Biuro perkraustymas iš Olandijos Jūsų patogumui: Žvilgsnis iš vidaus

Šiandien norėčiau papasakoti apie procesą, kuris daugeliui verslininkų atrodo kaip tikras košmaras, tačiau man, per tiek metų praleistų vairuotojo ir logistikos vadovo sėdynėje, jis tampa rutina. Kalbu apie biuro perkraustymą iš Olandijos. Per dvidešimt metų mačiau viską – nuo mažų start-up’ų, besikeliančių iš Amsterdamo priemiesčių, iki didelių korporacijų, perkeliančių savo būstinę į Vilnių ar Klaipėdą. Olandija yra specifinė rinka su savo taisyklėmis, siaurais gatvelėmis ir, žinoma, savitais klientais, kurie nori, kad viskas būtų padaryta „gisteren“ (šiandien).

Kai pradedate galvoti apie biuro perkraustymą iš Olandijos, pirmiausia kyla šimtas klausimų: kiek tai kainuos? Ar mano kompiuteriai atvyks sveiki? Kiek laiko užtruks vairuotojams? Aš čia ne tam, kad parduodu jums paslaugą, o tam, kad išaiškinau, kaip tai tikrai vyksta. Be jokių reklamų ir gražių žodžių – tik grynai praktinė patirtis. Juk verslas nemėgsta staigmenų, o ypač tada, kalbant apie įrangos ir dokumentų pervežimą per šimtus kilometrų. Sėkmingas verslo kelias prasideda nuo to, kad jūsų darbo vieta pasikeičia be jokios „pertraukos“ veikloje.

Šiame straipsnyje sužinosite, kaip išvengti dažniausių klaidų, ką daryti su muitine ir kodėl Amsterdamo centras gali tapti didžiausiu iššūkiu net ne dėl kelio, o dėl parkavimo.

Kaip viskas prasideda ir kiek laiko užtruks?

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planuoti tokiam pervežimui?

Dažnai klientai skambina sekmadienį ir klauso, ar galime trečiadienį jau važiuoti gauti baldus. Atsakymas paprastas: ne. Biuro perkraustymas iš Olandijos nėra tas pats, kas nupirkti sofa ant „Marktplaats“ ir parvežti ją namo. Čia reikalingas planas. Paprastai rekomenduoju pradėti galvoti apie persikėlimą mažiausiai prieš 3–4 savaites. Turime suderinti grafiką su vairuotojais, paruošti dokumentus, o jei reikia ir muitinės deklaravimo, tai laikas gali išsiplėsti. Jei skubate, visada įmanoma susitvarkyti ir greičiau, bet tada tikimybė, kad kažkas nueis ne taip, kur kas didesnė.

Ar jūs atvykstate ir viską supakuote, ar aš turiu tai padaryti pats?

Tai vienas dažniausių klausimų. Esu matęs abu variantus. Jei Jūsų biure ypač daug konfidencialių dokumentų ar brangios technikos, geriau, jei jūsų komanda padaro „priešpaskutinį“ supakavimą – uždaro kompiuterius, susuka kabelius. Bet kas liečia baldus, dėžes, knygas – mūsų komanda atveža visą reikalingą pakavimo medžiagą. Sužinojome, kad Olandijoje dažnai nuomojami baldai, tad juos reikia ne tik supakuoti, bet ir, žinoma, saugiai išmontuoti, kad savininkas negalėtų priekaištauti dėl įbrėžimų.

Ar įeina ir serviso aptarnavimas, ar tik vairavimas?

Daugelis mano klientų pagalvoja, kad pervežėjas tiesiog vairo. Tačiau kai kalbame apie biuro perkraustymą iš Olandijos, mes siūlome pilną kompleksą. Tai reiškia, kad mūsų meistrai atvyksta, išmontuoja stalus, spintas, tinka techniką, užkrauna į sunkvežimį, vėl važiuoja, iškrauna ir Lietuvoje viską surenka atgal. Žinoma, galite rasti tik „vairuotoją su tentu“, bet tada gausitės savo darbuotojai, kurie vietoj darbo po kompiuteriu dings dvi dienas nešdami dėžes. Ar verta taip taupyti?

Dokumentai, muitinė ir Olandijos specifika

Kas su tais dokumentais? Ar reikia eiti į muitinę, jei mes ES šalyse?

Esamoje situacijoje, kai abi šalys yra Europos Sąjungoje, tai dažnai sukelia painiavą. Taip, fiziniai kontrolės postai jau seniai nebėra, tačiau dokumentinis kontrolė vis dar egzistuoja. Jei pervežate naujas prekes, tai yra importas ir reikia mokėti PVM bei galbūt muito. Jei tai jūsų naudojami biuro baldai ir kompiuteriai – tai turtų perkėlimas. Mums reikia sudaryti turtų sąrašą (inventoriaus sąrašą), kurį pateikiame muitinės sistemai. Be gero sąrašo gali būti problemų sienoje, nors tai ir yra vidinė ES rinka.

O jeigu aš turiu asmeninių daiktų, susimaišiusių su biuro daiktais?

Tai klasika. Vairuotojai įsikrauna ir savo dviračius, ir virtuvės indus. Jei tai vyksta kartu su verslo turtu, tai gali būti įtariama kaip prekyba, jei nėra aiškiai atskirta. Patariu visas asmenines knygas, kafiaraktes ar naminius daiktus padėti į atskiras, aiškiai pažymėtas dėžes. Muitinės pareigūnai yra protingi žmonės, jei viskas aišku – nėra problemų, jei maišosi – pradeda kilti klausimai, o tai užtrunka laiko.

Ar jums reikalingas koks nors specialus leidimas važiuoti į Olandijos miesto centrą?

Amsterdamas, Roterdamas, Utrechtas – tai miestai, kuriuose ne kiekvienas sunkvežimis gali važiuoti, kada nori. Yra zonos, kuriose reikalingi specialūs leidimai („Ontheffing“), yra apribojimai svoriui ir taršai (Euro 6 standartai ir pan.). Biuro perkraustymas iš Olandijos reikalauja, kad logistikos partneris žinotų šiuos niuansus. Aš kartą teko matyti, kaip kolegos „užstrigo“ priešais kanalą Amsterdame, nes neturėjo leidimo važiuoti per centrą. Mums tai baisu, o klientui – laiko nuostolis. Todėl viską iš anksto pasirūpiname leidimais.

Kainos ir biudžeto planavimas

Kiek tai maždaug kainuotų, jei aš turiu mažą biurą, tarkime, 3–4 darbo vietas?

Kaina visada priklauso nuo tūrio, atstumo ir papildomų paslaugų, bet pabandykime būti konkretūs. Mažam biului, tarkime, iš Eindhoveno ar Tilburgo į Vilnių, kalbant apie 10–15 kubinių metrų krovinių, kaina svyruoja nuo 1500 iki 2500 eurų. Čia įskaičiuota pakavimo medžiaga, darbas, kuras ir keltų bilietai. Jei reikia tik vairuotojo be pakavimo – gali būti ir pigiau, bet tada už pakavimą sumokėsite savo nugaros sveikatai.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos aš nežinoju?

Stengiuosi būti kuo aiškesnis. Paslėptų mokesčių nėra, tačiau yra „neplanuotų“. Pavyzdžiui, jei Olandijoje reikia samdyti keltuvą (krautuva), kad nuleisti daiktus iš trečio aukšto, nes lifte netilpa – tai papildoma išlaida. Arba jei reikia ilgai laukti rūsyje, kol klientas suranda raktus. Taip pat, jei biuras yra tokiame vietoje, kur sunkvežimiui negalima privažiuoti, tenka daryti perkrovą į mažesnę mašiną – tai vadinama „paskutiniai kilometrai“ ir tai kainuoja.

Ar galima sumokėti tik tada, kai daiktai atvyksta į Lietuvą?

Standartinė praktika yra tokia: 50 proc. avanso sutarties metu (kad užtikrintume, kad klientas neatsisakys), likusi 50 proc. – atlikus darbą. Esu matęs situacijų, kai klientai norėjo laukti mėnesį, kol jiems apmokės sąskaitas, o mums reikia mokėti vairuotojams ir degaliniuose. Verslas yra verslas – pasitikėjimas abiejų pusių. Tačiau ilgamečiams klientams visada galime susitarti dėl atidėjimo.

Technika, baldai ir logistika – kas daryti, jei kažkas įvyksta kelyje?

Pervežame labai jautrių serverių ir duomenų laikmenų. Kaip jūs su jais elgiatės?

Technika yra pati jautriausia. Mes neįsaku jos į dėžes su lapais. Serveriai turi būti uždaryti į specialias, dūmų ir smūgių atsparias krepšys, o tais krepšiais – užfiksuoti sunkvežimio korpuse, kad jie neišsivažinėtų net staigiai stabdant. Biuro perkraustymas iš Olandijos dažnai įtraukia ir brangų IT įrangą, todėl draudimas čia privalomas. Be to, vairuotojai yra instruktuojami nebraukti su tokiu kroviniu, nors kelyje ir būna duobių.

Kas daryti, jei sugenda mašina pervežimo metu?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Per 20 metų mums tai nutiko kelis kartus. Mes turime draudimą „Civilinė atsakomybė“ ir „Krovinio draudimas“. Jei mašina sustoja, mes išsiunčiame pagalbą – kitą sunkvežimį su priekaba, kad perkrautume krovinių ir vežtų toliau. Klientui svarbiausia – mes prisiimame atsakomybę. Jums nereikia skambinti gelbėtojams Vokietijoje ar Lenkijoje, mes viską sprendžiame savo kalba.

Ar galite padėti išmesti senus baldus, kurius nebebevežiu?

Žinoma, dažnai persikėlimas yra puiki proga atsikratyti senų dalykų. Jei turite senų sulūžusių kėdžių ar spintų, kurias norite palikti Olandijoje, mes galime jas nuvežti į specialią perdirbimo aikštelę arba šiukšlių deginimo vietą. Už tai paprastai imamas papildomas mokestis, priklausantis nuo svorio, bet tai tikrai geriau nei mokėti jums už jų pervežimą per jūrą, kad juos Lietuvoje išmestum.

Ar galima atvežti daiktus ne į biurą, o į sandėlį, kol nesirandame naujų patalpų?

Tai labai dažna situacija. Verslas persikėlia, o naujos patalpos dar nebaigtos remontuoti. Mes turime galimybę padėti krovinius mūsų sandėlyje Lietuvoje trumpam arba ilgam laikui. Jūsų komanda gali dirbti toliau, o dieną, kai biuras paruoštas, mes atvežame dėžes ir iškrauname jas tiesiai į naujas kabinetas. Tai sutaupo daug nervų vadovams.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti – biuro perkraustymas iš Olandijos nėra būtinai stresinė patirtis, jei juo rūpinasi profesionalai, o ne „pusbrolis vairuotojas“. Svarbiausia yra komunikacija. Mes ne tik pervežame dėžes; mes padedame išlaikyti verslo tęstinumą. Nuo tada, kai pirmą kartą važiavau į Haarlemą pasiimti pirmųjų krovinių, iki šių dienų daug kas pasikeitė – mašinos tapo modernesnės, dokumentacija elektroninė, bet vienas dalykas išliko tas pats: klientas nori būti ramus.

Jei planuojate judėti, nedelskite su planavimu. Geriausia kaina ir laikas – tai ne paskutinės minutės sprendimas.