Biuro perkraustymas iš Olandijos patikima ir operatyvu: kas tikrai vyksta kelyje

Sveiki, gerbiamieji. Būna taip, kad verslas vystosi, o kartais reikia keltis. Po dvidešimt penkerių metų šioje srityje galiu pasakyti viena dalyką – perkraustymas, ypač kai kalbame ne apie sofas ir du kėdes, o apie visą biurą, yra tikras stresinis išbandymas. Dažnai klientai sako: „o mes manėme, tai tiesiog užvežė ir iškrauna“. Jei būtų taip paprasta, mūsų darbas neegzistuotų. Šiandien noriu papasakoti, kaip tai iš tikrųjų vyksta, kai atliekamas biuro perkraustymas iš Olandijos patikima ir operatyvu, ir ko tikėtis, kai vairuotojas užvažiuoja po jūsų langą Amsterdame arba Roterdame.

Dirbu su krovinių pervežimu nuo tada, kai senieji „Scania“ sunkvežimiai dar gamino tuos garsius garsus, o muitinės dokumentai buvo popieriniai lapai, o ne elektroniniai failai. Per tiek laiko mačiau viską: nuo prarastų kompiuterių ant kelio E30 iki to, kaip klientams iš Olandijos tekdavo laukti savaitę, nes pasirinko patikimos kompanijos. Dabar viskas keičiasi, o biuro perkraustymas iš Olandijos patikima ir operatyvu turi būti ne tik reklamūs žodžiai, bet ir standartas.

Kai kalbame apie tarptautinius pervežimus, svarbu suprasti, kad Olandija – tai ne tik vėjuoti tiltai ir tulpių laukai. Tai viena judriausių logistikos šakų vietų Europoje. Ten keliai puikūs, tačiau ir reikalavimai aukšti. Jei planuojate perkelti savo įmonę iš Hagos ar Eindhoveno į Vilnių ar Klaipėdą, turite žinoti keletą niuansų, apie kurius agentūros dažnai tyli. Aš jums nieko neslėpsiu, kaip ir savo klientams, kuriems skambinu iš vairuotojo kabinos vidurnaktį pranešti, kad vėluojame dėl rūko Vokietijoje.

Šiame straipsnyje neapsieisime be techninių detalių, nes be jų niekas neišveš jūsų brangiųjų serverių ar archyvų saugiai. Pažiūrėkime, kas vyksta „po kabina“.

Praktiniai niansai ir organizacinis chaosas

Ar jums patys reikės viską supakuoti į dėžes?

Žiūrėk, tai klausimas, kurį girdžiu kas antrą dieną. Techniškai mes galime atvykti ir daryti viską, įskaitant supakavimą, tačiau tai kainuos brangiau ir užtruks ilgiau. Paprastai taisyklė tokia: smulkios įrankius, popierius, asmeninius daiktus geriau susiruošia patys darbuotojai, o mūsų komanda užsiima dideliu baldų ir technikos demontavimu. Vieną kartą važiavome į Olandiją, kur klientas tikėjosi, kad vairuotojas susirinks tūkstantį lapų iš grindų – tai ne mūsų darbas. Taigi, geriau susitarti dėl „pasiruošimo“ etapo, kad biuro perkraustymas iš Olandijos patikima ir operatyvu nevirstų savaitės trukmės maratonu.

Kaip elgiamasi su jautria technika, pvz., serveriais?

Tai yra pati svarbiausia dalis. Mes nevedame juodųjų dėžių kaip bulvių maišų. Serveriai ir IT įranga turi būti užfiksuota specialiose transporto rėmuose, o ne tiesiog padėta ant grindų kablyje. Prieš išvykstant iš Olandijos, visuomet fotografuojame būklę. Jei kas nors nutinka per važiavimą per „Belgijos ratą“ (tai toks nelabai geras kelias), turime įrodymus. Be to, visada patariu klientams turėj atsarginęs kopijas (backup), nes fiziniame lygmenyje mes padarome viską, kad nekratytume, bet bet kas gali nutiko.

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo užsakymo iki atvykimo?

Nesakyčiau „tai priklauso“, nors tai tiesa. Vidutiniškai, kai kalbame apie biuro perkraustymas iš Olandijos patikima ir operatyvu, planuoti reikia maždaug savaitę iki dviejų. Jei reikia visą tai nuveikti per 3 dienas – tai jau yra „už papildomą mokestį“ režimas, vadinamas „ekspresu“. Ten reikia atskiro vairuotojo, kuris tiesiog važiuoja be sustojimų, o tai kainuoja. Normalu, kai planuojame išvykti antradienį, o čia jau esame penktadienį su viskuo įrengta.

Ar galite užtikrinti, kad vairuotojas kalba angliškai?

Olandijoje be anglių kalbos sunku gyventi, netgi degalinėse. Visi mūsų vairuotojai, kuriai važiuoja į Nyderlandus, moka bent pagrindinius žodžius angliškai. Buvau atvežęs vieną gudrų vadybininką iš Tilburgo, kuris mokėjo lietuviškai, tačiau tai retas išimtis. Taigi, komunikacija nebus problema, jei reikės pasakyti, kur padėti tą sunkų seifą ar kaip užlipti į trečią aukštą, kai neveikia liftas.

Kainodara ir dokumentų šlamštas

Kiek maždaug kainuoja perkelti nedidelį biurą iš Amsterdamo?

Nedėkime kainų, nes jos kinta kaip oras, bet galiu pasakyti apie tvarką. Kainą lemia ne tik atstumas kilometrais, bet ir kiek laiko mes praleisime jūsų patalpose kraunant. Olandijoje dažnai būna taip, kad sunkvežimiui negalima privažiuoti prie pat įėjimo – centruose yra zonos, kur reikia leidimų. Tada reikia naudotis mažesnėmis transporto priemonėms (pervilkomis), o tai pakelia kainą. Biuro perkraustymas iš Olandijos patikima ir operatyvu negali būti pigus, jei norite, kad jis būtų kokybiškas. Skaičiuokite, kad vienas kubinis metras su visais mokesčiais ir darbu svyruoja apie 250-350 eurų, priklausomai nuo sezono.

Kas dėl PVM ir sąskaitų-faktūrų tarptautiniu mastu?

Viskas vyksta pagal ES PVM kodo taisykles. Jei esate registruota Lietuvoje, mes išrašome sąskaitą su 0 % PVM, jei pateikiate savo PVM kodą ir atliekame tarptautinę prekybą. Jei perkraustote darbuotojų daiktus, o ne prekes, tai gali būti traktuojama kaip asmeninių daiktų pervežimas, todėl specifiniai dokumentai gali skirtis. Geriau visus šitus dalykus išsiaiškinti prieš mums atvykstant, kad muitinėje neštumėm galvas.

Ar į kainą įeina draudimas?

Standartinės sutartys dažnai turi minimalų draudimą, pvz., 10 eurų už kilogramą arba fiksuotą sumą. Tačiau, jei vežate brangų architektūrinį projektą ar serverius, verta pasidomėti papildomu draudimu. Aš asmeniškai visada patariu klientams susirūpinti tuo, nes viena avarija gali atnešti didelių nuostolių. Mūsų kompanija turi „Cargo“ draudimą, bet jis nebegalioja, jei pats klientas blogai supakavo daiktus į dėžę.

Kodėl kiti pasiūlo žymiai pigiau?

Tai klasikinis klausimas. Žemiau kaina dažnai reiškia, kad tai ne profesionali logistika, o „keliautojai“ su volfu, kurie važiuoja atgal tuščiai. Jie neturi tinkamų krovinių užtvirtinimo diržų, neturi draudimo, ir jei jų vairuotojas užmiegs prie Kauno, niekas jums nebus kaltas. Mūsų paslaugos kaina apima mūsų atsakomybę, patirtį ir tai, kad mes tikrai atvyksime.

Kelionės rizikos ir specifiniai klausimai

Ar saugu važiuoti per Vokietiją ir Lenkiją su biuro inventoriumi?

Keliai ten geri, tačiau eismas intensyvus. Didžiausia rizika yra ne kelio būklė, o kiti vairuotojai. Taip pat, važiuojant per Vokietiją, būtinai reikia žinoti apie „Umweltplakette“ (ekologinę vinjetę), jei reikėtų važiuoti pro miestus. Nors mes dažniausiai laikomės magistralių, bet kartais navigacija nukelia į miestus. Su biuro įranga nėra kokia ypatinga rizika, jei viskas užfiksuota, tačiau pavogti lengvai parduodamų daiktų (kaip nešiojami kompiuteriai) visada yra tikimybė, todėl sunkvežimiai nuolat stebimi GPS.

Kas nutinka, jei prieš pat išvyką pasikeičia planai?

Gyvenimas – tai ne mūsų planai. Jei Jums reikia atidėti išvyką dėl to, kad nepasirašėte nuomos sutarties Lietuvoje, mes bandome būti lankstūs. Tačiau jei sunkvežimis jau stovi prie jūsų durų Olandijoje ir vairuotojas laukia, tuomet prasideda stojamasis mokestis (demurrage). Jis pradedamas skaičiuoti nuo valandos, nes vairuotojo laikas – tai pinigai. Geriau susiderėti dieną prieš.

Ar galima pervežti augalus ir alkoholį iš biuro baro?

Augalus galima, bet jei jie yra dirbtiniai arba labai dideli, tai gali reikalauti fitosanitarinių pasų, nors tarp ES šalių dažniausiai tai nebūtina. Kas dėl alkoholio – asmeniniam naudojimui, jei tai nedidelis kiekis iš biuro lentynos, paprastai problema nėra, jei tai nėra prekybinis kiekis. Kiekvienas atvejis individualus, bet geriau tiesiog tai nepaminėti kaip prekę.

Kaip elgiamasi su šiukšlėmis ir pakuojimu atvykus į vietą?

Mes ne šiukšliavežiai. Mūsų užduotis – atvežti. Tačiau jei susitartume, kad mes atsimečiame dėžes ir pakuotes į savo transportą ir išvežame juos atgal į Olandiją arba perduodame reciklavimui Čekijoje/Lietuvoje – tai galima. Tai papildoma paslauga, kuri sutaupo jūsų valymo komandos laiką. Paprastai klientai to neplanuoja ir tada gaus dėžių kalną kieme.

Išvada

Galiausiai, viskas sumąžėja iki pasitikėjimo. Biuro perkraustymas iš Olandijos patikima ir operatyvu nėra tikslus mokslo terminas, tai procesas, kurį lemia žmonės. Aš mačiau, kaip blogai užsegta dėžė su svarbiais sutartimis iškrito ant kelio A2, kaip vairuotojai prarado raktus nuo sandėlio Hagoje. Bet aš taip pat mačiau ir tobulus perkraustymus, kai klientas nespėdavo nustebti, kaip greitai jau sėdi prie savo stalo Vilniuje.

Jeigūs ruošiatės šiam žingsniui, mano patarimas vienas: nebeidžiate visko paskutinę minutę. Susisiekti su profesionalais iš anksto, susitarti dėl dokumentų ir tikėtis, kad kelyje gali įvykti netikėtų dalykų. Olandija – šalis disciplinuota, tačiau ir ten žmonės daro klaidas. Mūsų darbas jas užtikrinti, kad jūsų verslas nestotų. Sėkmės kelyje ir tikimybių, kad jūsų serveriai atvyks sausi ir veikiantys.