Biuro perkraustymas iš Olandijos: patikima ir sparti sprendimo strategija

Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena: biuras nėra tik stalai ir kėdės. Tai yra jūsų verslo nervų sistema, kurios perkėlimas gali arba visiškai sustabdyti procesus, arba, jei padaryta teisingai, nueiti be jokių pastebimų trukdžių. Pastaruoju metu dažnai gaunu skambučius iš lietuvių verslininkų, dirbančių Olandijoje – nuo mažų IT startuolių Amsterdame iki logistikos įmonių netoli Roterdamo. Jie visi susiduria su panašiomis bėdomis, kai priima sprendimą grįžti arba perkelti operacijas į Lietuvą. Biuro perkraustymas iš Olandijos tampa būtina зло, kuria reikia pasirūpinti iš anksto, o ne paskutinę minutę.

Kodėl tai taip sudėtinga? Olandija specifika savo. Tenos gatvės dažnai siauros, o parkavimo vietos prie „offices“ (biurų) yra auksas. Negi užsimiršote, kas vyksta Hiagos (Den Haag) verslo centre, kai ten atvažiuoja 40 tonų sunkvežimis? Tai būna chaosas. Dėl to, kai planuojate biuro perkraustymą iš Olandijos, svarbu ne tik pasikrauti daiktus, bet ir iš anksto gauti leidimus vietos savivaldybei užimti kelio dalį. Be to, čia nebeatsiskaitysime su „gėlių“ kainomis – kuro kainos Vakarų Europoje ir vairuotojų dienos normos daro savo. Tačiau su tinkama logistika, viskas gali įvykti lyg ir ranką pasukiant.

Svarbiausia yra suprasti, kad biuro perkraustymas iš Olandijos – tai ne tik fizinis darbas, bet ir dokumentacija. Nors mes esame ES erdvėje ir muitų nėra, vis tiek reikia tur�ti kruopštų inventoriaus sąrašą (packing list), o jei pervežate brangią elektroniką ar serverius, verta pagalvoti apie draudimą „Vis rizikos“ (All risk) sąlygomis, o ne tik standartinį CMR. Esu matęs atvejų, kai vairuotojas staigiai stabdė Eindhoveną aplenkiantis, ir serveriu stelažiai nuvyra ant grindų. Pasitikėjimas savo partneriu čia yra viskas.

Taigi, kaip tai vyksta iš vidaus? Pirmiausia, atvykstame į objektą įvertinti tūrį. Mums svarbu, ar tai tik penkių žmonių open space (atviras biuras), ar didelė korporacinė būstinė su sandėliuku. Tada aptariame techninę pusę – ar reikia „lifto“ su keltuvu, ar galima pakrauti rankiniu būdu, ar reikės surinkti/išmontuoti baldus. Olandijoje dažnai baldai yra moduliniai, tad tai užtrunka daugiau laiko nei įprasta. Vėliau parenkame datą. Jei norite sutaupyti, reikia lanksčiai žiūrėti į vairuotojų darbo grafikus – optimaliausia yra, kai vairuotojas atvažiuoja prieš pat pietus, iškrauna vakare Lietuvoje, o ryte jau yra tuščias ir galima grįžti. Taip sutaupome ne tik pinigus, bet ir laiką.

Dažniausiai užduodami klausimai apie logistiką ir organizaciją

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo užsakymo iki išvežimo?

Viskas priklauso nuo to, kiek greitai susitariame dėl vizito. Jei aš turiu laisvą mašiną, mes galime išvykti jau po 2-3 dienų po to, kai atvykstame į objektą įvertinti. Patys krovinio vežimo į Lietuvą procesas trunka apie 18–24 valandas priklausomai nuo to, kur tiksliai Olandijoje esate – ar tai Maastrichtas pietuose, ar Groningenas šiaurėje.

Ar jums reikia, kad aš pats susirgčiau leidimus stovėjimui prie biuro?

Būtų labai gerai, jei tai padarytumėte patys, nes vietiniai savivaldybės darbuotojai geriau kalba olandiškai ir supranta specifiką. Tačiau jei neturite laiko ar galimybių, mes galime padėti suorganizuoti tai per savo vietinius partnerius, tai ne problema, tik tai šiek tiek padidins sąskaitos galutinę sumą.

Kokia yra vidutinė tokio perkraustymo kaina?

Nėra vienos kainos, nes viskas priklauso nuo kubo metrų kiekio. Bet kad jums suformuotumėte vaizdą, smulkaus biuro (apie 20–30 kubų) pervežimas su pakavimo medžiagomis ir darbu kainuoja nuo 1200 iki 1800 eurų. Dideliems projektams, kai reikia kelias dienas krauti, kaina skaičiuojama individualiai pagal valandines tarifus.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro inventoriumi?

Taip, galite, bet turi būti labai aiškiai atskirti sąraše. Muitinė arba mūsų vairuotojas turi aiškiai matyti, kur yra „įmonės turtas“, o kur – „fizinio asmens daiktai“, kad nebūtų nesusipratimų apie mokesčius ar deklaravimą.

Kas atsitinka, jei pakelyje sugenda mašina?

Esu šioje srityje 20 metų ir tokios situacijos pasitaiko, nors retai. Mes turime draudimą ir techninę pagalbą visoje Europoje. Jei mašina sustotų, mes organizuojame krovinio perkrovimą į kitą transportą ir gabename jį toliau, o jums nereikia nieko daryti – skambinsime tik pranešti, kad vėluojame valanda ar dvi.

Ar jums reikia įrangos išjungti ir išmontuoti pats, ar tai daro jūsų vairuotojai?

Mūsų vairuotojai yra fiziniai darbininkai, jie gali atjungti kompiuterius, išsukti stalus, jei tai nėra labai sudėtinga. Tačiau jei turite sudėtingą serverinę ar reikia išmontuoti partitions (pertvaras), geriau, kad tai padarytų jūsų IT specialistas ar statybininkas, kad neiškiltų techninių problemų.

Kaip apsaugote kompiuterius ir kitą jautrią techniką?

Mes naudojame specialias burbuliukų plėvelę, storas kartono dėžes ir užpildus (putų polistirolo granulę). Kiekvienas monitorius ar serveris yra užrašomas numeriu, kad išsikrovus Lietuvoje mes žinotume, į kurią patalpą jį nunešti. Skambučiai dėl sugadintų monitorių mums nereikalingi, todėl kruopštumo nereikia prašyti du kartus.

Ar vežate ir augalus? Biure juos yra daug.

Taip, vežame, bet augalai yra „gyvi“ kroviniai. Žiemą reikia užtikrinti, kad mašinoje nebūtų per šalta, o vasarą – per karšta. Jei keliama ilga kelionė ir augalams reikia drėgmės, reikia juos sudėti į dėžes be dangčių, kad gautų orą, bet kitaip jie puikiai iškeliauja.

Ką daryti su baldais, kurie nebetilps į naująjį biurą Lietuvoje?

Geriausia tai suprasti anksčiau. Galime juos palikti Olandijoje (jei turite kur arba juos išmetant), arba vežti į sandėlį Lietuvoje. Dažnai klientai lieka su senais baldais ir juos parduoda arba dovanoja, o mes tiesiog iškrauname juos ne prie galutinio taško, o ten, kur jums patogu.

Ar galite padėti su inventoriumi – pažymėti kiekvieną daiktą?

Žinoma, tai yra standartinė mūsų paslauga, vadinama „inventorization“. Mes užrašome kiekvieną dėžę (pvz., „1 skyriaus dokumentai“, „Buhalterija“, „Vadovo stalas“). Tai labai pagreitina iškrovimą ir padeda išvengti chaoso naujame biure, kai visi ieško savo pieštukų.

Techninės ir teisinės subtilybės

Dar vienas dalykas, apie kurį dažnai pamirštama – tai draudimas. Standartinis krovinio draudimas, kurį turi transporto įmonė, dažnai apdengia tik 10–12 EUR už 1 kg svorio. Jei vežate brangius „Apple“ kompiuterius ar serverius, jų vertė viršija šią sumą. Todėl, kai vyksta biuro perkraustymas iš Olandijos, visada siūlau sudaryti papildomą draudimo sutartį pagal realią vertę. Tai papildomai kainuoja vos kelis dešimtis eurų, bet suteikia ramybės. Be to, svarbu atsižvelgti į prieigos galimybes. Olandijoje daug biurų yra senosiuose pastatuose be lifto ar su labai siaurais laiptais. Jei ten antrame aukšte be lifto reikia nuleisti 20 sunkių seifų, tai nebus įskaičiuota į standartinę kainą, ir teks mokėti už „virus“ (rankinį krovimą laiptais).

Taip pat nepamirškite apie dokumentų naikinimą. Dažnai perkraustant biurą, randama senų aktų, kurių jau nebereikia. Neapsimoka vežti makulatūros per visą Europą. Galime susitarti, kad prieš išvykdami iš Olandijos, surūšiuojame šiukšles ir išvežame juos į vietinį perdirbimo centrą, taip sutaupydami vietos mašinoje.

Praktiniai patarimai, kaip pasiruošti

Jei ruošiatės biuro perkraustymui iš Olandijos, pradėkite nuo „numesti“ (declutter) proceso. Peržiūrėkite archyvus. Nėra jokio prasmės vežti dokumentus, kurių pagal įstatymus reikia saugoti 5 metus, jei jums jau 7 metai. Sutaupysite vietos, svorio ir pinigų. Antra, pasirūpinkite dėžėmis. Nors mes atvežame savo, bet mažoms smulkmenoms (pieštukai, asmeniniai daiktai) geriau, kiekvienas darbuotojas susirinks savo dėžutę. Tai sukuria darbuotojams psichologinį komfortą – jie mato, kad jų asmeniniai daiktai yra saugūs.

Trečia, informuokite komandą. Niekas nemėgsta staigmenų. Jei žmonės žinos, kad pirmadienį reikia susirinkti kompiuterius, o antradienį jie jau nebeveiks, jie galės suspėti užbaigti svarbius projektus. Mano patirtis rodo, kad blogiausia situacija yra tada, kai vadybininkas sako: „važiuojame“ pietais, o vairuotojas atvažiuoja ryte. Tokių klaidų aš jau nebedarau, nes sužinojau, kad geriau planuoti savaitė laiko, nei skubėti ir gauti pranešimus apie dingusius failus.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas iš Olandijos yra investicija į jūsų verslo stabilumą. Niekas nenori prarasti duomenų ar sugadinti brangios įrangos dėl to, kad pasirinko pigiausią „gėlį“ iskrito skelbime. Patirtis čia nėra keistas žodis – tai būtinas dalykas. Mes išvykome tūkstančius kilometrų, ir mums svarbiausia yra tas jausmas ryte, kai vairuotojas skambina ir sako: „Vykdom viskas pagal planą, važiuojame į Lietuvą“. Tu tuojaujai supranti, kad diena bus gera.

Jei planuojate šį žingsnį, nedelskite su vizitu. Ankstyvas planavimas sutaupo daugiau nei galvojate. O jei reikia konsultacijos – tiesiog skambinkite, pasakysiu, kaip yra be jokių „vandenų“. Geriau išklausyti žmogų, kuris matęs viską, nei skaityti abstrakčius straipsnius internete.