Biuro perkraustymas iš Olandijos – patogu ir efektyvu: vadovas, kaip išvengti chaoso

Per dvidešimt metų, kuriuos praleidau šioje srityje, mačiau viską – nuo smulkių start-upų, besikeliančių iš garažo į biurus, iki didžiulių korporacijų, perkeliančių šimtus darbo vietų. Vienas dalykas visada lieka tas pats: perkraustymas, ypač tarptautinis, yra vienas stresiškiausių dalykų verslo vadovo gyvenime. Tačiau, kai kalbame apie biuro perkraustymas iš Olandijos, procesas gali būti ne tik sklandus, bet ir netgi malonus, jei žinai, ką tiksliai daryti.

Olandija – šalis, kurioje logistika yra kraujotakos sistema, todėl čia viskas gerai organizuota, tačiau ir reikalavimai aukšti. Dažnai klientai klausia: „Ar tikrai verta rūpintis dėžėmis, ar geriau pasakyti „atkelti viską“?“ Atsakymas paprastas: viskas priklauso nuo jūsų biuro kultūros ir to, kaip greičiai reikia sugrįžti prie darbo. Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi, kad jūsų biuro perkraustymas iš Olandijos nevirštų košmaru, o taptų tiesiog darbo užduotimi, kurią įveikiate profesionaliai.

Svarbiausia suprasti, kad šis procesas neprasideda tada, kai atvažiuoja sunkvežimis. Jis prasideda mėnesiais anksčiau, kai pradedate planuoti, kas keliauja, o kas lieka senoje vietoje (pvz., Amsterdame ar Roterdame). Be gero plano net geriausi vairuotojai negelbės. Taigi, panagrinėkime, apie ką dažniausiai klausia mūsų klientai ir ką patariu žinoti prieš pradedant šią kelionę.

Organizacija ir pasiruošimas: ką reikia žinoti iš anksto

Kiek laiko užtrunka biuro perkraustymas iš Olandijos į Lietuvą?

Viskas labai priklauso nuo to, kiek turite daiktų ir kur tiksliai esate įsikūrę. Jei tai nedidelis kontorinių baldų kiekis iš Eindhoveno, tai gali užtrukti vos dvi dienas su pakavimu, o didesnis projektas iš Hagos gali reikalauti savaitės ar daugiau. Paprastai reikia skirti laiko ne tik pačiam vairavimui, kuris trunka apie 18–20 valandų viena kryptimi, bet ir pakavimui bei išpakavimui. Rekomenduoju planuoti su atsarga, nes Vokietijos autostradose dažnai įvyksta eismo įvykiai, kurie gali viską pavėlinti.

Ar jums patys reikia rūpintis dėžėmis ir lipduku?

Nereikia, mes tai darysime už jus, nes tai įtraukta į mūsų paslaugų paketą. Per daugiau nei dvidešimt metų supratau, kad klientams nereikia galvos sukti apie tai, kur gauti stiprių dėžių dokumentams ar kompiuteriams. Atvežame visas reikalingas medžiagas – nuo specialių dėžių serveriams iki lipdukų su numeracija, kad niekas nesušoktų vietoje. Jums tiesiog reikia pasakyti, kuri spinta yra „pavojinga“, o mes pasirūpinsime, kad ji atvyktų vienoje piece.

Kaip organizuoti perkraustymą, kad verslas nestotų?

Čia yra kritiškai svarbiausia dalis, ir dažnai rekomenduoju perkelti biurą etapais, o ne viską viena diena. Pavyzdžiui, penktadienį galima perkelti sandėlį ir dokumentus, o sekmadienį ar naktį – pačias darbo vietas, kad pirmadienį ryte darbuotojai galėtų dirbti. Esu matęs atvejų, kai viskas buvo keliamą viena dieną, ir kompanija prarado tris dienas pelno, todėl planavimas čia yra raktas. Biuro perkraustymas iš Olandijos gali būti vykdomas taip, kad jūsų klientai net ir nepastebėtų jokio trikdžio.

Ar galima perkelti kompiuterius ir jautrią techniką be rizikos?

Žinoma, tai mūsų kasdienybė, nes šiuolaikiniai biurai be technikos neveikia. Naudojame specialias antistatines dėžes ir užpildus, kurie užtikrina, kad net jei sunkvežimis šokteltų didžiuliuose „burbuliuose“, jūsų serveriai ar brangūs monitoriai nenukentės. Kartą turėjome pervežti visą IT infrastruktūrą iš vieno didelio tech hubo Utrechte, ir ne vienas vamzdis nebuvo pažeistas. Būtina tik tiksliai pažymėti, kurie kabeliai priklauso kuriam įrenginiui, kad vėliau montuotojai nepraleistų pusės dienos ieškodami kištuko.

Kainos, logistika ir Olandijos specifika

Kiek apytiksliai gali kainuoti toks perkraustymas?

Noriu būti iškylus – čia nėra fiksuotos kainos, nes viskas priklauso nuo tūrio, svorio ir atstumo, bet maždažiai tūkstantis kubinių metrų gali kainuoti nuo 3 iki 5 tūkstančių eurų. Jei turite tik kelias stalines ir kėdes, tai bus pigiau, o jei perkeliate visą archyvą su metaliniais seifais – kaina augs. Svarbu ne tas, ką mes parašome sąskaitoje, o tas, kad jūsų daiktai atvyks saugiai, o jūs nesumokėsite už „nematomas“ paslaugas, kurias dažnai bando įsisukti nešvarios veiklos pervežėjai.

Ar reikia rūpintis leidimais stovėjimui Olandijos miestuose?

Tai vienas dalykas, apie kurį dažnai pamirštama, bet jis gali sukelti didžiulę galvos skausmą. Amsterdamas ar Roterdamas turi griežtas taisykles sunkvežimiams, o neteisingai pastatyta mašina gali baigtis brangiu baudų raštu. Mes patys sutvarkome visus leidimus (ontheffing), o jei reikia, ir samdome vietinę policiją palydai, kad sunkvežimis galėtų stovėti tiesiai patalpos priekyje. Jums nereikia kalbėti olandiškai su savivaldybe ar mokėti baudų – tai mūsų darbas.

Ar reikia muitinės deklaracijų, jei keliame į ES šalį?

Kadangi ir Olandija, ir Lietuva yra ES erdvėje, formalios muitinės procedūros nėra taip griežtos kaip keliant iš Šveicarijos, tačiau dokumentai vis tiek būtini. Reikia turėti tikslią prekių (daiktų) sąrašą, vadinamąjį „packing list“, o jei perkeliate techniką, jos serijinius numerius. Be to, jei tarp daiktų yra alkoholio ar tabako gaminių verslo reikmėms, apie tai būtina pranešti iš anksto, kad neįvyktų nepageidaujamų delay (uždelsti) sienos kirtimo metu.

Kas nutinka, jei kelionės metu sugenda sunkvežimis?

Esu matęs tai ne kartą – variklio gedimas ar padangos plyšimas Vokietijos autostradoje yra realus dalykas. Mūsų kompanija turi 24/7 pagalbos liniją ir partnerių tinklą visoje Europoje, todėl jei mūsų mašina sustoja, kita išvažiuoja iš artimiausios bazės pervesti krovinių. Jums nereikės skambinti vairuotojui ar galvoti, kur dabar yra jūsų biuro baldai – mes spręsime problemą, kol jūs miegate ar geriate kavą.

Ar galima sujungti siuntą su kitomis prekėmis, kad pigiau išeitų?

Taip, tai vadinama „daliniu kroviniu“ (part load), ir tai puikus būdas sutaupyti, jei nenorite mokėti už visą sunkvežimį. Jei jūsų biuro perkraustymas iš Olandijos nėra didelis, mes galime jį sujungti su kitu mūsų kroviniu, važiuojančiu į Kauną ar Vilnių. Tokiu atveju trukmė gali šiek tiek padidėti dėl kitų klientų aptarnavimo, bet kainos skirtumas gali būti labai patrauklus, ypač mažoms firmoms.

Techniniai niuansai ir papildomos paslaugos

Ar įtraukiate baldų surinkimą ir išpakavimą į kainą?

Daugeliu atvejų taip, tai yra standartinė dalis, kadangi nenorime, kad jūsų darbuotojai galvos su „IKEA“ tipo rakteliais vietoje darbo. Mūsų komandos turi savo įrankius ir žino, kaip greitai surinkti net sudėtingiausias sistemines stalines. Taip pat galime padėti išmesti visą pakavimo šiukšlių kiekį, kad naujame biure nevaikščiotumėte tarp dėžių ir putų plastiko savaitę.

Kaip elgiamės su ypatingai dideliais ar sunkiais daiktais?

Turime specialią techniką – neštuvas (hiab) liftus, kai reikia įkelti daiktus per langą, jei liftas name neveikia ar per mažas. Yra buvę atvejų, kai teko kelti didžiulius konferencinius stalus į trečią aukštą per balkoną, nes nebuvo įmanoma užlipti laiptais. Tokiomis situacijomis nereikia jaudintis – mes iš anksto apžiūrime vietą ir paruošiame planą, kaip tai padaryti saugiai.

Kaip apsidrausti nuo padarytos žalos pervežimo metu?

Visada siūlome draudimą, kuris apima ir krovinį, ir atsakomybę už trečiuosius asmenis, jei pavyzdžiui, nukris spinta laiptinėje. Žinoma, tikiuosi, kad niekada to nereikės naudoti, bet per 20 metų buvo situacijų, kai drėgmė ar netikėtas suoliuko atsiskyrimas padarydavo žalą. Geriausia turėti ramybę ir žinoti, kad jei kas nors nutiks, draudimo kompanija viską padengs, o ne jūsų biudžetas.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas iš Olandijos nėra būtinai mitas apie prarastą laiką ir nervus. Tiesiog reikia pasirinkti tuos, kurie žino ne tik trumpiausią kelią per Vokietiją, bet ir tai, kaip elgtis su olandišku biuro administravimu. Mano patirtis rodo, kad geriausiai pasiruošę klientai tiekia mažiausiai klausimų, o blogiausiai – tie, kurie bando sutaupyti ant pakavimo medžiagų ar leidimų. Jei planuojate tokij žingsnį, nebijokite klausti ir reikalauti plano, o tada visa kelionė nuo Roterdamo ar Amsterdamo iki Vilniaus ar Klaipėdos taps paprasta logistika.