Biuro perkraustymas iš Olandijos greitai ir be streso: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir, pasakykime tiesiai, girdėjau viską. Pradedant nuo to, kaip kažkas pamiršo pasakyti, kad jų biuras yra penktame aukšte be lifto, baigiant tais atvejais, kai klientas manydamas, kad „maža“ dalis yra tik trys dėžės, o realiai tai visas sandėlis. Bet dažniausiai žmonėms kyla vienas pagrindinis klausimas: kaip padaryti taip, kad verslas nelestų vien dėl to, kad keičiame adresą? Biuro perkraustymas iš Olandijos gali būti tikras košmaras, jei jį paliekat paskutinę minutę, bet gali būti ir paprasta rutina, jei viską suplanuojate teisingai.

Olandija yra specifinė rinka. Čia ne tik vėjuota ir daug dviračių, bet ir griežti taisyklės, siauros gatvės ir, žinoma, biudžeto supratimas, kuris skiriasi nuo Lietuvos. Per tą laiką, kai aš važinėju maršrutu Roterdamas–Kaunas arba Eindhovenas–Vilnius, išmokau vieną pagrindinę taisyklę: stresas kyla ne iš to, kad reikia vežti baldus, o iš nežinojimo. Klientams visada atrodo, kad tai yra kažkas magiško ir sudėtingo, o man tai – kasdienybė. Šiame straipsnyje aš nerašysiu sausų instrukcijų, o papasakosiu, kaip visa tai atrodo iš mano, vairuotojo ir logistikos profesionalo, pusės. Jums nereikės mokytis muitinės kodekso, tiesiag sužinosite, kas svarbiausia, kad jūsų komanda galėtų rytoj dirbti naujoje vietoje, o ne šluoti nuolaužų senojoje.

Kas reikia žinoti prieš pradedant

Dauguma klientų klaidų daroma dar tada, kai neįsivaizduoja, kas juos laukia. Pirmiausia, biuro perkraustymas iš Olandijos nėra tas pats, kas perkraustyti butą. Čia kalbame apie atsakomybę. Jei namuose sulūžo lėkštė, tai liūdna, bet jei dingsta serveris su visais duomenimis arba sugadinamas brangus konferencijos stalas – tai nuostoliai. Todėl visada pradedu nuo paprasčiausio klausimo: ką tiksliai mes vežiame? Viena vertus, tai gali būti keletas kėdžių ir stalų iš startaplio Amsterdame, kita vertus – pilnas gamybos cechas iš Tilburgo.

Svarbu suprasti, kad Olandijoje, ypač miestuose kaip Maastrichtas ar Utrechtas, logistika yra sudėtinga dėl „zonų“. Negalima tiesiog sustoti prieš biurą su 18 metr� vilkiku ir tikėtis, kad niekas nepareiškš nusiskundimų. Ten reikia leidimų, reikia žinoti, ar galima užimti dviračių taką (ir dažnai ten negalima, tačiau visi tai daro). Taigi, planavimas čia yra 90 proc. sėkmės. Aš visada sakau saviems klientams: nedarykite to vieni. Mes pasirūpinsime ne tik vairuotoju, bet ir vietiniais leidimais, jei reikės, ir įranga, kuri padės nuleisti baldus pro langą, jei liftas per siauras.

Kainos ir biudžeto formavimas

Kiekvienas klausia apie kainą. Ir tai normalu. Bet kaina nėra fiksuotas skaičius ant sienos. Ji priklauso nuo tai, kiek laiko mes praleisime vietoje. Jei viskas supakuota, pažymėta ir laukia prie durų, mes užtruksiame valandą. Jei turime keliauti po biurą, surinkti popierius, išardyti stalus, tai užtruks visą dieną, o Olandijoje darbuotojo valanda, ypač jei reikia dirbti viršvalandžius, kainuoja brangiai. Todėl biuro perkraustymas iš Olandijos gali kainuoti nuo tūkstančio iki kelių tūkstančių eurų, priklausomai nuo tūrio ir atstumo. Verta prisiminti, kad pigiau ne visada reiškia geriau – pigi firma gali atvykti be pakavimo medžiagų arba su sena technika, kuri sugeds kelionės metu per Vokietijos autobanus.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Organizaciniai momentai ir pasiruošimas

Kiek laiko iš anksto reikia pranešti apie perkraustymą?

Geriausia būtų bent dviem savaitėms, o jei planuojate didelį biuro perkraustymą iš Olandijos su keliomis mašinomis, tai mėnesį. Tada mes spėsime suderinti vietą ir gauti reikiamus leidimus parkavimui mieste, kas kartais užtrunka ilgiau nei patį vežimą.

Ar jums reikia, kad aš pats viską supakuotu į dėžes?

Galite ir patys, bet tikėkitės, kad taip bus pigiau, tačiau lėčiau. Mūsų komanda atveža tvirtas dėžes, burbuliukų plėvelę ir įrankius, tai darome greičiau ir, kas svarbiau, žinome, kaip uždaryti dėžę taip, kad ji neišsilygtų kelyje į Lietuvą.

Kas daryti su kompiuteriais ir jautria technika?

Viską išjunkite ir užfiksuokite laidus, o jei neturite laiko, mes tai padarysime už jus. Technika dedama į specialias dėžes su smėliu arba putomis, kad neišsitrenktų, nes „tamsukų“ kelyje daug, o vibracija sunkvežimio gale yra gana stipri.

Ar galite perkraustyti savaitgalį, kad neintriguotumėte darbo proceso?

Žinoma, tai mums netgi patogiau, nes Olandijoose miestuose savaitgaliais yra mažiau eismo. Tačiau atkreipkite dėmesį, kad kai kurios biuro patalpos gali būti uždarytos arba reikės iš anksto suderinti su pastato administracija apie raktų perdavimą.

Kainodara ir logistika

Kiek maždaug kainuoja perkraustyti mažą biurą (apie 10-15 darbo vietų)?

Už mažą biurą, kuris telpa į vieną 3,5 tonų sunkvežimį su kėbulu, turėtumėte numatyti biudžetą apie 1200–1800 eurų, priklausomai nuo to, ar reikia išmontuoti baldus, ar tiesiog juos užkrauti.

Ar kainos keičiasi priklausomai nuo to, iš kurio Olandijos miesto važiuojame?

Taip, šiek tiek, nes jei esate giliau žemyne, pavyzdžiui, prie Vokietijos ribos, kelias bus trumpesnis, bet jei esate Šiaurės Olandijoje, pvz., Den Helder ar netoli Amsterdamo, ten reikia daugiau laiko praleisti užmiestyje, kad išvengtumėte spūsčių.

Ar imate mokestį už važiavimą per Vokietijos kelius?

Mūsų kainos jau įskaito visus mokesčius Vokietijoje ir Lenkijoje, jums nereikia papildomai mokėti už vairuotojo kortelę ar kelių mokesčius – viskas įskaičiuota pasiūlyme, kad nebūtų nemalonių staigmenų.

Ar galima kažką įvežti atgal į Lietuvą asmeninio naudojimo?

Taip, dažnai darbuotojai klauso, ar gali parsivežti savo dviratį ar kelias dėžes asmeninių daiktų. Tai įmanoma, jei tai nėra prekybinis krovinys ir netrukdo krovinio vietos, bet geriau tai pasakyti iš anksto, kad neiškiltų nesusipratimų muitinėje.

Rizikos ir techniniai niuansai

Kas nutinka, jei kelionės metu sugenda technika arba įvykia avarija?

Esame apdrausti, todėl jei dėl mūsų kaltės sugenda jūsų turtas, jums bus atlyginama žala. Aš pats esu matęs nemažai įvykių kelyje, todėl visada stengiuosi, kad vairuotojai nevažiuotų išsekę, o technika būtų patikrinta prieš išvykdama.

Ar reikia rūpintis dokumentais arba deklaravimu muitinėje?

Jei vežate įrangą, kuri priklauso jūsų įmonei ir ji buvo nusipirkta legaliai ES viduje, papildomai deklaruoti nereikia. Mums užtenka jūsų inventoriaus sąrašo, kurį susirašome vietoje, o visus kitus formalumus suvaldome mes patys.

Išvada

Galiausiai, noriu papasakoti vieną istoriją. Prieš keletą metų turėjau klientą, kuris bandė taupyti ant visko. Jis pats nuvežė dėžes į sklypą prie sienos, nes nenorėjo mokėti už krovinius liftą. Rezultatas? Viena dėžė su svarbiais buhalteriniais dokumentais nukrito į lietų ir buvo sugadinta, o vėliau jiems kainavo brangiau atstatyti dokumentus nei sumokėti už mūsų paslaugas iš karto. Biuro perkraustymas iš Olandijos – tai ne tik fizinis darbas, tai ir rizikos valdymas.

Jei pasiruošęs, tiksliai žinai, ką keli, ir pasitiki savo logistika, visas procesas gali vykti taip sklandžiai, kad tavo darbuotojai net nepastebės, kad kažkas keičiasi. Visada rekomenduoju nebijoti klausti profesionalų, net jei klausimas atrodo kvailas. Geriau paklausti, kaip supakuoti serverį, nei gailėtis, kai jis nebeįsijungia. Tad, jei planuojate judėti, susisiekite, išsiaiškinkite detales ir leiskite mums dirbti, o jūs galite ramiai rūpintis savo verslu, o ne dėžėmis su popieriais.