Biuro perkraustymas iš Olandijos į Lietuvą: Vadovas, kuris sutaupys jūsų laiką ir pinigus

Dirbu tarptautinių pervežimų srityje jau virš dvidešimties metų ir per tą laiką mačiau viską – nuo paprastų dėžių su knygomis iki sudėtingų IT sistemų kelionių per visą Europą. Žinau, kad kai verslas auga arba atsiranda poreikis optimizuoti išlaidas, tenka žiūrėti į horizontus, o dažnai tai reiškia biuro perkraustymą iš Olandijos į Lietuvą. Tai ne paprastas dalykas, paimti ir perkelti keletą stalų, tai sudėtingas logistinis procesas, kuris gali sustabdyti jūsų veiklą dienoms, o jei padarysite klaidą – net ir savaitėms.

Esu matęs, kaip mažos Lietuvos įmonės sėkmingai išplečia savo padalinius Olandijoje, o atvirkščiai – kaip olandai randa pigesnių ar patogesnių sąlygų mūsų šalyje. Kelias tarp Amsterdamo, Roterdamo ar Eindhoveno ir Vilniaus, Kauno ar Klaipėdos yra ilgas – tai apie 1500–1700 kilometrų viena kryptimi, priklausomai nuo maršruto. Tokiu atveju negalima pasikliauti atsitiktinimis, reikia aiškaus plano. Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi ir parodysiu, kaip visa ši operacija vyksta iš vidaus, be nepasiekiamų terminologijų, taip, kaip ji atrodo realiame gyvenime kelyje.

Svarbiausia suprasti, kad biuro perkraustymas iš Olandijos į Lietuvą prasideda ne tada, kai atvažiuoja sunkvežimis, o dar prieš mėnesį ar du, kai pradedama kalbėti apie detales. Reikia sudaryti detalių inventorių, nes olandai yra labai tikslūs dokumentuose, o mūsų muitinėje gali kilti klausimų, jei dėžėje parašyta "baldai", o viduje yra brangūs serveriai. Be to, reikia pagalvoti apie tai, kad Olandijoje gatvės dažnai siauros, o dideli "keltuvai" ten negali įvažiuoti į visus kiemus, todėl gali tekti įsileisti mažesnę transporto priemonę ir krovinį perkrauti prieš pat išvykimą arba atvykus į Lietuvą. Tai vadinamas "last mile" pristatymas, kuris dažnai būna brangiausia viso projekto dalis, tačiau apie jį dažnai užmirštama.

Taip pat negalima pamiršti drąsos ir draudimo klausimų. Nors abi šalys yra Europos Sąjungoje ir tai labai palengvina procedūras, krovinys kelyje yra jūsų atsakomybė. Aš visada sakau savo klientams – geriau paprašyti daugiau dokumentų ir drąsos sumos, nei vėliau gailėtis, kai vairuotojas stačiai sustoja lenktime dėl kažko įkyraus šturmano Vokietijos autostradoje. Visas šis procesas gali būti sklandus, jei viską suplanuojate atsakingai, o dabar pažiūrėkime į dažniausiai užduodamus klausimus, kurius išgirdau iš savo klientų per šiuos dvidešimt metų.

Pagrindiniai logistikos ir laiko klausimai

Kiek laiko užtrunka biuro perkraustymas iš Olandijos į Lietuvą?

Paprastai, jei kalbame apie standartinį 20–30 kubinių metrų krovininį automobilį, kelionė viena kryptimi su poilsiais trunka apie dvi dienas. Tačiau biuro perkraustymas iš Olandijos į Lietuvą nėra tik važiavimas, reikia įvertinti pakavimą, įkėlimą ir iškėlimą. Jei viskas suplanuota gerai, nuo pirmio dėžės uždengimo iki paskutinės dėžės atidengimo Lietuvoje praeina nuo 3 iki 5 dienų. Žinoma, jei reikia išardyti ir vėl surinkti sudėtingus biuro sistemas, terminas gali išsitempti iki savaitės, todėl visada derinkite datas su savo darbuotojais, kad jie galėtų dirbti nuotoliniu būdu.

Ar galima tuo pačiu automobiliu nuvežti ir asmeninius daiktus?

Taip, tai daroma labai dažnai, ypač kai verslininkai grįžta į Lietuvą kartu su savo verslu. Svarbiausia čia yra tai, kad asmeniniai daiktai turi būti aiškiai atskirti nuo įmonės turto inventoriuje. Jei vairuotojas sustojamas kontroliuoti, o dokumentuose visas krovinys įrašytas kaip "įmonės turtas", gali kilti nesusipratimų dėl mokesčių ar deklaravimo. Aš visada patariu asmeninius daiktus pažymėti skirtingais spalviniais lipdukais ir prie jų prisegti paprastą sąrašą, kad muitinės pareigūnai nesigailėtų laiko aiškindamiesi, kodėl tarp biuro kėdžių guli vaikiška dėžė su žaislais.

Kokio dydžio sunkvežimis gali privažiuoti prie mūsų biuro Olandijoje?

Čia yra vienas pavojiausių momentų, kuris sukelia daugiausia streso. Olandijos miestuose, ypač senosiose centrinių dalių, gatvės labai siauros, o dažnai pastatytos ir dviračių stovėjimo aikštelės. Didelis 40 pėdžių sunkvežimis su puspriekabe paprasčiausiai negali pasukti į jūsų gatvę. Mes dažnai turime naudoti vadinamuosius "city truck" – mažesnius, 7.5 tonų arba net 3.5 tonų sunkvežimius, kurie gali važiuoti kaip paprasti automobiliai. Tačiau tai reiškia, kad krovinį teks perkrauti į didesnę mašiną miesto pakraštyje – vadinasi, tai papildomi laikas ir pinigai, bet tai privaloma, kad neišliptumėt iš gatvės.

Kainodara ir biudžeto planavimas

Kiek maždaug kainuoja toks reikalas?

Kainos labai svyruoja, tačiau bandysiu duoti orientyrį. Jei turite nedidelę kontorą, tarkime, 5–10 darbo vietų, tai biuro perkraustymas iš Olandijos į Lietuvą gali kainuoti nuo 1200 iki 2000 eurų, priklausomai nuo to, ar reikia mums padėti pakavimo darbuose. Jei tai didelė įmonė su pilnu biuro baldų komplektu, konferencine sale ir sandėliuku, kaina gali šokti iki 4000–6000 eurų arba dar daugiau. Visada prašau klientų nusiųsti nuotraukas ar vaizdo įrašus, kad galėčiau įvertinti tūrį akiai, nes tūris kubiniais metrais čia nulemia viską.

Ką daro kaina brangesnę? O kas leidžia sutaupyti?

Brangiausia kainuoja skubumas ir blogas planavimas. Jei sakote "reikia vežti rytoj", aš turiu atšaukti kitus užsakymus ir siųsti automobilį tuščiu keliu, o tai kainuoja. Taip pat brangūs ypač sunkių daiktų kėlimai be lifto – jei reikia nešti seifą trečiau aukštte laiptais, tai darbo valandas kainuoja. Sutaupyti galite tiesiogiai susirūpindami dėžėmis ir išardydami baldus patys – jei stalai jau išardyti ir padėti prie durų, mūsų darbuotojai tik užkrauna, tai greitai ir pigu.

Ar kainoje įskaičiuotas draudimas?

Pagal įstatymus, krovinių pervežimo draudimas yra privalomas, tačiau standartinės drąsos sumos dažnai būna per mažos biuro vertei. Standartiškai drąsa gali būti tik 10 eurų už kilogramą arba fiksuota suma, pvz., 20 000 eurų. Jei vežate brangią serverinę įrangą, kurios vertė viršija 50 000 eurų, būtinai aptarkite papildomą draudimą. Aš nė karto nepervežiau krovinio be aiškaus draudimo poliso, nes vairuotojo klaida ar kitų eismo dalyvių kaltė gali padaryti didelių nuostolių, o be draudimo šituos pinigus tektų mokėti iš savo kišenės.

Ar mokate už tai, kad paruošiate dokumentus?

Dokumentų paruošimas, tarkime, CMR važtaraštis ar prekių sąrašas-inventorius, įeina į mūsų paslaugų kainą, tačiau jei reikia specialių muitinės deklaracijų (TIR dokumentų ar Ex-1 procedūrų), tai jau papildomas maklerio mokestis. Nors tarp ES šalių prekyba laisva, visada turi būti tvarkingas sąrašas, kad neįtiktų "šešėlinės" prekybos įtarimų. Jei viską tvarkingai pateikiate iš karto, tai nieko nekainuoja, bet jei teks spręsti problemas pasienyje dėl blogų parašų, laikas ir pinigai pradeda degti.

Techniniai ir organizaciniai niuansai

Kaip elgiatės su jautria technika – serveriais ir kompiuteriais?

Tai yra mano mėgstamiausia dalis, nes čia reikia ypatingo atidaus. Mes visada naudojame specialias anti-statinę pakuotes, putų plastiką ir tvirtus dėžes. Serverius niekada nekeliamas "kaip yra" – jie turi būti užfiksuoti rėmuose. Jei įmonė turi duomenų centrą, rekomenduoju juos išjungti ir atvėsinti prieš išmontuojant, o vėl įjungti tik po 24 valandų po pristatymo, kad kondensatas ne Sugadintų elektronikos. Yra buvę atvejų, kai neatsargus vairuotojas "paragavo" per didelę bumpą, ir dėl to sugedo standžiųjų diskų galvutės, todėl šie kroviniai visada keliauja pačioje mašinos gale, virš visų kitų dėžių.

Ar galime tartis, kad atvykstate šeštadienį, kad neatimtumėte darbo laiko?

Absoliučiai taip, ir tai labai populiaru. Verslas nenustoja, kai mes keliamės, todėl dažnai įkėlimą Olandijoje darome penktadienio vakare arba šeštadienio ryte, o Lietuvoje iškėlimą – sekmadienį arba ankstų rytą prieš darbo pradžią. Taip sutaupote savo darbuotojų laiką. Žinoma, tokios išvykios reikalauja, kad mūsų vairuotojai laikytųsi darbo laiko normatyvų, tačiau su planavimu mes tai sugebame išspręsti be jokių problemų, svarbiausia apie tai pranešti iš anksto.

Kas nutinka, jei pas mus per daug daiktų ir netilps į vieną mašiną?

Tada tiesiog siunčiame antrąją mašiną arba priekabą. Geriau tai padaryti iš karto, negu mėginti viską sutalpinti taip, kad dėžės lūžta. Aš esu matęs, kaip klientai bando sutaupyti ir "užspausti" pilną sunkvežimį, tada važiuoja per bumpą Vokietijoje, ir viršuje esančios spintelės nulūžta. Negerai. Jei matome, kad tūris viršija 33 kubinius metrus (tai yra standartinės didelės mašinos talpa), nedelsdame sakome – reikia dviejų. Tai brangiau, bet saugiau ir greičiau, nes viena mašina gali važiuoti tiesiai, o kita galėtų paimti likutį.

Galutiniai sprendimai ir išvados

Ar verta rūpintis pakavimo medžiagomis patems ar geriau jus užsisakyti?

Jei esate maža įmonė ir turite laiko bei norite sutaupyti, galite nusipirkti dėžių pats, tačiau tarkite tiesiai – olandiškos dėžės brangios.