, o ne tik nuvežti dėžes iš taško A į tašką B.

Ar reikia mums būti fūros vietoje iškrovimo metu Lietuvoje?

Būtina ne, bet rekomenduojama. Bent vienas atsakingas asmuo turi būti, kad pasirašytų važtaraštį ir patikrintų, ar viskas atvyko sveika. Jei negalite būti, pasirašome atstovavimo sutartį arba tiesiog siunčiame nuotraukas iškrovimo proceso į jūsų el.