Biuro perkraustymas iš Olandijos į Lietuvą: Strateginis žingsnis Jūsų verslui

Perkraustymas yra vienas sudėtingiausių ir reikšmingiausių įvykių bet kurio kompanijos gyvenime. Kalbant apie biuro perkraustymą iš Olandijos į Lietuvą, mes nebevadovaujame paprastu spintų ir stalų pernešimu iš vieno kampo į kitą. Tai yra sudėtingas logistinis operacija, reikalaujantis tikslumo, planavimo ir patirties, nes čia kalbame ne tik apie fizinę turto perkėlimą, bet ir apie verslo procesų bei verslo kontinuiteto užtikrinimą. Per daugiau kaip dvidešimt metų praleistų tarptautinių pervežimų srityje, aš mačiau ne vieną sėkmingą ir, deja, ne vieną problemą susiduriančią perkraustymo istoriją.

Olandija yra viena pagrindinių ekonominių partnerių Lietuvai, todėl nenuostabu, kad daugelis verslininkų, pradėję savo kelionę Vakarų Europoje (Amsterdame, Roterdame ar Hagoje), galvoja apie plėtrą ar perkėlimą operacijų į Lietuvą. Toks sprendimas dažnai siejamas su mažesnėmis operacinėmis išlaidomis ar talentų paieška. Tačiau patirtis rodo, kad sėkmė priklauso ne nuo to, kiek gerai veikia Jūsų verslas, o nuo to, kaip sklandžiai įvyks techninė perkraustymo dalis. Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo žiniomis, padėsiančiomis išvengti standartinių klaidų ir suprasti, kaip turi vykti profesionalus biuro perkraustymas iš Olandijos į Lietuvą.

Svarbu suprasti, kad tarptautinis biuro perkraustymas turi savitumų, palyginti su gyvenamųjų patalpų perkraustymu. Čia viskas vyksta greičiau, o nuostolis dėl sustabdyto darbo gali būti kur kas didesnis. IT įranga, konfidencialūs dokumentai, brangūs biuro baldai ir, svarbiausia, žmonių komfortas – visi šie elementai turi būti suderinti tarpusavyje. Mūsų tikslas užtikrinti, kad pirmadienį rytą Lietuvoje Jūsų komanda galėtų sėsti prie savo stalų ir tęsti darbą taip, tarsi niekas neįvyko.

Šiame vadove mes išnagrinėsime visus procesus nuo pradžios iki galo, atsakysime į dažniausiai kylančius klausimus ir padėsime Jums susiformuoti aiškų veiksmų planą. Nesvarbu, ar tai nedidelis start-up'as, perkeliančias keletą darbo vietų, ar didelė korporacija, judanti iš didelių verslo centrų – principiai išlieka tie patys: geras planavimas, profesionali komanda ir atsakingas požiūris.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Žemiau pateikiamas išsamus klausimų ir atsakymų sąrašas, padėsiantis suprasti biuro perkraustymo iš Olandijos į Lietuvą niuansus. Šie atsakymai paremti ilgamete praktika ir realiomis situacijomis, su kuriomis susiduriama kelyje tarp šalių.

1. Kiek laiko užtrunka biuro perkraustymas iš Olandijos į Lietuvą?

Laiko frame’as (laiko rėmai) yra vienas pirmųjų dalykų, kuriuo susirūpina klientai. Atsakymas nėra vienareikšmis, tačiau taisyklė tokia: fizinis kelionės laikas nuo Olandijos centro iki Lietuvos vidurio svyruoja nuo 18 iki 24 valandų, priklausomai nuo maršruto (pvz., per Vokietiją arba per Belgiją ir Lenkiją) bei eismo sąlygų. Tačiau tai tik vairavimo laikas. Visas perkraustymo procesas, įskaitant paruošimą, trunka ilgiau.

Įprastas vidutinio dydžio biuro perkraustymas reikalauja 1–2 dienų pakavimo darbų Olandijoje, 1 dienos krovinio įkėlimo ir pačios kelionės, bei 1 dienos iškrovimo Lietuvoje. Jei kalbame apie didelius biurus su tūkstančiais dokumentų ar sudėtinga IT infrastruktūra, pakavimas gali užtrukti ir 3–4 dienas. Be to, labai svarbu planuoti patį išvykimo laiką. Dažniausiai klientai renkasi ketvirtadienį arba penktadienį kaip iškrovimo dieną Olandijoje, taip kad krovinys Lietuvoje atvyktų pirmadienio arba sekmadienio naktį. Tai leidžia išvengti papildomo mokesčio vairuotojams už darbo poilsio dienomis (taisyklės nustato poilsio laikus) ir užtikrina, kad biuras bus paruoštas darbui naujameje vietoje pirmadienio ryte.

2. Kaip apskaičiuojamas biuro perkraustymo kaina ir nuo ko ji priklauso?

Kainos formavimas tarptautiniuose pervežimuose yra daugialypis procesas. Nemažai klientų mano, kad kaina priklauso tik nuo atstumo kilometrais, tačiau tai tik vienas iš komponentų. Pagrindiniai veiksniai, lemiantys galutinę sumą, yra krovinio tūris (kubiniais metrais) arba svoris, pakavimo medžiagų kiekis, įkėlimo/iškėlimo sudėtingumas ir atstumas iki specialiųjų vietų.

Biuro atveju kaina stipriai priklauso nuo turto tipo. Paprastų stalų ir kėdžių pervežimas yra pigesnis nei specializuotų serverių spintų, seifų ar labai brangios meninės kolekcijos pervežimas. Taip pat reikia atsižvelgti į Olandijos miestų specifiką – pavyzdžiui, Amsterdamo centre ar Roterdamo verslo kvartaluose gali būti taikomi apribojimai sunkvežimiams, todėl gali tekti naudoti mažesnes transporto priemones arba net specialius "keltuvus" (kranus), jei biuras yra aukštame pastate be lifto arba su per siaurais laiptais. Tai visi yra papildomi išlaidų straipsniai. Visada rekomenduoju atlikti vizualinį arba nuotolinį vertinimą, kad pateikta kaina būtų fiksuota ir nebekiltų netikėtų išlaidų.

3. Ar reikia rūpintis dokumentais (muilo) ir muitine, jei abi šalys yra ES narės?

Tai vienas dažniausiai kylančių klausimų, ir atsakymas yra "taip ir ne". Kadangi ir Nyderlandai, ir Lietuva yra Europos Sąjungos narių, tarp šalių nevyksta muitinės kontrolės prekių apskaitos (intrasat) prasme, tačiau tai nereiškia, kad dokumentų nereikia išvis. Profesionalus pervežėjas visada parengia krovininę prekių deklaraciją (CMR sąrąšą) ir detalią inventoriaus sąrašą (pakuolį).

Inventoriaus sąrašas yra būtinas ne tik muitinės (jei atsitiktinai sustabdytų), bet ir draudimo tikslais. Jis turi būti tikslus: nurodyti, kas yra pakuoje (pvz., "3 biuro stalai", "10 dėžių su dokumentais", "1 serveris"). Jei krovinys keliauja per Vokietiją ar Belgiją, vietinės policijos ar kelių policijos pareigūnai gali sustabdyti sunkvežimį ir paprašyti įrodymų, kad krovinys nėra vogtas. Turint tvarkingą dokumentaciją, procesas vyksta sklandžiai. Jei pervežame įmonės turtą, rekomenduojama turėti ir įmonės sprendimą bei pavedimus (jei tai reikalinga vidiniam apskaitai), bet fiziniam pervežimui pakanka CMR ir inventoriaus.

4. Kaip tvarkoma IT įranga ir serveriai? Ar jie saugūs kelyje?

IT infrastruktūra yra kiekvieno šiuolaikinio biuro širdis. Per daugiau kaip 20 metų patirties esu įsitikinęs, kad IT įrangos pervežimas reikalauja ypatingo dėmesio. Standartiniai dėžės ne visada užtikrina reikiamą apsaugą. Serveriai, duomenų saugyklos, brangūs monitoriai turi būti pakavami naudojant specialias antistatines medžiagas, putų (polistirolo) įdėklus arba specializuotas krepšys su oro burbuliukais, kurios slopina vibraciją.

Svarbiausia taisyklė – visada atsarginę kopijas (backup) padaryti prieš išmontavimą. Nors mes vairuojame labai atsargiai, kelyje gali atsitikti staigaus stabdymo arba duobių, kurios gali pakenkti mechaninėms detalėms (kietiesiems diskams). Be to, prieš išjungiant serverius, būtina juos išjungti teisingai (shutdown), o ne tiesiog ištraukti laidą iš lizdo, kad išvengtumėte duomenų sugadinimo. Mūsų komanda dažnai bendradarbiauja su Jūsų IT administratoriumi – jis atsijungia ir pažymi kabelius, o mes atsakingai supakuojame ir transportuojame. Atvykus į Lietuvą, IT specialistas prijungia įrangą, o mes tik padedame fiziškai pastatyti ją į reikiamas vietas.

5. Kokia yra draudimo padengtis ir kas nutinka, jei kažkas sugenda?

Draudimas yra būtinas, bet dažnai nepakankamai suprantamas elementas. Pagal tarptautines konvencijas (CMR), pervežėjas yra atsakingas už krovinio praradimą ar sugadinimą, tačiau standartinė atsakomybės riba dažnai yra nedidelė (pvz., apskaičiuojama pagal svorį – SDR vienetais). Biuro įranga (kompiuteriai, serveriai) yra lengva, bet labai brangi. Todėl, jei biuro stalas sveria 20 kg, o kainuoja 500 eurų, o sugenda – standartinis draudimas pagal svorį padengs tik nedidelę dalį.

Todėl visada siūlome sudaryti "All Risk" (visų rizikų) draudimą. Jis užtikrina, kad esant nenumatytai situacijai (avarija, gaisras, stiprus smūgis), turtas bus atstatytas arba kompensuotas jo pilna rinkos vertė. Būtina tiksliai užpildyti vertinimo lentelę prieš perkraustymą – nurodyti, kiek kainuoja serveris, koks yra biuro baldų vertės. Jei įvykį nutiko, reikia nedelsiant pranešti vairuotojui, užfiksuuoti žalą (nuotraukos) ir parašyti pažymą apie sugadinimą CMR dokumente. Be šio žingsnio draudimo išmokos gavimas gali būti sudėtingas.

6. Kaip organizuojamas pakavimas? Ar reikia, kad darbuotojai susirinktų dėžes patys?

Tai vienas svarbiausių organizacinių klausimų. Yra du pagrindiniai būdai: "darbuotojų pasidaryti" arba "pilnas paslaugų paketas". Mažesnėms įmonėms dažnai patikima, kad kiekvienas darbuotojas susirinko savo asmeninius daiktus į dėžę. Tačiau tai dažnai sukelia chaosą – vieni dėžės per sunkios, kiti ne uždaryti, trūksta etikečių.

Profesionalus perkraustymas reiškia, kad mes atsiunčiame komandą su dėžėmis (skirtingų dydžių: knygoms, dokumentams, smulkiems daiktams), lipdukais, burbuliukų plėvele ir pakavimo juosta. Mūsų darbuotojai specialiai supako biuro įrangą, baldus (išmontuoja, jei reikia), archyvus. Darbuotojams lieka tik surūšiuoti asmeninius daiktus (peiliukus, puodelius, asmenines nuotraukas) į specialiai tam skirtas dėžutes. Tai gerokai greičiau ir saugiau. Be to, naudojame standartines dėžes su dangteliais, kurios gali būti statomos viena ant kitos – taip taupoma vieta sunkvežimyje ir išvengiama dėžių užgriuvimo.

7. Ar galima perkraustyti savaitgaliais arba naktį, kad netrukdytų darbo procesui?

Absoliučiai taip. Iš tiesų, didelės korporacijos dažnai renkasi būtent šį variantą. Verslo sustabdymas net ir dviem dienoms gali kainuoti tūkstančius eurų nuostolio, todėl naktinis ar savaitgalinis perkraustymas yra labai populiarus. Tačiau čia yra keletas niuansų.

Pirmiausia, reikia suderinti prieigos galimybes. Jei biuras Olandijoje yra verslo centre su saugumo sistema, reikia užtikrinti, kad apsauga leidžia vairuotojus įeiti naktį. Tas pats Lietuvoje – ar naujieji rūmai atidaryti sekmadienį? Antra, naktinis darbas brangesnis. Vairuotojai ir krovėjai turi teisę į papildomą mokėjimą už darbą naktį arba poilsio dienomis. Tačiau, palyginti su galimu verslo nuostoliu, šios išlaidos dažnai būna nedidelės. Planuodami tokią operaciją, visada reikia atsižvelgti į vairuotojų poilsio režimus – jei jie vairavo visą dieną, jie negali pradėti krovimo naktį be poilsio pertraukos, todėl reikia planuoti dviejų vairuotojų komandas arba ankstyvesnį atvykimą.

8. Kokios yra Olandijos specifinio biuro perkraustymo ypatybės?

Olandija turi savitumų, kurių nerasime kitur. Pirmasis ir akivaizdiausias – dviračiai. Daugelyje olandiškų biurų yra dviračių stovės, o darbuotojai dažnai važinėja į darbą dviračiais. Perkraustant biurą, dažnai reikia pervežti ir šiuos dviračius. Tai reikalauja specialių dviračių laikiklių sunkvežimyje arba papildomos vietos.

Antras ypatumas – "trap" laiptai ir siauri koridoriai senesniuose pastatuose, ypatingai kanaluose (Amsterdamo "Grachten" houses). Čia neįmanoma įvežti standartinio 7,5 ar 3,5 tonų sunkvežimio. Tokiu atveju naudojame "City Truck" – mažesnes transporto priemones, kurios gali važiuoti siaurais gatvėmis, o krovinys perkraunamas į didesnį sunkvežimį miesto pakraštyje. Trečias dalykas – griežti automobilių stovėjimo taisyklės. Krovininė mašina negali tiesiog sustoti prie "purpurinio" takelio ar dviračio takelo. Reikia iš anksto gauti leidimą iš savivaldybės (ontheffing) arba susitarti dėl laikino stovėjimo vietos, kad mums neišrašytų baudos, kurią vėliau tektų mokėti klientui.

9. Kas nutinka su baldais? Ar jie išmontuojami?

Biuro baldai, ypač didelės darbo stotys (workstations), konferencijos stalai, ir labiausiai – gretos staliukai (call center) – dažnai būna per dideli, kad praeitų pro duris ar liftą. Be to, pervežti surinktus baldus yra neefektyvu – jie užima daugiau vietos ir didesnė tikimybė, kad jie gali nulūžti nuo vibracijos.

Todėl standartinė praktika yra baldų išmontavimas. Mūsų meistro komanda atsuka plokštes, nuima stalviršius, išmontuoja metalines konstrukcijas. Visi varžtai ir detalės yra pakavamos į specialius maišelius su užraktais ir tvirtinamos prie to paties baldo, kad niekas nepraslystų. Atvykus į Lietuvą, baldu montavimas vyksta atvirkščia tvarka. Svarbu pažymėti, kuris stalas priklausė kuriai darbo vietai, nors dažnai klientai naudoja šią progą ir atnaujina biuro išplanavimą (layout), todėl baldai gali būti sumontuoti naujai, pagal fresh planą.

10. Kodėl verta pasirinkti profesionalią komandą, o ne nuomoti sunkvežimį ir vežti patys?

Galiausiai, klausimas apie investicijos vertę. Daugelis verslininkų, ypač mažų įmonių savininkai, galvoja: "Kodėl aš turiu mokėti pervežėjams, jei galiu nuomoti sunkvežimį ir pakviesti draugus?" Atsakymas slypi rizikoje ir tiksliausioje sąskaitoje.

Pirma, fizinė jėga. Biuro stalai su pilna įranga sveria daug. Kelti tokius daiktus laiptais be specialių diržų ir technikos yra pavojinga sveikatai. Nuskriejus nugarai, verslo savininkui tai kainuos daugiau nei profesionalų paslauga. Antra, techninė įranga. Jei Jūsų vairuotojas neturi patirties su sunkvežimio užkrovimu (svorio balansavimas), krovinys gali užgriūti kelyje, sugadinant visą turtą. Trečia, laikas. Profesionalai pakuoja biurą 3 kartus greičiau nei mėgėjai. O verslas – tai laikas. Galiausiai, atsakomybė. Jei kas nors nutinka, profesionali komanda turi draudimą ir žino, kaip elgtis su incidentais.