Biuro perkraustymas iš Olandijos į Lietuvą greitai: praktinis vadovas verslui

Esu šioje srityje beveik dvi dešimtis metų ir per tą laiką mačiau viską – nuo pasiklydusių vienaragių Vokietijos autostradose iki užšaldytų serverių, kuriems reikėjo specialaus atšildymo. Kai verslas pasako „keliaujame“, tai nereiškia, kad mes tiesiog susirinkome krepšius ir išvažiavome. Tai sudėtingas logistikos mechanizmas, kurį reikia suderinti milimetrinio tikslumu, ypač kalbant apie biuro perkraustymą iš Olandijos į Lietuvą greitai. Olandija – tai specifinis rinkas, ten daugiausia prekių keliauja jūromis ir kanalais, o kelių tinklas, nors ir puikus, dažnai užstrigsta ties „stippi“ (progreso užkardomis) darbuotojų protestų metu arba ties intensyviaiajam eismui priskiriamu Roterdamo aplinkkeliu.

Kodėl greitis čia yra kritinis? Galvojate, kad tai tiesiog baldai? Ne, tai jūsų verslo gyvybė. Kiekviena diena be kompiuterių, be serverių ar be beveidžių susitikimų kambarys – tai tiesiogiai prarasti pinigai. Aš dažnai sakau saviems klientams: jei galite sau leisti uždaryti biurą savaitei ir nieko nedaryti – tiesiog išmeskite daiktus ir nusipirkite naujų Vilniuje. Bet 99 proc. atvejų taip nėra, todėl biuro perkraustymas iš Olandijos į Lietuvą greitai tampa strateginiu uždaviniu. Per šiuos metus išmokau, kad sėkmė nepriklauso nuo to, kiek greitai vairuotojas nuspaudo du pedalus, o nuo to, kiek gerai buvo suplanuota kelią diena prieš patį išvykimą iš Amsterdamo ar Eindhoveno.

Šiame straipsnyje nedelsiant pasidalinsiu tuo, ką paprastai pasakau tik po ilgos diskusijos prie kavos puodelio. Nerašysime čia sausų teisinių straipsnių, kalbėsime apie tai, kaip tai tikrai vyksta kelyje, kurie yra pagrindiniai rizikos taškai ir kaip iš tikrųjų suskaičiuoti laiką, kad nenuviltumėte savo vadovų.

Kas tikisi valandų skaičiuoti?

Ar tikrai įmanoma nuvežti viską per vieną dieną?

Žinoma, teoriškai – taip, jei vairuotojas būtų robotas. Tačiau realybėje biuro perkraustymas iš Olandijos į Lietuvą greitai reiškia maždaug 18–20 valandų vairavimo be ilgo poilsio, kas yra draudžiama. Esu matęs, kaip bandydami tai padaryti, vairuotojai užmigu ant vairo Vokietijoje, o tai baigiasi ne tik baudomis, bet ir avarijomis. Paprastai standartinis reisas su kroviniu trunka apie dvi dienas – išvežiame iš Olandijos pirmą dieną, naktį praleidžiame Lenkijoje ar Vokietijoje, o antrą dieną jau jūsų biure Vilniuje ar Kaune atiduodame prekes.

Kiek laiko užtrunka patalpų ištuštinimas Olandijoje?

Čia visada paaiškinu, kad kiekvienas liftas yra potenciali problema. Jei jūsų biuras Roterdame yra penktame aukšte, o liftas telpa tik du stalus, tai truks pusę dienos. Aš turiu savo patvirtintą taisyklę: vienas kilogramas krovinio biure reikalauja maždaug 1,5 minutes įkėlimo į sunkvežimį, jei viskas supakuota. Jei ne – padauginkite laiką iš trijų. Greitasis perkraustymas prasideda ne kelyje, o dar prieš iškeliant pirmą dėžę iš patalpos.

Popierius, kuris vargina daugiau nei baldai

Ar mums tikrai reikalingas tarpininkas (sperdėjas)?

Daugelis klausia, ar negalima tiesiog pasikviesti draugo furos. Galima, bet tada atsakomybė lieka ant jūsų pečių. Profesionalus biuro perkraustymas iš Olandijos į Lietuvą greitai visada įtraukia logistikos partnerį, kuris žino, kur reikia mokėti kelių mokesčius Vokietijoje „Vignette“ sistemose. Be to, jei įvykia avarija, be CMR draudimo sutarties jūsų įmonė prarands ne tik daiktus, bet ir gaus didžiulius nuostolius, už kuriuos niekas neatsakys.

Kokius dokumentus reikia tur�ti sienoje?

Nors Lietuva ir Olandija yra ES erdvėje, muitinės kontrolė gali sustabdyti fūrą. Būtinas tikslus inventoriaus sąrašas lietuvių ir anglų kalbomis, o jei pervežate techniką, kurios vertė viršija 10 tūkst. eurų – reikės Ex1 deklaracijų arba vidaus prekybų ataskaitų. Esu matęs, kaip pilnas sunkvežimis su IT įranga buvo pristabytas Lenkijoje dėl to, kad ant dėžės buvo parašyta tik „Kompiuteriai“ be serijinių numerių. Tokių smulkių detalių praleidimas uždelia reisą ne valandą, o dieną.

Kaip susidėlioti visą tą chaosą?

Ar verta rūpintis pakavimu ar paliksite tai jums?

Kiekvieną kartą stengiuosi įtikinti klientus – leiskite mums supakuoti. Jūsų administratorės gali puikiai žinoti Excel, bet jos nežino, kaip užfiksuoti serverią ant paletės, kad ji nenukristų posūkiuose. Mūsų komanda atveža vokuotąją plėvelę, burbulus, specialias juostas. Tai padaro procesą žymiai gludesnį ir leidžia biuro perkraustymą iš Olandijos į Lietuvą greitai įgyvendinti be technikos sugadinimo rizikos.

Ką daryti su jautria technika?

Serveriai, didelieji spausdintuvai, branduoliniai įrenginiai – tai ne stalai. Juos reikia ne tik supakuoti, bet ir fiksuoti furo viduje taip, kad jokie duobės kelyje neprarastų privalomumo. Kartais netgi siūlau atskirą mažesnį transportą (pvz., 3,5 tons sunkvežimį) tik jautriai technikai, o baldus vežti atskirai. Tai brangiau, bet saugiau – jei serveris sugenda, jūsų verslas stabsta, o jei pasilenkia stalas – tiesiog pakeičiate koją.

Pinigai ir kiti nemalonumai

Kodėl kaina svyruoja ir kiek tai maždaug kainuoja?

Nekalbu apie konkretų skaičių be išsamios apklausos, nes kaina priklauso nuo tūkstančių dalykų: degalų kainos rinkoje (kurios šiuo metu aukštos), tilto mokesčių Prancūzijoje ar Vokietijoje, vietos Vilniuje. Tačiau vidutiniškai biuro perkraustymas iš Olandijos į Lietuvą greitai kainuoja nuo 1,2 iki 2,5 euro už kilometrą priklausomai nuo krovinio sudėtingumo. Jei kas nors pasiūlo kainą, kuri yra dvigubai mažesnė nei rinkos vidurkis – bėkite toliau, tai arba „piratai“, arba fura, kuri sugirs pusiaukelėje.

Ar vežiate per savaitgalius ir šventes?

Taip, darome. Bet štai gudrumas – jei išvykstate šeštadienį ryte iš Olandijos, kelyje yra mažiau sunkvežimių, tačiau Vokietijoje tam tikrose vietose sunkvežimiams draudžiama važiuoti sekmadieniais. Reikia tiksliai žinoti maršruto apribojimus (Fahrverbot). Esu matęs, kaip vairuotojai praleidžia visą dieną prie uždaru vartų Laukene, laukdami leidimo važiuoti toliau, todėl „greitas“ reisas tampa standartiniu.

O kas, jei kas nors nutinka kelyje?

Kas nutinka, jei fura sugenda?

Tai mano mėgstamiausia dalis – ne kas, kad sugenda, o kaip mes su tuo susitvarkome. Turime tiesioginius ryšius su remonto komandomis visame „Via Baltica“ maršrute. Jei sugirsta variklis Lenkijoje, nebiegame ieškoti vietinio meistro su verpstėmis, o iškviečiame patikimą pagalbą iš netoliese esančios bazės. Tai užtikrina, kad jūsų krovinys nebus paliktas vienas kelyje naktį, kas, tikiuosi, suprantate, yra didelė vagystės rizika.

Kaip užtikrinamas krovinio saugumas?

Visos mūsų furos turi GPS stebėjimo sistemas, kurias stebiu realiu laiku 24/7. Be to, naudojame fizinę apsaugą – antsparnius ant raktų ir užraktus ant vartų. Olandijoje, paimant krovinį iš sandėlio, visada darome nuotraukas. Jei atvykstate į Vilnių ir matau, kad dėžė su „MacBook“ rašmenimis yra sužalota, aš turiu įrodymus, kad ji tokia buvo įkeliama Olandijoje, arba atvirkščiai – kad ji pažeista mums prižiūrint. Tai išsprendžia ginčus per 5 minutes.

Išvada

Galiausiai viskas sumažėja iki vieno – pasitikėjimo. Biuro perkraustymas iš Olandijos į Lietuvą greitai nėra tik apie vairuotojo greitį, tai apie sistemos, kurioje dirbu aš ir mano komanda, patikimumą. Per 20 metų išmokau, kad geriausias rinkinys yra gerai suplanuotas maršrutas, kruopštus inventoriaus sąrašas ir vairuotojas, kuris nejaučia spaudimo nulėkti į paskutinę sekundę. Jei ruošiatės judėti, neleiskite, kad smulkmenos užgožtų pagrindinį tikslą – užtikrinti, kad pirmadienį ryte jūsų darbuotojai galėtų sėsti prie savo stalų Lietuvoje taip lyg niekas neįvyktų. Planuokite iš anksto, klauskite profesionalų ir viskas vyks sklandžiai.